基層水利單位財務檔案電子化管理的問題及對策

文/渭南市澗峪水庫管理中心 王振華

當前我國水利事業(yè)發(fā)展迅速，基層水利工程項目數(shù)量呈現(xiàn)上升趨勢，會計材料、財務檔案信息急速增多，傳統(tǒng)紙質檔案管理工作效率低下，且會占用較大空間。隨著我國科學技術的不斷發(fā)展，信息技術在檔案管理中的應用優(yōu)勢日益凸顯，對于基層水利單位而言，要做到與時俱進，構建財務檔案信息化管理平臺，打破傳統(tǒng)工作中時間、空間上的局限，提升工作水平。但是就目前情況來看，在信息化建設中還存在著標準不規(guī)范、工作人員專業(yè)能力有待提升等問題，是有關部門需要思考和關注的重點。因此，對基層水利單位財務檔案電子化管理進行分析具有重要意義。

一、基層水利單位財務檔案電子化管理的重要性

（一）實現(xiàn)集成化管理。在政府數(shù)字化轉型戰(zhàn)略實施的背景下，《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及其他文件都明確指出了檔案管理信息化發(fā)展的重要性，并為該工作的開展指明了方向。利用現(xiàn)代化技術，推動財務資料的電子化發(fā)展，是基層水利單位財務檔案管理發(fā)展的主要趨勢，且能夠突破傳統(tǒng)垂直式組織結構，不僅節(jié)約管理成本，還能夠提升工作效率。

（二）加強資金的收支管理。在信息化管理系統(tǒng)中，通過賬號和密碼登錄就能夠實現(xiàn)對資料的整理和歸納，并實時進行遠程監(jiān)控，了解基層水利單位在資金、經濟活動等方面的情況，讓資金支出環(huán)節(jié)更加透明公開，有效避免了財務風險。

二、基層水利單位財務檔案電子化管理存在的問題

（一）沒有明確的目標。基層水利單位的基礎設施建設不完善，在財務檔案管理方面依然沿用了傳統(tǒng)工作模式，沒有正確意識到先進技術的應用優(yōu)勢，部分檔案工作者對新興技術的接受程度不高，影響工作效率。不僅如此，檔案部門和財務部門之間的聯(lián)系性不強，缺乏統(tǒng)一領導，尤其是在信息化建設背景下，各自為政現(xiàn)象較為普遍，財務檔案管理工作質量無法得到有效提升。

（二）缺乏信息化建設標準。部分檔案人員工作經驗豐富，但是缺乏理論知識儲備，對信息技術的了解不夠深入，并未將理論和實踐結合起來。在財務檔案的信息化建設中，并未學習和借鑒其他單位的先進工作經驗，在實際工作中遇到較多困難。例如二級財務部門在檔案收集方面態(tài)度不夠端正，無法保證資料的真實性和全面性，管理機制不夠健全，這些都是缺乏信息化建設標準而導致的。

（三）人員素質有待提升。基層水利單位財務檔案管理工作本身就具有一定的復雜性，檔案管理工作難度更大，無疑為有關人員的專業(yè)能力提出了更高要求。很多單位都比較重視財務工作，而忽略了財務檔案管理，“重數(shù)量，輕質量”的現(xiàn)象較為普遍。很少有財務人員真正了解財務檔案管理工作流程，對信息化建設的認知存在誤解，嚴重影響工作質量。

三、基層水利單位財務檔案電子化管理對策

（一）財務檔案信息化的規(guī)范化建設。想要有效提升財務檔案的信息化建設水平，就要從整體對其進行合理規(guī)劃，做好檔案資料的歸檔工作，并建立資源數(shù)據(jù)庫，對財務數(shù)據(jù)進行全面整合，加強基層水利單位財務部門和其他部門之間的聯(lián)系，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的無障礙傳輸和交流。1.對檔案的收集歸檔工作進行完善。檔案資料的收集是基礎，同時也是較為重要的工作之一，具有繁瑣、復雜的特點，各級財務部門要加強業(yè)務聯(lián)系，有目的地進行檔案收集、整理和移交，并對各項工作流程進行動態(tài)化監(jiān)督管理，保證檔案資料的完整性，提升其歸檔率和合格率。2.嚴格按照檔案分類進行立卷。想要提升檔案歸檔質量，具體可以從以下幾個方面進行：首先，全面提升立卷人員專業(yè)能力和綜合素質，強化職業(yè)道德精神；其次，改變“重數(shù)量，輕質量”的思想理念，注重提升工作水平；最后，制定明確的歸檔制度和檔案分類標準，提升歸檔的規(guī)范化水平。3.規(guī)范利用財務檔案信息。檔案管理一方面能夠對機密信息進行保存，另一方面是為使用者提供服務，為了提升檔案的利用率，要完善信息系統(tǒng)的功能，設置查詢、借閱功能，明確崗位責任，對借閱人的身份進行驗證，并建立安全制度。

（二）加強檔案信息化基礎設施建設。基礎設施是基層水利單位財務檔案電子化管理的重要物質保障，主要包括網(wǎng)絡平臺的軟件建設，以及計算機、掃描儀、攝像機、照相機等硬件設備。要保證軟硬件設備的平衡，加大資金投入力度，確保硬件設備的功能性完好，能夠為各項工作的順利開展提供保障。在軟件方面，根據(jù)基層水利單位實際工作要求，提升信息系統(tǒng)和財務檔案管理工作之間的適配性，加大開發(fā)和設計力度，保證系統(tǒng)多樣的功能性。

（三）建立財務檔案信息化數(shù)據(jù)庫。在開發(fā)了信息化管理系統(tǒng)后，基層水利單位可以將現(xiàn)行的財務會計系統(tǒng)和檔案管理軟件相結合，形成財務檔案數(shù)字化管理平臺，通過掃描、照片、刻錄等方式，將檔案資料上傳到系統(tǒng)中。重點關注容易損壞、遺失以及經常使用的紙質材料，將這部分文件轉化成電子文檔進行妥善保存。目前，很多基層水利單位加大了資金、人才和技術投入，構建了財務檔案信息化數(shù)據(jù)庫，可有效解決傳統(tǒng)檔案管理中占地面積大、工作效率低等一系列問題。不僅如此，還要加強不同級別系統(tǒng)之間對數(shù)據(jù)的兼容性，要能夠實現(xiàn)數(shù)據(jù)的無障礙傳輸和交流，加大查詢輸出速度，充分體現(xiàn)出信息的數(shù)據(jù)分析功能，為內控和預算決策提供可靠的參考依據(jù)。例如基層水利單位的職工可以將自己的工號、身份證、姓名等輸入系統(tǒng)中，查詢工資、費用報銷等有關的內容，從而起到控制支出的作用。

（四）推動檔案管理制度建設。1.樹立檔案管理意識。想要有效提升基層水利單位財務檔案信息化建設水平，就要做好頂層設計工作，加強對檔案收集、歸檔的管理，落實各類會計賬簿和憑證的記錄、存儲，加強各部門之間的交流和聯(lián)系。檔案的信息化管理意識要通過實踐體現(xiàn)出來，可貫徹落實責任制度，細化不同崗位人員的分工，一旦發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題，能夠及時找到負責人。在信息化建設中，要嚴格按照《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》中的相關要求進行，避免出現(xiàn)違規(guī)操作。2.落實管理制度。（1）推行電子簽單制度。在檔案的收集、分類、保管、儲存、借閱等環(huán)節(jié)，要明確不同環(huán)節(jié)管理人員的責任和工作內容，加強對電子文件簽入、簽出的管理，避免造成信息丟失和篡改。（2）對于部分機密文件，一定要做好備份處理，主要目的是避免硬件設備損壞而造成的數(shù)據(jù)遺漏。技術人員要定期對系統(tǒng)漏洞進行修復，安裝殺毒軟件，抵御病毒和黑客攻擊；并對硬件設備進行更新，確保其性能完好。（3）在財務檔案儲存環(huán)節(jié)，可引入“AB備份法”。利用硬盤、光盤、異地數(shù)據(jù)庫等多種不同的方式，對數(shù)據(jù)進行保存，提升電子文件的安全性。3.啟動數(shù)字化工程。要利用掃描儀、攝像機、照相機等設備，將紙質文檔中的內容上傳到信息化管理系統(tǒng)中，形成電子文檔。根據(jù)圖片、音頻、視頻等不同的資料類型，統(tǒng)一錄入和保存格式，對賬簿、財務報表、會計憑證等初始信息進行分類整理，并設置信息化管理系統(tǒng)的訪問權限。

（五）構建檔案管理人才隊伍。1.強化人才隊伍建設。信息化時代的到來，對基層水利單位財務檔案管理人員的專業(yè)能力提出了更高要求，要積極推動核算型人才朝著管理型、戰(zhàn)略性人才轉型，實現(xiàn)高效、規(guī)范管理。基層水利單位要定期開展培訓活動，一方面，要提升其理論知識儲備以及管理方面的能力；另一方面，要讓其具備信息素養(yǎng)，提升信息化管理系統(tǒng)、檔案管理軟件等操作能力，為財務檔案信息化建設的順利進行奠定基礎。2.完善量化考核機制。為了進一步提升檔案人員工作的積極性，基層水利單位可以建立量化的考核機制，將考核結果和其薪酬水平相結合，落實崗位責任制，對檔案信息化管理中的核對、簽字等環(huán)節(jié)進行全程監(jiān)管，避免出現(xiàn)違規(guī)操作。對財務檔案的收集、歸納、整理等環(huán)節(jié)制定明確的考核標準，以便及時發(fā)現(xiàn)當前工作中存在的問題，并制定針對性的解決對策。

四、結語

總而言之，基層水利單位要順應時代發(fā)展潮流，加大力度開展信息化建設，檔案部門、財務部門要加強工作上的交流和聯(lián)系，積極進行協(xié)調配合。檔案管理部門要深入分析當前工作中存在的問題和原因，在原有工作模式上進行不斷探索和創(chuàng)新，大力推動財務檔案信息化的規(guī)范化建設；加強檔案信息化硬件、軟件等基礎設施建設；建立財務檔案信息化數(shù)據(jù)庫；有關人員要樹立檔案管理意識；要制定完善的制度并將其有效落實；利用先進技術，啟動數(shù)字化工程；強化人才隊伍建設；完善量化考核機制，不斷提升財務檔案管理水平，為基層水利單位的穩(wěn)定發(fā)展提供保障。