論數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案的保護(hù)與利用
——以浙江省東陽(yáng)市不動(dòng)產(chǎn)登記中心為例

文/浙江省東陽(yáng)市不動(dòng)產(chǎn)登記中心 胡曉麗

當(dāng)前階段，檔案信息化是不可阻擋的趨勢(shì)，檔案工作中不動(dòng)產(chǎn)檔案是一個(gè)重要的組成部分，它記錄了我國(guó)不動(dòng)產(chǎn)的發(fā)展歷史，對(duì)于城鄉(xiāng)規(guī)劃、不動(dòng)產(chǎn)登記等等都有著巨大的意義。信息化社會(huì)背景下，數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案的保護(hù)與利用應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行，是非常值得思考與探索的話題。

一、數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案保護(hù)利用的意義

（一）有利于節(jié)省人力物力。傳統(tǒng)檔案的保護(hù)與利用，其檔案載體基本為紙質(zhì)，需要消耗大量人力物力保證檔案不丟失、不損壞。但是紙質(zhì)檔案易破損，加上檔案要利用起來才有更高的價(jià)值，因而在查閱利用中不可避免地會(huì)受損。電子檔案的出現(xiàn)不但為檔案收集整理和保管提供了便捷途徑，也提供了檔案利用的快速通道，免除了建檔、檢索等方面的困難，極大地降低了工作人員的工作強(qiáng)度。

（二）有利于提高服務(wù)質(zhì)量。不動(dòng)產(chǎn)檔案利用起來其價(jià)值才能得到最大化彰顯，檔案在查閱利用中，便捷快速是檔案高效能利用的最大化服務(wù)。數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案，改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，在檔案利用方面，提供了非常便捷的通道，有助于提升服務(wù)質(zhì)量。數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案，其載體不再是易破損的紙質(zhì)檔案，而是以數(shù)據(jù)形式存在于新媒介當(dāng)中，其新媒介包括計(jì)算機(jī)、光盤、磁盤等。以數(shù)據(jù)形式存在的不動(dòng)產(chǎn)檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)流動(dòng)，用戶不需要到檔案館查檔，只需要在官方網(wǎng)站上獲得授權(quán)，即可通過檢索找到需要的檔案，極大地提升了服務(wù)的效能。

（三）有利于滿足多樣化需求。數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案可以吸納各種形式的原始資料，用戶在利用檔案時(shí)，不僅會(huì)看原始文字的檔案資料，還會(huì)看到原始的圖像、視頻等檔案資料。數(shù)字化檔案多樣化，也可通過多種載體來保護(hù)利用，有利于滿足用戶的多樣化需求。

二、數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案管理的種類

（一）電子文件檔案。隨著全社會(huì)信息化建設(shè)浪潮不斷襲來，不動(dòng)產(chǎn)檔案電子化已經(jīng)是不可阻擋的趨勢(shì)。無紙化辦公，使得很多文件都在計(jì)算機(jī)上制作并發(fā)布，這些文件是典型的電子文件檔案，必須收集整理起來。具體需要收集保存的電子文件，包括電子公文、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、各種通知函件、建筑施工文件、竣工資料等各類電子化文件。例如：浙江省東陽(yáng)市不動(dòng)產(chǎn)登記中心2019年收集的不動(dòng)產(chǎn)電子檔案為84956件，2020年收集的不動(dòng)產(chǎn)電子檔案為75079件。這些不動(dòng)產(chǎn)電子檔案的收集，為查閱利用提供了可靠的保證。

（二）紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成掃描件檔案。電子檔案的類型多種多樣，在信息化建設(shè)中，紙質(zhì)檔案可以通過掃描儀、照相機(jī)等將其轉(zhuǎn)化為電子檔案。檔案工作一直以來都是重點(diǎn)工作，但檔案信息化的時(shí)間并不是很長(zhǎng)，全社會(huì)信息化浪潮來得也比較晚，因此有很多不動(dòng)產(chǎn)檔案是沒有電子文件的，只有紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案不易保存，也很難長(zhǎng)期利用，因?yàn)楹芸赡茉诶弥惺軗p，所以將其轉(zhuǎn)化為掃描件輸入數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中保存意義重大。例如：浙江省東陽(yáng)市不動(dòng)產(chǎn)登記中心2019年不動(dòng)產(chǎn)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換掃描件檔案為85968件；2020年不動(dòng)產(chǎn)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換掃描件檔案為76589件；2016年之前不動(dòng)產(chǎn)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換掃描件檔案為330945件，掃描A4紙張數(shù)據(jù)的檔案為9262001件，掃描A3紙張數(shù)據(jù)的檔案為405195件，掃描大于A3紙張的圖紙數(shù)據(jù)的檔案為9605件。將這些不動(dòng)產(chǎn)檔案掃描件輸入數(shù)據(jù)庫(kù)，一是起到了保護(hù)紙質(zhì)檔案的作用，二是查閱利用更加快捷。

（三）電子照片、電子圖紙、音像、聲像等檔案。當(dāng)前信息獲取渠道多樣化，信息存儲(chǔ)媒介也逐漸數(shù)字化，不動(dòng)產(chǎn)行業(yè)也形成了很多的電子照片、電子圖紙、音像以及聲像資料，這些資料應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化為要求的格式，保存于相應(yīng)的載體之中。例如：浙江省東陽(yáng)市不動(dòng)產(chǎn)登記中心2019年不動(dòng)產(chǎn)電子圖片檔案為1968件，電子圖紙檔案為868件；2020年不動(dòng)產(chǎn)電子圖片檔案為2896件，電子圖紙檔案為985件。這些電子照片、電子圖紙檔案資料的增加，有利于不動(dòng)產(chǎn)檔案的完整，也有利于不動(dòng)產(chǎn)檔案的查閱利用。

（四）其他數(shù)字化檔案。對(duì)于不動(dòng)產(chǎn)檔案歸檔范圍內(nèi)的其他數(shù)字化檔案，也應(yīng)當(dāng)全面收集整理后進(jìn)行妥善保管，并采取人工錄入、原件掃描和數(shù)碼照相機(jī)拍照等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)其他檔案資料的數(shù)字化歸檔，而且要求全面收集整理，完成數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案的分類歸檔保存保管。比如視頻錄像、語(yǔ)音文件等等不動(dòng)產(chǎn)的檔案，需要進(jìn)行收集整理和分門別類歸入數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案的管理和使用。

三、數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案的保護(hù)與利用

由于電子檔案提供利用方式多樣化，所依賴的技術(shù)手段也多樣化，利用工作存在一定的復(fù)雜性，檔案管理的難度也大，主要是因?yàn)槿狈y(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求，目前不動(dòng)產(chǎn)檔案是紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的情況，都要建、都要管、都要用，如何協(xié)調(diào)好紙質(zhì)檔案和電子檔案的保管使用，切切實(shí)實(shí)地提高不動(dòng)產(chǎn)數(shù)字化檔案服務(wù)的質(zhì)量，是值得我們思考的問題。

（一）保護(hù)。房地產(chǎn)在國(guó)內(nèi)有著非常特殊的地位和作用，房地產(chǎn)的交易、改造等情況非常頻繁，權(quán)屬的變化頻繁，將房地產(chǎn)全生命周期內(nèi)的所有資料收集整理歸檔意義重大，這些資料對(duì)于城鄉(xiāng)規(guī)劃、不動(dòng)產(chǎn)登記、確保不動(dòng)產(chǎn)物權(quán)公信力等方面具有重要價(jià)值意義，加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案的保護(hù)意義顯著。由于當(dāng)前不動(dòng)產(chǎn)檔案中紙質(zhì)載體和新媒介載體并存，必須保證兩者均得到保護(hù)。僅從數(shù)字化檔案的角度來講，關(guān)鍵問題是要先建立檔案管理系統(tǒng)或平臺(tái)，并且要把該系統(tǒng)或平臺(tái)同OA對(duì)接，所有電子文件，在有電子簽名的情況下，分發(fā)給各科室以后，原件上傳檔案管理系統(tǒng)留檔，對(duì)于其他的不動(dòng)產(chǎn)資料則由人工實(shí)地調(diào)查后，利用PAD、智能手機(jī)等實(shí)時(shí)記錄，并通過網(wǎng)絡(luò)上傳系統(tǒng)，分發(fā)給相關(guān)人員進(jìn)行審核，整理歸檔；也可由計(jì)算機(jī)自動(dòng)分配、匯總歸檔，所有歸檔資料務(wù)必保證一個(gè)小數(shù)點(diǎn)都不出錯(cuò)。將電子檔案數(shù)據(jù)化，建立數(shù)據(jù)索引，分門別類存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)、硬盤、光盤等存儲(chǔ)器中永久保存保管。

建立雙套制工作模式，電子檔案要保護(hù)，紙質(zhì)檔案也要保護(hù)，但并不是所有的檔案資料都適用雙套制，因此就需要設(shè)定對(duì)應(yīng)的保護(hù)等級(jí)，針對(duì)性地提供保護(hù)，比如一些絕密資料，這些資料如果暴露可能引起嚴(yán)重后果，這些資料如果要轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，就必須要嚴(yán)格保護(hù)，因此務(wù)必要做到信息安全。網(wǎng)絡(luò)上流轉(zhuǎn)的信息是非常有可能被截取而導(dǎo)致泄密的，因此需要注意網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保不動(dòng)產(chǎn)檔案能夠真正做到安全共享，為此要突出數(shù)據(jù)脫敏和數(shù)據(jù)加密，數(shù)據(jù)脫敏要求對(duì)敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行變形處理，保護(hù)重要數(shù)據(jù)的安全。數(shù)據(jù)加密則是通過技術(shù)手段對(duì)網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，確保相關(guān)數(shù)據(jù)不泄密。當(dāng)然也需要在硬件上下功夫，打造強(qiáng)大的防火墻，做好平臺(tái)的升級(jí)管理，病毒查殺。

（二）利用。電子檔案的利用是比較方便的，基于檔案管理平臺(tái)，通過構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)，建立對(duì)外發(fā)布平臺(tái)，設(shè)定嚴(yán)格的訪問權(quán)限，閱覽權(quán)限后，只需要用戶注冊(cè)賬號(hào)，獲取對(duì)應(yīng)授權(quán)后即可通過平臺(tái)的檢索功能快速檢索檔案資料。對(duì)于一些保密級(jí)別高的檔案資料，為了避免泄密，可通過構(gòu)建智能檔案柜，聯(lián)通數(shù)據(jù)庫(kù)，數(shù)據(jù)庫(kù)上只有原始檔案資料的數(shù)字標(biāo)簽，通過檢索標(biāo)簽確定原始檔案的位置后，去對(duì)應(yīng)智能檔案柜處查閱，智能檔案柜當(dāng)中可保存對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案及其掃描件，為防止泄密，掃描件存儲(chǔ)于物理隔離的媒介當(dāng)中，只能在智能檔案柜查閱。例如：浙江省東陽(yáng)市不動(dòng)產(chǎn)登記中心2019年不動(dòng)產(chǎn)數(shù)字化檔案查閱利用為135891件，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)查閱利用不動(dòng)產(chǎn)檔案為35645件；2020年不動(dòng)產(chǎn)數(shù)字化檔案查閱利用為88194件，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)查閱利用不動(dòng)產(chǎn)檔案為743635件。從這些數(shù)據(jù)可以看出，不動(dòng)產(chǎn)檔案查閱利用率是相當(dāng)高的。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，不動(dòng)產(chǎn)檔案數(shù)字化是必然趨勢(shì)，具有重要價(jià)值，是記憶工程當(dāng)中的重要組成部分，為此加強(qiáng)不動(dòng)產(chǎn)檔案管理意義重大。在數(shù)字化背景下，不動(dòng)產(chǎn)檔案的保護(hù)與利用發(fā)生變革，因此必須依托信息技術(shù)，針對(duì)性地采取措施對(duì)數(shù)字化不動(dòng)產(chǎn)檔案進(jìn)行保護(hù)和利用，真正體現(xiàn)出不動(dòng)產(chǎn)檔案的價(jià)值，最大化地發(fā)揮出不動(dòng)產(chǎn)檔案的作用。