縣級公安機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化策略分析

文/甘肅省莊浪縣公安局后勤管理服務(wù)中心 張珺珠

檔案數(shù)字化建設(shè)，就是采用數(shù)據(jù)庫、計算機(jī)等信息技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)針對檔案內(nèi)容實施分類和整理，構(gòu)成完善的檔案數(shù)據(jù)庫。縣級公安機(jī)關(guān)數(shù)字化建設(shè)，不僅能夠為公安機(jī)關(guān)檔案長期儲存、檔案快速發(fā)展、檔案查詢等服務(wù)提供便利，也能促進(jìn)縣級公安機(jī)關(guān)檔案的規(guī)范化、有序發(fā)展，保證縣級公安機(jī)關(guān)更好地服務(wù)于各個行業(yè)，提高工作效率，為提高人民群眾生活質(zhì)量奠定基礎(chǔ)。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)分析

（一）檔案數(shù)字化內(nèi)涵。檔案數(shù)字化建設(shè)，就是將計算機(jī)技術(shù)與檔案工作結(jié)合起來，利用先進(jìn)的信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，從而提高檔案查詢和應(yīng)用的便利性。檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠為人們提供直觀、全面的檔案信息，提高了檔案管理和應(yīng)用的安全性。當(dāng)前階段，信息技術(shù)改革發(fā)展速度快，不僅要求縣級公安機(jī)關(guān)檔案管理向數(shù)字化建設(shè)方向發(fā)展，也能為數(shù)字化建設(shè)提供豐富的技術(shù)支持。數(shù)字化檔案建設(shè)中，常用的技術(shù)為數(shù)據(jù)壓縮、高速掃描等，從而有效實現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的轉(zhuǎn)變，同時利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高了檔案管理效果。

（二）檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容。1.檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，就要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理的工作手段，通過數(shù)字化管理模式創(chuàng)新檔案管理措施。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中，主要依靠人力針對檔案信息進(jìn)行收集、整理、歸納和應(yīng)用，由于人力操作工作效率較低，工作量過大也會造成人工操作的失誤，不利于保證檔案管理的質(zhì)量。檔案數(shù)字化將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募n案，然后儲存在計算機(jī)中，檔案管理人員只需要通過計算機(jī)技術(shù)就能查找所需的信息，并且也能有效率地開展檔案管理。采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享，在數(shù)字化檔案建設(shè)中，管理人員要針對檔案內(nèi)容進(jìn)行分類和儲存，從而提高檔案管理的規(guī)范程度，完善搜索關(guān)鍵詞、維護(hù)計算機(jī)安全性等功能，同時也是構(gòu)建數(shù)字化檔案建設(shè)的關(guān)鍵舉措。2.當(dāng)前階段，采用先進(jìn)的信息技術(shù)，能夠?qū)?shù)字化檔案管理的優(yōu)勢發(fā)揮出來，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的問題暴露出來，提高管理效果。在檔案數(shù)字化建設(shè)過程中，要實現(xiàn)檔案資料快速轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化資料，常用的手段就是人工錄入和掃描儲存兩種方法：掃描存檔方式的準(zhǔn)確度更高，能夠保證檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性。人工錄入也是保證紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案的重要手段，不過錄入效率較低。

二、縣級公安機(jī)關(guān)數(shù)字化檔案管理中存在的問題

信息技術(shù)的發(fā)展，使縣級公安機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化發(fā)展進(jìn)程加快，也促進(jìn)了檔案管理模式的優(yōu)化及創(chuàng)新。當(dāng)前階段，縣級公安機(jī)關(guān)的檔案管理中，依然存在很多問題。

（一）檔案管理人員缺乏信息化意識的滲透，綜合素質(zhì)較差。針對幾個縣級公安機(jī)關(guān)的檔案人員進(jìn)行調(diào)查和分析，發(fā)現(xiàn)沒有配備檔案專業(yè)及信息技術(shù)專業(yè)的人才，所有檔案員都是在崗前進(jìn)行了短期培訓(xùn)，因此缺乏完善、專業(yè)的檔案技術(shù)，信息化操作水平較差。還有一些縣級公安機(jī)關(guān)中只有1名檔案管理人員，甚至還存在著檔案員身兼多職的情況，由于精力有限，且缺乏信息技術(shù)意識，從而導(dǎo)致縣級公安機(jī)關(guān)中依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，不具有合理應(yīng)用數(shù)字化檔案管理的意識，無法實現(xiàn)對檔案管理的優(yōu)化和創(chuàng)新。

（二）檔案管理基礎(chǔ)較差，缺乏保障。當(dāng)前階段，縣級公安機(jī)關(guān)的檔案管理重視程度較差，對數(shù)字化檔案管理機(jī)制和信息建設(shè)水平等都缺乏全面的認(rèn)知，不重視檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的重要性，導(dǎo)致遲遲沒有針對數(shù)字化檔案建設(shè)進(jìn)行合理的規(guī)劃，未能給予充足的人力、資金保障，嚴(yán)重阻礙了檔案管理數(shù)字化發(fā)展。縣級公安機(jī)關(guān)在檔案管理實踐的時候，缺乏信息技術(shù)的建設(shè)，且當(dāng)前采用的計算機(jī)設(shè)備、人才團(tuán)隊等都無法滿足數(shù)字化檔案的管理需求，阻礙縣級公安機(jī)關(guān)數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展。

（三）數(shù)字化檔案管理推廣效率較差。檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，縣級公安機(jī)關(guān)及其下屬單位的各部門發(fā)展水平不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案信息資源無法合理歸納，出現(xiàn)了信息壁壘。由于對信息資源的重視度不夠，缺乏完善、科學(xué)、有效的信息資源應(yīng)用對策，導(dǎo)致大多數(shù)資源出現(xiàn)了閑置的情況，無法保證信息資源的有效利用。各地區(qū)公安檔案信息系統(tǒng)構(gòu)建后，無法針對其持續(xù)進(jìn)行研發(fā)和創(chuàng)新，也未能針對檔案資源實施深入開發(fā)和研究，導(dǎo)致檔案信息遠(yuǎn)程管理的共享機(jī)制無法發(fā)揮積極的作用，因為采用傳統(tǒng)的檔案管理措施，阻礙了縣級公安機(jī)關(guān)數(shù)字化管理的發(fā)展。

三、促進(jìn)縣級公安機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的對策

在縣級公安機(jī)關(guān)的發(fā)展中，需要認(rèn)識到檔案管理的重要性，優(yōu)化檔案管理對策，將檔案管理的核心價值和作用發(fā)揮出來，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化發(fā)展水平，制定完善、科學(xué)的管理對策，提高檔案管理效果。

（一）構(gòu)建完善的管理系統(tǒng)。以檔案管理數(shù)字化發(fā)展作為基礎(chǔ)，積極開展資源整合和數(shù)據(jù)共享。檔案數(shù)字化管理需要以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為基礎(chǔ)，要重視信息化系統(tǒng)的應(yīng)用，做好提前的規(guī)劃和準(zhǔn)備，加強(qiáng)頂層設(shè)計，制定統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)方案、管理路徑和管理框架。在縣級公安機(jī)關(guān)中統(tǒng)一規(guī)范信息化檔案管理系統(tǒng)，制定完善的科學(xué)管理機(jī)制和標(biāo)準(zhǔn)體系，針對管理各個細(xì)節(jié)和流程進(jìn)行分析，將檔案管理的內(nèi)容通過信息化管理系統(tǒng)呈現(xiàn)出來，采用科學(xué)、有效的管理機(jī)制和工作標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理人員的檔案管理技術(shù)，通過各種管理手段實現(xiàn)對檔案內(nèi)容的篩查、利用、分類等工作，通過制定完善的管理模式，促進(jìn)檔案信息管理、收集、儲存的信息化水平。

舉例來說，福建的公安機(jī)關(guān)，2012年就構(gòu)建了完善的檔案信息系統(tǒng)，完善了檔案流程、標(biāo)準(zhǔn)管理內(nèi)容，充分發(fā)揮了數(shù)字化檔案資源有效管理的對策。

（二）做好檔案管理的提前規(guī)劃。應(yīng)構(gòu)建完善、統(tǒng)一的檔案信息管理平臺，檔案資源建設(shè)和管理需要縣級公安機(jī)關(guān)制定合理的對策。縣級公安機(jī)關(guān)要將檔案管理的數(shù)字化建設(shè)納入機(jī)關(guān)單位的重點發(fā)展項目中，通過組織領(lǐng)導(dǎo)力量，通過深入調(diào)查制定完善的檔案管理對策，推動數(shù)字化檔案建設(shè)的水平，構(gòu)建電子政務(wù)、本地智慧城市等系統(tǒng)，促進(jìn)縣級公安機(jī)關(guān)的信息化全面發(fā)展。加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金的投入力度，促進(jìn)管理技術(shù)的完善性，合理投入硬件設(shè)備，為檔案數(shù)字化建設(shè)營造良好的發(fā)展環(huán)境。

要想提高縣級公安機(jī)關(guān)檔案管理信息化發(fā)展水平，就要做好檔案管理工作的整體規(guī)劃，避免重復(fù)操作導(dǎo)致工作效率降低，影響檔案管理信息化建設(shè)的穩(wěn)定發(fā)展。考慮縣級公安機(jī)關(guān)資金不足、人為因素等影響，可采用分步走的管理對策，促進(jìn)數(shù)字化檔案建設(shè)進(jìn)程。規(guī)范程序要求構(gòu)建案卷以及卷內(nèi)文件的數(shù)據(jù)目錄，符合條件的就要實施數(shù)字化建設(shè)。從2018年到2020年期間，福建公安機(jī)關(guān)部門采用計件方式聘請專業(yè)人才的輔助，一共整理了8730條案卷目錄和10238條文件級目錄，不過由于缺乏專業(yè)人才，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量較差，因此需要積極做好檔案管理的規(guī)劃，要求在2024年底，實現(xiàn)縣級公安機(jī)關(guān)中紙質(zhì)傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化電子檔案率達(dá)到100%。在檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，要做好全案規(guī)劃和部署，規(guī)范數(shù)字化檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)，將工作任務(wù)外包給專業(yè)的檔案管理企業(yè)，提高管理成效。

（三）構(gòu)建專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊。隨著檔案管理數(shù)字化建設(shè)水平的發(fā)展與進(jìn)步，給檔案管理人員的專業(yè)水平提出極高的要求。要提高檔案管理人才團(tuán)隊的構(gòu)建，就要配備專業(yè)的信息化人才保障機(jī)制，提高縣級公安機(jī)關(guān)檔案管理水平。

縣級公安機(jī)關(guān)需要按照信息化檔案管理需求，引進(jìn)復(fù)合型檔案管理人才，構(gòu)建一支專業(yè)化檔案人才團(tuán)隊，要豐富年輕的人才力量，開展更多培訓(xùn)，為其提供升職和發(fā)展的機(jī)會，調(diào)動工作人員的工作積極性和工作熱情，滿足崗位的需求。通過制定完善的培訓(xùn)機(jī)制，加強(qiáng)檔案工作人員的培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)和管理水平，從而提高縣級公安機(jī)關(guān)檔案管理水平，為打擊犯罪、加強(qiáng)社會治理服務(wù)提供保障，促進(jìn)檔案資源的合理應(yīng)用。通過信息技術(shù)，以及檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用，充分提高資源的應(yīng)用率，充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用價值，提高縣級公安機(jī)關(guān)檔案管理的創(chuàng)新水平。

四、結(jié)語

在檔案管理的信息化建設(shè)中，數(shù)字化對策的應(yīng)用是最佳選擇，數(shù)字化建設(shè)也是向信息化發(fā)展的必備條件，要保證縣級公安機(jī)關(guān)檔案管理的效果，就要認(rèn)識到數(shù)字化檔案建設(shè)的重要性，針對其中存在的問題進(jìn)行分析，制定合理的改善措施。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，縣級公安機(jī)關(guān)要順應(yīng)時代的發(fā)展，堅持問題導(dǎo)向的改革措施，針對問題制定合理的改善對策，促進(jìn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，為公安機(jī)關(guān)更好地向社會各界提供服務(wù)做好保障。