疾控中心信息化檔案管理工作

文/泰州市姜堰區疾病預防控制中心 葛美

信息化是現今社會的主流，數據呈現出數量大、種類多、聯系廣等諸多特點。信息化浪潮觸發了計算機與多學科之間聯動的開關，信息化迅速滲透到學校、企事業單位等各行業。疾病預防控制中心擔負著承擔政府公共衛生職能、疾病預防控制等職責，疾病預防控制檔案是指在疾病預防與控制、健康相關因素信息管理、健康危害因素監測與控制、健康宣傳與健康教育、疾病病原生物檢測和物理/化學因子檢測、應用研究及業務指導等活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖像以及其他不同形式的歷史記錄載體。傳統的紙質檔案的管理模式已無法滿足現階段的辦公信息化工作需求，建立疾控中心檔案信息化系統勢在必行。

一、檔案管理信息化的意義

（一）檔案管理信息化的重要性。檔案管理信息化是指合理地運用信息化的技術、信息化管理系統的平臺，加強對數據的價值挖掘，拓寬檔案信息的來源渠道，準確把握各種檔案信息，對各種類型的檔案集中管理。檔案管理信息化是基層疾控中心面對信息化發展的形勢所作出的積極回應，是推動檔案管理改革的重要選擇。檔案管理的信息化能解決傳統紙質檔案保存存在的檔案室空間不足、檔案易損壞丟失等問題，強化檔案管理，為檔案管理工作的高質量發展提供支撐。新形勢下，構建高效、便捷、共享的疾控中心信息化檔案管理系統，有助于做好疾控中心檔案資料的分類整理及收集，將一些老檔案請出“深閨”，用好、用活各種檔案資源，釋放新的動能，實現各部門工作“共贏”。信息化的檔案管理能夠在信息收集、加工、處理的時候，嚴格把控檔案的準確性，提供真實而又全面的信息，助力檔案管理工作量質齊升。

（二）檔案管理信息化的必要性。檔案管理的信息化是全面推進檔案管理工作高質量的重要保證。傳統的紙質化檔案在管理、查詢時，需要消耗大量的人力、時間，過程較為漫長，工作較為繁雜，容易造成諸多問題。面對海量的數據，檔案人員可以通過信息化的方式，及時收集、整理資料，挖掘數據、分享利用資源，分類管理以便于開發利用數據。信息化的運用有利于有效地節約時間，提升工作人員的工作效率，獲得事半功倍的成效。在信息化時代，只有妥善運用好信息化管理方式，才能更好地契合疾控工作不斷變化的需求，成為推動疾控工作發展的主力軍。因此，要堅持從實際出發，重視檔案管理信息化的重要作用，深入剖析、多措并舉，助推疾控中心檔案管理改革的發展。

二、檔案管理存在的問題

（一）檔案管理制度不完善。俗話說，不以規矩，不能成方圓。疾控中心想要做好檔案管理工作，就必須有它的“規矩”，循規蹈矩，按章辦事。然而，目前筆者所在單位姜堰疾控中心在檔案管理方面沒有全面詳實的綜合管理制度，沒有在檔案管理工作改革中實施扎實有效的措施，組織保障未完全到位；沒有明確落實考核要求，下發硬性任務，落實獎懲制度，予以定期督查，這是制約中心檔案管理改革發展的關鍵“瓶頸”之一。在人員培訓方面，中心沒有出臺明確的管理規范，檔案管理工作人員缺少自我管理意識，責任意識不強，工作作風不嚴謹。只有建立和完善嚴密的規章制度、嚴格的考核才能促進疾控中心檔案管理部門和個人重視、落實責任，推動中心檔案管理工作改革，保障檔案管理工作發展向好。

（二）檔案管理認識滯后。疾控中心肩負著疾病的預防、控制等多項重要的責任，關乎千家萬戶，其檔案管理更是中心能夠有序地開展各項工作的前提。但由于檔案管理工作與中心考核沒有直接關系，疾控中心的領導常常忽視檔案管理工作對中心其他各項工作的“輻射”作用，沒能很好地站在全局高度，將檔案管理工作納入整個中心的全局工作規劃，檔案管理改革這一工作僅僅被局限在一個小小的圈子。檔案管理信息化改革也就處于滯后的狀態，發展愈發艱難，無法真正迎合新時代檔案管理工作的需要。同時，檔案管理工作者對信息化檔案管理工作的認知也存在諸多問題，有的檔案管理者沒有專業的知識指導，自身發展遭遇“瓶頸”、無法滿足檔案管理發展的新需求；有的管理者對自身的工作認知不足，信息化意識、自我發展意識匱乏，固守自己的老方法、老路子；還有的責任意識不明確，缺乏干勁、疲于應付，這些問題匯聚到一起，嚴重掣肘了檔案管理改革的進程，削弱改革的成效。

（三）基礎設施薄弱、人才匱乏。建好檔案管理的基礎設施，才能筑牢疾控中心工作高質量發展的基石。基礎設施薄弱是制約疾控中心檔案管理的發展、影響改革效果的堵點和難點。目前姜堰疾控中心檔案管理的信息化基礎設施建設還一直處在摸索中，基礎設施薄弱，信息化建設的內容未能夠完全得到落實，信息化進程緩慢。基礎設施建設是檔案管理改革的重要保證，只要疏通“堵點”，抓好“硬件升級”，補足基礎設施的短板，疾控中心檔案管理改革的活力就能被激發出來。信息化作為推進中心檔案管理改革的必由之路，需要我們清楚地認識到檔案管理工作總的來說是一種“以人為中心”的工作。人才則是助推檔案管理工作高效運行的內生動力。檔案管理人員需要的是既懂信息化檔案管理又懂疾病預防控制等相關知識的復合型人才。近年來，姜堰疾控中心通過相關措施，一定程度上優化了檔案管理工作的人員結構，整體素質有了一定的提高，但是真正具有較高的疾控中心信息化檔案管理水平的人才較為缺乏。目前，中心的檔案管理工作隊伍還缺乏專業性、科學性的指導，工作人員綜合能力不強，部分人員有心無力，一定程度上阻礙了中心檔案管理變革前進的步伐。

三、檔案管理信息化的發展對策

（一）轉變理念在思想上“破冰”。思想是行動的先導，決定和指導行動。檔案管理工作想改革，思想一定要先解放。疾控中心的管理者應當樹立正確的檔案管理觀，主動在思想上“破冰”，與時俱進；要充分認識和重視檔案的價值與作用，尤其是檔案的潛在作用，結合實際情況，加大重視程度、加深創新力度，多措并舉助推信息化在檔案管理中的重要作用，落細落實每項任務，落實檔案管理目標任務；建立健全周密的檔案管理制度以規范管理檔案工作；提高對檔案管理的關注度，加大檔案管理信息化的宣傳力度，提升檔案管理工作者的配合；建立獎懲制度提升工作者的積極性、主動性；充分發揮組織作用，定期組織集中學習和思想交流，在潛移默化中提高工作人員的思想認知，提升集體的團結力、凝聚力，繪就檔案管理改革最大同心圓。檔案管理工作者們要牢固樹立責任擔當意識，守好檔案的收集、整理、利用、鑒定等每一個環節，為檔案的有效利用奠定基礎；要遵守職業道德素質，熱愛工作，積極主動提供、利用檔案，更好地實現檔案的價值；要增強覺悟，改變觀念、重視管理，自覺學習檔案管理新知識，鉆研檔案管理新技術，確保人員不斷充電，助力自身“續航”能力。

（二）加強疾控中心檔案管理的軟硬件建設。配備齊全檔案管理所需的硬件設施是檔案管理工作高質量發展的重要支撐。在疾控中心檔案信息化管理工作中，采用現代化網絡信息技術，不僅能夠促使檔案管理與分析的精準化，而且能夠顯著減少檔案管理工作的人力資源耗費。檔案信息化管理主要是電子檔案管理系統和數字檔案館的建設和運行，須配備相應的計算機、掃描儀、刻錄機、移動硬盤和安全設備等。此外，通過建立疾控中心檔案管理軟件系統，能夠實現對各類檔案資源的管理，包括檔案的接收、管理、查閱、統計、共享，通過多模塊的設計，深度整合、加工有參考利用價值的檔案信息，盤活“資料庫”，滿足檔案管理工作中所遇到的多種需要，最大限度地發揮檔案的效能。

（三）抓好檔案管理人才培養。人才是支撐改革發展的第一資源。做好檔案管理信息化建設，需要適應新時代發展變化要求的新型管理人才，需要其不斷加強檔案管理工作的創新。疾控中心要注重檔案管理工作者的“造血”功能，聚焦人才隊伍的建設，補足人才發展的短板，夯實檔案管理改革高質量發展的根基。要根據崗位工作需要，明確知道需要怎樣的人才，“對癥下藥”加大投入招引人才，聚才而用之；要適度解放思想，聚焦中心發展需要，制定新的人才評價標準，招攬真正適合的人才，不能把某些硬性指標作為衡量人才的唯一標準。人才引進來后，并非“高枕無憂”了，關鍵還要“留得住”，要讓人才有“賓至如歸”的感覺，在日常生活中給予人才必要的支持，讓人才有歸屬感，在工作上建立獎勵機制，讓人才更有獲得感，這樣他們才能有扎根基層、發光發熱的信心。要適時開展人才的業務培訓，多途徑、多方式對其開展專業知識和專業技能的培訓，讓其盡快提高自身綜合素養，從而適應當前的疾控檔案信息化管理系統的要求，為疾控中心檔案管理的發展積蓄新活力、增添新動力。