高校電子檔案利用中的信息安全問題

文/南京中醫藥大學 種金成

一、高校電子檔案開發利用的意義

高校電子檔案一般指通過對傳統載體檔案的數字化、業務系統的數據歸檔、網絡信息數據等收集形成的一種電子化形式，以計算機磁盤等載體進行存儲，可以通過現代數字化技術、信息技術和網絡技術對外提供開發利用。在校園數字化進程飛速發展的今天，電子檔案越來越發揮重要的作用，通過電子檔案的利用，不僅可以提升高校檔案管理工作的質量和效率，還可以對高校整體工作的發展起到推進作用。目前，隨著高校電子檔案的利用率普遍提高，其利用過程中遇到的各種風險也越來越多，這就需要高校檔案管理部門在提高電子檔案利用率的同時，做好信息安全保障工作。

2021年1月1日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》正式實施，亮點之一就是新增了一個章節，對檔案信息化建設提出了明確的要求，其中規定“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以電子形式作為憑證使用”，這可以說是新時期從國家層面指出了電子檔案利用的有效性。高校檔案管理部門也應該以新修訂的檔案法為法律依據，做好檔案信息化工作并大力開發電子檔案信息資源，提高利用率，這對高校檔案工作的發展有著舉足輕重的意義。

二、高校電子檔案開發利用中面臨的安全因素

（一）來自外界的不可控因素。電子檔案能否安全保管和長期存儲，與周圍的環境有著密不可分的聯系，外部環境的變化時刻影響著電子檔案的存儲載體，例如，突如其來的自然災害（雷電、暴雨、地震等）直接影響了電子檔案存儲設備的安全性，有可能直接導致這些設備的斷電、磁盤磁道損壞，從而致使所存儲的電子檔案信息數據丟失。另外，由于電子檔案的存儲載體（介質）使用頻率較少，從而使得設備檢測不及時，導致出現設備材料的氧化、消磁等問題，造成數據丟失，也嚴重影響了高校電子檔案的長期保管和開放利用。

（二）信息技術及網絡風險因素。新信息技術的應用，是保障高校電子檔案有效傳播利用的關鍵因素，電子檔案的管理及傳播利用對計算機系統和客戶端有著較高的依賴，如果在管理或者利用過程中出現了信息技術方面的漏洞，將造成檔案信息的泄密和檔案數據的被篡改，這都影響了檔案信息資源的可靠性和真實性。例如，大數據與云計算的發展為電子檔案的安全管理帶來了新的風險，但是也為電子檔案的存儲提供了新的技術方案。同時，隨著網絡提供的便利性，電子檔案在進行網絡傳播時（不管是基于外網還是校園內網），都會面臨網絡黑客、網絡病毒的攻擊，它們以各種形式對檔案管理系統、計算機操作系統、數據庫系統、網絡防火墻等進行攻擊，只要有其中一項出現漏洞，帶來的后果不堪設想。因此，高校檔案部門需要對電子檔案的開發利用加強網絡安全技術的應用。

（三）檔案人員內部的管控因素。電子檔案的開發與利用與人員素質有直接的聯系，高校電子檔案開發利用過程中涉及三類人員：一是電子檔案的管理人員，主要負責電子檔案的采集、整理、編目和管理工作；二是電子檔案信息的開發編研人員，主要對存檔的電子檔案進行二次或者三次編研開發，使得電子檔案成為有利用價值的形式；三是電子檔案的服務利用人員，主要負責電子檔案的對外利用工作，例如電子檔案的在線借閱、借閱審批、拷貝等工作。管理人員的信息安全防控意識強不強，直接影響了電子檔案的開發和利用安全，這也對他們的綜合能力素質提出了較高的要求。

（四）管理制度及相關規范因素。由于高校檔案館（室）屬于事業單位內部館（室），在管理體制機制、檔案類型、軟硬件環境、業務流程、服務對象等諸多方面，均與國家綜合檔案館有較大差異，高校電子檔案管理在參照執行國家有關行業標準的過程中，往往會遇到諸多困難和問題，尤其是電子檔案的開發利用標準及規章制度等方面缺乏指導性文件，使得高校電子檔案的開發利用過程不夠規范和嚴謹。

（五）協調保障因素。高校電子檔案的信息安全是一個需要多層次、全方位綜合管控的過程，不僅需要技術手段，還需要依靠人的干預和多部門協調保障管理等綜合因素來實現。這就要求高校檔案管理部門將電子檔案的管理融入學校層面的信息化管理中，通過與學校網絡安全中心等部門的合作確保檔案數據的物理和邏輯安全，如果檔案管理部門實行“閉門造車”的管理模式，一旦出現信息安全問題，僅憑本部門的能力來處理，往往會面臨束手無策的困境。

三、高校電子檔案開發利用的安全策略

（一）電子檔案外部環境安全監控及存儲載體的有效管理。首先，高校檔案庫房、機房的建設要以JGJ25-2010檔案館建筑設計規范、DA/T76—2019 綠色檔案館建筑評價標準等一系列國家標準為準，建設符合國家標準的恒溫恒濕庫房，配備門控系統、監控報警系統和區域保護措施等。其次，為了確保檔案載體的安全，要以檔案防火、防潮等八防要求，加強設備實體如磁盤、防磁柜等等設備的定期檢測，防止消磁問題導致的數據丟失，及時進行庫房環境及載體的安全評估，發現問題及時整改。

（二）保障高校電子檔案信息安全的高新信息技術應用。在高校電子檔案開發利用進程中，要通過各種高新技術來保證檔案信息安全，從總體目標來看，高校電子檔案的開發利用過程中，信息安全一直在首位，但信息安全技術在不斷變化發展，不同的技術能夠保障同一目標的安全，一種技術也能保障多個目標的安全，例如信息審計技術的應用可以確保檔案信息利用流程的安全，也能夠達到安全預警的目的。為了提高電子檔案在利用過程中的安全性，檔案管理機構應采用多種安全防護技術，構建全方位、多角度、多層次的安全保障體系，例如電子身份認證技術、信息審計技術、電子文件保護技術、數字水印技術和數字簽署技術等。

（三）強化管理人員的風險防范意識。高校檔案管理人員首先要從源頭上認識到電子檔案安全工作的重要性，從思想上轉變區別于傳統載體檔案的管理模式，樹立電子檔案信息安全保障意識。另外，高校檔案管理部門需要強化檔案信息安全的繼續教育工作，可以通過新進人員的崗前培訓、在職人員的繼續教育或者短期集訓等方式，提高相關人員的檔案信息安全素質水平。

（四）構建有效的容災備份及安全預警機制。容災備份是保障高校電子檔案數據安全的重要手段，目前檔案數據信息的備份主要分為硬件備份和軟件備份，其中硬件備份是通過硬件載體（例如移動硬盤、藍光光盤、服務器等）實現電子檔案的備份，但是此種方式無法預防數據邏輯錯誤；另一種軟件備份是通過相關技術將電子檔案數據恢復到備份節點的狀態，此種方式有可能會丟失一部分數據信息。同時備份的方式也各種各樣，例如增量數據備份、全量數據備份、即時備份、定時備份等，高校情況不同，可根據實際需求定制備份方式。此外，還需要建立一套有效的高校電子檔案安全預警機制，高校信息安全預警機制的建立需要學校、網絡信息部門、檔案部門三個層面的協作，要建立多層次立體式的預警機制，以應對因自然災害、人為因素、網絡技術因素等方面引起的安全問題，實現未雨綢繆，以便快速應對突發事件。

（五）構建高校電子檔案多維度管理機制。檔案開放利用中的矛盾并非“空穴來風”，且這些矛盾的化解并非只是檔案部門和檔案用戶兩方面的責任。首先，高校檔案管理部門需要建立長效的電子檔案安全組織保障體系，統籌電子檔案開發利用過程中的信息安全工作，同時以新《檔案法》為法律依據，指導電子檔案的開發利用工作。其次，高校檔案管理部門需要針對檔案部門和檔案用戶制定完善的規章制度，使得電子檔案的利用有規可依，同時要構建完善的保密規范，確保電子檔案開發利用安全。

四、結語

現階段，高校電子檔案的規模日漸增大，品類越來越豐富，可供利用的價值也越來越大，在進行開發利用的同時，也要時刻注意電子檔案信息安全問題。信息安全是保障電子檔案有效開發和利用的基礎和必備條件。高校收集、開發和利用電子檔案的目的不是讓其靜默，而是從中挖掘可供學校、師生、社會各界應用的有價值的內容，汲取相關經驗從而指導日常工作，從而促進學校教學、科研工作的更好發展。因此，雖然推動高校電子檔案的挖掘及利用有著深遠的意義，但是也要時刻警惕信息安全問題對電子檔案開發利用工作帶來的挑戰。只有不斷地發現問題、吸取經驗，不斷的嘗試運用新技術，建立全方位、多維度的安全保障機制，才能在檔案信息化道路上走得長遠。