電商行業供應商結算無紙化集成模式的賦能

姚芳 唯品會（中國）有限公司

引言

電商企業貨款結算管理是企業加速資金周轉、降低經營風險的重要手段，也是財務管理的重點。在經營目標管理上，電商企業應規范與供應商的貨款結算流程，通過優化供應商貨款結算流程，為電商企業及供應商結算人員順利開展工作，以達到合作利益最大化。在財務目標管理上，通過優化貨款結算流程，供應商的貨款結算更加準確及時，從傳統的紙質結算轉化為無紙化結算，大大提高了電商企業及供應商的工作效益，加強資金流向的控管以及規避財務風險。

一、紙質結算現狀及痛點

目前電商企業與供應商的貨款結算仍采用紙質結算方式，存在人工操作效率低、溝通成本高、流轉環節多、傳遞時間長、票據容易丟失、整理難度大、人力成本和耗材成本高等諸多弊端，影響了供應商貨款結算效率和回款。

電商企業貨款結算的回款方式為：供應商在電商企業對賬單平臺系統核對賬單后3天內開出發票并郵寄，電商企業收到快遞簽收供應商郵寄的賬單、發票核對無誤后，5個工作日內完成付款。

供應商紙質結算操作流程如下：

供應商登錄電商平臺賬單系統，打開賬單對賬信息，確認賬單數據是否正確。如果賬單信息有誤時，則需與電商企業財務再次核對；如果核對正確，則在賬單系統確認并打印紙質賬單加蓋公章。供應商根據賬單開具紙質發票，整理賬單及發票一起郵寄給電商企業。

電商企業經與供應商核對賬單后，簽收供應商郵寄的專用發票及蓋章的對賬單。電商企業財務分類整理及掃描發票，檢查賬單與發票內容及金額是否一致。如果對賬單與發票存在不一致的情況，則電商企業財務人員需與供應商再次確認、退回重開回寄；如果對賬單與發票一致的，電商企業財務則在結算系統錄入發票并審核，提交付款申請流程，審批后提交出納支付。供應商貨款完成結算后，電商企業財務裝訂賬單及發票歸檔。

（一）在紙質結算模式下對供應商貨款結算的時效分析

從簽發賬單到收到貨款，假如一切正常的情況下，賬單簽發后應該是幾天內能收到貨款（含假日順延），但實際情況并不理想。通過供應商超時收到貨款的原因分析后發現，一部分供應商能在電商企業賬單簽發3天內開具專用發票，并郵寄給電商企業財務，一部分供應商存在延遲開具專用發票結算的情況。

（二）在紙質結算模式對供應商帶來的影響

在紙質結算模式下，電商企業對供應商的管理存在一些困難。如供應商線下操作對賬單加蓋公章，存在確認不及時，對賬單漏蓋鮮章；供應商線下開具專用發票，通常會出現開票不規范、開錯品類、個別類別因客戶退貨而造成負數金額等情況，供應商對于這些情況不知道怎么開票，需要與電商企業財務溝通確認。

供應商線下開具專用發票，通常會出現以下幾種情況：其一，賬單品類較多的供應商需整理三級品類合并的內容，整理工作量大，耗時且易出錯；其二，發票內容開具不規范，比如A品類錯入B品類，單價與數量填錯欄位造成單價奇高，品類直接合并開具錯誤；其三，專用發票存在多開或者少開的情況；其四，專用發票漏加蓋發票專用章。

供應商線下操作還會出現其他異常情況：如專用發票未及時上傳，快遞途中丟失，專用發票漏寄等導致賬單、專用發票不能及時匹配正常走付款流程，耽誤回款；另外，線下郵寄紙質賬單及專用發票，快遞郵寄費也是一筆不小的支出且郵寄時間平均需3天，耽誤回款時間，影響資金流向的管控。

（三）紙質結算模式對電商企業帶來的影響

在供應商紙質結算模式下，電商企業財務需要完成簽收供應商快遞、掃描專用發票等工作，由于供應商結算量大，結算資料整理工作耗時耗力，結算高峰時快遞量高達上千份，需要多名財務人員專職處理，同時配備多臺掃描儀用于OCR增值稅專用發票識別，投入的人力成本及設備損耗資源比較高。

由于銷售訂單量大，涉及采購的SKU比較多，對于新合作的供應商而言，對貨款的結算及專用發票的開具存在比較多的問題，電商企業需要安排專職財務解答供應商的咨詢。這樣無疑增加了電商企業及供應商的溝通成本。

此外，傳統的紙質結算模式，財務人員對于已結算供應商貨款的對賬單及付款單，需要整理歸檔，還要租賃場地去保管憑證，存儲成本高。以2020年為例，電商企業共裝訂上千本增值稅專用發票憑證和付款單，為此需要增設專門的檔案室保存檔案。

綜上，紙質結算對于供應商和電商企業來講雙方資源都是一種消耗，亟待解決。

二、實施的必要性和依據

國家政策的支持

（1）國家稅務總局寧波市稅務局2020年8月31日發布《關于開展增值稅電子專用增值稅專用發票試點工作的公告》①中表示：

推動落實《優化營商環境條例》，深化稅收領域“放管服”改革，加大推廣使用電子增值稅專用發票的力度，經國家稅務總局同意，決定先行在寧波市海曙區和慈溪市選取部分新辦納稅人（以下稱“試點納稅人”）開展增值稅電子專用增值稅專用發票（以下簡稱“電子專票”）試點工作，此公告標志著計劃多時的電子專票正式拉開序幕。

（2）國家稅務總局在2020年12月20日發布《關于在新辦納稅人中實行增值稅專用增值稅專用發票電子化有關事項的公告》②中表示：

為全面落實《優化營商環境條例》，深化稅收領域“放管服”改革，加大推廣使用電子增值稅專用發票的力度，國家稅務總局決定在前期寧波、石家莊和杭州等3個地區試點的基礎上，在全國新設立登記的納稅人（以下簡稱“新辦納稅人”）中實行增值稅專用發票電子化（以下簡稱“專票電子化”）此公告標志著國家推廣專票電子化的步子進一步邁大了。

以上兩條重要政策表明，電子專票的時代即將來臨，部分電商企業現有的結算模式不足以支撐新事物，需要順應時代潮流，打造無紙化結算系統。

三、電商企業對供應商結算實施無紙化管理

電商企業財務部經過深入調研分析，決定優化結算方式和流程，上線供應商結算無紙化項目。供應商結算無紙化項目以專業簡便的結算流程鑄就高效的結算效率，具有快速對賬、快速核票、快速付款等優勢，最終實現以下目標：

（1）供應商在線確認賬單，加蓋電子印章；

（2）供應商通過直連開票功能實現一鍵開票，提高開票準確率，避免賬單、增值稅專用發票數據不一致導致的后續溝通；

（3）提前實現預匹配，外網綁定賬單與增值稅專用發票實現無紙化對賬，減少紙質單據傳遞環境，減少供應商郵遞和人工成本，縮短結算周期，提升服務水平。

供應商貨款無紙化結算操作流程如下：

供應商登錄電商企業對賬單系統，確認賬單數據是否正確。如果賬單信息有誤時，則需與電商企業財務再次確認；如果核對正確，則在賬單系統確認賬單并對電子對賬單加蓋電子印章。供應商根據核對的對賬單勾選銀企直連開票，平臺系統自動生成開票信息，系統根據賬單發票自動生成預匹配信息。

電商企業經與供應商核對賬單后，平臺系統自動檢驗電子對賬單及發票。電商企業財務檢查賬單與發票內容及金額是否一致。如果對賬單與發票不一致，則需電商企業財務與供應商財務再次確認、退回重開回寄；如果對賬單與發票一致，則電商企業財務發起系統校驗自動申請付款，并對提交的付款流程審核，審批后出納支付。供應商貨款完成結算后，電商企業財務對電子對賬單及電子付款申請單進行電子存檔。

（一）電商企業對供應商結算系統端的管理

在電商企業優化供應商結算系統實現無紙化模式下，供應商登錄電商企業在線賬單系統，對電商企業出具的賬單進行確認；電商企業對賬系統檢測到供應商有電子簽章資質，供應商在確認賬單時會自動跳轉到電子簽章平臺進行簽章，生成電子賬單；電商企業對賬系統檢測到供應商無電子簽章資質點擊確認后，供應商需線下打印紙質賬單，加蓋鮮章。供應商確認賬單后，可勾選對賬單進行直連開票，驅動稅卡一鍵開具增值稅專用發票，并直接點擊打印，全程無須切換系統，操作簡單方便。供應商開具專用發票后，如果是通過電商企業的系統直連開票，開票信息會自動在電商企業外網回填（紙票僅回填數據信息，電子增值稅專用發票會自動上傳到電商企業收票接口進行OFD格式解析），線下開具增值稅專用發票（紙票需手動填寫開票信息，電子增值稅專用發票需手動上傳到收票接口）。上傳增值稅專用發票信息會同增值稅專用發票池做驗真校驗，如發現異常在這里會提示供應商。增值稅專用發票上傳后，供應商需對本次擬寄送的賬單、專用發票勾選、綁定填寫郵寄單號。如發現前所說的賬單漏蓋章、多開專用發票、少開專用發票在這里就能發現并告知供應商。如果是電子賬單+電子增值稅專用發票模式，供應商則不需要郵寄，實現無紙化結算。

（二）電商企業對供應商結算的財務管理

對供應商結算實現無紙化模式下，財務結算人員需要對供應商的無紙化結算作規范管理。具體管理操作如下。

（1）電子賬單&電子增值稅專用發票生成預匹配信息時即算簽收；如果有紙質單據依然需郵寄，簽收時會標識賬單、增值稅專用發票狀態；

（2）電子增值稅專用發票在外網上傳后自動解析、驗真，不需要再次掃描；紙質增值稅專用發票依然需要通過OCR掃描識別；

（3）賬單、增值稅專用發票信息比對（簽收后的賬單、專用發票與預匹配的賬單進行校驗），如有異常需人工介入；

（4）比對無誤后，批量進行錄票確認；

（5）數據流轉下一個環節，排查風控異常后，發起付款流程；

（6）電子賬單簽章后內網自動歸檔，電子增值稅專用發票上傳后內網自動歸檔（若有紙質依然需進行憑證裝訂）；

供應商在整個結算過程中僅需點兩個按鈕（我要簽章、直連開票）；電商企業財務僅需處理部分異常單據，不再需要人工拆快遞、掃增值稅專用發票、人工核對賬單和增值稅專用發票信息；實現無紙化結算同時解放供應商、電商企業兩方的人員生產力，為雙方賦能，互惠互利。

考慮到目前國家推廣電子專票是一個過程，所有的供應商也不會全部都使用電子印章，在無紙化結算系統設計時兼容了各種場景（紙質/電子賬單、紙質/電子增值稅專用發票各種自由組合），這也能很好地適應過渡期各種場景。

四、實施后的影響及經濟效益

（一）實施無紙化結算后對供應商帶來的經濟效益

電商企業優化供應商結算模式，實施無紙化結算，在電子簽章、直連開票、增值稅專用發票上傳以及發票傳遞上規范了操作流程、為供應商簡化流程，提高工作效率、節省人力成本。

（1）電子簽章，供應商每次簽章時僅需輸入驗證碼，內部不需再走用印流程；且簽章成功才算確認賬單，否則預匹配信息無法正常提交，可有效地解決實操中出現的賬單漏蓋章情況。

（2）直連開票，根據電商企業賬單開具增值稅專用發票，開票規則已與稅務確定好。供應商可節省線下整理開票明細的時間成本，也有效避免供應商因開票不規范，被退回賬單、增值稅專用發票而耽誤回款，減少多票、少票帶來的損失。

（3）增值稅專用發票上傳，提前進行預匹配鎖定賬單、增值稅專用發票，發起驗真流程。避免供應商丟票而雙方都不知道，降低因增值稅專用發票未上傳而耽誤回款時效。

（4）電子賬單&電子增值稅專用發票模式不再需要郵寄，供應商平均節省3天快遞時間。

（5）無加速回款，紙化結算模式下，加速了簽發賬單到供應商回款時間。

供應商結算無紙化項目將為電商企業合作的所有供應商共節約郵寄成本上百萬元，通過縮短結算周期提升供應商資金利用效率，節省成本，提高上千萬的經濟效益。

（二）實施無紙化結算后對電商企業帶來的經濟效益

供應商結算全面無紙化后，電商企業的財務不再需要拆快遞、掃增值稅專用發票、數票、裝訂紙質賬單及增值稅專用發票憑證、問題票據直線減少；

實施供應商無紙化結算給電商企業帶來非常大的經濟效益：一是供應商結算由線上對賬，線下郵寄賬單增值稅專用發票轉變成僅需線上點兩個按鈕就可以完成結算，此舉加強了供應商的合作深度；二是大大節省了電商企業的財務人力成本；三是雖然實施供應商無紙化項目會增加印章成本及直連開票成本，但有助于產業鏈良性發展。

電商企業對供應商結算實施無紙化結算模式，實現高效的供應商結算管理不僅可以提高企業的管理水平，還能大幅度提升企業的盈利能力，有助于打造行業標桿，提升電商企業的品牌形象，此部分軟實力帶來的收益無法評估。

結語

無紙化結算能對供應商和電商企業雙方賦能，既能減少問題增值稅專用發票和一鍵開票及減少郵寄時間加速供應商回款，也能有效降低電商企業復核增值稅專用發票工作量，降低人力成本。更重要的是，在信息智能化技術不斷進步的今天，作為知名電商平臺順勢而為，也能為品牌形象增光添彩。無紙化結算后，對供應商貨款結算的風控系統提出了更高的要求，需繼續努力！

注釋

①國家稅務總局寧波市稅務局2020年8月31日發布《關于開展增值稅電子專用增值稅專用發票試點工作的公告》

②國家稅務總局在2020年12月20日發布《關于在新辦納稅人中實行增值稅專用增值稅專用發票電子化有關事項的公告》