公立醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同履行環(huán)節(jié)的管理與內(nèi)部控制探析

梁健萍 黃騰紅 黃愛萍 佛山市第二人民醫(yī)院

近年來，隨著國家不斷深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革，現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的建立及推進(jìn)、三級公立醫(yī)院績效的開展等，都對公立醫(yī)院管理的規(guī)范化、精細(xì)化提出了更高的要求。公立醫(yī)院需通過制定及不斷完善制度、規(guī)范實(shí)施措施、優(yōu)化執(zhí)行流程，進(jìn)一步強(qiáng)化內(nèi)部控制，有效防范風(fēng)險，保證醫(yī)院資金安全，提高資源配置和使用效益。在新時代下我國經(jīng)濟(jì)體制改革不斷推進(jìn)，公立醫(yī)院對外的經(jīng)濟(jì)活動不斷增加，對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同數(shù)量也日益增多。經(jīng)濟(jì)合同管理是公立醫(yī)院日常管理的重要內(nèi)容之一，規(guī)范和加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同管理對完善公立醫(yī)院內(nèi)部控制、防范因合同產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)風(fēng)險、維護(hù)公立醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)健康及可持續(xù)發(fā)展有積極作用。

目前公立醫(yī)院往往只重視合同簽訂環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制，缺乏對合同履行環(huán)節(jié)的跟蹤管理，不能及時識別經(jīng)濟(jì)合同履行環(huán)節(jié)存在的相關(guān)風(fēng)險。對此，本文以某三甲醫(yī)院為例，提出加強(qiáng)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同履行環(huán)節(jié)管理和控制的建議：建立合同履行與付款的聯(lián)系，完善合同執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制；加強(qiáng)合同付款與合同關(guān)聯(lián)的稽核；建立資產(chǎn)與經(jīng)濟(jì)合同的關(guān)聯(lián)；定期報告經(jīng)濟(jì)合同履行情況，將合同執(zhí)行情況納入績效考核評價，進(jìn)而維護(hù)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)利益。

一、傳統(tǒng)合同管理模式下醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同履行環(huán)節(jié)的風(fēng)險

傳統(tǒng)合同管理模式下，醫(yī)院采購部門簽訂合同后，紙質(zhì)合同分別送業(yè)務(wù)部門及檔案管理部門存檔。業(yè)務(wù)部門及檔案管理部門分別將合同名稱、對方單位、簽訂部門等基本信息進(jìn)行登記。業(yè)務(wù)部門執(zhí)行合同后憑付款申請單、發(fā)票、驗(yàn)收單、合同等資料到財務(wù)部門辦理付款手續(xù)。對此，醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同履行環(huán)節(jié)面臨如下風(fēng)險。

(一)合同執(zhí)行記錄不完整

按目前醫(yī)院各行政部門的設(shè)置，醫(yī)院不會設(shè)立專門的合同管理部門，但是合同涉及的部門會安排相關(guān)人員統(tǒng)一保管合同。盡管這種操作方式能相對緩解合同管理給醫(yī)院帶來的不利影響，但是實(shí)際上仍未能解決合同實(shí)時共享、精確查詢等管理問題，更無法提高不同部門之間協(xié)同的工作效率。

在合同執(zhí)行環(huán)節(jié)中，大多分部門會記錄合同執(zhí)行的過程，但由于各部門的業(yè)務(wù)內(nèi)容不盡相同，各部門登記的內(nèi)容和側(cè)重點(diǎn)存在很大差異，導(dǎo)致一份完整的合同數(shù)據(jù)出現(xiàn)零散的問題，無法全面體現(xiàn)合同信息的價值。另外，這種管理記錄方式不能充分反映合同執(zhí)行周期內(nèi)各階段的進(jìn)展情況。

(二)執(zhí)行和驗(yàn)收缺乏有效監(jiān)督

合同執(zhí)行中對相關(guān)的文件、進(jìn)度報告等缺乏統(tǒng)一管理，存在未完全履行合同、未經(jīng)批準(zhǔn)擅自變更合同履約內(nèi)容、合同變更程序不規(guī)范等風(fēng)險。由于信息不對稱，往往只有與該合同有關(guān)的醫(yī)院業(yè)務(wù)部門掌握合同履約情況，沒有建立合同履行的監(jiān)督機(jī)制，使合同履行與付款脫節(jié)，增大了財務(wù)部門的付款風(fēng)險。

如某份電腦機(jī)房設(shè)備采購合同約定交付“A牌磁盤柜”，在實(shí)際執(zhí)行合同時，供應(yīng)商不能按約定的期限交貨，業(yè)務(wù)部門未經(jīng)審批程序擅自變更合同履約內(nèi)容，驗(yàn)收部門未比對合同內(nèi)容，按供應(yīng)商交收的“B牌磁盤柜”驗(yàn)收，“B牌磁盤柜”單價高于“A牌磁盤柜”，總金額未超出合同金額。

(三)合同執(zhí)行與付款缺乏關(guān)聯(lián)

此現(xiàn)象主要發(fā)生在需要預(yù)留質(zhì)保金的合同余款支付，與合同規(guī)定的付款時間存在滯后情況。主要是因?yàn)獒t(yī)院缺乏統(tǒng)一的合同管理系統(tǒng)，由業(yè)務(wù)部門對合同余款支付進(jìn)度自行負(fù)責(zé)，但業(yè)務(wù)部門相關(guān)管理人員崗位變動或離職的情況下，業(yè)務(wù)部門往往會忽視預(yù)留質(zhì)保金付款業(yè)務(wù)的交接。而且內(nèi)審部門也無法對業(yè)務(wù)部門的相關(guān)付款進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)督。

(四)經(jīng)濟(jì)合同與形成的資產(chǎn)相互分離，難以追溯

主要體現(xiàn)在設(shè)備維修方面，醫(yī)院科室申請維修設(shè)備時，質(zhì)保期內(nèi)的設(shè)備應(yīng)由供應(yīng)商負(fù)責(zé)維修，由于沒有部門檢查設(shè)備是否在質(zhì)保期內(nèi)，相關(guān)系統(tǒng)也不支持設(shè)備質(zhì)保期的快速查詢，進(jìn)而另組織維修，增加了醫(yī)院運(yùn)營成本。

(五)經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行有誤差

醫(yī)院往往重視對支出經(jīng)濟(jì)合同的管理，對合同付款審核嚴(yán)格，而忽略對收款合同的管理。業(yè)務(wù)部門不及時催收款項(xiàng)，甚至合同簽訂后無人關(guān)注是否收取款項(xiàng)，導(dǎo)致款項(xiàng)到期未收或應(yīng)收未收，給醫(yī)院造成經(jīng)濟(jì)損失。

在醫(yī)院的日常運(yùn)營管理中，缺乏對經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行情況，包括經(jīng)濟(jì)合同能否按約定的時間、約定的條款、約定的質(zhì)量等完成情況進(jìn)行考核，出現(xiàn)合同執(zhí)行緩慢或停滯，甚至出現(xiàn)“僵尸”合同，成為無人管理狀態(tài)，造成醫(yī)院資源浪費(fèi)。

二、醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同履行環(huán)節(jié)的管理與控制

(一)搭建經(jīng)濟(jì)合同管理系統(tǒng)

目前，醫(yī)院的HRP(Hospital Resource Planning)系統(tǒng)應(yīng)用廣泛，多部門不同業(yè)務(wù)均可在HRP上有相應(yīng)的模塊。為加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)合同履行環(huán)節(jié)管理與控制，將合同控制是理念、方法、流程等不同的管理要素，用信息化的手段整合到醫(yī)院信息系統(tǒng)中。醫(yī)院可在HRP系統(tǒng)的基礎(chǔ)上搭建經(jīng)濟(jì)合同管理模塊。合同簽訂后分別由采購部門錄入合同基本信息，業(yè)務(wù)部門錄入合同執(zhí)行記錄，財務(wù)部門錄入合同付款記錄，檔案管理部門錄入檔案管理相關(guān)信息，內(nèi)審部門跟進(jìn)合同執(zhí)行進(jìn)度。建立醫(yī)院各部門與不同經(jīng)濟(jì)合同之間的管理閉環(huán)，減少人為操作因素的影響，從而保護(hù)合同信息的安全性，實(shí)現(xiàn)交易處理的有效性、精準(zhǔn)性、完整性，有效控制合同有效期內(nèi)的合種風(fēng)險問題。

(二)建立合同履行與付款的聯(lián)系，完善合同執(zhí)行監(jiān)督機(jī)制

以履行貨物類合同為例，業(yè)務(wù)部門申請支付經(jīng)濟(jì)合同款項(xiàng)時，需驗(yàn)收部門在“醫(yī)院經(jīng)濟(jì)合同管理模塊”的合同履行要求，清點(diǎn)實(shí)物辦理驗(yàn)收入庫，并上傳驗(yàn)收證明材料，經(jīng)驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)人審批。財務(wù)部門合同審核員核對驗(yàn)收人上傳的驗(yàn)收證明材料，確定與合同約定相符后付款，以此保證合同、實(shí)物、入庫的一致。審計部門對經(jīng)濟(jì)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督，定期或不定期抽查合同履約情況。這些措施建立了合同履行與付款的聯(lián)系，明晰了各部門在合同執(zhí)行中的職責(zé)，將經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)執(zhí)行控制在合同約定范圍內(nèi)，完善了合同執(zhí)行的相互監(jiān)督機(jī)制，有效降低了付款風(fēng)險，維護(hù)了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)利益。

(三)加強(qiáng)合同付款(收款)與合同關(guān)聯(lián)的稽核

合同管理模塊的合同稽核功能。審核員在收到付款發(fā)票后，在系統(tǒng)中錄入付款信息，并在發(fā)票上標(biāo)注合同編號；會計核算人員在出賬后，將相關(guān)憑證號關(guān)聯(lián)到“合同付款”菜單中。若屬于收款合同，流程自動流轉(zhuǎn)到會計核算人員，財務(wù)出納在收到合同款后，將相關(guān)憑證號關(guān)聯(lián)到“合同收款”菜單中。

月末，信息系統(tǒng)在每一合同編號下對合同審核員錄入的付款信息與會計核算人員記賬憑證中關(guān)聯(lián)的付款信息進(jìn)行稽核，如有不一致情況，按合同編號生成差異表，由合同審核員追查差異原因，差異表由記賬人員和審核人員共同簽字。這樣，既能保證不遺漏付款憑證關(guān)聯(lián)相應(yīng)的合同，確保會計核算憑證與合同關(guān)聯(lián)的準(zhǔn)確性，又能有效防范重復(fù)付款或超合同金額付款的風(fēng)險。

(四)建立資產(chǎn)與經(jīng)濟(jì)合同的關(guān)聯(lián)

業(yè)務(wù)部門在合同管理模塊錄入合同執(zhí)行記錄時，已經(jīng)錄入資產(chǎn)編號。科室申請設(shè)備維修時，需在“設(shè)備維修申請表”上填報資產(chǎn)編號、資產(chǎn)名稱、故障事項(xiàng)等。設(shè)備管理部門收到申請后派員現(xiàn)場核實(shí)資產(chǎn)情況，并通過資產(chǎn)編號查詢相應(yīng)資產(chǎn)的合同編號、驗(yàn)收時間、質(zhì)保時間、是否在質(zhì)保期內(nèi)、是否符合質(zhì)保條件，最后確定是供應(yīng)商負(fù)責(zé)維修還是醫(yī)院組織維修。財務(wù)部門在支付設(shè)備維修費(fèi)時，由審核員核實(shí)“設(shè)備維修申請表”的內(nèi)容，審核相符方可付款。以有效履行合同質(zhì)保條款，依法合理要求供應(yīng)商承擔(dān)質(zhì)保期內(nèi)應(yīng)盡的維修義務(wù)，切實(shí)維護(hù)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)利益。

(五)定期報告經(jīng)濟(jì)合同履行情況，將合同執(zhí)行情況納入績效考核

為促進(jìn)醫(yī)院各部門認(rèn)真履行合同管理職責(zé)，內(nèi)審部門每月從合同管理模塊中導(dǎo)出各業(yè)務(wù)部門承辦的合同明細(xì)，包括合同編號、合同名稱、合同金額、已支付(收取)金額、付款(收款)日期及付款條件等信息，反饋給各業(yè)務(wù)部門核對并說明情況，形成經(jīng)濟(jì)合同履行月報向醫(yī)院決策層匯報。同時，將經(jīng)濟(jì)合同執(zhí)行情況納入各業(yè)務(wù)部門的績效考核，并定期報告，增加溝通，既能方便各部門充分了解經(jīng)濟(jì)合同履約情況，也能督促各業(yè)務(wù)部門及時執(zhí)行合同、催收應(yīng)收款項(xiàng)，降低到期款項(xiàng)未收風(fēng)險，維護(hù)醫(yī)院經(jīng)濟(jì)利益。

醫(yī)院通過搭建合同管理模塊強(qiáng)化對經(jīng)濟(jì)合同履行的監(jiān)控，一是建立了合同履行相互監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)了財務(wù)部門對合同執(zhí)行的監(jiān)控，切實(shí)做到按合同履行情況結(jié)算款項(xiàng)；二是加強(qiáng)了合同付款與合同關(guān)聯(lián)的稽核，有效防范付款風(fēng)險；三是將資產(chǎn)與合同關(guān)聯(lián)，有效履行合同質(zhì)保條款，降低了設(shè)備維修成本；四是督促業(yè)務(wù)部門及時執(zhí)行合同，及時催收應(yīng)收款項(xiàng)，防范經(jīng)濟(jì)損失，維護(hù)了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)利益。

三、結(jié)語

綜上所述，通過HRP系統(tǒng)搭建經(jīng)濟(jì)管理模塊，不僅可以提高公立醫(yī)院合同管理的運(yùn)行效率，也是新形勢下公立醫(yī)院管理必然的改革趨勢。因此，公立醫(yī)院應(yīng)該順勢而為，以規(guī)避財務(wù)風(fēng)險為前提，明確現(xiàn)行經(jīng)濟(jì)合同管理中存在的弊端，積極吸納先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)對相應(yīng)的管理流程進(jìn)行優(yōu)化、完善，提高經(jīng)濟(jì)合同管理的執(zhí)行力度，確保合同的各個環(huán)節(jié)都按相應(yīng)規(guī)定依法進(jìn)行從而有效維護(hù)醫(yī)院的合法權(quán)益，減少因合同管理給醫(yī)院造成利益損失。