淺談精益管理理念在企業會務接待工作中的應用

陳若喬 大慶油田有限責任公司

會務接待工作是企業經營發展中每天都在進行的工作，所包含的內容較為廣泛，如會議的出席，業務合同的協商洽談，內部員工的交流學習以及公務活動每個流程的安排協調等，均屬于企業會務接待工作的范疇。會務接待作為企業生產經營中的重要工作，其所包含的每一項工作，都需要工作人員保持良好的心態和足夠的細心。故而培養工作人員充足的責任心、精簡節約活動費用，是完善企業會務接待工作中必不可少的步驟。

一、企業會務接待工作中面臨的主要問題

(一)會務準備不充分，籌備方案不完善

很多企業，在開展會務接待工作的初級準備階段時，有關部門往往為了追求省時省事，而不去召集協調各個相關工作人員順利開展工作的分工動員會，且相關領導常常不去重視會務接待工作籌備策劃書的完善程度，對相關企業工作人員的崗位分工不明確，追責制度也不完善。導致企業會務接待活動開展時各項工作各行其道，紛紛脫節，相關工作人員也不清楚自己的崗位職責等現象的時而出現，嚴重阻礙了企業會務接待工作的順利開展，在被接待人員眼中也落下了不好的企業形象，對企業發展造成了十分不良的影響[1]。

(二)會場秩序性不佳，突發狀況應對不足

當企業會議工作開展時，因相關會議秩序維護工作人員數量較少，無法較好的維護會議秩序，保障現場良好環境，當遇到突發性的問題時，經常引發較大的慌亂，導致會議接待工作被打亂。比如，在參會人員入場引導工作中，入場引導人員引導不到位、會場秩序性一般、會場設備臨場調試等問題一旦出現，會給參會人員留下不良印象。這些都是企業在業務接待工作中必須要避免的。

(三)會務環節繁雜，會議質量不高

在較大型的企業會議接待工作中，部分企業為了會議接待工作的順利開展，不惜花費大代價，用較多的會務費用來設置諸多的會務環節，企業本身的出發立場是為了讓被接待人員滿意，促進接待工作的順利開展。但是繁雜的會務環節，往往會使得會議工作的開展缺乏靈活性，會議工作的開展事倍功半，且每個環節的協調工作也變得更加繁重，大大降低了會議接待工作的質量，一旦某個環節出現了問題，往往容易引發多米諾骨牌效應，最終事與愿違，造成吃力不討好的結局。

二、精益管理理念在企業會務接待工作中的各種應用

(一)加強會議準備工作，精益籌備接待工作

會議接待作為一項精細且重要的工作，在企業公關活動的重要組成部分。因此在會議接待工作開始前，企業應充分做好會議準備工作，召開明確各個相關工作人員崗位職責的協調分工大會，明確好每個工作人員負責工作，建立追責制度，規范會議工作人員有序開展會議接待工作，規范相關領導的工作職責。且在會議籌備工作中，會議籌備人員要加強對籌備工作中重要問題和緊要環節的管控，加強籌備工作的科學性、合理性。并努力將籌備工作落入到實際中去執行。充分利用好信息化技術，采用在線預訂方式，便捷企業招待工作中內部會議室座位的預訂，提高其使用效率；利用二維碼技術以及簽到App技術，規范參加會議接待工作人員的有序性；利用多媒體投射技術，將會議內容已大屏幕形式展示出來，提高被接待人員的會議參與感。同時，會議接待工作準備人員還應和主辦部門深入交流，在明確被接待人員名單、接待目的、時間安排等條件下，共同合作制定科學合理的接待方案。要嚴格遵守國家規范接待會議制度要求，不超出國家規定的規格和標準接待會務人員。加強接待會議前準備，管控好接待工作進行時的秩序，充分做好接待工作后的總結，通過精益的接待工作進展，在被接待人員心目中留下良好印象，促進接待目的的達成[2]。

(二)加強接待服務人員培訓，促進接待服務精益化

在企業會務接待工作開展時，應充分發揮接待服務人員和接待資源配置的靈活性，在滿足接待工作需求的情況下，促進會務資源的有效利用，合理配置，從而減少會務工作開展的活動費用，實現會務資源優化配置。同時對會務工作中的接待服務人員，應該嚴格規范其儀表形態，為接待服務人員配置統一著裝，佩戴工作徽章，同時請相關會議禮儀專家對會議接待人員進行培訓，打造著裝得體，形象端正，禮貌得當，語言溫柔親和的優秀接待人員團隊。在接待時，就在被接待人員心中樹立禮貌端正的良好企業形象。同時，在接待時，應安排相關服務人員，及時傳遞會議內容檔案，及時清潔會議接待室衛生，及時為被接待人員提供需要的服務。同時，還要明確崗位職責，完善追責制度，對接待工作中出現的問題進行及時的處理解決，對接待工作中各個環節中出現的鋪張浪費進行及時的訂正，促進接待工作服務的精益化。

(三)學無止境，保持會務接待水平的與時俱進

新穎的企業會務接待工作也是企業競爭力強大的體現之一，企業在日常的業務接待工作中，也要不斷學習其他企業的先進接待方式，創新企業自身接待方式，促進會務接待水平的與時俱進。例如，對于會議活動中參會人員的入場、退場、可以通過騰訊會議等App，在網上進行參會人員的簽到、簽退、同時還可以對會議的內容進行記錄保存。對會議服務的接待人員，也應該加強其會議禮儀的學習，提高接待人員的服務水平，從而促進會務接待工作整體水平的提高。在會務接待經費的預算上，應該加強對其的管控，在能夠滿足會議工作順利開展的前提下，去除多余的接待環節，將會議接待工作簡約化、精細化，有效利用好會務接待資源，促進接待資源的優化配置，接待工作經費的合理應用化，有效節約化。同時注重會議接待的創新，不要一直一成不變，充分將會務接待水平與企業發展結合化，共同進步[3]。

三、結語

在新時代經濟發展的背景下，各個企業的經營規模在不斷的擴大，對企業會務接待工作制度的完善程度要求也越來越高。將精益管理理念貫徹執行于企業的會務接待工作中，不僅可以有效提高企業會務接待工作的效率，完善企業會務接待工作制度，還可以充分協調企業資源配置，促進企業的良性平穩發展。本文通過闡述企業在會務工作中面臨的主要問題，明確了精益管理在企業會務工作的應用的方向。充分發揮精益管理理念的規范引導作用，規范會務接待人員職責，引導企業會務工作的順利開展，促進企業發展的持續性。