高職院校圖書館圖書檔案的數字化建設路徑探索

文/菏澤職業學院 朱永征

高職院校圖書館的圖書檔案指的是學校在管理服務和管理工作的過程中通過日積月累而形成的一種特殊的檔案。這些檔案與普通的文書檔案存在較大的差別，包含著學校豐富的文化遺產。因此推動圖書檔案的數字化建設是十分有必要的，可以提高學校圖書館的服務水平和服務效率，同時還可以消除數字鴻溝、推動知識創新和實現信息交流。

一、高職院校圖書館圖書檔案數字化建設的必要性

（一）滿足了圖書館檔案管理的要求。與過去傳統的圖書檔案相比，數字化的圖書檔案的載體發生了本質的變化。傳統的圖書檔案將紙張作為載體，而數字化的圖書檔案則將電子的文字、圖片和視頻作為主要載體，因此無論是在檔案的制作、儲存還是使用方面，后者都具有明顯的優勢，可以有效滿足高職院校圖書館檔案管理的現代化要求。首先，它可以實現對圖書檔案的便利操作。數字化的圖書檔案在內容添加和刪減方面都更為簡單，也不會留下痕跡影響人們的正常閱讀。其次，圖書檔案的后期管理成本更低，這些圖書檔案在后期使用的過程中并不需要再次購買相關的設備和資料，其中的數據都會直接被檔案系統進行數字化的儲存，在后期所產生的費用只有少量的電費。最后，數字化圖書檔案可以實現更加快速的搜索，無論是攜帶還是共享都更加方便。用戶的信息搜索過程也更為準確，核對的時間比較短，同時還可以使圖書檔案管理的效果大大提升。

（二）滿足了圖書事業發展的要求。在時代發展的過程中，圖書檔案的數量和規模都在不斷增加，為了滿足對圖書的管理，圖書檔案的數字化是未來重要的發展趨勢。首先，數字化圖書檔案的儲存量比較大。在信息存儲的過程中，只需要一個小小的芯片就可以實現數以億計字符的存儲，這相當于數千本書的內容。在這樣的情況下，圖書檔案對紙張的使用量大大降低，同時也實現了對圖書檔案存儲空間的節省。其次，數字化圖書檔案在信息存儲和傳遞的過程中并不會受到載體的限制。它不僅可以將圖書檔案的信息存儲到實物的載體當中，同時也可以通過網絡傳輸或者接受儀器來實現對信息的快速和安全傳遞，在這個過程中擺脫實物的載體。

二、高職院校圖書館圖書檔案管理現狀

（一）對圖書檔案儲存空間的要求更高。從內容的角度來看，當前高職院校當中，很多圖書檔案是文本的形式，電子信息化的圖書檔案比較少。在對這些圖書檔案進行管理的過程中，需要做好及時的歸檔和保存，圖書管理人員的工作量比較大。同時，隨著高職院校的不斷發展，招生數量也不斷擴大，學校為了滿足教學需求，會不斷增加學科建設的數量，在這個過程中會產生大量的圖書檔案，尤其是用于學科服務方面的圖書檔案資料也在快速增加。調查顯示，我國普通規模的高職院校每年增加的各類圖書、國內外電子資料和光盤的數量已經超過了10萬份，而檔案館每年接收的來自內部學院、團委、學生處等的各類檔案資料也達到了近百卷。這些圖書檔案存在的形式各不相同，除了常見的文本資料之外，還有很多是音像資料和數字資料。除此之外，高職院校當中本身還存在很多的圖書資料，他們對圖書檔案的存儲空間也有著比較高的要求。

（二）圖書檔案的使用率處于不斷增加的狀態。高職院校的圖書檔案主要的服務對象就是本校的教師和學生。近年來，隨著全國各地高職院校的擴招，很多學校的學生數量都在快速增加，他們在平時的學習當中對各種圖書檔案的利用率比較高，這導致了整個學校的圖書檔案利用率處于不斷增加的狀態。同時，隨著各種智能化設備的普及，學生在利用圖書檔案的時候更習慣于使用數字化的圖書檔案，這些檔案信息在查詢、下載以及打印方面都更加方便。根據調查統計，我國各地高職院校學生對數字化圖書檔案的需求具有多樣化發展的趨勢，為了滿足學生的需求，高職院校需要不斷完善數字化圖書檔案的建設。

（三）圖書檔案的使用范圍在不斷擴大。在過去，高職院校的圖書檔案是相對封閉的，只為學校內部的教師、學生以及相關部門提供服務。在信息化的時代當中，圖書檔案使用的范圍不斷擴大，檔案系統也變得更為開放。除了為本校的人員提供服務之外，很多高職院校還加入了地區的圖書館發展聯盟，通過信息化的手段實現了本校的圖書檔案和圖書資源向整個聯盟的學生開放。在這樣的背景下，圖書檔案的管理壓力越來越大，管理人員的工作量越來越多，這對圖書檔案管理的效率和水平都提出了更高的要求。與此同時，很多高職院校在發展的過程中都出現了服務社會的趨勢，很多公眾都可以到學校的圖書館來查閱資料，他們對于高職院校的圖書管理工作來說是一個比較龐大的群體。在這樣的情況下，高職院校圖書檔案的應用范圍也越來越大，實現數字化的圖書館圖書檔案建設是十分有必要的。

三、高職院校圖書館圖書檔案數字化建設的有效路徑

（一）完善圖書館圖書檔案的數字化設施。在信息化高速發展的背景下，高職院校圖書館圖書檔案的數字化建設離不開完善的數字化設備，這些設備主要包括圖書檔案的數字化管理平臺、管理網絡以及專門的數據庫系統等。具體來說，在對數字化管理平臺進行建設的過程中，相關人員需要結合圖書檔案的數量、未來的擴張情況以及實際需求來進行設計，要注意預留好充足的可擴展空間，這樣才能更好地應對高職院校圖書檔案信息數量越來越多的發展趨勢，在數字化管理平臺構建的過程中，相關人員要堅持循序漸進的原則，尤其是在發展初期，要做好對檔案的分類和等級評定。比如圖書檔案當中價值比較高、比較稀有的資料要作為第一批數字化管理的對象；那些需要被永久保存的重要檔案可以作為第二批管理對象；使用和調取頻率都比較高的檔案作為第三批；而那些具備地方級保護價值的檔案則可以作為第四批，依照這一規則來實現數字化檔案管理工作的逐步開展。在管理網絡方面，相關人員則需要做好對局域網系統的完善，為圖書檔案的數字化建設構建起安全和穩定的網絡基礎。目前，我國很多高職院校的圖書檔案正處于紙質文檔管理向數字化管理的過渡時期，要想順利地完成過渡，就要建立起專門的數據庫系統，每完成一部分的工作就建立起相應的數據庫。

（二）優化圖書館圖書檔案的數字化服務。隨著高職院校圖書檔案利用率的增加和利用范圍的拓展，建立起相應的配套服務系統是十分有必要的，這可以使數字化的圖書檔案得到更加有效的利用。為了實現這個目標，相關部門需要對原本的圖書檔案服務系統進行優化，以用戶的需求作為目標，為他們提供更加便捷性和優質的數字化服務。在這個過程中，可以利用大數據技術做好對用戶群體的分析，了解他們的實際需求，然后為他們提供定制化的服務。比如在技術層面，為了實現用戶對圖書檔案資料的跨庫檢索，可以對所有圖書檔案的目錄、內容和編碼方式進行一體化的管理，這樣一來，用戶只需要通過圖書館當中專門的檢索程序就可以準確地定位到所需要的信息資料。為了確保圖書檔案服務的質量，還需要做好對圖書館當中檔案信息錄入過程的有效管理。如果在信息錄入的過程中，人為因素會導致某些錯誤的發生，這會對后期的檢索質量造成不良的影響。因此在制作圖書檔案數字化文件的時候，工作人員需要在其中加入靜態和動態的數據，并對數據信息進行集中處理，這樣可以為后期信息的使用提供便利的條件。通過為用戶提供精準與完善的數字化信息服務不僅可以為用戶使用信息提供便利，同時也可以有效提升圖書檔案的利用價值。

（三）控制圖書館圖書檔案的數字化風險。在信息化的時代里，人們獲取信息的途徑變得更加多樣化，信息的傳播也變得更加簡單，正是這些網絡工具的滲透對圖書檔案系統造成了嚴峻的信息安全風險。如果系統出現了非法入侵、惡意攻擊等問題的話，不僅會導致信息被泄露，同時還可能會導致其中的重要文件被惡意破壞和盜取，嚴重情況下還可能會出現數字化平臺無法正常使用的情況。因此，在圖書館圖書檔案數字化建設的同時，還要做好對數字化風險的防控工作。在數字化設備運行的過程當中，很容易受到外界環境的影響，在這個過程中出現的故障具有較強的不可預見性。因此，為了減少因系統硬件而發生的故障、降低這些故障對圖書檔案系統所造成的安全風險，在數字化建設的過程中要結合圖書檔案信息的形式來選擇合適的存儲方式，對于其中的本文、圖像、視頻以及音頻這些檔案形式，要使用不同的存儲方式進行保存，同時還要做好對檔案信息的備份。對于高職院校圖書館當中專門用來存儲圖書檔案信息的計算機，要避免其接入外網，這樣系統在發生信息風險的時候，可以通過該計算機來實現對圖書檔案信息的恢復。

四、結語

綜上所述，在高職院校圖書館圖書檔案管理的過程中，數字化技術發揮了重要的作用。數字化建設不僅符合圖書館檔案管理的要求，同時也符合圖書事業發展的要求。當前，高職院校圖書館在對圖書檔案進行管理的過程中，對存儲空間的要求越來越高，同時圖書檔案的使用效率在不斷增加、使用范圍也在不斷擴大。在這樣的情況下，建立數字化的圖書檔案系統是十分有必要的，高職院校要結合實際需求來設立數字化建設的目標和方案，同時做好設備完善、服務提升以及風險防控工作。