淺談大數(shù)據(jù)時代文書檔案電子化建設(shè)

文/杭州市富陽區(qū)愛國衛(wèi)生運動委員會辦公室 裘曉萍

大數(shù)據(jù)時代的到來對文書檔案最顯著的影響便是從原來的紙質(zhì)化記錄轉(zhuǎn)變成電子化記錄，管理效率和質(zhì)量日益得到提升。對于文書檔案管理工作來說，是否應用先進的科學技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)是衡量管理工作水平的重要指標。在大數(shù)據(jù)技術(shù)不斷進步的背景下，衍生出各式各樣的數(shù)據(jù)處理庫和軟件，能夠有效實現(xiàn)對海量信息的處理。事業(yè)單位應充分認識到大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，并積極進行應用，不斷提高文書管理工作的效率，從而創(chuàng)新檔案管理模式和方式，促進自身的可持續(xù)發(fā)展。

一、文書檔案電子化建設(shè)的重要意義

（一）有利于提高文書檔案歸檔的效率。傳統(tǒng)媒體時代，文書檔案資料基本以紙質(zhì)版保存，檔案紙張很容易出現(xiàn)受損、丟失等問題。文書檔案的歸檔方式是由工作人員手動歸檔，不僅工作量巨大，還容易在海量信息中出現(xiàn)差錯。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，傳統(tǒng)檔案管理工作已經(jīng)不能適應當今社會發(fā)展。將紙質(zhì)版文書檔案轉(zhuǎn)變成電子版文書檔案資料，成為提高文書檔案管理工作水平的重要途徑。文書檔案電子化建設(shè)能夠第一時間將信息錄入電腦檔案數(shù)據(jù)庫中，如若利用大數(shù)據(jù)技術(shù)還能夠?qū)崿F(xiàn)信息的自動歸檔，極大提高了工作效率。

（二）有利于提高文書檔案檢索的便利性。文書檔案作為事業(yè)單位各項任務的依據(jù)和說明，其包含著單位建立伊始至今的信息，信息量是巨大的。當工作人員想要獲取相關(guān)信息時，需要在大量的紙質(zhì)文書檔案中進行查找和獲取，不僅浪費時間和人力，還有可能耽誤重大工作進展。文書檔案電子化依托強大的信息處理軟件，將所有的文書檔案信息進行整合和分類，工作人員只需登錄后搜索相關(guān)內(nèi)容便可獲得所求信息，大大提高了檢索的便利性。此外，在互聯(lián)網(wǎng)機制作用下，電子文書檔案能夠?qū)崿F(xiàn)在線高效傳輸，解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件傳送時間長的局限。

（三）有利于節(jié)約文書檔案存放空間。文書檔案存放是有期限的，但隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展和壯大，文書檔案的銷毀速度遠遠比不上添加速度，這就導致大量文書檔案資料堆放，占據(jù)了大部分檔案室空間。在文書檔案電子化建設(shè)過程中，不需要將紙質(zhì)文書存儲在檔案室內(nèi)，只需將信息存儲在云盤、數(shù)據(jù)庫、移動磁盤內(nèi)即可，節(jié)省了檔案室的物理空間和紙張數(shù)量，有利于促進檔案管理工作朝著集約化、精細化方向發(fā)展。

二、文書檔案電子化建設(shè)中的問題和不足

（一）文書檔案存在歷史遺留問題。文書檔案的存放是具有一定歷史的，如果無法做到及時銷毀，檔案資料只會逐年增多，給檔案管理工作帶來難題和考驗。當進行文書檔案電子化建設(shè)時，其工作量也是巨大的，將所有剩余的文書檔案進行電子信息錄入是非常耗時耗力的。對于一些陳舊且重要的文書檔案，在錄入過程中很有可能因為操作不當而損壞，影響了重要信息的保存。此外，文書檔案管理人員流動性較大，再加上歸類不規(guī)范不合理，很難實現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的匹配對應，容易造成管理混亂。

（二）文書檔案電子化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施不完善。文書檔案電子化建設(shè)是以先進的科學技術(shù)和基礎(chǔ)設(shè)施為前提的，只有具備上述條件才能高效、準確實現(xiàn)檔案資料的電子化錄入。從現(xiàn)實情況來看，很多事業(yè)單位的文書檔案管理室建設(shè)落后，缺乏規(guī)范合理的區(qū)域劃分，更缺乏單獨的電子化文書檔案管理空間，不利于后續(xù)電子化信息建設(shè)工作的開展。此外，很多檔案管理室只有計算機、打印機等簡單設(shè)備，缺乏功能強大的電子掃描儀、數(shù)據(jù)處理設(shè)備和刻錄設(shè)備。即使一些事業(yè)單位具有電子化文書檔案管理系統(tǒng)，也是多年前開發(fā)的系統(tǒng)，其功能和電子兼容性無法滿足大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求。

（三）電子信息存儲產(chǎn)品沒有及時更新。在文書檔案電子化建設(shè)過程中，還存在電子存儲設(shè)備更新?lián)Q代的問題。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子產(chǎn)品幾年就會出現(xiàn)大換血。單位內(nèi)原有的電子存儲產(chǎn)品在使用幾年后，很可能會出現(xiàn)功能不完備、信息儲備安全性有待提升、存儲速度下降等問題。在這種情況下，工作人員的數(shù)據(jù)錄入和提取效率便會下降。因此，在電子化建設(shè)過程中應及時更新信息存儲設(shè)備，不斷完善其功能，保障文書檔案管理效率的提升。

（四）文書檔案管理人員素質(zhì)有待提升。大數(shù)據(jù)時代，各類信息技術(shù)和軟件廣泛應用，需要高素質(zhì)的新時代人才進行信息管理工作。文書檔案管理工作對工作人員的信息素質(zhì)提出了更高要求，其不僅需要具備管理知識，還需要具備扎實的信息技術(shù)知識儲備，以適應海量的信息處理工作。大部分事業(yè)單位的工作人員是無法達到上述要求的，受到年齡普遍較大、文化水平不高、學習能力等因素的限制，這就導致了文書檔案管理工作人員缺乏適應大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的應用技能，影響了檔案管理信息化建設(shè)進程。

三、優(yōu)化文書檔案電子化建設(shè)的對策和方法

（一）加大資金和技術(shù)投入，完善電子化基礎(chǔ)設(shè)施。完善基礎(chǔ)設(shè)施是推動文書檔案電子化建設(shè)的前提條件，也是基本物質(zhì)保障。因此，事業(yè)單位部門應加大對管理工作的重視程度，增強對其經(jīng)費支援。首先，應設(shè)立獨立的電子檔案管理室，更新打印機、復印機、掃描儀等設(shè)備，并大力開發(fā)電子文書檔案數(shù)據(jù)庫，為后續(xù)電子化建設(shè)提供設(shè)備支撐。其次，還應引進先進的算法技術(shù)、云計算技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)等技術(shù)，構(gòu)建高效的信息處理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)錄入、查詢、傳送的準確和便捷。相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的完備是事業(yè)單位積極順應時代發(fā)展潮流的體現(xiàn)，也是優(yōu)化檔案管理工作的不二法門。

（二）健全電子化管理制度，保障管理工作的運行。由于文書檔案工作內(nèi)容較為繁雜，需要科學合理的檔案管理制度規(guī)范各項工作落實。管理制度的設(shè)立需要按照國家相關(guān)法律執(zhí)行，并結(jié)合事業(yè)單位自身管理工作的現(xiàn)狀進行創(chuàng)新性實踐。相關(guān)部門應設(shè)立合理的人員責任制度、檔案室管理制度等，以推動管理工作朝著專業(yè)化、規(guī)范化方向發(fā)展。在工作開展過程中，應將工作具體落實到個人頭上，實施嚴格的追責制，規(guī)范工作人員行為，減少檔案管理失誤事件的發(fā)生。同時，還應實施科學的激勵制度，通過獎懲的實施提高工作人員的積極性。

（三）提高員工綜合素質(zhì)，提高管理工作效率。工作人員是文書檔案電子化建設(shè)的核心要素，其專業(yè)能力和水平影響著各項管理工作的實際成效。因此，檔案管理部門應加強對工作人員的專業(yè)培訓，可以邀請專業(yè)的電子化文書檔案管理專家或者學者對其進行講授，不斷提高其專業(yè)技能和信息技術(shù)應用能力。此外，檔案管理是一項政策性極強的工作，需要工作人員具備高度的政治素養(yǎng)和法律敏感度。因此，工作人員還應加強對法律知識、政治政策等方面的學習，以不斷提升工作人員素養(yǎng)。

（四）做好庫存檔案管理工作，分批分步驟進行。文書檔案的信息化建設(shè)不是一蹴而就的，需要按部就班地執(zhí)行和落實。對于歷史遺留的紙質(zhì)文書資料，需要一段較長時間的錄入工作才能實現(xiàn)。因此，工作人員應通過對其進行任務規(guī)劃，制定合理的任務表，實施重要文書資料先行、分批次錄入、尋求外包公司幫助等手段，實現(xiàn)庫存文書檔案的電子化。

（五）增強網(wǎng)絡(luò)信息安全意識，防止檔案信息的泄露。大數(shù)據(jù)時代的到來，雖然為我們處理海量信息提供了便利，但在魚龍混雜的網(wǎng)絡(luò)空間內(nèi)信息安全性受到來自多方面的威脅。文書檔案管理作為事業(yè)單位較為重要的信息，其安全性應得到充分保障。因此，檔案管理部門應不斷提高信息安全意識：一方面，加強對工作人員的操作規(guī)范，防止出現(xiàn)個人失誤造成信息泄露的事件發(fā)生；另一方面，大力開發(fā)檔案數(shù)據(jù)庫軟件的安全管理功能，加強網(wǎng)絡(luò)屏障保護，防止黑客、外網(wǎng)的襲擊和威脅。

四、結(jié)語

文書檔案作為事業(yè)單位日常工作和發(fā)展歷程的記錄，在單位發(fā)展進步過程中起著基礎(chǔ)性作用。如今已是大數(shù)據(jù)時代，信息朝著碎片化、電子化、互聯(lián)化方向發(fā)展。為了適應時代發(fā)展潮流，必須革新傳統(tǒng)文書檔案管理模式，充分利用先進的大數(shù)據(jù)技術(shù)和軟件，實現(xiàn)文書檔案處理的電子化建設(shè)。首先，應加大資金和技術(shù)投入，完善電子化基礎(chǔ)設(shè)施。同時，健全電子化管理制度，保障管理工作的運行。其次，提高員工綜合素質(zhì)，提高管理工作效率。此外，做好庫存檔案管理工作，分批分步驟進行。最后，增強網(wǎng)絡(luò)信息安全意識，防止檔案信息的泄露。