中職學校學生檔案管理數字化研究

文/福建省泉州市農業學校 施莉莉

作為學生在校教育期間真實的反映資料，學生檔案記錄了學生個人最真實的表現情況，是企事業單位人事檔案的重要參考內容。在中職學校學生就業規模不斷擴大的前提下，學生檔案利用效率的提升對學校檔案管理工作提出了更高的要求，借助現代化信息技術，建立中職學校學生數字化檔案成了當前信息化社會發展的必然趨勢。

一、學生檔案數字化產生的背景

學生檔案是指學生在校學習期間不同時期的文字資料記錄，是一個學生成長發展的最原始記錄資料，它可以真實地反映學生在不同學習階段的表現情況，是學生從學校踏入社會，用人單位考核學生的必要資料之一。一般情況下，學生檔案管理工作主要包含了學生檔案信息的搜集、整理、鑒定、錄入信息、保管以及編目和檢索等幾部分內容，整個工作內容和過程非常嚴謹和煩瑣。

近些年來，隨著中職學校畢業生就業渠道的拓展，服務對象和用人單位的增加大大提高了對學生檔案的利用效率。這一形式的轉變給中職學校檔案管理工作帶來了不小的挑戰，由于學生檔案管理工作信息數量龐大，需要根據學生的情況及時更新內容，僅僅依靠人工管理的模式既不利于規范化操作，同時也使檔案管理和使用效率大大降低。

借助現代化信息技術進行學生檔案管理工作有著人工管理無法比擬的優勢和便利性，例如，信息提取迅速、查閱方便、易于管理、安全性高、信息儲存量大等等。信息技術的快速普及勢必會帶領著中職學校檔案管理工作朝著知識化、信息化、網絡化以及便捷化的方向發展，這是未來學生檔案管理工作的必然趨勢。基于信息技術平臺基礎之上的中職學生數字化檔案管理工作能夠為學生、學校以用人單位提供更好的信息服務體驗，對優化教育改革，促進信息化建設有著積極的推動作用。

二、學生檔案數字化管理的必要性

（一）適應學校及教育發展的新形勢。隨著高等院校教育事業的快速發展，中職學校學生檔案管理的內容和形式也在發生著相應的變化，雖然中職學校學生檔案只服務于學生個人，但是檔案管理工作又與學校教學和學生管理有著密切的聯系。中職學校辦學規模以及教學專業的增加，都在很大程度上影響著學生檔案的管理工作，加上社會以及用人單位對學生檔案使用率的提升，建立一套現代化、信息化的學生檔案管理系統是現代化教育及學校發展的迫切需求。

（二）滿足社會發展對學生檔案數字化的需求。傳統形勢下的學生檔案都是紙質檔案的形式進行保存的，檔案內容需要人工書寫完成。這種紙質的檔案是學生檔案的最原始依據，但是同樣也伴隨著很大的局限性與不足之處。例如，檔案保存質量較差、數量多、體積大、不利于長期保存、便攜性差、信息提取效率低下等。這種高效率的學生檔案使用率和傳統檔案管理的矛盾日益凸顯，嚴重影響學生檔案資源的使用率，同時也無法充分發揮技術積累的成果。因此，傳統形式下的學生檔案管理工作已經遠遠無法滿足現代化信息社會的發展需求，亟待解決和優化。

（三）滿足就業形式多樣化的發展需要。隨著我國市場經濟體制的不斷完善和發展，人才市場、就業指導中心等人才交流中介機構的規模也在不斷擴大，中職學校的畢業生也從最開始的統一分配轉變為了雙向選擇的就業形勢，人事代理制度就此開始廣泛的實施。由于社會上虛假學歷的泛濫，用人單位在招聘過程中越來越重視應聘人員學歷的真實性。因此，不斷強化和完善中職學校學生檔案管理工作重新受到了人們的廣泛關注。在現行相關政策中明確指出，中職學校的學生畢業后，在學校統一辦理就職手續時，如果檔案未落實到就業單位的，需要將檔案轉送至就業指導中心代為保管。在落實就業單位以后，用人單位或者畢業生本人憑借相關手續將檔案提取轉走。在這一個閉環流轉過程中仍然存在著檔案丟失、損毀以及涂改等情況，對學生檔案的安全性有著嚴重的影響，只有從根本上轉變檔案形式，推行數字化、信息化在檔案管理工作中的普及，才能夠從源頭解決這一問題，更好地服務于學生以及用人單位的使用需求，確保檔案信息的安全性及完整性。

三、中職學校學生檔案管理數字化發展的保障及措施

（一）做好信息采集工作。中職學校學生檔案管理具有一定的綜合性和復雜性，在推行檔案管理數字化發展工作落實過程中，應當充分做好學生檔案信息的收錄和采集工作。在建設和發展學生檔案管理數字化過程中，由于初期缺乏建設經驗且技術條件的限制，學生檔案的收錄和采集方式大多是通過人工的形式進行的。這種情況下的工作不僅工作量巨大，同時還會存在一定的人工誤差，影響學生檔案信息的準確性。因此，在推動學生檔案管理信息化發展的工作中，首先要做好學生檔案的收錄和采集工作，既要保證檔案信息的采集效率，同時也要確保信息的準確性和安全性。

（二）開發完善的綜合應用平臺。通過收錄、采集以及整合學生檔案信息，已經逐步形成了學校內部獨立的檔案信息資源體系，但是這些數字化的學生檔案信息還不足以滿足長期保管和靈活應用的需求，仍需要更進一步地分類處理，確保檔案信息能夠滿足數字化環境下的使用需求。因此，這就需要中職學校完善和開發專業的綜合應用平臺，以滿足這些檔案信息的管理需求。首先，綜合應用平臺應當具有完善的歸檔及整理分類功能。在學生檔案管理過程中，由于學生群體來源多樣化的特征，檔案信息也具有來源差異化和載體多樣性的特征。這就需要學校檔案管理系統平臺能夠提供科學、有效的歸檔整理處理，根據學校實際需求將學生檔案信息通過校內網的形式完成對歸檔文件的接收、分類、歸檔處理過程，同時在檔案管理數字化處理過程中保障檔案信息的原始性、完整性以及真實性，確保形成完善的數字化處理體系。其次，具備完善的檔案資源管理功能。在完成學生檔案資源基本數字化處理的基礎上，就需要進入檔案資源管理系統，對前一流程中采集、歸檔后的數字化檔案信息進行管理服務，在確保檔案信息完整性以及真實性的基礎上確保海量檔案資源的有序管理，為后期使用查詢奠定堅實的基礎。在這一過程中，檔案管理系統要將不同格式的數字檔案進行科學的規范加工，形成統一的管理文件，同時在管理的過程中能夠提供分類號、主題詞標引以及檔案標引等形式的檢索服務。通過完善的綜合應用平臺，完成學生檔案從采集、歸檔到整理的科學化處理，確保學生檔案管理工作在滿足數字化應用需求的同時檔案信息的原始性、完整性以及真實性都可以得到保障。

（三）提高數字化檔案的安全性。學生檔案管理工作逐步趨向數字化發展在為學校提供便利性的同時，也隱含著一定的安全性風險。正如上文所述，數字化的檔案信息最大的弱點在于不能像紙質文件一樣保留“筆跡”痕跡，這就使得數字化的檔案信息很容易被惡意篡改。在推行檔案管理數字化發展的過程中首先就需要妥善解決這一問題，否則將會嚴重影響檔案管理數字化的權威性和真實性。這就需要在實際工作中相關管理人員能夠積極地提升自身專業能力，不能只滿足于簡單的檔案信息操作工作，同時還要對文檔的制作、存儲以及修改重組等方面內容有所涉獵，從而能夠準確識別檔案信息是否存在被修改痕跡，以更好地提高檔案信息的安全性。除此之外，數字化檔案管理也需要像紙質文件一樣有相應的存儲介質。一般情況下，檔案信息都會存儲在特定的光盤、硬盤以及網絡系統。但這并不意味著信息安全性就是絕對的安全，一旦這些介質出現損壞，則其中的檔案信息勢必會受到破壞。因此，為了科學地解決這一問題，在對數字化檔案信息進行保存的過程中，需要復制多份信息，借助不同的存儲介質進行保存，以便更好地預防意外損壞情況的發生。

（四）建設專業的信息化人才團隊。在中職學校學生檔案管理數字化應用過程中離不開專業的信息化人才隊伍的支持。在實際工作中，學校要根據實際需求情況，建設一支專業化的信息人才團隊，以滿足實際管理工作的需要。檔案管理信息化團隊可以分為兩部分進行落實：一是管理型專業人才。這一部分人員可以由原來學習檔案管理人員共同組成，充分發揮傳統檔案管理的經驗。二是技術型專業人才。這部分人員主要負責檔案管理系統的建設、維護以及安全性操作等工作。通過完善的管理人才團隊建設，為學校學生檔案管理信息化發展奠定堅實的人才基礎。

四、結語

隨著我國信息化建設速度的不斷加快，中職學校學生檔案管理數字化發展勢必會成為現代化教育的必然趨勢。在這一過程中，學校要從自身實際管理需要出發，制定合理的數字化發展計劃，并充分做好學生檔案數字化發展的安全性工作，確保數字化檔案管理工作在提供便利性的同時，檔案信息安全性也能夠得到保障，推動檔案管理數字化發展更好地落實。