大學(xué)生畢業(yè)檔案管理問題與發(fā)展對(duì)策探析

文/福建省三明市人力資源和社會(huì)保障信息中心 王偉巍

大學(xué)生作為我國新時(shí)代發(fā)展的主力軍，在我國的各種行業(yè)中都起到了重要的作用。而大學(xué)生的畢業(yè)檔案則是大學(xué)生的第一份全面的“簡歷”，它記錄著大學(xué)生在校園里的學(xué)習(xí)情況、校內(nèi)外的實(shí)踐活動(dòng)以及更種考核和表現(xiàn)等，它將隨著大學(xué)生一起去往工作地點(diǎn)。由此，如若要評(píng)估一個(gè)大學(xué)生是否為工作單位所需的人才，大學(xué)畢業(yè)生的檔案將成為一個(gè)重要依據(jù)，因此大學(xué)畢業(yè)生檔案的管理工作是高等院校和社會(huì)必須做好的重要工作之一。

一、三明市大學(xué)生畢業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

我國目前的高等教育正走在“大眾化”的道路上，全國各地各大高校皆在擴(kuò)招，三明市的各大高等院校也不例外。如今的大學(xué)畢業(yè)生數(shù)量比之以往增加許多，由此導(dǎo)致三明市各縣（區(qū)、市）人力資源局和社會(huì)保障局的工作量飛速增長，但至今這份工作一直都沒有得到應(yīng)有的重視，也就少有資源被投入這份工作之中，使得這份工作所需要的技術(shù)和工具都沒有得到及時(shí)地更新?lián)Q代。不僅如此，三明市依照國家要求取消了涉及流動(dòng)人員人事檔案基本公共服務(wù)以及延伸服務(wù)的一切收費(fèi)，可這些服務(wù)的成本費(fèi)用卻難以通過對(duì)其較少的投入來補(bǔ)上，如此以來，三明市人才服務(wù)中心只得取消檔案的延伸服務(wù)以此來保證支出平衡。由此，筆者在此對(duì)目前存在于三明市大學(xué)生檔案管理工作中的問題進(jìn)行分析，希望能提出相應(yīng)的具有實(shí)踐性意義的建議。

二、大學(xué)生畢業(yè)檔案管理中存在的問題

三明市現(xiàn)有三明學(xué)院、三明醫(yī)學(xué)科技職院等多所大中專學(xué)校，每年從三明市畢業(yè)的大中專學(xué)生數(shù)以萬計(jì)，截至2020年8月，三明市人才服務(wù)中心中心負(fù)責(zé)保管的檔案33661份（離校未就業(yè)大中專畢業(yè)生、企事業(yè)單位改制、機(jī)關(guān)企事業(yè)單位辭職（開除）等各類人員檔案），檔案管理工作十分繁重。但各縣（區(qū)、市）人力服務(wù)中心處理這份工作的效率卻不盡如人意，其存在的不利因素主要有如下三點(diǎn)：

（一）檔案工作未能得到足夠的重視。在三明市，大中專學(xué)生畢業(yè)生檔案的管理工作很少被作為基層人才服務(wù)中心的重點(diǎn)工作，這些服務(wù)中心的工作人員認(rèn)為大中專學(xué)生畢業(yè)之后，工作能不能高質(zhì)地完成與大學(xué)生的畢業(yè)檔案關(guān)系不大，由此便懈怠了這份工作，對(duì)于收到需要保存的檔案，將其隨意堆放，并不能及時(shí)地將其歸到它應(yīng)在的地方；不僅如此，大中專學(xué)生們對(duì)于檔案重要性的認(rèn)知也不甚足夠，這些學(xué)生并未在畢業(yè)不久之后就將檔案寄往當(dāng)?shù)氐娜瞬欧?wù)中心寄存，而是隨手放在家里的某個(gè)地方乃至弄丟。這種種的現(xiàn)象都表明，在許多基層人才服務(wù)中心都存在著程度不一的對(duì)大中專學(xué)畢業(yè)檔案管理工作的輕視，反映了一些人對(duì)于這份工作的了解不夠深刻，難以滿足如今社會(huì)對(duì)于大學(xué)生檔案管理工作的需求。

（二）檔案管理方法與保存技術(shù)都比較落后。沿用至今的大中專學(xué)畢業(yè)生檔案管理方式較為落后，對(duì)于檔案的存放管理實(shí)在是太過隨意，使得用人單位上門查閱某一大學(xué)生檔案時(shí)常常要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力資源，間接地影響了畢業(yè)學(xué)生的就業(yè)。如今畢業(yè)生檔案在人才服務(wù)中心具有存放時(shí)間短、流動(dòng)快、投遞范圍廣等特點(diǎn)，對(duì)傳統(tǒng)的管理方式勢必產(chǎn)生沖擊，便浪費(fèi)了許多的人力時(shí)間成本。不僅如此，檔案的存放需要有一個(gè)干凈的專用的檔案室，而在三明市某些區(qū)縣級(jí)別的人才服務(wù)中心卻缺少這樣一個(gè)檔案室，有些具備了檔案室的人才服務(wù)中心也難以投入更多的資金去保養(yǎng)檔案室以及更新相應(yīng)的器材，這將使得在這些檔案室的檔案材料容易霉變乃至受到蟲蛀，材料的完整性受到破壞。

（三）檔案內(nèi)容單一不全，未能反映大中專學(xué)生的在校全貌。如今，大中專學(xué)畢業(yè)生檔案僅僅記錄著學(xué)生的姓名、身份證號(hào)碼、性別、出生年月、戶籍地址、畢業(yè)院校等基礎(chǔ)信息以及是否受到過重大獎(jiǎng)懲的情況，而且這重大獎(jiǎng)懲都僅僅只是關(guān)于學(xué)習(xí)方面，對(duì)于目前高等院校提倡的大學(xué)生創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目等社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)乃各種證書的記錄都是極少的。檔案單一地記錄與學(xué)習(xí)方面有關(guān)的咨詢而忽略了學(xué)生其他方面的成就，會(huì)使得用人單位在考慮用人時(shí)出現(xiàn)重大偏差。例如有一學(xué)習(xí)成績一般的學(xué)生，其一般的成績被如數(shù)記入了檔案中，但這個(gè)學(xué)生參加的諸多創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)項(xiàng)目所拿到的獎(jiǎng)項(xiàng)卻少被記錄其中，使得用人單位在判斷時(shí)會(huì)忽略其優(yōu)點(diǎn)，只看到其一般的成績。對(duì)于學(xué)生來說失去了一個(gè)重要的機(jī)會(huì)，對(duì)于單位來說則失去了一個(gè)可用的人才。

三、人才中心管理大學(xué)生畢業(yè)檔案的對(duì)策

（一）人才中心應(yīng)不斷提升重視的程度。人才中心要將這份工作的重視程度提升，需要做到以下兩點(diǎn)：

一是要加大政府對(duì)這份工作的投入，在我國，這項(xiàng)工作的服務(wù)一般都是免費(fèi)的，而不多的投入以及日漸增長的成本會(huì)逐漸使得這份工作不那么“受人待見”，甚至發(fā)展到像三明市一般不得已地取消了這項(xiàng)工作的延伸服務(wù)。由此，政府應(yīng)加大在這份工作上的投入，以表明政府對(duì)這份工作的重視，帶動(dòng)起人才中心重視程度的提升。

二是提升相應(yīng)工作人員對(duì)這份工作的重視程度，如若從事這份工作的人員都輕視這份工作，更別提其他人了。而要提升相關(guān)工作人員的重視程度，則不僅要在平日對(duì)于工作人員的培訓(xùn)中培養(yǎng)其敬業(yè)奉獻(xiàn)的精神，更要制定一套嚴(yán)格的執(zhí)行制度，對(duì)畢業(yè)生檔案管理的每個(gè)流程的步驟進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，對(duì)各種可能發(fā)生的情況進(jìn)行考慮并且給出相應(yīng)的解決方案。除此之外，更可以制定一定的激勵(lì)制度，將工作人員的工作情況和他的工作態(tài)度納入評(píng)定之中，對(duì)于表現(xiàn)良好的工作人員進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的表彰；反之，則對(duì)其進(jìn)行懲罰，以培訓(xùn)和制度來提升相關(guān)工作人員的重視程度。

（二）不斷完善管理方法與保存條件。檔案保存并非如眾人所想只需要找個(gè)地方分門別類地將檔案放好即可，它是一門技術(shù)性很強(qiáng)的工作，需要考慮各方各面可能會(huì)損壞檔案的隱患，并且采取相應(yīng)的措施進(jìn)行預(yù)防。而隨著如今現(xiàn)代化水平的提高，檔案的管理與保持也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，以現(xiàn)代化的技術(shù)去保護(hù)這些檔案。例如使用除濕器以防止紙質(zhì)檔案發(fā)霉，使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等數(shù)據(jù)儲(chǔ)存設(shè)備以查找檔案位置；增設(shè)攝像頭、火警安全警報(bào)裝置等以防止火災(zāi)等自然災(zāi)害的發(fā)生；定時(shí)除蟲，防止蟲子蛀食檔案等現(xiàn)代化技術(shù)。

（三）拓展大學(xué)畢業(yè)生檔案歸檔的范圍。大中專學(xué)生畢業(yè)檔案中的信息不能僅僅只包括學(xué)生的學(xué)習(xí)情況和一些重大的獎(jiǎng)懲情況，更應(yīng)該包括他們的生活軌跡、德育水平、性格特點(diǎn)、身體和心理素質(zhì)以及社會(huì)實(shí)踐等種種方面，以使得大學(xué)生們的形象不僅存在于學(xué)習(xí)這一方面，更存在于各種各樣的方方面面，以此盡力構(gòu)建出一個(gè)立體的大中專學(xué)生形象，使得用人單位在客觀合理地評(píng)估某一學(xué)生時(shí)“有法可依”，也使得他們?cè)谇舐殨r(shí)能依據(jù)檔案上真實(shí)的信息，選擇更適合自己的用人單位。

（四）加快大中專學(xué)生畢業(yè)檔案的計(jì)算機(jī)管理。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理成本較高，也更容易受到破壞。由此我們可以利用如今的信息化技術(shù)，將這些學(xué)生的紙質(zhì)畢業(yè)檔案變?yōu)殡娮訖n案。電子檔案比之傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，檔案內(nèi)容的大幅提升并不會(huì)占據(jù)很多的資源，相反，只需要不到1M的網(wǎng)絡(luò)儲(chǔ)存空間便可解決，而這樣的技術(shù)在當(dāng)代已經(jīng)十分成熟，運(yùn)用起來其成本也并不會(huì)太高。除此之外，電子檔案的查找和調(diào)用也更加方便，只需有相應(yīng)的授權(quán)，學(xué)生們或者用人單位便可以在網(wǎng)絡(luò)上查詢到他們所需的檔案，這大大降低了曾經(jīng)搜尋檔案的人工成本。而這樣的電子檔案應(yīng)該在大一學(xué)生一入學(xué)便開始建立，伴隨著大學(xué)生四年的學(xué)習(xí)生涯，檔案的內(nèi)容也隨之豐富起來，最終在學(xué)生畢業(yè)時(shí)形成一份完整的檔案并且轉(zhuǎn)發(fā)給人才服務(wù)中心保存。

四、結(jié)語

大中專學(xué)生畢業(yè)檔案不應(yīng)該僅僅只記錄著學(xué)生的基本信息和學(xué)習(xí)情況，更應(yīng)該將學(xué)生的優(yōu)點(diǎn)特長、思想道德素質(zhì)乃至身心健康情況都記錄在案，如此才能全面地將一個(gè)大學(xué)生的全貌展現(xiàn)出來，由此，學(xué)生自身的優(yōu)點(diǎn)將被全面地展現(xiàn)出來，其就業(yè)的難度在一定程度上便降低了。將大中專學(xué)生畢業(yè)檔案的管理工作高質(zhì)量地完成，可以使得用人單位更簡單全面地了解一個(gè)學(xué)生的情況，使得用人單位可以更輕易地尋找到符合自己所需的人才，甚至可以促進(jìn)高等院校與企業(yè)的合作，提升高等院校在社會(huì)中的聲譽(yù)。

在實(shí)際工作中不斷發(fā)現(xiàn)大學(xué)畢業(yè)生檔案管理工作的所存在的問題，不斷研究，用科學(xué)合理的方式解決問題，保證這份工作的效率不斷提升，使得社會(huì)對(duì)于人才的需求能被更科學(xué)合理地滿足。