精細化管理在醫院檔案管理中的應用

文/衡水市人民醫院 劉麗娜

在新醫改背景下，檔案管理的地位和優勢日益突顯，傳統管理模式很難滿足新需求，在管理意識、制度、方式與信息化建設等方面存在問題，需要將精細思想引入其中，明確檔案建設目標，在科學完善制度與信息系統的支持下提高醫療服務水平與檔案管理效率，充分滿足現代管理需求，實現健康可持續發展。

一、醫院檔案管理中精細思想的應用意義

（一）提高醫療服務水平。精細思想應用在檔案管理中，可使該項管理工作更加細致精益，為醫院的科研和醫療工作提供更加有力的參考標準，有助于醫療服務水平的極大提升，特別是在病人臨床檔案管理中，可通過檔案分析為各項醫療服務的開展提供依據，使科研與醫療工作能夠理論與實踐相結合，更加科學高效。

（二）緩解醫患矛盾。當前，許多醫患矛盾的誘因在于醫療能力有限，患者就醫后的檔案管理不規范，為患者帶來不便甚至誤解。但在精細思想的引導下構建檔案管理機制，使檔案管理更加科學詳細，減少檔案不規范、患者信息未及時更新、醫療數據管理不當等問題，進而有效緩解醫患間的矛盾，營造良好的醫療環境。

（三）促進檔案價值發揮。在醫改政策深入之下，人事信息不斷豐富，檔案管理難度與工作量隨之增加，精細思想的引入有助于各項環節的有序開展。對于人事檔案來說，內容與醫院員工相關，在功能上較為特殊。如若檔案中混雜一些虛假信息，勢必會影響院內的人事調動，不利于公正公平原則的體現。但將精細思想引入后，可對檔案中的各個環節進行細化，確保人事信息準確全面，由此促進檔案價值的發揮，為院內人才管理與選拔提供有力參考。

二、醫院檔案管理中常見的問題

（一）檔案保管封閉。在醫學科技飛速發展之下，醫院信息傳遞逐漸由紙質轉變為電子形式。檔案管理形式也應跟隨時代潮流。一般情況下，大多數檔案管理崗位招聘以管理者經驗為主，錯誤地認為只要做好醫療工作便可高效完成檔案管理，忽視該項工作對整體醫療團隊起到的作用，主要體現在以下方面：一是檔案封閉管理。內容只允許本單位人員查閱，相關資料基本只供院內人員使用，管理者只負責檔案收集，忽視內容公開與共享，在此種封閉管理下，檔案價值很難充分發揮。二是檔案意識淡薄。許多管理者的傳統思想根深蒂固，認為應將更多的時間和精力投入醫院經營中，對檔案管理部門通常采用“放養”政策，管理意識淡薄，投入資金較少，資源開發不足，檔案信息的利用效率較低。

（二）管理制度不健全。現代醫療事業飛速發展，導致醫院行業競爭激烈，且許多醫院以效益為先，忽視檔案管理的價值。在實際管理工作中，制度層面無法保證，對醫療行為難以起到約束和管理作用。此外，醫院學術調研活動開展由于檔案管理制度不全，缺乏充足資料支持，對學術科研真實性、有效性產生較大不良影響。對此，只有強化檔案制度建設，才可為醫療工作開展提供切實保障。

（三）檔案服務被動。當前，檔案管理單純提供檔案原件借閱、證明關系、檔案復印等業務，服務方式被動單一，無法做到檔案信息的全面利用。許多醫院仍然沿用傳統方式進行檔案管理，容易丟失和損毀。另外，因醫院對檔案管理方面的重視度不足，很難及時更新檔案內容，在管理過程中部門之間的協調共享受阻，這些都不利于檔案管理效率的提升。此外，當前部分檔案管理者并非專職負責該項工作，有的甚至身兼數職，很難將全部精力放在檔案管理方面，也未接受過專門的培訓，專業能力與素養不足，在檔案服務方面很難面面俱到，使檔案管理陷入被動。

（四）信息化水平較低。在醫療改革背景下，醫療水平不斷提升，各項活動發展迅速，導致醫療數據與信息量爆炸式增長，管理工作面臨的壓力與困難也隨之增加。在此背景下，部分醫院為了節約成本，在信息化建設方面的投入力度不足，導致檔案管理缺乏先進理念與技術的支持，資源采集范圍受限，收集整理方式與服務設備落后，無法滿足醫務人員的檔案需求，降低了檔案利用率，同時也影響了檔案價值的發揮與管理質量的提高。

三、醫院檔案管理中精細模式的應用措施

（一）提高管理意識，明確檔案建設目標。一方面，明確檔案建設的方向。在管理目標制定中，應立足于醫院實際情況，對檔案建設發展做好整體規劃，制定科學高效的管理制度，使數據庫安全得到保障；還應將管理職責落實到全體員工身上，對檔案管理者統一考核，對表現良好、成績優異者給予一定獎勵，以此激發全體員工的熱情，同時也實現目標責任制。檔案管理中，應做好各部門檔案的歸類工作，如資料收集、信息存檔、資源整合等等，在標準化管理下促進檔案建設的有序開展，對醫院穩健發展起到促進作用。另一方面，通過開展精細化培訓，使檔案人員掌握先進的管理理念，才可將檔案的內在價值充分體現出來。這樣才可提高管理者自身的能力和素養，同時促進醫院整體管理效率的提升。

（二）完善管理制度，促進制度精細健全。1.管理責任制度。領導者應清楚認識到只有明確責任才可提高管理效率。在精細管理模式下，應將檔案管理職責落到實際之中，包括人事檔案、文書資料、醫療科技等方面的管理者，均要落實其崗位責任與績效責任，使檔案人員明確自身職責與目標，充分掌握與自己相關的工作情況，并針對自身職責做出相應措施，提高檔案管理效率。2.精細管理制度。在檔案管理工作中，管理者的首要任務是完善檔案管理體系，為后續管理工作提供更多便利，特別是在新時期下，更應加強重視，在精細理念下制定精細管理制度，以此促進檔案管理整體質量提升。根據《檔案法》內容，結合院內實際情況，制定檔案安全保密、檔案移交、檔案保管、檔案統計、檔案銷毀與整理等多項制度，確保管理工作具備科學、法制、規劃的特點。3.獎懲制度。醫院面向檔案管理者制定崗位職責制度，對管理者的行為進行約束和規范，還應制定相應的獎懲制度，引導管理者樹立正確的工作觀。同時，將精細管理滲透到日常工作中，例如，引入PDCA法對數據進行分析，通過持續改進的方式彌補院內檔案管理方面的漏洞和不足。

（三）創新管理方式，加強檔案人才培養。首先，面向檔案整理與歸檔工作實施精細管理。在歸檔時可將類似文件放在一起，再根據內容差異細致分類，以此做到標準化歸檔。在檔案借閱時，借閱檔案之前應征求相關部門同意，對借閱人、時間等信息進行記錄，避免丟失。在網絡時代下，部分醫院構建了專屬的檔案服務平臺，可將部分檔案信息上傳到平臺中實現信息共享。其次，將醫患糾紛納入檔案管理之中。針對當前普遍存在的醫患糾紛問題，醫院可將其納入檔案管理中，將其劃分為廣義和狹義兩種。其中，廣義是指病人診療中生命權、隱私權受到侵害，對醫院追究責任的事件；狹義是指醫患在診療過程中產生的分歧事件。將此類事件納入檔案管理中，對案件起始時間、起因、經過、結果等進行記錄，為后續醫療工作開展提供借鑒，也可以備后用。最后，提高管理者綜合素質。在實際工作中，應通過精細化培訓提高檔案人員的技能與素養，使其明確管理工作的相關要求。在人才選拔中，遵循人才優先原則，強化其對基本知識與實踐水平的考核，使其各項指標均符合人才要求。為滿足崗位需求，還應對員工的法律知識、綜合素養進行考核，直至全部達標后才可上崗。在檔案管理中應做好培訓與進修工作，定期開展員工培訓活動，如基本管理知識與信息技能訓練等等；通過考核和獎懲措施，激發員工積極性，促進檔案管理質量的提升。

（四）引入大數據技術，提高信息化水平。在實際工作中應引入信息技術構建基礎設施，促進檔案信息管理硬件系統，并將資源信息傳入其中，實現自動分類管理與整合。同時，在信息時代下檔案者還應促進數據共享，為不同部門賦予相應的權限，實現檔案資源在各部門間的傳遞與交流，全面提高管理質量和效率。在大數據技術的基礎上，構建檔案管理系統，為醫療與科研等工作的高效開展提供有力依據，促進檔案管理不斷細化完善，真正做到精益求精，充分滿足現代醫療需求。

四、結語

綜上所述，在現代化醫療改革之下，傳統的檔案管理模式難以滿足新需求，醫院急需在精細思想的引導下采取相應的改進措施，通過明確檔案建設目標、完善管理制度、創新管理方式以及引入大數據技術等方式，使當前檔案管理中思想意識、管理制度、管理方法與信息化建設等方面存在的問題得以解決，實現檔案價值最大化的目標，為醫院可持續發展提供助力。