淺談大數據時代醫院檔案資源的有效開發利用

文/江蘇省南通市腫瘤醫院 陳娜

如今，醫院檔案管理工作已經逐步演變成復雜的系統工作，在做好檔案實體管理工作的同時，又要順應大數據時代的新趨勢、新要求，充分做好檔案信息的開發利用工作，這對醫院的日常管理和發展意義重大。

一、大數據時代醫院檔案管理的趨勢

什么是“大數據”？簡單地說，就是利用相關算法對各種數據進行分析，使得“沉睡”的海量數據產生價值，從而服務生產生活的現代信息技術。檔案材料在大數據時代并不僅僅是一堆“上了年紀”的“退休”資料，如果運用得當，將會產生巨大的價值。挖掘醫院檔案信息價值的第一步，就是認識大數據時代的醫院檔案管理趨勢。

（一）管理智能化。在信息化迅捷發展的新時期，醫院檔案信息化系統逐步完善，醫院檔案管理信息化建設的要求也不斷提高，檔案管理工作人員對信息化帶來的檔案價值發揮態度更為積極，檔案信息錄入、掃描等流程等逐漸優化；

（二）服務自動化。隨著檔案服務水平不斷提升，信息錄入逐漸標準化，查詢路徑逐步優化。在這種形勢下，醫院檔案服務系統自動化要求越來越高。

（三）應用一體化。醫院的就診卡作為“數據信息”的濃縮，能夠與醫院檔案系統相連接，同時還能夠實現掛號、繳費、就診以及取藥的一體化。

二、大數據背景下醫院檔案資源利用現狀及問題

（一）服務管理仍要序時跟進。當前，大數據處理的新技術給醫院檔案的開發利用提供了有益思路，同時也對醫院檔案的管理制度、人員素質、工作能力等提出了新的挑戰。首先，醫院管理層重視程度不夠，相關制度未能及時更新，開發利用流程有待完善。其次，工作人員雖能意識到運用信息化處理檔案的重要性，但自身能力受限，一定程度上不能承接大數據時代檔案管理信息化相關工作，對于檔案的開發利用更是相形見絀。

（二）檔案信息化工作發展滯后。當前信息化的普及給民眾帶來了極大的便利，但醫院檔案信息化進程遠遠未跟上其他領域的步伐，與用戶獲取信息的方式不能完全匹配，滿足不了他們的多樣化需求。長期以來條塊化、分割狀的管理體制，使得醫院檔案系統缺乏統一的標準，兼容性不強，從而造成人力、物力、財力的資源浪費。此外，檔案信息安全體系薄弱，亟須完善。如果不能確定好保密與開放、隱私與知情之間的界限，檔案信息化發展將難以推進。

（三）存量檔案數字化工作量大。從檔案利用的角度出發，檔案管理人員對增量檔案數字化更新較為及時。但由于人手有限且數量龐大，存量檔案要全部進行數字化處理比較困難。除此以外，目前醫院檔案查詢仍然采用傳統管理方式，存在檢索手段單一、關鍵詞較少、查全率低等問題，導致檔案查詢利用比較困難。當前，醫學科研發展對檔案信息資源的需求量越來越大，但實際有效供應量卻達不到要求。

（四）檔案資源挖掘力度不夠深入。目前，人們的檔案意識逐步增強。醫院在發展過程中形成的資料越來越多、越來越雜，但管理還不夠到位。檔案資料還處于比較雜亂的狀態，檔案的開發利用仍處于低端供給階段，一定程度上未能體現檔案對于醫院發展建設的價值。檔案的開發利用還主要停留在編撰院史，記載大事記，修訂醫院的工作制度、工作職責、應急預案和材料匯編等方面。在編研出版優秀文化產品、打造檔案展覽精品、傳承醫院發展記憶等方面的價值仍需進一步挖掘。

三、醫院檔案資源開發利用的價值

（一）管理服務價值。醫院檔案為醫院日常管理提供了豐富的信息資源。我們通過對檔案信息資源進行分類整理、歸納總結，可以為醫院的管理規劃、科學決策提供基礎依據。進入大數據時代，除紙質檔案資料外，還需對電子檔案信息進行整合管理，通過信息化手段實現對檔案資源的再生利用。在創建醫院電子檔案資源庫的基礎上，積極構建現代電子化信息技術和網絡服務平臺，轉變醫院檔案資源服務模式，為用戶提供更為高效、更為優質的服務。

（二）社會歷史價值。當前檔案信息資源的種類越來越繁雜，醫院檔案包括文字、圖片、影像、實物等多種不同類型，有序的整合方式可以使醫院檔案資源的共享變得更加簡單。信息化資源的整合與開發利用，在很大程度上解決了信息資源存在的無序性問題。此外，通過對醫院歷史檔案的研究，我們能夠更為清晰地看到我國醫院發展的脈絡和人民健康水平的進步，為我國醫療事業的發展提供歷史憑據和參考依據。

四、醫院檔案信息資源開發利用的有效路徑

（一）注重有效管理。深化思想認識，以醫院檔案信息資源開發利用為契機，提高醫院領導對檔案管理工作的重視程度，革新傳統檔案管理模式，正視開發大數據分析技術及產品大數據背景下醫院檔案信息資源的開發和利用工作對醫院發展所產生的積極作用。唯有如此，在推進檔案管理信息化、挖掘檔案利用價值的過程中，才能在人力、物力、財力等各個方面得到支持。與此同時，通過相關培訓提高醫院基層醫護人員對檔案管理工作的關注度，從而營造出全員參與醫院檔案工作的新局面。

（二）優化管理流程。常言道：“沒有規矩，不成方圓。”健全醫院的檔案管理制度，明確檔案管理人員分工和職責，層層壓實責任，嚴格根據相關制度把關檔案工作。同時，重新梳理并規范檔案利用和服務相關工作流程，讓每一個工作步驟都有理可循、有據可依。在大數據時代背景下，在加強醫院檔案信息資源開發利用的同時，也要進一步完善信息安全管理制度，預防信息安全事故的發生，確保醫院檔案信息資源得到安全、合理的利用。

（三）培養專業人才。大數據時代的到來對醫院檔案管理提出了新的挑戰，培養專業人才必不可少，在嚴把檔案工作專職和兼職人員入門“門檻”關的基礎上，可以從提升在崗人員和引進專業人才兩個方向著手。一方面，通過組織在崗人員參加短期培訓班、職業技能講座，引導他們創新檔案管理方法，提高檔案開發利用意識，將檔案管理工作與現代化信息技術有機結合，為醫院各科室優質高效的檔案管理服務；另一方面，注重引進軟件系統開發、檔案管理方面的專業人才，讓專業人做專業事，提高醫院檔案管理服務的精準性和專業性。

五、創新開發利用

在大數據時代背景下，醫院檔案信息資源逐漸集成化、電子化，電子檔案內容和體系不斷優化，這就要求醫院檔案管理工作基于數據挖掘技術和云計算等對醫院檔案數據進行深度挖掘、高效整合。

（一）加快統一信息平臺建設。信息化時代，醫院檔案管理工作應打破各自為政的壁壘，在數據庫逐步完善的過程中，搭建統一的檔案資源信息服務平臺。通過不斷優化平臺功能，自上而下提高檔案管理效率。另外，加強海量信息整合利用，積極構建醫院電子檔案信息庫，將新進檔案和存量檔案及時轉化成電子檔案，并嚴格按照管理流程進行分類管理。

（二）促進軟件開發集約化發展。根據醫院檔案工作的實際需求和變化，加強軟件的集約化升級，積極構建檔案檢索平臺，為醫院檔案管理工作提供較為完備的軟件環境。同時，在軟件管理系統中，設置訪問權限，提高文檔信息的安全系數。

（三）探索資源服務新模式。大數據時代背景下，人民群眾對醫院檔案信息資源的需求也與日俱增。出于滿足用戶需求日益個性化、智能化和便捷化的現實需要，醫院要積極探索開發檔案信息資源的公共查詢、檢索瀏覽、信息推送、互動參與等服務功能。醫院檔案工作者要研析醫務護理人員、行政人員、患者、科研工作者等不同用戶的特點，細分用戶類別。針對不同用戶的個性化需求，提供檔案資源信息的“私人定制”服務，推送相對應的個性化內容。同時，在做好保密工作的前提下，對用戶開放的檔案資源要在廣度和深度上下功夫，想用戶之所想，深挖用戶需求。利用文字、圖片、音像等豐富多彩的形式，生動立體、多維度地向用戶呈現醫院檔案信息內容。進一步改善檔案用戶的使用感受，提升用戶的滿意度，從而使醫院檔案信息資源管理有的放矢，提高工作效率和效能。

（四）巧用技術手段開展檔案編研工作。大數據時代背景下，醫院檔案管理工作面臨著諸多挑戰，需要檔案管理人員積極創新編研技術，積極利用大數據技術對檔案資源進行深入挖掘。首先，為了能夠有針對性地對用戶需求進行檔案編研，檔案管理工作人員應加強對用戶的需求分析。此外，要及時關注國內外走向、熱點及學科發展方向，通過數字掃描技術、云計算技術等手段，多載體、全方位、深層次地進行檔案資源開發。

六、結語

大數據時代，信息技術的迅猛發展在對醫院檔案管理工作提出挑戰的同時，又帶來了不可多得的機遇。醫院在不斷加深對檔案開發利用、優化管理流程、培育專業人才的基礎上，應主動擁抱大數據時代帶來的發展機遇，趁此“東風”，積極構建起統一的檔案信息服務平臺，集約化開發系統軟件，創新醫院檔案編研技術，不斷革新、深化醫院檔案管理工作，提升管理效能，從而更大程度地實現醫院檔案的真正價值。