淺析如何發揮檔案在企業高質量發展中的作用

文/湖北省煙草公司襄陽市公司 裴華 王曉麗

企業檔案是一個企業成長與發展的歷史記錄和寶貴財富，也是企業改革創新和員工辛勤勞動的經驗總結和成果展示。在助推企業高質量發展的進程中，企業檔案工作需主動作為，充分利用資源優勢，進一步發揮檔案在企業改革創新中的作用，服務中心工作，為企業高質量發展作出應有貢獻。

一、檔案在企業高質量發展中的作用

企業的檔案包含了企業從成立至今的一切重要活動產生的大量文件文書、財務憑證、科技成果等，既貫穿于企業高質量發展的全過程，又發揮著積極重要的服務作用。

（一）檔案是企業高質量發展的重要數據和信息支撐。企業管理的核心在于決策，而檔案的首要作用就是為決策服務。在當前企業高質量發展進程中，很多工作具有創新性和前瞻性，領導決策，無論是大的戰略方向，還是具體的制度措施、考核對標，都需要以往年各方面信息、數據為依據，尤其是大數據時代，數據分析對正確決策的作用更顯著，檔案的基礎支撐作用尤為重要。

（二）檔案是維護企業形象的有力武器。在企業發展，尤其是改革創新階段，不可避免地會出現一些合同糾紛。企業檔案保存了大量的基建圖紙、財務憑證以及經濟合同，這些真實完整的痕跡化資料可以作為強有力的證據運用于訴訟，有效地解決問題。業績報告與審計報告、公益捐贈、精準扶貧等檔案對于維護企業形象也至關重要。因此，檔案對于維護好企業穩定，彰顯和諧、責任、誠信的企業形象有著重要作用。

（三）檔案是企業文化建設的重要保障。充滿個性、富有特色的企業文化應建立在對企業所處的歷史階段、內外環境、生產經營、制度辦法、管理模式和人員信息等情況的綜合細致的研究上，而這些信息都在檔案中。同時，檔案本身作為企業文化建設成果的歷史遺存，是重要的文化遺產，不僅反映了企業文化的延續和傳承，更記錄著輝煌成績，是一部企業文化發展史、建設史，更是今天企業高質量發展的精神動力。

（四）檔案是企業規范經營管理的良好借鑒。檔案客觀性強，企業的成功經驗和失敗教訓均被完整地保存下來。企業的下步發展，尤其是在新技術、新方法的探索上，如何確保規范不碰紅線，通過借助檔案，可以充分研究過去類似案例或相關法律法規和制度的演變發展，吸取違規或失敗案例的教訓，排除已經嘗試過但成效不佳的做法，最大化做到規避風險，節約時間，提高效能。

二、檔案工作在發揮作用方面存在的不足

（一）對檔案的作用缺乏深刻認識，檔案利用意識不強。大多數企業員工對檔案的印象和認識還停留在“建立”這個層面，覺得是檔案員的工作，與自己關系不大。對于如何利用檔案，較少進行思考。企業檔案管理部門在這塊的宣傳和引導、考核激勵均較為欠缺。

（二）目前發揮作用的檔案類別和用途較為單一。大部分企業中借閱頻率較高的是會計檔案、人事檔案，為規范企業經營管理和檢查提供憑證和參考佐證，高峰期大多集中在檢查階段。會計檔案主要用途是為企業和政府有關部門的稅務、審計、廉政檢查和自查提供資料憑證，人事檔案主要是企業干部選拔、離退休等人事資料的查詢。檔案對企業全方位的生產經營、企業文化建設等各方面的強大作用都沒有得到發揮。

（三）基層檔案管理隊伍綜合素質參差不齊。企業基層檔案管理員多為兼職，檔案意識和檔案管理專業水平及業務技能都不一致，存在檔案編研能力有限、整理分類不夠細致準確、有利用價值的檔案沒有收集、在檔案利用方面不愿意深入思考和主動作為等問題。

（四）在發揮檔案作用上回訪反饋機制落實不充分。檔案被借閱后的反饋信息沒有得到很好的收集和統計分析。部分檔案員沒有及時跟蹤訪問記錄，對反饋機制也缺乏宣傳和普及；或檔案利用者只注重查閱，不知道反饋意見，或受訪時配合度不高，導致反饋機制沒有實效。

（五）檔案信息化建設速度有待提高。企業檔案信息化建設存在發展不一，效率不高等問題。其深入推進過程主要是受軟件系統和硬件設施設備的限制，檔案管理系統和其他業務系統尚未完全整合對接，缺乏高效將現有檔案資料數字化掃描的設備和大容量的存儲設備，在現有的條件下無法實現海量信息資源的安全保存和處理，綜合導致了目前室藏檔案數字化進程較慢。

三、提高檔案利用效能的幾點探索性建議

（一）進一步提高檔案工作的基礎業務水平。提高檔案利用效能的前提是扎實的檔案基礎業務建設，沒有豐富、準確、規范的檔案資源做根基保障，發揮作用就是空中樓閣。利用，作為檔案基礎業務六大環節（收集、整理、鑒定、保管、統計、利用）最后一環，既是前五環的最終目標也是檢驗前五環工作成效的標尺。因此，需將檔案基礎業務工作做精做實，進一步加強檔案的規范化管理，全面摸清企業檔案“家底”。對企業高質量發展過程中的新領域、新媒體時代下的新資源要高度重視，進一步加強收集整理，為發揮檔案最大效能提供資源基礎。

（二）加強宣傳引導、提高檔案利用認識。充分利用“國際檔案日”活動、開放榮譽室或實物陳列室供參觀學習，利用好微信群、公眾號引導企業全員重視檔案，懂得利用檔案更好地為企業服務。并夯實檔案工作的服務理念，創新工作方法，將被動等待轉化為主動服務，做好跟蹤回訪，讓員工愿意借閱、搶著利用、獲得收益，形成良性循環。

（三）充分挖掘現有檔案資源潛力，開展主題鮮明、作用突出的檔案編研。在有效提供檔案利用服務中，檔案編研占重要地位，具有高度精煉、方便檢索、指導性強的特性。結合中心工作對檔案信息的需求，加強檔案編研選題策劃，有針對性地對檔案資料進行系統性的提煉、歸納，可以極大地提高查閱和利用效率。如綜合方面可編寫大事記、年鑒等具有史料性質的編研資料，為領導決策和各項工作提供重要參考；科技創新方面可編研成果目錄和簡報，對加快科技成果轉化、指導項目選題等有顯著作用。

（四）加快檔案信息化建設,提升軟硬綜合實力。將信息化建設作為企業檔案基礎業務建設的重點，從準備工作、軟件應用、硬件保障等多方面同步推進。一是做好檔案信息化的基礎性工作，如加快專業檔案和重要的、容易受損的、利用頻率高的檔案數字化掃描進程。二是企業上下一盤棋，尤其是大型國企或集團公司，要做好檔案信息化管理系統的統一研發和應用，加快各工作系統與檔案系統的對接和整合，實現信息資源的共享和快速檢索。三是增加經費投入，購進專業掃描儀、檔案系統專用服務器等檔案數字化必備設施，滿足信息化建設需求。

（五）探索檔案聯動機制，強化學習培訓，打造高素質的檔案人才隊伍。大數據背景下的數字化檔案管理，海量的信息資料數字化掃描，是一個企業檔案室無法單獨實現的。因此，要積極探索檔案管理聯動機制，以企業檔案室、專職檔案員為核心，將多部門檔案員有效納入檔案管理體系，建立檔案管理網絡。還要加強檔案業務培訓和完善激勵機制，尤其是檔案利用、信息化、數據管理等的培訓，促使檔案員向復合型檔案人才發展，打造高素質檔案人才隊伍。

（六）科學處理好發揮檔案作用與保護、保密的關系。在追求發揮檔案最大作用的同時，要科學處理好檔案利用與規范管理的關系，尤其要做好保護和保密工作。一是不能影響檔案管理的正常秩序；二是堅決防止翻閱、復印等過程中污染撕裂、遺漏缺失等人為損壞檔案的情況發生；三是嚴格落實保密規定和注重過程管控，嚴防泄密。隨著數字化檔案管理的推進，檔案利用更要加強保密，始終秉持政治性、原則性以及秘密等級的嚴肅性，對涉密的檔案嚴格劃清利用權限。

總而言之，檔案是企業高質量發展的紀錄者、見證者，更是服務員、助推器。要充分發揮檔案的服務作用，轉變服務理念和服務模式，加快檔案數字化建設，用高質量的檔案工作來助推企業改革攻堅，創新發展。