與時俱進 求真務實
——開拓煙草行業檔案管理新局面

文/山西省煙草專賣局（公司） 趙鈺

隨著社會的改革步伐不斷推進，中國煙草行業也緊跟經濟發展全面實施深化改革，推動重組，走向聯合、共同發展，以認真貫徹做精做強、平穩發展的基本方針為基礎，實現大企業、大品牌、大市場的戰略目標，來推行煙草行業內部改革和企業組織的結構調整，并且在促進煙草資源優化整合升級、煙草工商分開為突破口的行業管理體制下取得相應的成果。同時煙草行業諸多方面都發生了很多變化，尤其是經營規模、法人數量、經濟運行和隸屬關系等層次。

一、加強檔案管理和處置在行業改制重組中的意義

改制重組工作隨著現代企業制度的逐步完善，不斷深入。規范檔案處置行為能夠依法加強對企業的檔案管理。在企業資產與產權變動日益頻繁的情況下，防止國有資產的流失，是企業長期艱巨的任務，也是檔案工作中需要注意的重要職責。

重組整合檔案處置工作能夠更好地傳承煙草文化，近些年來，我國煙草企業數量不斷增加，縱觀我國煙草歷史，煙草在人民生活習慣中扮演著十分重要的角色，尤其是對國民經濟體系而言，是中華文化的組成部分。傳承煙草文化，保護廣大消費者和煙草職工的利益，維護國家利益和社會穩定，是煙草企業改制重組，加強檔案管理和依法處置的重要目標。

煙草企業檔案是企業資產的依據和憑證，而企業在發展的過程中產生的生產經營、管理活動等都能夠通過企業煙草檔案的真實記錄得以延續和發展。作為企業發展的基礎，企業檔案也歸屬國家所有。因此，做好國有企業資產與產權變動中的檔案處置工作，能夠在煙草企業的組織結構調整和行政管理機制改革過程中防止國有資產與企業的流失，確保企業檔案完整和安全，發揮煙草檔案所蘊含的煙草文化對時代發展產生的深刻意義。

無論煙草企業的規模大小，建廠時間長短，在煙草發展的歷史長河中都會受到地域、文化、建廠時間等多方面因素的影響。煙草企業在企業文化、工藝、技術、銷售、服務等方面都積累了豐富的經驗，各具特色，也使煙草企業的管理制度和技術資料等方面累積了珍貴的材料，這些材料和經驗是煙草行業發展的決策依據，也是全行業的寶貴財富和不可再生的資源。

煙草行業在百年發展的歷史中遵循改革發展的時代主旋律，面對行業企業發生重大變化的歷史時刻，真實記錄這個偉大的歷史過程，能夠對我國的整體經濟發展和行業前進步伐產生影響，這是當代檔案工作的意義所在。因此需要對其進行科學管理，保證檔案工作的技術進步。

二、檔案管理在煙草企業改革中的情況分析

煙草企業的組織結構調整正在積極推行，目前為止，全行業中具有獨立法人資格的卷煙工業企業相應減少，同時受到省級煙草工商分家的影響，小煙廠也基本關閉，企業聯合、兼并重組整合的步伐不斷加快。通過實施牌號戰略，重點扶持發展牌號更有利于煙草行業的未來發展，但隨之而來的煙草行業進行檔案管理處置也呈現出了相應的復雜性和特殊性。因此需要對檔案管理在煙草企業改制重組中的情況進行分析。

（一）關閉小煙廠。由于小煙廠數量眾多，發展、生存環境各異，因此有必要對部分小煙廠進行關閉，但原有的10萬箱以下的小煙廠，在過去的年代中也為國家建設積累了有價值的檔案材料，做出了相應的貢獻。因此在對其進行關閉的過程中，如果不能夠對這些需要關閉的小規模煙草企業進行檔案的收集、整理，就有可能造成資料流失，檔案無著落。

（二）兼并整合。全面整合會導致煙草企業不再具有法人資格，使企業內部的機構設置發生變化，尤其是對10到30萬箱煙廠的兼并組合。雖然符合國家局推進三大戰略的重要組成舉措，但如何在后續中確保檔案工作的延續性和穩定性，需要重視。合理地處置檔案流向，整合檔案，使檔案得到穩定和延續，保證其完整和安全，是煙草企業改制重組中需要重視的檔案工作。

（三）工商分離。很多企業實行三位一體、四位一體的管理模式，尤其是煙草企業與工廠、專賣局、銷售公司等合署辦公。因此，在進行核算時作為一個核算單位，檔案自然也一起在內部機構統一管理下進行。但一旦采用工商分離的改制重組方式，就會受到業務性質、工作職能和人員去向的影響，在工商分離的模式下，如果未能對檔案進行合理處置，就會造成檔案資源的流向脫節。

（四）股份合作。近年來，煙草行業發展了新型的組織形式。以股份合作為主，有兩個或兩個以上的行業內企業投資合作。這部分企業以原有企業為載體，在新公司進行發展，將檔案保留在新公司，將原有的檔案整合，檔案處置管理的過程中也要注重公司成立過程中的各種資料文件和憑證的整理，因為這些文件和憑證是股東經營管理重要依據，也是記錄公司發展和改革的機載資料。因此，對于股份合作的煙草企業在進行檔案管理的過程中也需要對檔案進行整合處置。

（五）聯合重組。國家局對部分企業實行了聯合重組制度，為了更好地打造中式卷煙品牌，強化行業競爭實力，將不同廠合并為同一集團。企業在組織形式上不再是法人單位，這樣的企業在進行重組的過程中也需要合理銜接檔案。對于重組的檔案進行科學處理，使檔案能夠隨著新興企業的發展而同步滿足企業發展需求。

（六）分廠制管理。分廠作為煙草集團總廠的分支機構，在企業實行分廠制管理的過程中也需要對檔案進行認真研究和規范處置，保證檔案的組卷歸檔滿足分廠制管理下企業發展的需求。對資產與產權變動的檔案處置工作予以重視，建立長效的檔案管理機制，避免國有企業資產與產權變動的過程中，發生檔案處置脫節的情況，避免具有歷史價值的檔案出現損壞、銷毀流失的情況。

三、檔案工作在煙草企業改制重組中的新措施

（一）主管部門重視，組織管理加強。加強對企業重組過程中，檔案處置工作的領導，需要企業的主管部門高度重視，明確每一位領導的分工責任，將其列入單位的目標責任制，納入領導工作的議事日程。同時申請檔案處置事宜，在進行深改革重組的申請過程中，由上級產權主管部門提出檔案處置要求，審批改革方案，成立企業檔案處置工作小組，在安排和落實企業重組過程中，由企業分管檔案工作的領導和相關工作負責人負責檔案的處置工作。尤其是企業檔案人員工作進行變動之前，對所有的檔案進行全面的清查和整理，明確規定任務，收回外借檔案，在這過程中所形成的檔案，也要有專人按規定進行管理，歸檔。

（二）嚴格控制檔案流向。重組企業在進行檔案的收集和清理鑒定時，應該組建相應的工作小組和檔案鑒定小組，組織人員對檔案的不同門類和載體進行清點，確保其完整。在檔案鑒定小組按照相關規定對檔案保管期限的鑒定進行確定時，針對已到期和保管期滿，但未結算債權債務的原始憑證進行再次確定。所有的改制模式，按照企業檔案的歸屬與流向中暫行辦法的有關規定進行執行，切實加強對企業檔案管理人員和檔案業務培訓，由檔案部門與企業主管部門共同做好檔案處置業務培訓的組織工作，如若發生擅自處理檔案，造成企業檔案流失，要根據經濟責任制的規章，嚴肅查處，并依照檔案法，追究有關單位領導和責任人的責任。

（三）開拓服務渠道，加強檔案利用率。檔案管理工作的根本目的就是為了對檔案進行使用，發揮檔案的作用。在使用檔案之前，要處理好利用和保密的關系。針對檔案中的開放檔案和未開放檔案，進行有效的整合，使檔案在企業運營體制下發揮更大作用。

開放檔案在利用的過程中，要充分發揮傳統形式，有效地利用企業檔案資源，同時要努力開拓主動服務渠道，保證行業企業持續發展和深化改革。同時，在開展檔案利用方式下，利用會議傳真等形式，以及企業內部的行業報刊和信息網站等，開辟相應的專欄介紹，讓大家更加方便了解開放檔案的內容，組織專人對企業的重點工作進行主動的信息傳遞，通過課題研究，開展專業知識教育等，發揮檔案作用，為行業企業的經營決策作出貢獻。

而未開放的檔案在利用的過程中要加強保密措施，改善服務流程，提高服務效率，提高檔案利用能力。緊緊圍繞煙草企業的發展主題，積極開拓檔案管理的新思路，使煙草行業在改革發展的過程中，重視檔案管理工作，利用檔案創新服務和利用，保證檔案管理與行業發展同步進行。

四、結語

綜上所述，在開拓煙草行業檔案管理的過程中要與時俱進，求真務實。在改革發展和經濟體制的不斷推進下，加強檔案管理和依法處置檔案，使其真正地在其煙草企業改制重組中發揮檔案作用，加強對檔案的組織管理和高度重視，保證檔案的歸屬和流向都處于企業的可控范圍內。同時采用新型有效模式，提高檔案的利用能力，保證檔案在企業的發展過程中，為其提供相應保障。