關于有效開展水利檔案管理工作的措施分析

文/淄博市太河水庫管理局 陳淑新

檔案管理工作是水利工程建設的重要組成部分，是水利工程各項工作專業化、標準化、規范化開展的重要保證。水利工程檔案不僅能夠翔實記錄水利工程建設的整個過程，而且能夠為水利工程建設管理維護提供寶貴的資料證明，對日后開展水利工程建設具有重要作用。因此，本文所研究的課題，對有效開展水利檔案管理工作的措施分析具有重要意義。

一、水利工程檔案管理意義與價值

（一）水利檔案管理是保障水利工程的建設使用的基礎。在水利工程建設過程中，水利工程檔案包括工程項目從可研、立項、施工、竣工等等全部工程建設項目的一整套原始資料，是對工程建設質量評定的主要依據，也是對工程建設的維護、檢測、監督、檢驗的原始依據。水利工程屬于永久性工程項目，其功能性要求必須保證水利工程滿足長期使用、運行過程中不發生或少發生事故，但由于客觀因素的不確定性，導致水利工程面臨各類風險，因此，為保證水利工程高質量運行，延長水利工程使用壽命，實現水利工程效益最大化，必須加強水利工程檔案管理，為水利工程驗收、運營、維護提供有效依據，確保水利工程安全運行。

（二）水利檔案管理是協調解決參建主體矛盾的重要依據。由于水利工程建設周期長、建設規模大、建設標準高，且工程參建主體多。在工程建設過程中，不可避免會出現合同糾紛問題，如工程設計變更引起的合同糾紛、索賠等，水利檔案中涵蓋水利工程合同、審批資料、變更記錄等內容，其中明確了參建主體責任、權利和義務，是協調解決參建主體矛盾的重要依據。參建主體可根據合同資料、工程變更資料等檔案材料選擇協商解決或通過法律途徑解決，維護自身合法權益。

二、現階段水利工程檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏足夠認識。水利工程建設的過程中，普遍存在對水利檔案管理重視不足的問題。部分建設單位將檔案管理工作簡單視為檔案保管、保存，缺乏對檔案資源價值的正確認識，導致部分水利工程建設過程中出現重要檔案資料未及時收集、移交、歸檔的情況，甚至出現檔案資料丟失的問題，進而影響工程建設資金計劃落實、工程造價核算、合同糾紛處理等工作，不利于水利工程建設單位維護自身合法權益。

（二）管理不夠制度化。水利工程建設涉及多個行業、領域，是綜合性較高的工程項目類型。依據我國相關檔案法、合同法、招投標法等政策法規和水利部、檔案局等部門要求水利工程建設單位必須加強檔案管理制度制定與完善。但在水利工程建設過程中，部分建設單位對于檔案管理工作較為忽視，導致檔案在管理中經常會出現管理不規范以及資料殘缺等問題。其主要原因是由于工程項目單位并未對工程檔案管理體制進行全面的建設，檔案管理工作中也缺乏相應的規范制度，導致水利工程檔案中的各種施工信息較為流于形式。此外，部分水利工程建設單位未能建立健全水利檔案管理體系，檔案管理工作人員分工不明確，有效的監督管理機制缺乏。由于在執行檔案管理中缺乏制度的制約，未建立健全檔案管理質量獎懲和長效保障機制，從而在檔案管理工作中，缺乏執行力，最終導致檔案管理工作人員在日常生活中較為松散，無法保障檔案資金信息的準確度以及完整性，檔案管理質量參差不齊。這在一定程度上影響了水利檔案利用價值。

（三）管理人員業務水平不高。水利工程檔案管理工作具有較高的專業性，要求檔案管理人員結合水利工程特點合理建檔、歸檔，快速檢索和分析水利工程檔案，為水利工程建設提供有效支持。然而，現階段水利工程檔案管理人員一般具備檔案管理技能，卻缺乏水利工程專業知識，而且部分項目施工單位并未在施工中建立專職檔案管理部分，大多是只是指派臨時人員從事工程資料收集管理工作，這對工程檔案管理工作質量將會造成影響。

（四）基礎硬件差，信息化程度不夠。水利工程檔案管理涉及內容廣泛，包括水利工程圖紙、工程變更記錄、工程造價、工程驗收記錄等，且隨著信息技術的深入應用，水利工程檔案呈現出形式、內容多樣化趨勢，如BIM信息模型、影像資料等，要求水利檔案管理人員具備相應的檔案管理專業知識、水利工程建設相關知識、信息技術操作能力等。部分情況下要求檔案管理人員進入施工現場，對施工現場的施工情況進行全方面的了解，項目單位也需要為檔案管理人員配備相應的攝像設備以及電腦設備等。另外，如果在重大型水利工程項目中，項目單位需要為檔案管理工作建設專門的工作環境，并保證環境的干燥性，避免紙質檔案受到外界因素的影響，造成資料丟失等。然而，由于部分水利工程建設單位對檔案管理工作重視程度不足，工程過程中檔案收集不及時，檔案管理不能滿足標準化建設要求，對水利工程檔案管理工作造成不利影響。

三、加強和改進水利工程檔案管理工作的對策

（一）提高對水利工程檔案管理重視程度。新時期背景下，加強水利工程檔案管理工作，應從轉變檔案管理觀念入手。首先，水利工程建設單位應加大檔案管理工作宣傳力度，組織工作人員進行學習，并貫徹檔案管理工作內容，促使工作人員以及項目單位人員認識到檔案管理工作的重要性，提高水利工程項目管理人員對檔案管理工作的重視程度，增強對檔案管理工作的支持力度，保障檔案管理工作各項工作有序開展。其次，檔案真實性、完整性直接影響檔案資源的利用價值。為確保水利工程檔案真實有效，在水利工程項目建設期間，檔案管理人員應依據檔案管理要求，加強對各部門、單位收集、移交的水利檔案真實性、完整性檢查，并做好相應記錄，保障檔案內容的真實性。

（二）加強檔案管理制度標準化建設。檔案管理人員應結合水利工程建設進度、工程建設內容，定期收集檔案資料，并要求相關部門落實檔案資源整理、保存、移交等工作。針對檔案管理不力的部門，應制定切實可行的獎懲措施，督促相關部門、單位落實檔案管理職責。同時，為合理解決水利檔案人員不足的困境，結合水利工程建設特點，應在相關部門、單位設置兼職檔案管理人員，負責本部門、單位的檔案收集、整理、移交等工作，確保檔案收集及時、準確、可靠。此外，項目組應定期由項目組檔案管理單位進行績效考評，建立健全覆蓋水利工程參建主體的檔案管理體系。

（三）提高檔案資料管理人員的業務素質。新時期背景下，水利工程項目單位需要加大人才隊伍建設。第一，需要對現有的檔案工作人員加大力度進行培訓，制定可行性強、系統性的檔案管理人員培訓計劃，定期開展內部、外部培訓，建立綜合能力高的檔案管理隊伍。第二，在水利工程檔案管理工作中，需要對工程的地域以及單位等進行分析，并結合項目建設進度，全面參與到項目立項、可研、施工、竣工驗收全過程，及時掌握水利工程建設進度、檔案資料使用情況等，實現檔案管理與水利工程建設同步實施，提高檔案管理人員專業技術能力。第三，檔案管理部門應加強與技術、質量部門協調合作，加強對水利工程檔案資源價值的開發與利用，如分析在建工程項目造價與同類型項目造價差異及其原因等，為項目管理提供有效支持，進一步推動水利檔案知識化管理。

（四）加強水利工程檔案管理工作的硬件建設，提升信息化水平。項目單位需要做好檔案管理設備建設工作。建立專門的檔案管理部門，配備專業的管理人員，對檔案的工作環境進行規范化管理，滿足水利工作檔案數字化管理需求。將紙質的檔案轉變為信息化的檔案，可以更加方便工作人員查詢檔案資料，并能夠更好地保障檔案信息安全，從而實現現代化信息檔案管理建設。另外，也需要在檔案管理工作中加強宣傳，使每一個單位的建設管理人員能夠認識到檔案信息的重要性，轉變傳統的思想與觀念，從而保障水利工程檔案工作能夠順利地實施，提升檔案管理工作質量。

四、結語

對于水利工程建設而言，檔案信息管理能夠有效地提升工程建設質量以及施工進度。做好檔案信息管理，可以在竣工后，將檔案中的信息作為參考依據，保障工程建設質量。要想有效開展水利工程檔案管理工作，就需要具備專業性的人才以及相應的檔案管理設備，建立健全檔案管理制度，并利用現代化信息技術，轉變傳統的檔案管理方式，保障檔案信息的完整性。另外，有效的開展檔案管理工作，能夠大力開發水利工程信息資源，在多層次多方位的情況下，為建設單位以及社會的發展做出更多的貢獻。