物聯網在檔案管理中的應用研究

文/國網山東省電力公司 王岳 張叢昱 王明杰

物聯網技術是將互聯網通過相關的信息傳輸設備與一些物品相連接，從而實現信息的及時傳輸，物聯網技術通過智能化的識別定位以及及時的追蹤實現管理的智能化。物聯網技術智能化和及時化等眾多特點，使得物聯網技術在各行各業都得到了廣泛的應用。在檔案管理中運用物聯網技術，對提升檔案管理水平有著十分重要的意義。

一、物聯網技術的特點

（一）物聯網技術具有時效性和廣泛性。物聯網技術的時效性，其實是物聯網技術本身就具備信息的快速通信和交換的作用，并會結合時間獲得有效的提升。而物聯網技術的廣泛性則指的是技術的應用具有廣泛性的特點，物聯網技術運行并不受過多的限制，因此被各個行業所廣泛運用，尤其是在交通、醫療和教育行業的應用中有著很好的效果，物聯網技術的時效性和廣泛性使得物聯網技術得到廣泛應用發展。

（二）物聯網技術具有自動性和智能性。物聯網技術未來的發展必然朝著自動化的方向發展，物聯網技術的智能化是物聯網最終發展形勢。物聯網技術的自動性和智能性可以實現各個設備之間的有效控制和信息的傳遞，這種信息智能化的高效處理方式，大大地提升了信息處理的效率。在檔案管理中應用物聯網技術，使物聯網技術在檔案管理中充分發揮其自動性和智能性，實現檔案管理工作的高效運轉，實現檔案管理的智能化，提升檔案管理的水平。

（三）物聯網技術具有創新性和包容性。所謂的物聯網技術就是在互聯網技術的發展基礎上，通過多種技術的有效融合而形成的一種新的技術，物聯網技術就是結合不同核心技術的關鍵進行有效融合，從而實現物聯網對不同信息的有效處理。例如：信號處理和射頻識別技術都是通過物聯網實現的綜合信息處理，物聯網技術有著多樣化的應用，因此物聯網本身具備多領域的應用性，在不同領域應用物聯網技術時，要注重物聯網技術的創新融合，才能使其發揮最大的作用。物聯網技術的應用十分廣泛，其良好的包容性將我們的現實生活和虛擬的世界連接起來，推動了信息的創新性發展。

二、物聯網在檔案管理中的重要性

（一）提升檔案的查詢和利用效率。在查詢或者調取檔案時，檔案室就會執行相應的檔案調取查閱的規章制度，確保檔案查詢和調取工作的規范性，為檔案的安全提供保障，由于具體的操作方式要嚴格按照規章制度來實施，煩瑣的操作方式就會增加檔案管理工作的難度，難以提升檔案管理工作的效率。例如：在查詢和調取檔案時，需要準備規定的證件才能夠查看一些開放性的檔案資料，要想查看不對外開放的檔案時，就必須要持有相關的工作證明、介紹信或是一些證明身份的證件才可以查看。在查檔或是調檔前，必須要詳細填寫檔案登記表，并且只能在規定的閱覽室查閱檔案。這些檔案查閱規定是為了明確檔案查詢調取者的信息，從而確保檔案查閱調取的安全性，但是這種檔案管理方式降低了工作效率，因此要在檔案管理工作中應用物聯網技術，來提升檔案管理工作的效率。

（二）提升檔案管理的安全性。傳統的檔案防盜管理通常有三種形式，分別是視頻監控防盜、自動報警系統和電子門禁者幾種檔案防盜管理。視頻監控防盜就是在檔案庫房安裝紅外線攝像頭，對檔案庫房內的情況進行二十四小時監控；自動報警系統就是在檔案庫房中結合庫房的面積安裝一定數量的溫度和煙感探測器，并在檔案庫房的走廊或是出口安裝聲光報警器，當庫房中出現異常情況就會觸發聲光報警器，這時聲光報警器就會通過語音播報的形式將庫房內發生的情況通知有關人員；電子門禁，就是在檔案庫房中的出入口設置的門禁系統，如果沒有密碼驗證無法進入檔案庫房當中。檔案在未經許可的情況下被帶出庫房時就會觸發安全警報，安全防盜技術對檔案起到十分重要的保護作用，但是這些防盜系統還是具有一定的局限性，如：視頻監控容易出現死角，虛幻報警，電子門禁容易受到磁場的干擾。而在檔案安全防盜管理中應用物聯網技術可以有效提升檔案管理的安全性。

三、物聯網在檔案管理中的應用前景

（一）檔案入庫實現自動化。現階段，檔案入庫的操作方式還是過于依賴人工操作，通過人工對檔案的條碼進行掃描識別，這種檔案入庫的操作方式存在一定的缺陷，并且沒實現檔案入庫的自動化，在入庫操作過程中很容易出現失誤，物聯網在檔案管理中的應用可以極大改善檔案入庫的操作。以互聯網為基礎，對每一個檔案建立單獨的電子標簽，在檔案入庫時可以及時獲得檔案相關的信息并生成入庫清單。物聯網在檔案管理中的使用可以通過射頻技術對信息進行自動化識別，促進檔案入庫實現自動化，提升檔案入庫管理的高效性。

（二）實現庫房環境的智能化調節。應用物聯網還可以實現檔案庫房環境的智能化調節，通過運用物聯技術將設定的信息安裝在檔案庫房環境感知的芯片中，提升檔案庫房環境監測的高效性，并實現檔案庫房環境的自我調控，當庫房內的濕度和溫度發生變化時，及時作出調整或發出預警。檔案庫房智能化調節包含對庫房溫度和濕度的調節檢測以及庫房安全防盜系統等，通過運用物聯網技術提升各個系統有效感知能力，實現檔案庫房的智能化管理。通常來說，庫房的檢測感知系統需要確保正常的供電才能保障其運行，對檔案庫房的真實情況進行實時監控。當庫房實際情況和與設定的環境標準呈現出較大的差異時，系統就會進行自我調節，使庫房的環境調整到正常的狀態。

（三）簡化檔案查閱和調取操作流程。通過物聯網技術的應用可以簡化檔案查閱和調取的操作流程。在檔案查閱或調取時，只需要將檔案借閱卡放在檔案借閱設備的識別處，系統就會自動對查閱或調取的檔案進行識別并對其個人信息識別記錄，識別通過后會自動打印出借閱清單，在歸還檔案時將檔案放在檔案借閱設備進行掃描識別，就可完成檔案歸還操作。如此一來就可以實現檔案查閱和調取操作流程的簡化，實現信息核對的精準化，減少人工操作的誤差。在檔案查閱和調取操作流程中運用物聯網技術可以減少人為查找和歸還的操作。通過不同檔案獨立的電子標簽，實現對檔案位置的精準定位，縮短檔案查找和歸還的時間，減輕檔案管理人員的工作量，既節省借閱者的時間，又提高檔案管理水平。

四、物聯網在檔案管理運用時應注意的問題

（一）統一物聯網在檔案管理應用的技術標準。現階段，每個國家對于物聯網技術的應用標準都不同，這就導致不同應用標準的物聯網技術無法實現互通，無法實現規模型、具有整合性的商業經濟，研發成本也相對較高。因此，物聯網在檔案管理中運用時，要解決物聯網標準的統一性，我國要積極和其他國家溝通協商物聯網技術標準的統一，降低物聯網研發的成本，實現物聯網技術的互通性。

（二）降低物聯網技術的使用成本。物聯網技術的應用發展尚不成熟，對于物聯網技術的使用成本相對較高，在檔案管理中，物聯網技術主要應用到電子標簽以及電子標簽閱讀器等設備，還有信號接收設備以及綜合系統的建設，這些設備的使用成本較高。雖然物聯網技術在檔案管理中的應用可以有效提升檔案管理效率，但是物聯網技術的使用成本過高為檔案管理帶來很大的資金壓力。

（三）提升檔案管理的安全性。物聯網技術快速發展并得到了廣泛的應用，其信息交換的便捷性和及時性使人們思考如何對信息安全進行有效保護。物聯網技術主要是通過獨立的電子標簽進行信息的記錄和跟蹤，只要有標簽閱讀器就獲取到電子標簽中記錄的檔案信息，雖然這種技術為檔案管理提供了很大的便利，但也為一些不法分子提供了機會。

五、結語

總的來說，物聯網在檔案管理的應用中有著廣闊的應用前景，可以有效提升檔案管理的水平，實現檔案管理的智能化，但是物聯網技術在檔案管理的應用尚不成熟，在未來的應用過程中還需進行進一步深化研究，解決物聯網技術在檔案管理中的問題，實現檔案管理朝著智慧的方向發展。