架構新型管理模式 推進檔案創新發展
——以國家管網東部儲運公司為例

文/國家管網東部儲運公司 畢楊帆

一、檔案管理存在“點多線長”問題

（一）檔案業務技術良莠不齊。檔案工作具有很強的專業性和技術性，既需要一定的理論基礎，又需要一定的業務知識。檔案管理人員需要掌握本專業線條理論，通過理論與實踐相結合，才能將內容復雜、形式多樣的檔案管好用好。隨著公司發展，組織機構調整，職能分工細化，很多二級單位檔案員未能專一負責檔案工作，檔案人員平均年齡過大，更換頻率較高。檔案界“新人”又很少經過專業系統的檔案培訓，檔案知識匱乏，專業素養較低，種種因素導致檔案業務水平青黃不接，影響檔案信息價值在公司經營管理、工程建設、技術開發等活動領域的有效發揮。

（二）核心檔案資源相對分散。我部門一直秉承著“統一領導，分級管理”的檔案資源管理理念，盡量做到“應歸盡歸，應收盡收”。但由于企業職能特色，導致核心檔案資源相對分散，未完全實現檔案工作統一管理，滯后于公司全面實現信息化管理的發展需要。

（三）檔案信息化程度不高。由于舊系統操作界面繁雜，使用難度較高，后期維護不便，不適用當前我公司檔案管理模式，對檔案人員造成了極大困擾。而且舊系統未與其他業務系統做關聯接口，直接導致電子文件無法線上歸檔，致使歸檔數據不齊全。因此檔案管理工作仍沿用著傳統的人工為主、EXCEL建賬管理為輔的模式，缺少現代化的檔案管理軟件、檔案數字化設施設備，檔案數據庫建設更是無從談起。這種傳統的管理模式不僅影響著檔案信息提取的準確可靠性，也影響了檔案資源開發的利用率，同時更是無法完全支撐企業檔案信息化建設。

（四）數字化流程不甚規范。檔案數字化仍停留在初級階段，各專業檔案目錄可以實現100%電子化，但原文數字化率依然不理想。檔案人員對數字化流程不甚了解，每一流程需要重視的工作點也相對模糊，僅僅完成了檔案整理、目錄建庫、數據采集等過程，缺少必要的其他處理流程，整個數字化進程受到了阻礙，數字化效果并不明顯。

（五）檔案利用效果不明顯。檔案利用形式單一且服務范圍不夠廣泛，缺少主動服務的狀態，服務方式不夠多樣化，仍持有“重保管、輕利用”的思想，利用效率不高，利用檔案手續煩瑣，利用方式局限于工作考察等借閱利用，仍以紙質借閱為主，過程較長，同時也不利于紙質檔案的保護。

二、“對癥下藥”創新檔案管理模式

（一）優化檔案人員結構。隨著信息技術的不斷發展，公司多次提出智能化、信息化等關鍵字眼，不斷推廣應用現代化的技術、營銷、物流、制造、管理平臺。在新時期、新形勢下，為了加快公司檔案工作管理創新進程，一方面評估現有檔案人員能力，結合公司發展需要重新制定檔案崗位說明書，提高崗位對信息化、管理能力、學歷的要求。另一方面為了提升檔案人員的技能水平和綜合素質，檔案館專門組織各級專兼職檔案員進行檔案業務技能培訓，加強檔案管理人員對檔案業務的多層次理解，同時樹立檔案專業能手，鼓勵各二級單位互結對子，互相學習，交流經驗，更好地推進檔案信息化工作。對于各單位檔案數字化和檔案管理系統推廣工作，擬采取劃分責任區的方式，由檔案館人員分別承包相應單位，做好內部協調工作。聘請集團公司檔案業務專家、計算機專業人員前來培訓指導、實操演練，策劃組織“檔案人員交流會”“檔案工作評價”等活動。經過系統、全面、科學的人才培養活動，專職檔案人員全部持證上崗，熟練掌握了信息化設備的操作流程及信息化系統的使用方法，具備了與公司創新突破、改革發展相符合的能力素質。

（二）實現檔案資源共享。傳統的以檔案實體保管為主的管理模式已逐漸暴露出潛在問題，國家管網東部儲運公司“點多面廣”的地域差異也成為檔案核心資源相對分散的原因之一，基于這種情況，通過檔案數字化實現向檔案實體和數字化信息共同保管的雙重模式轉變，充分實現檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，加快檔案信息化發展。在具體實踐中，我公司采用Windows Server 2008 R2 64位操作系統，運用C/S端的檔案系統客戶端和B/S端的檔案系統網站相結合的檔案系統，將公司整個網狀結構的組織機構貫穿到一個服務器上，上至公司機關，下至各個二級單位，均能查看并應用各自職權范圍內的檔案資料，極大程度避免了檔案實體利用的各種弊端，初步解決了地域問題帶來的不便因素。

（三）提升信息化管理能力。融入公司兩化融合管理體系建設，密切關注智能化管線深化應用、“互聯網+”融合社會資源協同智能等方面的相關新型能力，大力提升公司檔案信息化管理水平。

第一，確保檔案信息化基礎設施建設完備可用，即檔案信息網絡系統、檔案數字化存儲和備份系統的設備，這是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件。我公司在基礎設備的選擇上嚴格執行總部相關要求，簡化了檔案管理系統，操作界面更人性化，更符合企業自身特點。

第二，著力開發檔案信息資源。檔案信息資源是社會發展不可或缺的一部分，檔案信息資源的開發對檔案信息化建設的發展起到了關鍵性的作用。在數字化建設過程中，我部門利用一切可利用的資源，加大檔案數字化范圍，盡可能多的提高館藏數字化率。

第三，梳理完善檔案標準規范，制定符合本公司特色的技術標準。檔案信息化標準規范對檔案信息化建設有著指導性的作用。我公司檔案數字化建設在嚴格執行國家及行業相關標準的基礎上，針對單位的業務性質，特別調整并完善了一套數字化流程標準，細化了各環節工作質量。

第四，鞏固檔案信息安全保障體系。提前對檔案信息及信息系統進行安全防御，確保檔案信息系統安全可靠運行，保障檔案信息的保密性、完整性、可用性、真實性、不可否認性、可控性和可追溯性，使信息系統具備對檔案信息安全動態實施保護的能力。

（四）創新優化數字化流程。以《紙質檔案數字化技術規范》為基礎，嚴格把控每一工作流程，形成具有公司特色的數字化管理體系。

第一，遵循數字化對象，確定五項原則，有選擇地對傳統載體檔案進行數字化。采取優先原則，對需要搶救的、利用價值高的檔案進行數字化，減少破壞檔案實體，最大程度地維持檔案原貌。

第二，規范檔案提取整理流程，保障實體檔案安全。檔案館與項目組分別指派專人負責提取需要加工的檔案原件，雙方共同查驗待整理檔案。項目組工作人員負責清點、核對提取檔案的內容、數量是否與卷內信息一致，并做好《項目檔案交接單》。

第三，合理選擇掃描方式、色彩模式及分辨率，明確圖像存儲格式及處理方式。由于館藏紙質檔案年代久遠，很多紙張已粘連在一起，并且紙質薄脆，很容易被損毀。鑒于這種情況，檔案館要求選用符合條件的平板掃描方式，以減少因處理不當帶來的檔案破壞。

第四，完善目錄建庫及數據掛接，加強系統數據庫的準確性和完整性。一般來講，目錄建庫選定的數據格式應能直接或間接通過XML文檔進行數據交換。我部門在項目實施過程中充分利用現有資源，由檔案人員監督并指導目錄建庫過程，對著錄項的文字錄入進行正確率控制，保證錯誤率低于1%。

第五，嚴格數據驗收工作，實現數據完整備份。由檔案人員抽檢已完成數字化的所有數據，包括目錄數據庫、圖像文件格式及數據掛接的總體質量。驗收結論必須經實施單位分管領導、驗收組專家簽字方才有效。經驗收合格的完整數據應及時進行備份，我公司采用在線、離線相結合的方式實現多套備份、異地備份，對備份數據實行定期檢查模式并建立檢查記錄。

（五）開發建設檔案利用體系。檔案利用體系建設是衡量檔案工作完成效果的標準。針對檔案利用服務存在的相關問題，分別采取了對應措施加以解決，從而減少利用問題帶來的負面影響。

第一，變被動為主動，注重被動服務與主動服務并舉。被動服務即要求所有檔案人員做到滿足利用者提出利用檔案的需求，包括接待閱覽，外借檔案及出具檔案證明等。主動服務即利用館藏現有檔案資源，主動了解利用者需求，開展檔案利用服務，將檔案送到生產、建設、科研等項目一線為其服務。

第二，變靜態為動態，注重檔案利用效果的收集。一般情況，在檔案利用完畢后檔案人員會要求利用者完成檔案利用效果的填寫記錄。然而并不是記錄完畢就可以了，檔案部門應當把這些利用效果加以收集整理，變靜態的紙張為動態的分析，從而為改善館藏檔案結構與成分，加強各項基礎工作的建設，提供有力的科學依據。

第三，變紙質為電子，注重應用檔案管理系統。檔案管理系統的使用極大程度增強了檔案的利用率，不僅避免了對紙質檔案的破壞，還促進了電子檔案的應用，致使檔案利用更加便捷化與智能化。

三、結語

大數據時代將推動信息技術快速發展，在實際工作中，只有從整體出發，悉心研究數字檔案信息資源共享的方方面面，才能順利推進企業檔案信息化發展，從而更好地為大眾提供服務。