新時代環境下人力資源和社會保障局人事檔案管理研究

文/濟南市章丘區人力資源和社會保障局 張紅光

人事檔案管理工作可以促進社會保障部門的發展，檔案管理作為一項基礎性工作，輔以先進的信息技術，能夠更加準確地縮減檔案的存儲空間，減少過多的人力資源浪費，彌補了紙質人事檔案管理工作的缺陷，促進人事檔案管理工作朝著信息化方向發展。

一、人力資源和社會保障局人事檔案管理工作相關問題的分析

（一）人事檔案管理人員專業素質不高。在人力資源和社會保障局開展的檔案管理工作中，相關檔案管理人員的專業管理水平偏低，綜合素質不高且逐步老齡化，不會使用電腦等相關科學技術，致使人事檔案管理工作進展緩慢，出現檔案管理工作組織效率低下的現象。從人力資源社會保障局的當前實際情況得知，相關檔案管理部門的人員并沒有掌握專業的知識，接受和掌握檔案管理知識的速度也相對較慢，導致人事檔案管理工作開展舉步維艱。

（二）人事檔案管理工作成果不能達到統一完整合規。檔案管理工作的順利開展離不開科技的支持。相關檔案管理人員應該采用新興的檔案管理工作方法來提升檔案管理水平。首先，從當前的主要形式上看，人事檔案管理人員采用的檔案管理方法過于老套，不但浪費了很多時間，也造成檔案管理工作成效和現行規范之間存在較明顯的出入。其次，相關部門在辦公設備配置方面也存在差異，很多部門使用的計算機等相關電子設備功能不同，部分機器老化現象嚴重，導致檔案管理信息不規范。最后，在檔案數據存儲過程中，檔案管理部門人員的操作不專業，致使人事檔案管理工作不能達到相關的行業標準。

（三）人力資源和社會保障局利用檔案信息效率低下。個人檔案管理的資源利用效率較低是人事檔案管理最應該解決的問題。造成此種現象原因有很多，人事檔案管理工作的組卷時間較為復雜，且管理流程煩瑣，檔案管理的細節環節存在“形式主義”，較多受約束，檔案管理工作無法快速有效落實，同時，存在人事檔案管理信息泄露的情況，部分使用者在調取檔案信息的過程中，帶無關的同事前往，導致檔案信息外漏，檔案管理的專業信息保密性受損。

（四）傳統紙質檔案管理方法滯后性顯著。在國內部分經濟條件欠發達地區，長期沿用紙質文件來記載相關人事檔案管理工作，經過檔案管理人員組卷處理裝訂，調取檔案信息的人員搜集和查找信息時間過長，由于紙質傳統檔案的資料比較煩瑣復雜，導致獲取檔案信息的人員不方便查閱和復制相關檔案資料。

（五）人事檔案管理的硬件設備落后。人力資源和社會保障局的人事檔案管理是一項煩瑣又復雜的工作，相關檔案管理人員在進行數據分析與收集時應該具有一定的操作手段和管理方法，確保人事檔案管理工作的準確性。然而，當前，人力資源和社會保障局的檔案管理工作不容樂觀，記錄和保存檔案的電子設備如計算機存在系統運行緩慢、機器設備老化等現象，影響了檔案管理工作的整理速度，導致相關檔案整理人員收集與整理的資料凌亂不規范，最后影響檔案管理工作的工作效率。

二、人力資源和社會保障局人事檔案管理工作的解決策略

（一）建立健全人事檔案管理等相關制度。從管理存在的主要問題來看，為了確保檔案管理工作朝著科學規范化的方向發展，檔案管理部門應該建立一套執行力強、科學規范的檔案管理模式。在開展和組織人事檔案管理工作中，主要部門應該以積極樂觀的工作態度來處理檔案管理工作，相關部門管理人員應該明確檔案管理職責，規范相關的執行權限，不斷完善和改進檔案管理監督體系。與此同時，管理層還應該實施相應的績效考核制度，建立和健全激勵員工創造性的體系，提高檔案管理水平。

（二）增設人事檔案管理的崗位，擴大人才隊伍建設。隨著經濟的不斷發展，人力資源和社會保障局需要收集和管理的信息逐漸增多，工作量也在逐年加大。因此，國家在人事檔案管理方面應該加大改革，重視人事檔案管理工作，加強人才隊伍建設，招聘具有大專以上學歷的專業性人才，并經過專門的集中培訓管理，統一安排上崗，負責人事檔案管理工作。在檔案管理工作中，定期組織檔案管理學習交流，使得檔案管理工作全面落實。

（三）完善基礎設施建設，規范檔案工作管理。首先，國家應該重點關注人事檔案管理中硬件設施的安全和可靠性，為了提高人事檔案管理工作的資源利用率，應加大資金力度，購買先進的計算機等相關設備來確保檔案管理工作的有效開展。其次，相關部門應該明確各部門的崗位職責，劃分合理的辦公場所，為人事檔案管理工作人員提供一個良好的工作空間。最后，管理人員應該專門設置一個存儲檔案信息的場所，促使檔案管理保管存儲更加規范透明，提高整體部門的組織管理水平。

（四）加強人事檔案管理人員的管理方式。在檔案管理進程中，人事檔案管理工作人員沒有對自身的本職工作予以重視，管理意識相對淡薄，很多工作人員的管理效率與執行力都相對較差，經常會出現檔案管理失責等相關問題。因此，應該加強檔案管理人員的組織管理方法，在工作中完善檔案管理水平，提高檔案管理效率。

（五）構造人事檔案管理的監督機制。在大數據時代的背景下，人力資源和社會保障局應該透明化，利用經濟、法律等相關措施保證人事檔案管理工作能夠在良性發展的時間空間環境下，提高人事檔案管理工作的整體服務質量，提高相關檔案管理人員的管理水平，并在相關制度完善的基礎上，建立健全風險預警機制，做好檔案管理風險監督與改進工作。

（六）加大人事檔案管理工作的創新模式。為保證人事檔案管理工作信息檔案管理更加先進、智能，不但要求相關人員具備專業的綜合素養，同時還應該具有發達的頭腦和適應社會發展的管理思維，人力資源和社會保障局的管理階層更應該加強自身的創新管理方法，通過學術性的交流和探討、安裝先進管理設備等方法來提高檔案管理水平，挖掘專業性人才，創造人事檔案管理的新方法，加強檔案管理的準確性和安全性。

三、人力資源和社會保障局人事檔案管理工作的發展方向

（一）信息化發展模式。數字化的人事檔案管理信息是現代社會檔案管理的主要發展方向。數字化的檔案管理手段科學準確地管理統計并存儲了檔案管理信息，使用者可以利用計算機等相關軟件來查閱搜索需要獲取的檔案信息，縮減了查找時間，提高了相關人員的工作效率，給廣大使用者提供了便利，也使人事檔案管理工作更加專業、高效。

（二）人力資源和社會保障局的發展態勢。人事檔案管理工作隨著電子信息等相關技術水平的發展，呈現出信息化的態勢。在人力資源和社會保障局信息化檔案管理的模式下，開展檔案管理工作，可以高效合理地為廣大人民群眾實現人事檔案管理資源的有效分配和利用，使人事檔案管理工作的保密性不斷提高，促進檔案管理信息化的進程盡快實現。

四、意義探究

從人力資源和社會保障局的當前形勢來看，人事檔案管理工作能更加規范地完善社會各個部門人力資源系統的和諧運行，為社會實現統籌兼顧、科學管理起到了一定的促進作用，同時，各個行業的人員利用人事檔案管理的信息，能快速地查找和發現所需要的人才，經過相應的人才建設，挖掘人才資源，提高市場競爭力，給很多人才創造并提供就業機會。

五、結語

大數據時代的發展趨勢促進人事檔案管理工作信息化管理工作更加統一規范，但在人事檔案管理過程中，存在很多管理問題，有待解決。經過上述分析，檔案管理人員應從思想上認識到完善基礎設施工作的必要性，加強高技能、素質優良人才培養的力度，重視現代化辦公技術方法的應用，最大限度優化管理工作質效，確保檔案管理工作穩健發展。