新時期干部人事檔案專項審核工作存在的問題及對策

文/福建醫(yī)科大學附屬第二醫(yī)院 曾紅華

新時期干部人事檔案專項審核工作，受到各行各業(yè)高度重視，醫(yī)院作為專業(yè)度要求較高的單位，人事工作管理更是重中之重。在人事檔案專項審核工作中，除了堅持有利于醫(yī)院長期建設發(fā)展的原則以外，還要在新時期最大限度發(fā)揮服務作用。針對三齡、兩歷、一身份的內容進行核對，對排查出的問題全面大力整改解決，拒絕檔案造假，確保干部人事檔案管理工作的可靠性、真實性。在基礎信息中，重點注意審核檔案材料是否齊全、信息證明是否準確、留存憑證是否有造假涂改情況。

干部人事檔案，對職能部門、行政系統(tǒng)意義深遠，對人事干部的任免能夠產(chǎn)生重要影響，因此新時期干部人事檔案專項審核工作需要以正確、坦然的態(tài)度對待。

一、審核工作中發(fā)現(xiàn)干部人事檔案普遍存在的問題

（一）信息真實有效度較低。1.對三齡、兩歷、一身份的基礎內容信息記錄有偏差，為方便人事工作開展，配合上級工作，比如學歷認證、人口普查類任務，基本每年都有，干部對于出生日期、學歷簡介等記憶深刻，多次填寫核對均無大出入，但是對于時間線易混淆，出現(xiàn)參加工作、調動時間、榮譽事件、入黨時間等記錄不一致的問題，還有字跡潦草不清楚、辨識度低等問題。2.在實際工作中出現(xiàn)記錄年齡與本人年齡不符情況，因一些關乎個人前途發(fā)展的原因，比如為了入學、入伍或者其他有條件限制的情況而修改了基本信息。

（二）檔案管理重視度較低。1.對新人入職或調職人員沒有及時接收、移交歸檔，因突發(fā)情況沒有及時填寫相關表格類檔案，造成人事檔案內材料不齊全。2.新時期互聯(lián)網(wǎng)興起，在學歷認證、學位材料驗證部分，年份久遠不能上網(wǎng)查詢，各所學校的學歷材料版本不統(tǒng)一。3.每年整理檔案大部分為臨時抽調人員或是實習生，工作方法各異，責任程度也不同，并且臨時工作或實習期時間短，因此在整理上會出現(xiàn)丟失、短缺等問題。

（三）材料不規(guī)范、審核不嚴謹。部分干部職工對檔案材料不重視，認為年代久遠，無從查起。一方面，檔案材料的填寫不是很規(guī)范、完整，尤其照片，隨身未攜帶，聲稱隨后補齊，卻遲遲未見蹤影；另一方面，干部檔案里的材料不齊全，尤其一些年長的教授、醫(yī)師級別的，年輕時有知青類的經(jīng)歷，但由于當時條件有限，通訊不發(fā)達，造成個人信息材料不全面。工作職位有變化，填寫各種履歷表缺乏規(guī)范。

（四）忽略專業(yè)管理知識。作為人事檔案管理，需要由專業(yè)且有能力的人員擔任，除了具備管理能力外，業(yè)務能力亦要非常突出，對新時期下的檔案管理要與時俱進，樹立強烈的管理意識。如果忽略對管理人員的培養(yǎng)，那么會導致人員思想滯后，抵觸新時期互聯(lián)網(wǎng)及通信工具的運用，拒絕使用現(xiàn)代技術，不能科學有效地開展工作，工作效率低下，造成不良影響。

二、加強專項審核人事檔案管理工作的應對之策

為了在今后干部檔案管理工作中全面提高效率，對如何管理人事檔案提出以下幾個方面的建議：

（一）培養(yǎng)重視檔案，加強對管理的認識。提高全體員工對檔案的重視程度，從思想根源抓起。干部人事檔案是對個人成長的記錄，無論是個人經(jīng)歷、還是學歷檔案以及榮譽能力，留存的材料真實反映了個人的價值，因此必須重視檔案管理工作。應重視當前干部檔案專項審核工作，認真負責地做好管理工作，根據(jù)實際情況和現(xiàn)實需求，配備專業(yè)管理人才，積極地開展審核工作，逐一排查。干部人事檔案是上級組織、有關部門遵循黨的干部任選政策，在培養(yǎng)、選拔和任用的工作中，逐漸根據(jù)個人經(jīng)歷慢慢形成的記載干部個人基本信息、政治品德、思想作風、工作能力、業(yè)務表現(xiàn)等方面的專項文件檔案材料，是全面考察、正確選拔、使用干部的依據(jù)。因此，一定要加強對干部檔案工作的重視，全體動員宣傳干部檔案的重要性，增強全員的檔案意識。1.強化上級領導班子意識，更新領導認識觀念，從人力、物質、資金等各方面爭取大力支持，提高管理干部檔案的硬件設施水平。2.采用各種新時期新媒體資源，創(chuàng)新宣傳人事檔案的重要作用，讓全員樹立重視意識和保持嚴肅對待的精神。也可以推薦有公信力的政府網(wǎng)絡的微信公眾號上、網(wǎng)站等讓大家關注，隨時隨地學習。3.提高應屆畢業(yè)生對人事檔案方面的認識，教授如何管理、重視檔案，慢慢普及，對未來有利于規(guī)范管理。

（二）嚴控干部人事檔案材料審核的環(huán)節(jié)。在日常管理中，做好收集、整理、記錄、歸類等各項工作，嚴把各項環(huán)節(jié)的質量審核，對每個工作環(huán)節(jié)都要有系統(tǒng)的認識。1.加強檔案管理中材料收集整理工作，對于干部人事檔案專項審核中發(fā)現(xiàn)的不齊全、不規(guī)范的材料，要按照上級相關文件要求，根據(jù)個人實際情況對材料內容的不同，分別采取合理的方式進行信息補充和規(guī)范整理。如對檔案中專項審核學歷認證年份久遠網(wǎng)絡查證不到、各學校學歷證書版本不一等問題，應該采用當事人學歷年份到公信力度權威部門開具有效證明，并聯(lián)系個人學校進行學歷認證等工作，其中補充的規(guī)范材料里，要注明經(jīng)辦人、補辦時間，加蓋相關人事部門的公章。2.加強檔案中材料收集移交工作，干部人事檔案材料形成后，負責部門應及時、快速辦理移交歸納手續(xù)，除此之外，負責干部檔案管理的部門應當與其他部門及外單位都建立互相聯(lián)系制度，對人事調動的材料及時補充、轉交，完善干部人事調動程序，使干部檔案的材料歸納更加規(guī)矩。3.加強檔案材料收集歸檔工作，干部人事檔案管理部門一定要堅持嚴格管檔，對材料采用嚴格審核的標準，列出重點審核項目，如收集檔案的歸檔是否辦理明確，材料是否齊全等。對新接收入檔案的材料內容，要每頁每項逐一核對，保證材料的完整性，保證內容真實有效。4.加強檔案材料收集處置工作，對檔案材料中填寫不規(guī)范、不夠齊全完整的檔案材料，要退回交接管理部門并重新整理、補辦，并且再次交接時對材料退回的有問題項目進行嚴格的審核。尤其對于年代久遠、補充難度較高的補充材料，要認真審核鑒別、確認無問題后再歸入個人檔案中。5.加強檔案材料收集后續(xù)工作，有始有終做到跟蹤完善，保證干部人事檔案的真實準確。對年度里進行交接的考核材料進行回訪，做到發(fā)現(xiàn)問題馬上整改，立刻解決，確保人事檔案的材料中真實、規(guī)范。

（三）加強干部檔案隊伍的建設，提高工作效率。對新時期干部人事檔案的工作人員要有要求，必須保證能力強、有強烈的責任心和熱愛職業(yè)的熱情。要經(jīng)常組織專業(yè)業(yè)務培訓，切實提高工作人員的業(yè)務能力和工作水平，開展好工作。管理干部檔案的工作人員是動態(tài)化的，因此要緊跟時代發(fā)展，關注新時期各種政策改變，領會各種重要精神含義精髓。

針對新時期新出現(xiàn)的干部檔案材料變化、種類增減、形式多樣，在日常收集整理中，干部人事檔案的工作人員要接收時移世易，發(fā)展檔案管理現(xiàn)代化，建設數(shù)字化辦公整理，對普遍出現(xiàn)的各類問題，如新的干部檔案材料分類標準、流程程序，應加強對干部檔案現(xiàn)代化管理建設，按實際情況詳細解讀干部檔案管理相關規(guī)定，建立信息系統(tǒng)，統(tǒng)一分類，用網(wǎng)絡建立子母系統(tǒng)，建立智能化檔案庫，杜絕在工作中會因為同一類材料，卻分類不統(tǒng)一的情況，并且在此基礎上，建立各種檔案庫，如專業(yè)分類、科室分類、學科分類等等，方便又快捷。如此在新時期的干部人事檔案中，就可以提高專業(yè)業(yè)務水平，利于工作效率增強，使干部檔案規(guī)范管理水平不斷提高。

（四）推進數(shù)字化檔案管理，創(chuàng)新需求化審核。各部門可以根據(jù)工作需要，及時充實力量，推進數(shù)字化檔案管理進程，對創(chuàng)新各級面向人事方面調動的專項審核工作，增強需要人與被需要人之間的溝通聯(lián)系，數(shù)字化篩選，進行干部檔案工作人員增配，加快審核效率、優(yōu)化人事調動程序結構。在綜合分析大數(shù)據(jù)配備的前提下，還能杜絕人為因素，方便上級干部檔案工作人員監(jiān)督指導，保證人事管理中檔案專項審核的資源利用率，完善人事調配、審核等機制，更好地發(fā)揮新時期新方法。

三、結語

綜上所述，新時期干部人事檔案專項審核工作的開展既要延續(xù)舊時代的認真負責、規(guī)范管理，也要學習接收創(chuàng)新方法，在實踐中慢慢摸索，一邊發(fā)現(xiàn)問題一邊解決問題，探索研究，不斷提出優(yōu)化措施，進行實踐，去糟留精，充分調動管理人員的熱情與事業(yè)心，以干部人事檔案專項審核工作點為始點，把專項審核工作發(fā)現(xiàn)的問題重視起來，有效提升綜合水平，進一步完善方法措施，提高檔案意識，嚴守規(guī)范，嚴格管理，促進新時期干部人事檔案專項審核工作有序進行。