人事檔案數字化與人才服務信息化建設研究

文/河北交通職業技術學院 田欣 周悅 張珊；石家莊高新技術產業開發區管委會 王茜茹

近年來，在信息技術的不斷發展和普及下，各單位檔案管理人員逐漸加大了對人事檔案和人才服務的數字化、信息化建設力度，旨在提高自身的社會效益和經濟效益，促進自身的健康、可持續發展。在這樣的背景下，如何促進人事檔案和人才服務建設向數字化和信息化方向發展是檔案管理人員必須思考和解決的問題。

一、人事檔案數字化與人才服務信息化建設過程中存在的問題

對于人事檔案和人才服務而言，在具體的建設中，存在的問題主要體現在以下三個方面：

（一）數字化標準體系不完善。盡管大量的檔案管理人員逐漸加大了對人事檔案數字化建設，并應用了數字化技術，但是，缺乏系統、完善的數字化標準體系，嚴重影響了人事檔案管理工作效率和效果。

（二）人事檔案信息安全受到威脅。在科學技術的不斷發展和普及下，部分檔案管理人員將數字化管理系統應用到人事檔案管理中，但是，由于沒有做好對系統功能的維護和升級，導致該系統出現漏洞問題，為網絡黑客的不法侵入和攻擊提供了可乘之機，造成人事檔案的泄露和丟失。

（三）數字化技術落后。部分檔案管理人員在進行人事檔案以及人才服務信息化建設的過程中，沒有及時更新數字化技術，使用的數字化技術過于落后，無法滿足人事檔案管理需求，導致人事檔案管理工作無法正常、穩定、安全地開展。總之，為了進一步提高人事檔案數字化管理水平，實現人才服務的信息化建設，檔案管理人員要重視以上問題，只有這樣，才能提高社會效益和經濟效益，為促進檔案管理人員自身在激烈的市場競爭中立于不敗之地，為實現創新、長遠發展打下堅實的基礎。

二、人事檔案數字化與人才服務信息化建設措施

人事檔案數字化建設與人才服務信息化建設兩者之間是相輔相成、互相促進的關系。某種程度上，通過加強對人事檔案數字化建設可以為人才服務信息化建設起到良好的促進作用，為進一步促進和加快人才服務信息化建設進程發揮出不可替代的作用。

（一）強化人事檔案數字化建設的有效措施。1.重視并做好檔案收集、整理和審核工作。為了進一步提高人事檔案的數字化管理水平，檔案管理人員要從檔案收集、檔案整理和檔案審核三個環節入手，促進人事檔案管理工作向數字化方向不斷發展。在這個過程中，檔案管理人員要在確保信息數據真實有效的基礎上，簡化檔案核對流程。首先，要按照一定的標準，對檔案信息進行科學分類，并采用編序號的方式對分類好的信息做好統計和標注，以確保檔案信息的簡潔明了性，便于相關人員能夠在第一時間內快速查找和調用自己需要的檔案信息。其次，檔案管理人員要根據人事檔案管理的實際需求，采用核實人事檔案的方式，對檔案信息進行一一核對，確保所有檔案信息的全面性、完整性和真實性。如果發現所填寫的檔案信息格式不嚴謹、不標準，需要對這些信息重新輸入和修改，以確保所有檔案信息填寫格式的規范性和標準性。最后，檔案管理人員還要定期監督和審核人事檔案，及時發現和解決人事檔案中存在的問題，為進一步提高人事檔案的管理水平創造了良好的條件。2.建立健全人事檔案數據庫。為了實現對人事檔案的數字化管理，檔案管理人員還要重視對人事檔案數據庫的建立和完善。在這個過程中，首先，檔案管理人員要根據人事檔案實際管理現狀，建立和完善檔案信息資料庫，以保證該資料庫內容的規范性和標準性，同時，還要采用身份驗證的方式，對既有信息數據進行搜索和識別，確保社保、公積金等信息數據準確無誤地存儲于信息數據庫中。其次，還要不斷修改、優化和完善檔案數據庫系統，以保證該系統能夠可靠、穩定、安全地運行，只有這樣，才能實現檔案信息的高效整理和搜索，同時，為促進后期紙質材料與電子材料的有效對接，提高檔案信息的真實性和完整性提供了重要的平臺支持。最后，要充分利用和發揮數字化技術的應用優勢，確保檔案信息能夠準確、可靠、安全地錄入和存儲。3.加強檔案信息安全管理。為了促進人事檔案數字化管理向標準性、規范性、科學性方向發展，檔案管理人員要加大對檔案信息安全管理力度。在這個過程中，首先，要嚴格按照相關標準和要求，從檔案信息錄入、審核和存儲等環節入手，提高檔案操作流程的規范性。同時，還要將人事檔案存儲地與人事檔案辦公地分開，并完成對檔案室的建立，嚴禁外來人員擅自進入檔案室查找和調用人事檔案。其次，還要強制要求檔案管理人員和數字化建設人員簽訂檔案信息保密協議，以避免因人為因素導致檔案信息出現丟失或者泄露等情況，以提高檔案信息的安全性。此外，還要采用封閉系統接口的方式，禁止外網的訪問以及無線網絡的搭建。最后，還要定期維修和更新檔案信息管理系統，提高該系統運行的安全性，避免因網絡病毒、黑客、不法分子的入侵和篡改檔案信息。

（二）促進人才服務信息化建設的有效措施。1.構建完善和統一的信息化建設標準。為了進一步提高人才服務信息化建設水平，檔案管理人員要重視對信息化建設標準建構和完善，以保證信息化建設標準的統一性和規范性。在這個過程中，首先，要根據人才服務實際建設需求，統一制定和完善信息技術應用標準，并將其余人才信息化管理規范進行有效結合，以達到提高人才信息化服務水平的目的。其次，要加強對人才信息化管理系統的應用，在該系統的應用背景下，通過利用網絡，極大地提高信息資源的共享度和利用率，為進一步提高人才服務工作效率和效果打下堅實基礎。最后，要統一使用人才服務信息化建設技術應用平臺，確保不同部門能夠在明確分工的情況下有效協作，避免出現資源重復收集和管理的問題。2.加大對信息技術人才的培訓力度。信息技術人才在實現人才服務的信息化建設中占據著舉足輕重的地位，因此，檔案管理人員要加強對信息技術人員的培訓力度，不斷提高信息技術人才的專業能力和職業素養。首先，要采用外聘信息技術培訓專家的方式，邀請國內有名的技術專家對檔案管理人員員工進行全方位培訓，以提高他們的信息技術應用水平。其次，要根據人才服務的發展需求，成立多個信息化建設小組，使這些小組在其他部門的協作和配合下，對人才服務需求有全面了解和把握。最后，構建出符合人才服務發展需求的信息系統，以促進人才服務向信息化、智能化方向不斷發展。3.組建信息技術專業機構。為了實現對人才服務的信息化建設，檔案管理人員還要重視對信息技術專業機構的組建，通過借助該機構的作用和力量，提升人才服務工作的效率和效果。在這個過程中，首先，要在綜合考慮人才服務建設需求的基礎上，聘請世界頂尖的一流人才參與到信息技術專業機構的組建中，以達到更新和完善人才信息系統功能的目的。其次，還要統一制定人才管理規范，確保相關機制和制度能夠在人才服務信息化建設工作中發揮出真正的指導作用和監督作用。

三、結語

綜上所述，隨著數字化技術和信息化技術的不斷推廣和普及，我國逐漸步入了信息時代，在這樣的情況下，人們對人事檔案管理工作以及人才服務工作提出了更高的要求，除了要求提高人事檔案數字化管理水平外，還要求提升人才服務信息化建設水平，只有這樣，才能緊跟信息時代的發展步伐，提高相關檔案管理人員的知名度和影響力，為進一步促進相關檔案管理人員的健康、可持續發展提供有力的保障。