大數(shù)據(jù)時(shí)代人事檔案管理現(xiàn)狀及信息化的探討

文/云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院茶葉研究所 尹蓉

人事檔案是我國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，也是證明個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)。檔案內(nèi)容可以簡單直接地反映人的一生。人事檔案會(huì)跟隨我們的一生，在許多方面發(fā)揮著重要的作用。

一、人事檔案的重要性

人事檔案是收存員工的履歷、考核、自傳、鑒定、考察材料、學(xué)歷經(jīng)歷、工作成果、政治歷史、黨團(tuán)材料、獎(jiǎng)懲、工資、入職、退休、社保、公積金等方面的有關(guān)文件材料。因此可以說人事檔案材料是個(gè)人的一部簡單自述，它既能反映個(gè)人的人生軌跡，也能顯示個(gè)人所在單位的遷移變化。這也是檔案需要專人保密管理、需要在每個(gè)單位建立人事檔案管理的原因。檔案雖少功能卻大。

因?yàn)槿耸聶n案的以小見大的功效性，所以人事檔案是具有機(jī)密性的。單本檔案還具有片面性，如果結(jié)合一個(gè)單位一定量級別的人事檔案，就能概述出一個(gè)單位的歷史、發(fā)展軌跡、前景等內(nèi)容。因此我們說人事檔案是屬于黨和國家的機(jī)密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會(huì)無條件地提供服務(wù)。檔案管理機(jī)構(gòu)的人也不能查閱自己的人事檔案。檔案管理、借閱、傳遞工作人員都需要嚴(yán)格保密。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀

我國的人事檔案注重對政治、家庭、思想道德、重大過失等問題的材料的收集。上文我們已經(jīng)闡明一份完備的檔案是非常具有參考價(jià)值的，就比如單位人才的選拔，我們可以通過調(diào)閱候選人的檔案查閱了解被提拔人員的人生軌跡、思想變化、學(xué)識、學(xué)歷、人生經(jīng)歷的重大事項(xiàng)等內(nèi)容，這些內(nèi)容相結(jié)合可以很好地體現(xiàn)和了解被提拔人員的工作能力，這也是干部提拔必須審核檔案的原因。人事檔案具備系統(tǒng)全面、內(nèi)容翔實(shí)、準(zhǔn)確率高等特點(diǎn)。可以很好地為黨和國家提供參考和考究意義。

由于我國檔案遵循高度保密原則，一旦存檔，本人就不能再接觸自己的人事檔案。本人也不能收集、整理、歸檔自己的人事檔案，所以一般情況下，檔案管理需要配合進(jìn)行管理。

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)、單位管理人員及個(gè)人對檔案的認(rèn)識不足。在非專業(yè)性的檔案館、圖書館里有時(shí)也存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案只是收集整理個(gè)人材料，整理完成存放檔案室，對檔案管理不夠重視。管理人員是否專業(yè)，檔案室、檔案柜是否符合要求，檔案歸集整理是否有專人負(fù)責(zé)、檔案查閱流程是否規(guī)范，這些內(nèi)容都沒有明確的規(guī)范和落實(shí)。有時(shí)檔案堆積三兩年沒有整理，檔案工作人員頻繁變更，工作交接滯后或者停滯，經(jīng)常出現(xiàn)隨便劃歸一間辦公室就是檔案室、再因?yàn)楣ぷ髯兏鼨n案室。在搬遷中不規(guī)范操作導(dǎo)致檔案遺失。很多單位檔案管理停滯不前，沒有跟著相關(guān)國家政策作出調(diào)整，只在上級或者專業(yè)檔案檢查時(shí)才臨時(shí)對檔案、檔案室進(jìn)行整理、規(guī)劃。

（二）單位沒有專業(yè)的管理人員。在非專業(yè)性的檔案館、圖書館的單位沒有專業(yè)的檔案專管人員，大多數(shù)是兼職或者臨時(shí)抽調(diào)人員。檔案并沒有引起足夠的重視。非專業(yè)人員對檔案的管理更加不專業(yè)，加上單位實(shí)際現(xiàn)狀，單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，自己在其崗位也弄不懂自己的崗位工作內(nèi)容，致使單位檔案管理更加混亂。首先，在招聘人員時(shí)，因?yàn)閱挝恍再|(zhì)沒有招聘檔案專業(yè)相關(guān)人員。其次，因?yàn)閱挝宦毞Q晉升的原因，單位現(xiàn)有人員中不愿意長時(shí)間兼職或?qū)Ｂ毠芾頇n案。再次，單位不愿意選送人員進(jìn)行長期或每年固定的檔案知識培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的培訓(xùn)。專業(yè)的培訓(xùn)是實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的傳授，也是專業(yè)化、細(xì)節(jié)化的培養(yǎng)。最后，歷史遺留問題多，這是前面三個(gè)原因的疊加。很多單位檔案管理人員、檔案室頻繁更換，導(dǎo)致檔案工作的交接也是流于表面，檔案在交接中或者說在日常歸檔中就存在遺漏、錯(cuò)放、丟失問題。一經(jīng)疊加就出現(xiàn)很多歷史遺留問題。

（三）個(gè)人不重視。個(gè)人不重視有兩方面，首先，單位對人員檔案知識的普及不到位。很多人并不知道哪些材料需要交人事檔案存檔的。其次，個(gè)人對自己的人事檔案重要性認(rèn)識還不到位。個(gè)人也認(rèn)為放不放人事檔案，交不交單位都沒有關(guān)系，在自己手里是最安全的，這也就導(dǎo)致了材料不報(bào)備不提交。這方面的問題主要體現(xiàn)在個(gè)人的重大成就方面的材料。這部分材料中的獎(jiǎng)狀或者重大科研成果、成就證明很多都由個(gè)人掌握。由于管理的不規(guī)范和個(gè)人對檔案認(rèn)識的不足，很多人認(rèn)為這是屬于個(gè)人的，不用報(bào)備單位，更不用提供材料給單位進(jìn)行歸檔保存。這個(gè)問題在科研型單位很突出，導(dǎo)致個(gè)人和團(tuán)隊(duì)有詳細(xì)的材料而單位卻沒有材料歸檔備查；個(gè)人成就、成績中會(huì)涉及一些保密材料，個(gè)人不愿上交單位，寧愿保留在自己手中，也說明單位檔案管理的不合格。

三、加強(qiáng)人事檔案管理的有效措施

（一）采用現(xiàn)代化手段。隨著4G技術(shù)的普及及5G的不斷成熟推廣，互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)加快發(fā)展，信息通信業(yè)等不斷豐富，我國互聯(lián)網(wǎng)信息行業(yè)從傳統(tǒng)電信服務(wù)、互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)延伸到互聯(lián)網(wǎng)購物、大數(shù)據(jù)存儲、云計(jì)算等服務(wù)新業(yè)態(tài)。跨行、跨業(yè)務(wù)、跨越時(shí)間、地理和空間的限制，大數(shù)據(jù)云計(jì)算將以前的很多大勞動(dòng)力、大人力、大物力、大資源、跨時(shí)間、跨空間、跨地域的難題輕松解決。在云計(jì)算操作方面是一個(gè)Enter鍵就可以解決的。這極大地縮短了辦事時(shí)長，節(jié)省了資源，提高了工作效率。

我們的檔案管理、傳輸、應(yīng)用也需要與時(shí)俱進(jìn)革新傳統(tǒng)，摒棄落后的、不科學(xué)的管理方式和管理手段。實(shí)現(xiàn)人事檔案在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的信息化、公開化、科學(xué)化、多元化。因此應(yīng)加快轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)及個(gè)人的觀念、培養(yǎng)專業(yè)的管理人員、購置先進(jìn)的檔案存儲設(shè)備，建立“毛細(xì)血管”的現(xiàn)代化管理數(shù)據(jù)庫，糾正和完善現(xiàn)有檔案中存在的問題，不要明日復(fù)明日，歷史問題滾雪球般累積讓人事檔案作用流失，成為發(fā)展的落后者。

（二）提高檔案管理者素質(zhì)。互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的人事管理者需要專管專職的專業(yè)素質(zhì)、掌握科學(xué)的技能，實(shí)現(xiàn)人事檔案綜合化、系統(tǒng)化管理，發(fā)揮人事檔案的價(jià)值。

在日常工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)、個(gè)人、檔案管理者都需要轉(zhuǎn)變思維，與時(shí)俱進(jìn)。首先單位領(lǐng)導(dǎo)需要重視人事檔案的管理工作，確實(shí)做好人事檔案基本概念的普及，應(yīng)交、該交材料著重落實(shí)強(qiáng)調(diào)，完備的資料儲備才能為后來者提供高效率的工作環(huán)境。

對于檔案專職管理人員而言，單位需要鼓勵(lì)和要求檔案管理人員學(xué)習(xí)最新的信息化技術(shù)。而互聯(lián)網(wǎng)作為基礎(chǔ)應(yīng)用平臺，人事檔案管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)與之相關(guān)的技術(shù)，增強(qiáng)自身的專業(yè)技術(shù)能力，進(jìn)而推動(dòng)人事檔案的信息化發(fā)展，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的互聯(lián)共享，提高人事檔案利用率，進(jìn)而推動(dòng)人事檔案管理工作的開展。

對于專職人事檔案管理工作人員而言，根據(jù)單位實(shí)際，固定長期管理人員，每年或約定年限送管理人員學(xué)習(xí)最新專業(yè)知識，做好高效管理工作。對管理人員存在的職稱晉升問題也應(yīng)作出明確規(guī)定，不能任用人員后就無措施保障這些人員的權(quán)益。

除了提高現(xiàn)有管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)以外，我們還應(yīng)積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才。這主要是針對有些單位對人事檔案管理不夠重視，專業(yè)人才缺乏，人才斷層問題。人才引進(jìn)可解燃眉之急，也極大地縮減單位人才培養(yǎng)投入。

（三）利用互聯(lián)網(wǎng)保證檔案信息的完整性，豐富檔案信息。大數(shù)據(jù)時(shí)代的人事檔案管理不要僅僅局限在材料的信息化處理，我們可以利用互聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)功能豐富和完整人事檔案信息。我們可以擴(kuò)寬檔案信息的收集，豐富人事檔案內(nèi)容，更好地反映人員信息。如當(dāng)下環(huán)境，我們可以加入一些招考考試、應(yīng)聘信息、交通信用值、銀行信用值、圖片、音頻等信息。以此來改善人事檔案的信息不豐富的問題。

在利用網(wǎng)絡(luò)信息的基礎(chǔ)上，我們可以及時(shí)更新人員的人事檔案信息，可以隨著工作、生活環(huán)境的改變而改變。我們可以便捷利用互聯(lián)網(wǎng)，時(shí)時(shí)保持人事檔案與人員的一致性，使人事檔案更加完整。

（四）破舊建新，構(gòu)建信息化平臺。現(xiàn)有很多單位的檔案管理模式還停留在需要大量的人力物力和財(cái)力模式下。建立互聯(lián)網(wǎng)信息平臺可以減少人力、資源的浪費(fèi)，使用現(xiàn)代化技術(shù)，可以讓檔案得到及時(shí)更新，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)化管理，同時(shí)構(gòu)建信息平臺可以加強(qiáng)單位部門之間的交流，實(shí)現(xiàn)信息互享，但是要確保檔案的保密性。交流平臺可以通過局域網(wǎng)進(jìn)行連接，實(shí)現(xiàn)檔案的快速傳遞與信息的共享。建立健全檔案互聯(lián)網(wǎng)信息平臺，既能提高工作效率，也能提高檔案的利用率。實(shí)現(xiàn)資源共享的前提是要提高管理人員的專業(yè)技術(shù)技能，既保障工作的開展，也要保障信息傳遞的安全和隱私，避免信息流出造成損失。

建立信息平臺的同時(shí)，也需要建立相應(yīng)的監(jiān)管機(jī)制。加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)、精準(zhǔn)鑒別檔案材料并及時(shí)糾正錯(cuò)誤。同時(shí)擴(kuò)大專門檔案機(jī)構(gòu)權(quán)限或者引進(jìn)第三方人員對人事檔案管理工作人員進(jìn)行監(jiān)督。推動(dòng)人事檔案管理科學(xué)發(fā)展。

四、結(jié)語

在這個(gè)信息化高度發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，人事檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)。人事檔案與每一位工作人員息息相關(guān)，應(yīng)加快步伐順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展變遷。信息化的時(shí)代需要單位和管理人員作出具體而實(shí)際的變更，改變傳統(tǒng)觀念，提高對人事檔案的重視。建立和健全一套完善的管理體系，培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，構(gòu)建信息化檔案平臺，提高檔案利用率，發(fā)揮檔案的實(shí)用價(jià)值。