信息化視野下人事檔案管理的創新路徑

文/遼寧省鐵嶺市鐵嶺縣財政金融事務服務中心 田蕊

近年來網絡信息技術的影響已經滲透到社會發展的各行各業中，檔案管理工作也不例外，信息化技術被應用于人事資料檔案管理與單位人才體系構筑工作中。一方面推動檔案管理創新轉型，更好地為事業單位管理服務。另一方面也提升了人事檔案流轉效率，為個人職業發展描繪出更加清晰的藍圖，由此可見，在信息化視野下重新審視檔案管理工作，尤其是人事檔案管理工作，對于組織機構和個人發展而言均有積極意義，也是信息時代發展的必然需求。鑒于此，下文將從信息化視角入手，分析人事檔案管理工作的新變化，并進一步探討人事檔案管理未來發展的危與機，在此基礎上探索人事檔案管理的創新路徑。

一、信息化視野下人事檔案管理新變化

（一）人事檔案管理技術持續升級。信息技術持續優化升級是信息時代的典型特征，目前電子管理系統、電子調用系統等技術已經較為廣泛地應用到檔案管理實踐當中，改變了傳統以紙質人事檔案、人工查找為主的工作形式，在提升檔案流轉效率、保障檔案安全方面起到了積極作用。同時，隨著互聯網行業前沿的云存儲技術、智能圖像識別、智能語音識別等技術的成熟，這些技術將與人事檔案管理相融合，進一步突破現有的人事檔案管理格局。

（二）人事檔案存儲方式日趨多樣。提起檔案資料，尤其是人事檔案資料，多數人的印象仍停留在一張檔案紙、一本檔案冊的階段，這是由于傳統的人事檔案都是以紙質方式來存儲的，早期以人工手寫記錄為主，后期隨著電子表格的普及轉為電子打印檔案表單方式。目前在大數據、云存儲等技術的強力支持下，人事檔案存儲方式日趨多樣化和現代化，存儲介質從紙質轉變為移動硬盤、云盤等多種形式，記錄形式不僅局限于文字，還擴展到圖像、視頻、音頻等多種形式，呈現出多樣而又靈活的發展態勢。

（三）人事檔案管理部門職能轉變。在信息化的背景下，人事檔案管理部門的職能也自然而然地發生了轉變，從傳統人事檔案收集、整理、保管為主的職能，轉變成為人事檔案全面管理與充分利用的諸多職能，要求人事檔案從業者逐步完成從“管理者”到“服務者”角色的轉型。除此以外，也要求人事檔案從業者立足現有的檔案管理寶貴經驗，不斷吸取信息技術前沿技術并將其應用到工作當中，為各單位人事檔案管理路徑創新工作做好知識與能力上的儲備。

二、信息化視野下人事檔案管理的危與機

（一）人事檔案管理的發展機遇。在信息化技術的支持下，各類檔案管理工作都迎來了提升管理效能的良好機遇，人事檔案也不例外。一方面，信息化推動了個人檔案走向現代化，有利于個人職業生涯的發展，人事檔案包含的內容更加全面、立體，以往是通過寥寥數語描繪一個人的成長歷程，而現在能夠通過立體化的形式全面地展示一個現代人在社會上生存發展的足跡；另一方面，信息化更好地促進了檔案資料整合工作，跨區域快速調取人事檔案成為可能，讓人事檔案的管理克服了空間和時間的限制，順應了經濟貿易全球化的發展趨勢，促進了人才在全國乃至于全世界范圍內的流動。

（二）人事檔案管理的潛在風險。上文著重分析了信息化背景下人事檔案管理良好的發展機遇，但同時也應當認識到，信息技術并非百利而無一害，在實際工作中也有不少潛在風險，因此必須認識到信息化對檔案管理可能產生的風險，才能夠更好地利用信息技術為檔案管理工作服務。潛在風險主要體現在人事檔案管理安全性上，云存儲的電子化人事檔案存在網絡病毒攻擊、信息惡意泄露、后臺非法篡改等風險，提升了人事檔案管理工作的技術難度。

三、信息化視野下人事檔案管理的創新路徑

（一）引入電子化人事檔案管理系統。目前，事業單位的各項具體行政工作中都有電子信息系統的支持，小到內部考勤績效系統，大到資產管理、信息傳遞系統等等。首先，引入信息管理系統是人事檔案創新發展的必由之路。引入電子化人事檔案系統，首先要求單位內部硬件條件過關，至少擁有1～2臺專門負責人事檔案統計的電子計算機設備，同時配備資料高清掃描儀等設備作為輔助。其次，將現有的紙質版檔案盡快轉化為電子形式，并將其上傳到電子檔案系統當中，為檔案數據庫的搭建做好資料儲備工作，在此基礎上搭建人事檔案目錄庫，實現電子檔案歸檔。再次，遵循信息技術邏輯在檔案管理法的框架內開展系統設計工作，根據人事管理需求為人事檔案分級，逐步從技術上實現人事檔案立卷、人事檔案歸檔、人事檔案檢索等多項工作。最后，在人事檔案管理系統中開設主管理賬號與若干子賬號，并逐步為事業單位內部每名工作人員開通個人賬號，設置不同的檔案查閱權限，滿足個人和單位對人事檔案查閱和調取的現實需求。

（二）提供多元化人事檔案信息服務。傳統人事檔案管理被認為是較為“清閑”的工作，也就是說人事檔案工作內容相對較少，能夠提供的信息服務比較有限，在當前信息化的視野下，應積極提供多元化信息服務。首先，做好本單位人事檔案基礎服務，為人事檔案的管理和查詢設置明確的流程，提升人事檔案調取效率，為單位日常人事管理工作提供便利。其次，對人事檔案信息開展資料分析與數據發掘工作，利用可視化等數據處理技術，從宏觀角度分析本單位特點時間段內在職員工基本情況、流動情況以及未來發展方向等等，從微觀角度對比分析每一名職工的工作水平以及為單位帶來的效益，為公平競爭、科學績效提供數據支持。最后，基于多樣化的需求開展個性化檔案服務，例如簡化檔案檢索功能、添加關鍵詞搜索入口、增設檔案調取痕跡記錄功能等等，為事業單位提供個性化、多元化、智能化的人事檔案信息服務。

（三）搭建檔案信息云共享平臺。信息共享是近年來隨著互聯網技術興起而逐步活躍的一個領域，如果信息本身不流通、不共享、不為人所知，那么信息存儲的意義也將不復存在。而人事檔案信息作為信息資料的一種，具有特殊性，因為人事檔案往往涉及大量的個人隱私，出于對公民信息安全的考慮，應當在征求本人完全理解和同意的基礎上才公開。筆者提出的搭建檔案信息云共享平臺，是指事業單位人事管理內部的信息云共享，通過人事檔案資料庫構筑的形式，讓整個事業單位的人事信息成為一個動態有機體，能夠在保障個人信息安全的前提下實現資源共享，為組織內外部人事調動工作提供參考，讓合適的人能夠在適合的崗位上發光發熱，減少能力與職位不匹配的問題。除此以外，還可以從專業分類的角度，實現行業內部的數據資料共享，通過數據、智能識別等一系列技術搭建各專業領域高精尖人才數據庫，便于各行政單位根據實際需求引入高水平人才。

（四）重視人事檔案安全防護工作。上文提到，信息化的人事檔案管理雖有諸多好處，但也面臨著網絡病毒攻擊、信息惡意泄露、后臺非法篡改等諸多風險，因此，必須高度重視人事檔案安全防護工作，做好實體和網絡兩方面的安全保護。一方面，在實體人事檔案保護方面，要求做好檔案室防火防電防潮的相關工作，保障紙質人事檔案存放在安全區域中，保障負責電子檔案工作的計算機處于適宜的運行環境當中，一旦出現設施過熱、線路老化、內存超載等情況及時做好維修工作，為人事檔案管理營造安全的環境；另一方面，在電子人事檔案保護方面，要求采購高質量的防火墻軟件，并根據檔案存儲的需求更新軟件補丁，聘請專業的數據庫技術人員定期維護人事檔案數據庫，通過自動備份等方式防止人事檔案信息損壞或丟失，采取不同加密方式做好人事檔案個人隱私的保密工作，一旦發現非法侵入或非法篡改人事檔案的情況及時匯報。

（五）持續優化人事檔案工作流程。人事檔案管理工作本質上是為事業單位人事調動與個人職業發展服務的，具有鮮明的服務屬性，因此應當進一步優化人事檔案工作流程。首先，在人事檔案資料收集方面，改變傳統大量手寫填表的煩瑣流程，通過入職前線上填表、增加篩選項的方式更高效地收集到從業者檔案信息。其次，在人事檔案歸檔方面，通過電子線上審核的方式進行檔案審核，對于填寫有誤的信息標注后再退回到填寫人手中，確認個人檔案信息無誤的基礎上進行電子歸檔工作，為每一份人事檔案做好標簽，便于日后開展信息篩選工作。最后，在人事檔案調取方面，采取雙重定級原則，做好人事檔案保密分級的同時，對于調取人也進行權限分級，使檔案調取工作更加安全、快捷。

四、結語

總而言之，人事檔案管理實踐中應從系統引進、服務升級、信息共享、安全防護、優化流程等方面入手，切實提升人事檔案管理現代化水平，使其更好地為事業單位人事管理工作服務。