信息化視角下高校教學檔案管理方式轉變探究

文/中國計量大學 黃迅辰

在高校中，教學檔案的管理是為了記錄教學進程，然后通過網絡資源來了解高校的發展。另外，教學檔案的管理也是進行高校評估的重要途徑，因此，教學檔案的管理是高校工作中關鍵的環節。高校在進行教學檔案管理時，采取信息化形式，既能促進教學改革，還能進一步完善教學的質量，進而達到提升教學水平的目的。采用信息化管理，還可節省教師工作時間，把更多精力放在教學當中，提高教學效率和質量，同樣，這也是高校采取信息化管理教學檔案的目標之一。

一、高校教學檔案管理模式

（一）分布式管理。分布式管理主要利用高校教學機構中各院信息資源，采用分散形式提供相關教學信息，此管理方式的優勢是：可實現教學信息資源的快速更新，而且內容豐富，為師生提供更加便利的服務。該管理方式的不足之處在于前期成本較高，需投入較高資金，并且，在管理上也有一定的難度，因此，不能夠完全確保教學信息安全。

（二）集中式管理。集中管理的方式主要是校內專門進行檔案管理的機構對教學檔案相關信息進行集中整理管理，以便為師生提供更好服務。就管理流程來看，高校教學檔案的管理主要是管理機構，其通過網絡創建相關管理網站，然后利用互聯網給師生提供服務。集中式管理關鍵在于硬件配置，以此達到最終的目的，其管理的優勢在于教學信息集中，管理方便，信息也比較安全。但此類管理方式也存在不足之處：信息的更新相對緩慢，在利用信息資源時存在不便。

（三）集成式管理。集成式管理屬于高校實現教學檔案管理最大趨勢。信息技術在不斷發展，高校檔案管理方式也在不斷更新，高校對于教學檔案的管理從分布式到集中式，最后發展成為集成式，為使教學檔案在管理和服務方面實現有機結合，高校在進行檔案管理時需將相關信息資源全方位的利用起來，以集成思維進行管理，實現教學檔案管理的系統化和動態化，讓檔案管理的每一個環節均能達到標準。集成式管理，主要是通過多種方式對相關信息資源進行綜合運用，以此來實現資源要素的整合及集成。目前，大部分高校的教學檔案管理中已經實現了多信息管理系統的整合，例如：教務處以及辦公室的信息自動化均已形成比較完善的網絡系統，達到高校內部相關資源互通的目的，這樣也實現了信息資源的充分利用。集成式管理主要在于高校創建局域網，然后將相關的信息資源集中整理來實現管理。由于信息技術的飛躍發展，高校也將其充分利用起來，同時形成了校園內部的局域網，并創建了教學科研和管理一體的共享平臺。局域網自身的性能相對較好，可對信息的運輸進行維護，達到檔案管理相應的要求。

二、高校教學檔案管理過程中存在問題

（一）管理方式落后。信息化技術飛速發展，社會以及生活對于互聯網技術的運用也在不斷擴展，同樣，也給高校實行教學檔案管理提供相應發展機會。但就目前高校對教學檔案管理的形式而言，管理方式落后主要原因是管理者對信息化技術的不了解，其本身的管理水平較低。具體言之，目前，高校教學檔案的管理還屬于紙質形式，進行檔案收集或者傳遞時均采用手工的方式，致使檔案管理工作效率偏低。教學檔案的管理，其內容包含了學生成績、科研成果以及思想品德等，而這些內容涉及學生處以及教務處，內容較多，管理的部門也多，正是這樣的管理方式，使得教學檔案管理太過松散。并且，高校管理檔案的數據庫整體落后，最后導致所管理的信息不能實現分享，這在一定程度上直接影響了整體的管理水平。

（二）傳統觀念束縛。在未來，信息技術發展后將被廣泛運用，因此，人們也越來越重視對檔案信息資源的利用。但就實際工作情況而言，由于受到傳統觀念的影響，高校在進行教學檔案管理時對信息化的認知度較低。造成這種情況的原因主要是高校的領導對檔案管理工作不夠重視，甚至有部分領導根本不理解檔案管理，是各部門的檔案只由各部門管理，并沒有專門的管理人員進行管理，即便是臨時的工作者也可進行檔案管理，導致檔案管理不能服務于相應的工作。由此可見，高校領導傳統的思想觀念是束縛教學檔案管理的一大因素。

（三）缺乏技術人員。高校要提高教學檔案管理的水平和效率，實現檔案管理優質發展，就需要有專業人才勝任此職位。但就目前高校管理形式而言，管理者缺乏專業知識和技能，在選擇相關管理人員時并沒有考慮其專業性，因此，檔案管理缺乏相應的專業人才。高校檔案管理的基本形式是：管理者的年齡偏大，對于信息化管理方式的接受度較差，在管理工作中不夠重視，而是將檔案管理當成一種閑職，導致高校的檔案管理工作與社會發展不同步，這在一定程度上直接影響了高校管理進一步發展，進而影響高校的教學工作進度。

三、信息化視角下高校教學檔案管理方式的轉變

（一）優化教學檔案管理模式。目前高校的教學檔案管理模式存在一些問題，因此，高校必須優化管理模式，加強對檔案的管理。高校需把檔案信息化管理納入高校工作系統中，并根據國家檔案管理的標準嚴格要求相關人員實現管理。優化高校的檔案管理，提高管理標準，可先統一信息的輸入形式，統一符號以及代碼等。同時，還需制定相應的標準規范，保證相關部門在進行系統化和科學化檔案管理時，給師生提供便利服務的同時，也促進高校的教學效率的提升。

（二）更新觀念，提升人員綜合素質。要提高高校教學檔案管理的效率，將信息技術充分利用起來，便要充分認識到相關人員在其中的作用，并做出調整和改變。教學檔案的管理，需重視管理者的水平和技能，管理者應當用專業的技能來完成這項工作，并在工作中不斷創新，提高教學檔案管理的效率。部分高校對檔案管理工作并未引起高度重視，沒有充分了解檔案管理在高校發展中的作用以及重要性，甚至一些高校并不支持檔案管理相關工作。因此，檔案管理的方式未能得到更新，進而影響了高校教學以及科研水平提高。所以，高校相關工作者需更新自己的觀念，將檔案管理工作重視起來，對于在位工作者，需進行定期培訓，讓其學習更多關于檔案管理的知識，在管理工作中不斷創新，提高管理工作質量。此外，高校還需聘請專業人員來管理檔案，或者邀請專業管理檔案的人員到校內進行指導，也給本校工作者提供到其他學校進行交流的機會，通過不斷學習和交流使管理者掌握更多的相關知識和技能，并能夠充分將信息技術利用起來，實現管理科學化。高校領導需對教學檔案管理實際情況有所了解，支持管理者的工作，將校內局域網優勢不斷展現出來，給師生提供更好的服務，最大化利用教學資源。因此，高校要轉變教學檔案管理方式，應先更新人員觀念，提高人員的綜合素質，只有這樣，才能實現物盡其用，從而實現資源共享。

（三）提高檔案數據庫的質量。高校要提高教學檔案管理的水平，實現全面信息化，一定要重視加強數據庫的質量，提高數據庫的質量，這樣才能實現教學檔案管理效率的提升，這也是檔案信息化管理的基本條件。高校教學檔案的管理應當與社會發展相適應，而不是落后于社會發展，只有提高數據庫的質量，才能更好滿足教育及科研發展的需求，由此可見，數字化的利用非常關鍵。高校檔案管理不能停留于對紙質檔案的數字化掃描，還需擴大信息化管理意識，將各種信息資源充分利用起來，創建出高質量的檔案管理數據庫，比如：試題、論文以及教學等，通過擴充數據資源，不斷完善數據庫的信息資源，提高數據庫的質量。創建數據庫的過程中，需具備共享意識，將高校本身的教學資源和網絡優勢充分展現出來，打破學校與學校間的障礙，創建出一個安全、開放的信息資源共享庫，促進高校檔案管理形式的轉變。

四、結語

總而言之，高校在進行教學檔案管理的過程中一定要突破傳統觀念，向信息化的方向發展。高校轉變檔案管理方式并非一個簡單的過程，所以，高校需先分析自己的管理方式，找出本身存在的問題，在信息化的基礎上做出改變。在此過程中，高校領導必須加大重視力度，相關工作者需擁有足夠耐心，不斷完善和創新管理方式，讓管理順應時代發展，給高校師生提供優質服務的同時，促進高校教學的發展。