大數(shù)據(jù)環(huán)境下石油管輸企業(yè)文書檔案的信息化管理路徑

文/陜西延長石油（集團）有限責任公司管道運輸公司 劉雅婷

一、大數(shù)據(jù)環(huán)境與石油管輸企業(yè)文書檔案的基本概述

大數(shù)據(jù)，即巨量數(shù)據(jù)，大數(shù)據(jù)環(huán)境是當前信息化時代的主要應用環(huán)境，其中囊括各類應用數(shù)據(jù)內(nèi)容。大數(shù)據(jù)體量巨大，所涵蓋數(shù)據(jù)信息類型眾多且復雜，要在云計算的數(shù)據(jù)管理、應用形式的基礎上通過數(shù)據(jù)之間的大眾化共享以及交疊應用形成智能資源和服務能力，所以它能夠為人們生產(chǎn)生活與工作學習帶來諸多便利。

無論企業(yè)的規(guī)模大少，都需要建立基本企業(yè)檔案。一般情況下，文書檔案還是以紙質為主，若信息量較大的情況下，將會增加工作人員的工作質量以及考驗工作人員的職責和工作耐心。目前，諸多企業(yè)文書檔案信息化管理也已經(jīng)實現(xiàn)了自動化、智能化開發(fā)方式，它可保證文檔文書文件管理的便捷性與高效性。就文檔文書文件內(nèi)容看來，它詳盡說明了業(yè)務開發(fā)動態(tài)特征等重要保證內(nèi)容，主要是基于信息化企業(yè)文檔文件管理來對企業(yè)相關信息傳輸與網(wǎng)絡媒介內(nèi)容傳播進行主導和分析。石油管輸企業(yè)文書檔案內(nèi)容非常豐富，構建大數(shù)據(jù)環(huán)境，應用企業(yè)文書檔案信息化管理路徑是非常有必要的，它能為石油管輸企業(yè)生產(chǎn)、管理與科研服務創(chuàng)造更有利的發(fā)展空間條件，為大數(shù)據(jù)環(huán)境中計算機網(wǎng)絡技術的合理應用提供便捷，其服務內(nèi)容也將更加準確、及時、簡潔和有效實用。換言之，為石油管輸企業(yè)實現(xiàn)企業(yè)文書檔案的社會化共享與應用，能最大限度延長檔案保存周期，爭取創(chuàng)造更大價值。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境與石油管輸企業(yè)文書檔案信息管理的現(xiàn)實應用價值

企業(yè)文書檔案信息化管理是迎合了當前新時代發(fā)展需求，其文書在記錄企業(yè)日常業(yè)務管理活動之余，也為企業(yè)未來發(fā)展戰(zhàn)略優(yōu)化提供了詳盡參考內(nèi)容?；诖髷?shù)據(jù)環(huán)境下的企業(yè)文書檔案信息化管理更多追求大存儲空間、靈活檢索方式以及長存儲周期特點，它真正為企業(yè)未來長期可持續(xù)發(fā)展創(chuàng)造了有利空間條件。

石油管輸企業(yè)文書檔案在信息化管理過程中主要為生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和科研等各項工作提供依據(jù)與參考，成為對企業(yè)發(fā)展具有促進價值的重要發(fā)展媒介，基于文字、圖表、圖片、錄音、影像、動畫等等來形成企業(yè)文書檔案體系，利用互聯(lián)網(wǎng)技術加以科學管理，分析問題、查找原因以及解決實際問題，實現(xiàn)應用和操作不分時間、場所，更具合理性以及高效率，有效提高企業(yè)文書檔案收集、整理、立卷、歸檔質量以及利用率，這對于提高企業(yè)文書檔案與企業(yè)檔案整體管理水平都具有重要意義。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下石油管輸企業(yè)在建立文書檔案信息化管理體系過程中，它必然會面臨諸多現(xiàn)實問題，例如現(xiàn)代化信息技術讓信息實現(xiàn)交互，但傳統(tǒng)文書管理模式中的紙質檔案在信息記錄方面并不高效快捷，無法提高工作效率，而在現(xiàn)代化信息技術應用方面，其信息數(shù)據(jù)傳輸方式也存在局限性，另外就是安保性問題與管理人才缺乏問題，二者都讓大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案的信息化管理效率大打折扣，而現(xiàn)代化信息技術希望通過大數(shù)據(jù)環(huán)境助力企業(yè)文書檔案快速發(fā)展。它主要遵循一定格式進行存儲設計，實現(xiàn)對相關存儲內(nèi)容的有效歸檔，以便于后期查詢與提取數(shù)據(jù)內(nèi)容，例如它其中設置了一鍵查詢功能，將檔案存儲的同時也提高了信息內(nèi)容的收集率，充分發(fā)揮了現(xiàn)代化信息技術的優(yōu)勢。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下石油管輸企業(yè)文書檔案信息化管理的必要性

企業(yè)文書檔案管理水平隨著企業(yè)發(fā)展水平逐漸提高，而在新信息時代背景下，其信息化技術快速發(fā)展與企業(yè)科技的不斷創(chuàng)新推動了企業(yè)文書檔案的數(shù)據(jù)量與類型的持續(xù)不斷增加。在該過程中，合理利用現(xiàn)代信息技術有效提升企業(yè)文書檔案管理的整體工作效率非常有必要，它不僅能夠提升企業(yè)文書檔案管理便捷性，也能豐富其查詢功能能力，對提高企業(yè)文書檔案利用率也很有幫助。在企業(yè)文書檔案實現(xiàn)數(shù)字化與網(wǎng)絡管理過程中，大數(shù)據(jù)時代的形成與云計算技術也相繼出現(xiàn)?，F(xiàn)代信息技術與網(wǎng)絡技術已經(jīng)擁有了相當強大的數(shù)據(jù)計算功能，它在數(shù)據(jù)檢索、查詢與資源存儲過程中運用到了遠程網(wǎng)絡傳送、基于不同語言文字的自動翻譯功能等等，它在完善企業(yè)管理數(shù)據(jù)功能過程中作用極大，也為企業(yè)文書檔案實現(xiàn)信息化條件下的數(shù)字化與網(wǎng)絡化管理模式創(chuàng)造有利條件。換言之，數(shù)字化背景下的企業(yè)文書檔案在實施信息化建設過程中已經(jīng)形成網(wǎng)絡化建設體系，新體系技術內(nèi)容更豐富，更加安全可靠，在數(shù)字化技術處理與加密過程中擁有更加規(guī)范、準確、高效與安全的技術應用體系，可為社會網(wǎng)絡化建設提供便利支持。簡言之，基于不同用戶層次與各種與范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)資源共享基本實現(xiàn)了企業(yè)文書檔案管理模式，在大數(shù)據(jù)技術環(huán)境下它基于各種網(wǎng)絡媒介構建企業(yè)文書檔案管理工作格局，它在建設企業(yè)文書檔案與信息化管理體系過程中發(fā)揮了巨大作用。它的數(shù)據(jù)檢查、查閱、數(shù)字資源存儲、元辰網(wǎng)絡傳送以及不同語言文字自動翻譯功能相當強大，為企業(yè)數(shù)字化與網(wǎng)絡化管理提供了安全可靠的保障。所以綜上所述，大數(shù)據(jù)環(huán)境下企業(yè)文書檔案信息化管理工作是相當有必要的。舉例來說，石油管輸企業(yè)在文書檔案新信息化管理過程中會加入CAD輔助設計產(chǎn)生電子文件，配合網(wǎng)絡傳輸電子文件對存儲與下載過程中的載體進行保存，在歸檔過程中選擇標準化程度較高、性能較穩(wěn)定的有效載體。這種做法更易于檢測，顯示還原也更加方便。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境下石油管輸企業(yè)文書檔案信息化管理的有效路徑

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，石油管輸企業(yè)文書檔案信息化管理應該遵循以下幾點有效路徑建設。具體來說要做到以下三點：

（一）成立文書檔案管理部門。考慮到石油管輸企業(yè)需要管理的文書檔案內(nèi)容非常豐富，所以設置專門的文書檔案管理部門是很有必要的，它能為企業(yè)內(nèi)部建立檔案內(nèi)容存檔，實現(xiàn)統(tǒng)一管理優(yōu)化調(diào)整，深度掌握信息內(nèi)容，對企業(yè)未來發(fā)展提供具有建設性的數(shù)據(jù)內(nèi)容。在該過程中，邀請專門人才對文書檔案管理內(nèi)容進行分析，提供諸多建設性數(shù)據(jù)內(nèi)容，并展開相應管理工作，滿足員工物質需要，同時訂立考核內(nèi)容，正常推進考核過程，構建石油管輸企業(yè)文書檔案庫，追求檔案信息一鍵查找與快速維護機制，以此提升客戶滿意度，同時對現(xiàn)有檔案進行操控。在該過程中，要建立石油管輸企業(yè)文書檔案遠程操控機制，在技術人員登錄檔案信息后臺后，需要及時更新、優(yōu)化管理信息內(nèi)容，為企業(yè)提供可靠的信息資源，同時促進石油管輸企業(yè)文書檔案管理資源發(fā)展。

（二）強化文書檔案信息化硬件建設。要強化文書檔案信息化硬件建設機制，優(yōu)化建設投入力度，加大資金的投放，完善硬件設施，不斷提升管理方式以及技術，強化檔案管理內(nèi)容建設基礎設施，做好資源管理調(diào)整等對文書檔案信息加以科學處理，而把現(xiàn)代化技術應用到的文書檔案管理工作中，全面激發(fā)電子保存功能，還能促進檔案信息保存，對整體數(shù)據(jù)的保存和管理發(fā)揮關鍵性的作用，在提升石油管輸企業(yè)檔案管理應用效率的同時，還能保障檔案管理的安全性，真正達到文書檔案信息保值增值的目的,大力推進石油管輸企業(yè)文書檔案管理信息化建設步伐。

（三）強化網(wǎng)絡安全防護機制。石油管輸企業(yè)必須強化網(wǎng)絡安全防護機制，加大防護力度，保證檔案管理安全維護到位，為石油管輸企業(yè)實現(xiàn)安全管理工作，制訂可靠的信息安全管理方針，針對檔案內(nèi)容進行明確的安全性保管方案，體現(xiàn)檔案管理安全性與針對性。具體來講，在強化網(wǎng)絡安全防護機制過程中，需要保證文書檔案管理人員嚴格規(guī)范到位，為石油管輸企業(yè)文書檔案管理提供安全后勤保障。

總體來講，目前的石油化工企業(yè)希望建立一支檔案信息化管理隊伍，其中所追求的正是文書檔案的信息化管理過程，在基于網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)存儲等各種信息技術對網(wǎng)絡文書管理與實踐操作進行深化應用與發(fā)展。

五、結語

在互聯(lián)網(wǎng)信息化時代，發(fā)展與完善石油管輸企業(yè)文書檔案信息化建設，希望結合先進技術理論展開檔案管理細節(jié)把控與優(yōu)化操作。實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展革新，需要結合目前所存在的行業(yè)發(fā)展現(xiàn)實問題，采取科學管理方法，最終為石油管輸企業(yè)做好檔案管理工作，為我國石油管輸企業(yè)未來發(fā)展做出更多更突出貢獻。