信息技術在疾控中心檔案管理中的應用

文/鄒城市疾病預防控制中心 魏勝月

疾病預防控制中心保存的檔案是疾病治療與管理的重要參考材料，其準確記錄了疾病的特點、病程、治療方案和典型案例，為我國相關衛生部門作出重大決策、出臺相關政策和制定工作計劃提供了重要的參考依據，同時也為我國醫學臨床疾病的研究提供了重要數據支撐。隨著經濟社會的發展，我國越來越重視疾病的預防和控制工作，疾控中心的工作模式和格局現狀也發生了很大的改變，尤其是逐年遞增的疾病檔案信息，大大增加了檔案管理工作人員的工作難度和壓力。另外，在信息化時代的大環境下，互聯網信息技術也被廣泛應用到了人們生產生活的方方面面，疾控中心也要順應趨勢，積極開展信息化檔案管理，實現檔案管理工作的規范化、數字化和網絡化，將信息技術應用到疾控中心檔案管理中，不僅能夠快速便捷地查詢、整理和更新疾病信息檔案，大力提升檔案管理的工作效率，減輕檔案管理人員的工作壓力，增強疾控中心的綜合管理能力，還能有效減少檔案丟失、遺漏等現象的出現。對此，將信息技術應用到疾控中心的檔案管理工作中是百利而無一害的。

一、當前我國疾控中心檔案管理的現狀及存在問題

（一）基礎設施、管理機制不健全。現階段，疾病預防控制中心的基礎設備和管理制度還不完善。疾控中心對于檔案管理的基礎設施投入相對較少，設備尚未及時更新，因此，在檔案管理上有很大的局限性，部分音頻、視頻等珍貴的檔案信息沒能得到很好的保存。另外，各個疾控中心的檔案管理大多尚未實現統一化管理，很難實現信息資源共享，不僅降低了疾控中心的服務質量，同時也不利于醫學研究的進一步發展。并且，大部分已存檔的檔案信息由于受傳統管理系統的限制，無法得到及時的更新和完善，特別是年代久遠的老檔案，基本是紙質材料儲存，容易隨著時間的流逝而磨損，出現紙張破損、字跡模糊不清、缺頁漏頁等現象，導致部分信息缺失，無法準確錄入信息系統。以上問題主要是因為缺乏妥善的基礎設施設備和健全的管理體系機制，這會給醫學科研等帶來一定的麻煩。

（二）管理模式落后，信息化程度低。在實際工作中，疾病預防控制中心仍沿用較為落后的傳統的管理模式，經調查研究顯示，大部分疾控中心已歸檔的疾病案例等資料質量較低，出現了很多問題，比如資料存檔的信息化程度低，大多以紙質材料為主，且圖紙上的筆記較為雜亂，無法清晰地辨認，圖紙也多為復印件留存，并非原件，加大了查閱難度。然而即便是有的疾控中心采取了信息化管理，也僅僅只是做到了目錄級管理，即可以在疾控中心檔案管理的系統中搜索到檔案目錄，但暫無電子檔存檔。另外，受疾控中心工作的特殊性質影響，慢性疾病、傳染病、疫苗接種、健康教育等各方面均有大量的數據信息需要儲存，檔案信息繁多復雜，這更加需要及時科學合理地整理歸檔，以便有需要的時候可以隨時提取，由此才能保障疾控工作的順利有序展開，同時也有利于我國醫學科研方面更好發展，因此當下傳統的疾控中心檔案管理模式已經無法滿足現階段疾控工作和社會發展的需要。

（三）管理意識淡薄。隨著時代的發展，檔案管理在疾控中心日常工作中的重要性也日益凸顯了出來，舉個最近的例子，2020年，新冠肺炎疫情發生，我國之所以能夠在這么短的時間里控制住疫情，減少擴散，除了奮戰在一線人員舍生忘我的努力以外，也和默默在背后與時間與生命奔跑的科研人員有著不可割舍的關系，其中疾控中心的檔案管理就發揮了重要的作用。因為有抗擊“非典”的經驗借鑒，才為新冠肺炎的抗擊提供了參考依據。然而在實際的工作當中，大部分工作人員對檔案管理的重視程度仍然不夠，對于檔案管理的認知還僅停留在存檔材料即可，忽視了對資料進行分類整理歸檔和及時更新，甚至領導也淺顯地認為檔案管理就是一項簡單輕松的工作，由此很少把關管控檔案管理的工作。正是由于檔案管理觀念的落后和不重視的態度，導致疾控中心檔案管理水平較低，檔案存儲和管理質量較差。

（四）管理人員綜合素質有待提高。疾控中心檔案管理工作和檔案管理人員的綜合素質有著密不可分的關系。但目前的疾控中心檔案管理的崗位上，有絕大部分工作人員屬于外聘人員，尚未經過系統專業的培訓便上崗工作，缺乏系統專業的檔案管理知識和技術，極易造成檔案存儲方式不合規、信息分類歸檔不合理等問題，導致疾控中心檔案管理工作效率偏低，管理質量低下。

二、信息技術在檔案管理中的作用

檔案管理是一個涵蓋方方面面的復雜工作，而信息技術的出現不僅造福了國家社會經濟的發展，豐富了人們的生活，同時也為管理工作帶來了福利，大大減輕了管理工作的壓力和負擔，因此加速檔案管理的信息化是大勢所趨。

（一）提高工作效率和檔案的利用率。傳統的檔案收集存儲管理不僅需要工作人員親力親為，還需要足夠的儲存空間存放，耗費了大量的人力物力資源，并且工作效率極低，而信息技術的出現則徹底解決了這一難題。信息化管理有效改善了資料的歸檔和保存方式，并且可以通過計算機直接收集和分類歸檔資料，工作效率得到了顯著提高。實現信息化檔案管理方式后，只要在有互聯網的地方，即可通過手機、電腦等終端對所需檢索的信息隨取隨用，方便快捷。

（二）節約空間，實現資源共享。信息化檔案管理使得部分材料可直接通過計算機進行收集整理儲存，不僅節省了很大的空間，更有利于實現信息資源共享，各單位、單位各部門可通過終端建立一套內部檔案檢索系統，并通過終端將檔案信息上傳至管理中心，工作人員可通過內部賬戶和密碼進行登錄，進入客戶端查詢、下載所需相關信息，同時也加強了檔案信息的保密性。

三、信息技術在疾控中心檔案管理中進一步完善的措施

（一）提升電子檔案的可靠性與穩定性。隨著信息時代的到來，信息技術已經得到了廣泛的運用，但同時計算機的網絡安全也成為日益嚴峻的問題，信息數據一旦丟失或者是泄露都會造成十分嚴重的后果。因此，疾控中心檔案信息化管理需要加強網絡安全的警惕性，及時備份數據，加強數據管理，實時監測網絡安全，制定應急方案，提升電子檔案的可靠性和穩定性。

（二）加強信息化檔案管理的基礎設施建設，完善運行機制。毋庸置疑，疾控中心檔案管理信息化離不開軟硬件的支持，但是由于檔案管理的信息化尚未成熟，疾控中心對于檔案管理信息化的基礎設施建設投入不足，導致其軟硬件設備不健全，存在電子檔案被竊取等隱患，信息化進程較慢。因此，疾控中心需要加大對信息技術在檔案管理中的應用，加大基礎設施建設的物力、人力、財力，資源投入，合理配置各項資源，建立檔案信息數據庫，積極推進檔案管理信息化進程。

（三）創新檔案管理工作理念。檔案管理工作人員以及相關領導需要創新工作理念，重視檔案管理工作，采取先進的管理模式，根據實際情況，積極采用信息技術對收集和分類整理檔案，從而有效地提高檔案管理水平，保障疾控中心工作順利進行，推動我國醫學領域向前發展。

（四）加強檔案管理人才隊伍培養。在這個高速運轉的信息時代，科學技術不斷創新，疾控中心持續發展，意味著其檔案資料也在與日俱增，對檔案管理工作人員的業務能力及綜合素質也提出了更高的要求。在新形勢下，信息技術越來越多地應用到了各項工作當中，疾控中心檔案逐漸實現信息化管理，因此，亟須加強對于檔案管理工作人員的專業培訓，不斷提高檔案管理人員的技能水平，要求其積極學習計算機信息技術、檔案管理和疾病防控等知識，不斷完善自我，以跟上時代發展的潮流趨勢。

四、總結

綜上所述，隨著科技的不斷創新和信息技術的廣泛應用，疾控中心檔案管理信息化已經是大勢所趨，但目前，我國疾控中心的檔案管理仍然存在著基礎設施差、管理機制不健全、管理模式落后、信息化程度低、管理意識薄弱和管理人員綜合素質偏低的問題，因此更加需要加大信息技術在疾控中心檔案管理中的應用，同時加強信息化檔案管理的基礎設施和管理機制，提高網絡安全的警惕性，以提升電子檔案的安全性和穩定性，并加強管理人才隊伍的培養，創新管理理念，從整體上提升管理質量，同時也有利于推動我國醫學科研的不斷發展。