商務部門檔案信息化的運用方案探究

文/福安市商務局 吳霞英

在所有的商務工作中，檔案管理可謂其中非常獨特且有價值的一個組成部分，商務部門的其他工作能夠順利完成，很多時候都要取決于檔案管理工作效率，在信息技術水平持續提升的時代，如何更加合理地應用信息技術做好商務檔案的管理和儲存工作，讓傳統檔案管理過程中的一些問題得到有效解決，從而促進商務檔案管理向有效性方向發展，這是社會發展所引發的必然思考。

一、商務部門檔案信息化概述

在商務部門檔案管理工作中，信息化技術的應用具有劃時代的意義，它將極大地突破傳統觀念中的人工管理思維，且在行為模式上有效扭轉人工管理所具有的效率低下、存儲量小、查詢繁雜等問題趨勢。由此可見，商務部門檔案信息化側重于強調依靠現代科學技術手段，以有關信息思維與信息行為對檔案進行智能化提取、整理、分類、加工，盡最大可能保證與檔案有關辦事效率的提升，更好地服務于商務工作及民眾需求。商務部門檔案信息化應用能夠儲存更多、更有價值的檔案信息，做到相關信息的及時有效查詢及修改。再者，我們也可以注意到，關于檔案信息化的內涵中，還有節約的一面，即借助互聯網與大數據信息技術。檔案信息的快速傳遞，也是節約商務及社會人力、物力及財力資源的必要做法。

二、商務部門檔案信息化的價值

（一）有利于工作時效的提升。首先，商務部門檔案信息化，能夠將現代化的、先進的科學技術及時應用于各項檔案的具體管理工作之中，具體操作時對有關檔案的整理、分類、存檔、利用，可在極大程度上節約有關工作者的時間與精力，讓各項管理工作的時效性更強，由此帶動商務檔案管理工作走向系統與規范化。再者，關于有利于工作時效提升的價值，還因為檔案管理過程中，借鑒現代管理與應用理念，也可以極大地提升各項信息的準確度，這將在很大程度上避免出現有關檔案信息的丟失及損毀問題，這也是時效提升的保障。

（二）有利于工作透明和公開。把現代與先進的信息技術手段應用到商務部門檔案管理工作之中，可以讓商務管理工作日益公開化與透明化。商務部門的工作計劃、工作人員信息，尤其是人員的聘用與調整等，可全部展示于官方網站之上，這無疑有利于工作透明和公開，而這種做法能夠讓民眾更好地了解商務部門基本情況，從而起到有效監督作用。

（三）有利于檔案利用率提升。把信息技術同商務部門檔案管理與應用工作相融，能夠在很大程度上起到檔案工作效率提升的作用，這在上面已經有所述及，而因為這一原因，商務部門也可以對服務工作加以改善，便于有關人員查找信息，現有檔案的利用率也將因此獲得極大提升，檔案更有價值，更能發揮出潛在的檢索與查閱便利性。

（四）有利于相關工作的開展。在大數據時代，網絡信息技術的飛速發展引人注目，且對人們生活水平的提升起到了極大的促進作用，與此同時，商務部門各項工作則突顯出了相應的問題，也就是傳統意義上的商務部門各項管理工作模式，不能與現代信息社會發展需求相適應的問題。所以，可以從檔案管理工作角度加以升級改造，這樣將會讓周邊相關管理工作質量得到提升，提高工作效率與水平。

三、商務部門檔案信息化的運用問題

（一）基礎設施不夠完善。商務部門，尤其是基層部門，往往會把工作的著眼點置于當地經濟與文化建設方面，大量精力與財力的傾斜特點明顯，這樣一來，一些地方的商務部門便會出現檔案管理與建設方面的投入力度薄弱問題，造成配套設施的不足。在信息化時代，由于基礎設施的不夠完善，則不能達到檔案的信息化管理效果，便會因此顯著影響到檔案管理與利用效率，也無益于商務部門、機關單位、普通民眾對有價值檔案信息的應用與共享，最終對當地經濟與文化建設發展造成負面影響。

（二）信息建設意識偏差。在商務部門之中，有個別工作人員以及一些檔案管理領導未能積極調整自我認知，依然采取傳統管理模式對待檔案信息化建設中的各項工作，如檔案的收集、整理以及存檔等，但是現在卻面臨著檔案資源數量過多、存放空間不變甚至狹小化的問題。同時潮濕、火災、丟失等外部不利因素的持續存在，更是增加了管理的難度。此時，如果依然保持傳統意識，不能注意到信息化建設的變化，將不利于檔案管理工作的正常開展。另外，開展信息化建設時，需要相應的系統維護及管理工作，若檔案部門管理者信息建設意識偏差不能糾正，此類工作的效果受限，也將影響到檔案的管理與應用。

（三）工作人員素質不高。在商務檔案管理部門，一些工作人員專業素質不強，從而在管理方法方面顯得不夠科學，比如有些工作人員靈活使用軟件完成檔案管理的能力較弱，沿襲傳統檔案管理模式的做法，極大地阻礙了信息化程度的提升。究其根源，這一問題的存在，是商務部門未能充分重視人才培養的價值，在人才培養方法和制度建設方面過于隨意所致，解決工作人員素質不高的問題，也要從培養的角度出發進行調整。

四、商務部門檔案信息化的運用方案

針對上述商務部門檔案信息化的運用問題，建議通過下述幾個角度加以解決，最終保證檔案信息化運用方案的合理化。

（一）增大支持力度。商務部門應當增加資金與技術的扶持力度，商務部門在當地經濟與文化發展過程中，會同時產生大量寶貴資料與文件，而商務部門所接收并傳達的決議和精神等，也有記錄的必要，因此增加資金投入力度，用于檔案信息化建設很有必要，只有這樣，才能用信息化和系統化的檔案，配合各項具體工作的開展，真正發揮出檔案管理的價值與實效性，對當地發展起到良好的保障功能。檔案部門對應資源配置也要盡可能完善，如應利用現代化辦公手段主動接納資金與技術的支持，而非被動接受支持是非常有必要的做法。

（二）增加關注程度。和其他商務部門工作比較起來，檔案管理工作基礎性較強，但往往不能受到足夠的重視，而我們都知道，檔案管理雖然無法對各項決定產生直接影響，也不能直接創造價值，但本項工作對其他工作的開展影響重大。為此，檔案工作應當引起足夠的重視，避免出現在檔案整理中各部門工作不積極、數據不翔實、上交不及時、領導不參與等問題。商務部門需要調整觀念，提出各個部門及時、準確提交紙質文件或者電子信息的要求，同時確保操作流程的規范，如有必要，則要注意管理與監督檔案工作的細節，從當地商務發展實際出發，制定出更加細化的檔案信息化的運用方案，同時定期做好對應的網絡及設備保養工作，讓工作得以順利開展。事實上，若想讓商務部門檔案管理工作可以有序、規范開展，建立健全與之配套的應用制度是有必要的。

（三）構建高效系統。構建更加高效與安全的檔案信息化管理系統，可以和上述完善的應用制度相結合，共同推動實現檔案管理工作的優化效果目標。換言之，如果想在信息技術背景下做好檔案管理效率提升工作，打造高效的檔案管理系統是有必要的。對于商務部門來講，此項工作主要涉及檔案原件及統計數據內容，比如檔案原件中包括上級部門所下發的文件，這些文件的功能是對下級工作的指導，且可以視為工作憑證，像一些重要的、機密性質的文件。如何對這些文件進行保存與加密，是非常值得深思的問題。為了讓檔案更具安全性，便需要從構建高效系統著眼，做好內容的保密存儲工作，統計數據內容的存儲與應用也同樣面臨這個問題，所以對于檔案管理部門來講，應當使檔案管理系統盡可能完善，部門間要有檔案管理的OA系統相支持，同時要做好網絡安全保護工作，避免出現病毒入侵系統的問題。

（四）提高人員素質。商務部門檔案信息化建設是一項長期而具體的工作，因為檔案內容的數字化，或者檔案處理的一體化等，檔案信息化管理很有必要，新興的檔案管理理念和應用方法都與以往有很大不同，所以便對專職與兼職的檔案管理工作者提出了非常嚴格的要求。此時，商務部門檔案信息化的實現，便不單純是檔案部門自身的工作，同樣也并非幾名計算機技術人員可以獨立實現，它需要更多商務部門人員的積極參與配合，共同為檔案質量的提升而服務。為此，提高人員素質便成為商務部門檔案信息化運用方案實施中的重要組成部分，具體如下：首先要使相關人員注意到檔案內容數字化存儲方式的突出問題及解決思路。其次要使閱讀檔案人員有權限明確劃分的意識，并從安全和保密角度審視自身所負有的職責。最后，要積極引入熟知計算機及信息技術的專業人才，且給檔案人員提供這方面的培訓與學習機會。

五、結語

總而言之，我國各級商務部門工作的開展離不開大數據與信息化的支持，所以對信息化檔案管理和運用的思考，是一項長期而持久的工作。信息化檔案管理與運用過程中，依然有很多問題未能解決，這需要商務部門給予高度關注，通過檔案設備更新、檔案人員創新、檔案意識革新等手段，確保工作效率與工作質量的提升。