辦公室文書檔案管理對策探析

文/煙臺市芝罘區社會保險服務中心 王煒

當前社會分工不斷細化，辦公室文書檔案管理成為一項相當專業性的工作，尤其是目前文書檔案管理也開始應用信息技術，這就對于文書檔案管理人員的工作能力提出了更高的要求。合格的文書檔案管理人員，必須能夠確保文書檔案收集完整，整理齊備，歸檔及時，資料安全，并能夠按照工作要求不斷改進工作，提高管理效率。

一、為什么應當重視辦公室文書檔案管理

（一）文書檔案管理關系到文書檔案的信息化建設。2020年6月，我國對《檔案法》進行了修訂，修訂后的《檔案法》提到，當前我國檔案管理的要求之一，就是實現檔案信息化。因為隨著信息技術的不斷進步，電子檔案數量越來越多，其整體規模也在擴增，尤其是當引入辦公OA系統之后，電子檔案的應用更為廣泛。對于電子檔案的要求，與傳統的紙質檔案不同，電子檔案首先是來源要可靠，檔案資料的收集程序要符合規定，檔案中的各項要素要符合規定。從當前文書檔案管理要求來看，首先是要確保管理制度的規范化，同時也要注重流程的完善，還有就是效率的提升。

（二）文書檔案管理要求已經從粗放式轉為精細化。隨著辦公室文書檔案管理工作的日益煩瑣，需要管理和歸檔的資料越來越多，內容越來越復雜，原本粗放簡單的管理模式，已經不適應于當前文書管理工作的現實要求，要通過對信息技術的應用，進一步完善文書檔案管理的各項流程，包括從檔案的來源，到檔案資料的收集和形成，再到之后的分類和編目，最后到檔案資料的應用等，都意味著信息化管理是大趨勢。而我國的《檔案法》也要求必須實現文書檔案的信息化管理和科學化管理。

二、目前辦公室文書檔案管理工作的不足

（一）文書檔案管理制度缺失。目前許多事業單位、機關行政單位并沒有針對文書檔案管理工作制定完善的制度，大部分單位都設立了檔案室，但由于沒有配備專職的檔案管理人員，一些兼職人員承擔的工作任務較多，而檔案管理工作常常被忽視。收發的許多文件都沒有按照要求進行分類和歸檔，而是隨意存放，沒有定期整理和收集，這就容易造成檔案資料的缺失和遺漏。因此單位首先需要制定嚴格的文書檔案管理制度，通過制度來約束檔案管理人員的日常工作，確保檔案資料及時分類、規范歸檔、資料完整。

（二）檔案管理人員對于檔案管理工作缺乏認識。許多單位中負責文書檔案管理的人員是兼職人員，他們并不了解文書檔案管理的具體要求，而是按照個人經驗進行管理。例如，通常他們會比較重視紅頭文件，及時將紅頭文件整理并收集起來，而對于其他類型的文件，或者沒有編號的文件，則常常隨手一放，既沒有及時記錄，也沒有定期整理。還有的工作人員習慣將非紅頭文件置之一旁，導致有些文件的真實性無法確定，影響之后的歸檔。因此要做好辦公室文書檔案管理工作，首先要確保文書檔案管理人員能正確認識個人崗位職責，有良好的責任意識。

（三）目前從事辦公室文書檔案管理的人員大多不具備專業的管理能力。當前辦公室工作日益復雜，對工作人員能力的要求也越來越高，個別單位目前所配備的文書檔案管理人員，通常都不具有專業背景，尤其是對檔案管理的新要求更是缺乏了解，個人素質較差，滯后于時代發展要求，難以適應當前文書檔案管理工作的要求。因此導致了文書檔案管理的低效率和不完整，工作難以順利進行。由于檔案管理者沒有良好的責任感，管理措施較為簡單，導致檔案資料不夠完整，甚至可靠性難以保障。

（四）文書檔案管理系統不符合當前文書檔案管理工作要求。文書檔案管理系統的開發涉及技術方面的許多問題，例如資料內容的區分、編排，管理條件的設定等，所有環節都需要進行科學驗證。而目前應用的文書檔案管理系統存在種種問題，例如入口不統一，電子資料來源難以確定，檔案管理流程銜接不到位，系統不支持新的業務模式，使用權限難以調整等。

三、完善辦公室文書檔案管理的具體建議

（一）構建科學的檔案管理機制。上文提到，辦公室文書檔案管理問題，首當其沖就是管理制度的缺失，不知道如何進行管理。因此首先必須要完善的文書檔案管理機制，要結合文書檔案管理工作要求制定相關管理制度，并就制度的執行做出嚴格要求。具體操作時，第一步是審視之前的文書檔案管理機制，總結其合理和不合理的地方，可成立專門的調查機構，對基層單位的文書檔案管理工作的具體情況進行了解，形成工作記錄，根據工作結果商討機制改進的具體做法。要注意調查必須全面、客觀，所建立的新的文書檔案管理機制，要能夠對文書檔案管理的整個流程、方方面面作出要求，確保工作中的每個環節都有相應的指導和對照標準。

（二）采用專業化管理模式，引入先進的管理方法。文書檔案管理應當是辦公室的一項重要工作，但目前許多單位對這項工作都不夠重視，沒有從單位整體工作層面對該項工作進行安排，規劃不及時，部署不到位。因此各單位要結合文書檔案管理工作中檢查出的問題進行相應的改進，對于工作中好的做法，則要積極推廣。還要提高管理人員對文書檔案管理工作的重視程度，尤其是在當前信息技術飛速發展的時代，必須轉變文書檔案管理理念，以先進理念來指導工作實踐。辦公室文書檔案管理人員要清楚地認識到信息時代對于文書檔案管理工作的要求，積極學習先進的管理方法，尤其是要學會利用網絡資源和互聯網工具來實施管理。信息技術的應用，大大降低了文書檔案管理的煩瑣性，使得整個管理流程都更簡潔，工作效率更高，因此對于先進技術的學習和應用是非常有必要的。

（三）配備具有專業背景、能力較強的文書檔案管理人員。上文提到過，目前我們大部分單位中配備的文書檔案管理人員，都不具有專業背景，沒有接受過系統學習，因此能力欠缺。單位領導在進行人員配備時，要更多地考慮檔案管理人員是否具有專業的管理知識，是否具有良好的管理能力，以及是否具有高度的責任感。除了上述要求之外，在當前互聯網時代，網絡信息技術已經被廣泛應用到文書檔案的管理中，因此還要求文書檔案管理人員掌握一定的信息技術，能夠了解文書檔案管理中信息技術的應用方法。第一，要積極引進符合上述要求的專業的文書檔案管理人員，即具有專業背景，掌握專業知識，也要熟悉現代化管理要求，同時可熟練操作計算機，了解網絡技術的應用方法。第二，對于現有的文書檔案管理人員，可開展一些培訓活動，包括現代文書檔案管理要求的變化，互聯網信息技術在文書檔案管理中的應用等，提高其崗位勝任力。

（四）嘗試建立文書檔案管理信息系統。目前“互聯網+”與各個行業的融入都越來越深，許多管理領域引入了信息技術，建立了信息化的管理平臺。利用計算機和信息管理系統來處理辦公室文書檔案，不僅規范了整個管理流程，而且減少了管理疏漏，提高了管理效率。因為文書檔案資料主要作用就是提供各種信息，需要從龐大的檔案數據中檢索出有效信息，這就涉及檔案建設系統。在當前的信息社會中，建立文書檔案檢索系統是非常必要的。這里需要特別注意兩個問題：一是文書檔案資料必須是完整的，其信息的安全性必須要得到保證。二是能夠比較簡單地完成對文書檔案資料的查找和歸檔。文書檔案可以設定為兩種：即重要的和普通的。如果是重要的文書檔案資料，通常來說就是保密等級比較高，信息價值比較大的檔案資料，那么必須將文檔掃描之后錄入系統，這樣進行查閱時可以先通過電子資料進行搜索，而原始文件需要按照規定保存在保險柜中，只有按照程序經相關管理人員簽字同意后，才能予以借閱。如果是普通的文書檔案，那么信息檢索就可以設定簡單一些，比如只需要設定好檔案的時間、名稱、經辦人的姓名、檔案存放地點等就可以了，如果需要查閱，可以按照這些條目進行搜索。

四、結語

文書檔案管理是辦公室工作中非常重要的一環，其關系到辦公室的工作效率。對于辦公室文書檔案管理工作，既要配備專業人員，也要用好現有人員，同時應當積極引入新的管理模式，利用先進的信息技術提高管理效率，確保文書檔案管理工作不斷進步，為單位發展提供支撐。在當前信息時代，建立在信息技術之上的電子化的文書檔案管理，相比之前的管理模式有了很大進步，例如信息共享范圍更廣，檢索更為方便，保存也更安全、更簡單，文書檔案更完整，不易損壞，這對于辦公效率的提升是非常有益的。