試論新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新

文/山東省濰坊市中醫(yī)院 張亞男

檔案管理包含復(fù)雜的內(nèi)容，就事業(yè)單位檔案管理來說，就包括了信息的記錄、檔案的創(chuàng)建、檔案的調(diào)動等方面，尤其是員工的人事檔案更需要轉(zhuǎn)換為文字形式，使后續(xù)的信息整理和查閱更加便捷。所以，事業(yè)單位的檔案管理必須做到規(guī)范，這就要求事業(yè)單位應(yīng)該聘用經(jīng)驗豐富的優(yōu)秀管理人員，實現(xiàn)檔案管理模式的優(yōu)化和升級。

一、事業(yè)單位檔案管理表現(xiàn)出來的重要性

一般來說，事業(yè)單位的工作開展離不開檔案管理，而科學(xué)化的檔案管理則為事業(yè)單位的進一步發(fā)展打下了基礎(chǔ)。初步研究發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作復(fù)雜且艱巨，因為檔案管理人員需要對接不同的行業(yè)，而行業(yè)間的檔案材料又有著極大的差異，一旦分類出現(xiàn)，就需要花更多的時間重新整理。在具體的檔案管理中，管理人員應(yīng)該提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，尤其要拓展知識視野，對各個行業(yè)的檔案材料熟記于心，最大化降低檔案材料分類出錯。隨著科技的發(fā)展，事業(yè)單位不再使用紙質(zhì)的人事材料，而是選用便捷高效的電子檔案，需要注意的是，電子檔案雖然更加便捷，但一旦出現(xiàn)問題，將會帶來嚴重的后果，例如電腦崩潰，那么電腦中的檔案材料也會一起消失。由此可見，科學(xué)化的檔案管理十分重要，將成為企業(yè)管理中的重中之重。

二、事業(yè)單位檔案管理實施中的原則

要想確保檔案管理工作的順利開展，就必須遵循一定的原則，即差異性原則、權(quán)益兼顧原則和動靜結(jié)合原則，只有嚴格貫徹三大管理原則，才能保證檔案管理行為是合理的，才能促進事業(yè)單位的發(fā)展。

（一）檔案管理強調(diào)的是差異性原則。檔案管理的差異性主要體現(xiàn)在分類角度上，即根據(jù)檔案內(nèi)容的不同進行分類，分類后的檔案需要標(biāo)記不同的名稱，其目的是便于后續(xù)材料的查找?？茖W(xué)化的檔案管理為材料的查找?guī)砹吮憬?，一旦有需要就可以在第一時間找到，如果檔案管理雜亂無章，其在查找資料時就會浪費大量的時間。所以，檔案管理不可忽視差異性原則，盡可能做到檔案內(nèi)容的分門別類。

（二）檔案管理要求的是權(quán)益兼顧的原則。檔案管理工作的實施必須以科學(xué)化的管理制度為基礎(chǔ)，而管理制度的確定應(yīng)該充分考慮干部的職能因素，而不是隨意管理。例如，行政事業(yè)單位有的明確職能分工，其相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)進行檔案管理時只能執(zhí)行其特定的管理任務(wù)，例如檔案目標(biāo)的確定、管理任務(wù)的分配、管理效果的評價等，盡可能做到明確權(quán)利。另外，檔案管理還需要保護管理人員的權(quán)益，否則將極大程度上降低他們的積極性，從而抑制事業(yè)單位的發(fā)展。鑒于此，檔案管理工作應(yīng)遵循權(quán)益兼顧原則，即我們所謂的職責(zé)和權(quán)益一起抓。

（三）檔案管理必須做到動靜結(jié)合的原則。企業(yè)重視的是提升經(jīng)濟效益，要求的是實現(xiàn)持續(xù)性發(fā)展目標(biāo)。為此，檔案管理工作也需要以企業(yè)發(fā)展為目標(biāo)，不但調(diào)整檔案管理計劃，尤其要做到動靜結(jié)合。當(dāng)前來說，全球化經(jīng)濟模式越來越顯著，國際間的交流非常頻繁，這就要求檔案管理部門必須進行改革，貫徹動靜結(jié)合的原則，其中的“靜”指的就是傳統(tǒng)的檔案管理模式，而“動”則代表著國外先進的檔案管理經(jīng)驗，只有實現(xiàn)動靜結(jié)合，才能做到事業(yè)單位檔案的科學(xué)化管理。

三、事業(yè)單位檔案管理面臨的窘境

初步研究發(fā)現(xiàn)，我國重視檔案管理的研究，并引進了先進的檔案管理經(jīng)驗，可謂是發(fā)展迅速。但是，檔案管理工作的開展仍問題重重，這需要相關(guān)部門的重視，盡可能實現(xiàn)有效改革。

（一）檔案資源的數(shù)據(jù)安全無法保障。信息化檔案管理將檔案信息上傳至網(wǎng)絡(luò)，該過程中經(jīng)常會發(fā)生數(shù)據(jù)安全問題，例如，檔案信息的泄漏，究其原因，主要是缺乏合理的保密機構(gòu)，數(shù)據(jù)的上傳工作由普通的檔案管理人員擔(dān)任，其對數(shù)據(jù)的安全性并不了解，并未簽署數(shù)據(jù)安全協(xié)議，再加上數(shù)據(jù)上傳任務(wù)重，最終引發(fā)了安全問題。另外，部分不法分子為了高額的利益，不惜冒險攻擊網(wǎng)絡(luò)檔案資源，這也就給檔案的安全性帶來了危機。

（二）檔案管理表現(xiàn)為信息化程度低。隨著科技的發(fā)展，人們的生活節(jié)奏不斷加快，對檔案管理的效率和質(zhì)量提出了新的要求，但是，絕大多數(shù)單位不重視檔案管理，未實現(xiàn)檔案管理與先進科技的融合，而是采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，表現(xiàn)為檔案管理方式單一，存在嚴重的滯后性。雖然部分企業(yè)將計算機引入了檔案管理中，但缺少合理的管理人員，致使檔案管理系統(tǒng)長時間不更新，甚至說不懂得如何進行信息更新，此時的電子檔案成了擺設(shè)，等需要查找資料時，電子檔案并未起到幫助，管理人員仍需去翻閱紙質(zhì)檔案。

（三）檔案管理缺乏科學(xué)的管理制度。我國對于檔案管理制度的研究時間較短，部分企業(yè)仍在使用傳統(tǒng)檔案管理模式，并未了解科學(xué)化檔案管理的重要性，更談不上檔案管理制度的改革。另外，事業(yè)單位重視的是社會服務(wù)，漸漸忽視了檔案管理價值，久而久之檔案管理工作成了虛設(shè)。正是由于這種片面的檔案管理制度，才致使企業(yè)經(jīng)濟效益提升緩慢，隨著時間的推移，事業(yè)單位的管理水平不斷下降，影響工作效率。

（四）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足。要想實現(xiàn)科學(xué)化的檔案管理，就必須具備充足的優(yōu)秀人才。換句話說，檔案管理工作沉重且煩瑣，要求檔案管理人員具備較高的管理水平，尤其是懂得如何使用計算機進行電子檔案管理。一般來說，檔案管理工作的實施往往會涉及廣闊的知識范圍，檔案管理人員需要做的是積累管理經(jīng)驗，盡可能拓展自身的知識領(lǐng)域。另外，檔案管理工作表現(xiàn)出了極強的枯燥性和單調(diào)性，為此，檔案管理人員需要穩(wěn)重的心態(tài)、適應(yīng)工作環(huán)境，全身心投入檔案管理中去。由此可見，檔案管理人員的要求極高，而目前檔案管理人員存在專業(yè)素質(zhì)不足、綜合能力較差的問題，降低了檔案管理效率。

（五）無法實現(xiàn)檔案管理利用率的提高。當(dāng)前來說，事業(yè)單位檔案管理采用的紙質(zhì)模式，如果從中查找某一材料，就需要查看全部材料，極大浪費了管理人員的時間，降低檔案管理效率。另外，事業(yè)單位檔案管理存在嚴重的閉塞性，各個部門不交流，處于孤立狀態(tài)，使得事業(yè)單位檔案利用率難以提高。

四、新形勢下事業(yè)單位檔案管理革新措施

鑒于前文指出的檔案管理困境，作者提出了有效的革新策略，詳細有以下五點：

（一）借助科技手段提高檔案數(shù)據(jù)的安全性。為了最大化提高信息化檔案管理的安全性，相關(guān)部門還成立了保密機構(gòu)，其具有單獨的保管空間，進出人員都需要提交申請，并做好詳細的記錄。另外，信息化檔案管理過程中也需要簽署協(xié)議，一旦發(fā)生檔案信息的泄漏事件，可直接追究責(zé)任人，如此一來，檔案管理人員的工作態(tài)度會有較大程度的轉(zhuǎn)變。

（二）實現(xiàn)檔案管理與先進科技的融合。信息化建設(shè)是單位檔案管理的核心，當(dāng)前需要做的是實現(xiàn)檔案管理與先進科技的融合，并安排專人進行檔案信息的及時更新。另外，還需要聘請優(yōu)秀的單位檔案管理人員，學(xué)習(xí)新型的信息化檔案管理理念，確保單位檔案管理工作的順利開展。

（三）完善檔案資源管理制度。要想確保檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，就必須制定科學(xué)的檔案管理制度，其目的是約束檔案管理人員的行為，使其全身心投入檔案管理工作中去。檔案管理制度包含復(fù)雜的內(nèi)容，其大致可分為五部分：第一是資料的收集；第二是資料的整理；第三是資料的分類；第四是資料的保密；第五是資料的審核。

（四）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員被視為檔案管理的核心，應(yīng)該提高其管理水平。對于信息化檔案管理工作來說，其融入了多種先進的科技元素，在一定程度上提高了檔案管理效率，但是，檔案管理往往重視傳統(tǒng)的管理模式，并不懂得信息化檔案管理的使用流程，為此，事業(yè)單位需要組織合理的培訓(xùn)計劃，讓更多的檔案管理人員掌握先進的信息化管理技術(shù)。在信息化技術(shù)的幫助下，檔案管理質(zhì)量和效率顯著提高，為后續(xù)事業(yè)單位的發(fā)展夯實了基礎(chǔ)。

（五）改善檔案管理的利用率。要想解決檔案管理的利用率問題，就需要從兩個角度開展：一方面，建立完善的大數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)檔案資源的整合，使檔案信息資源共享平臺的功能不斷完善，從而更好地服務(wù)于大眾；另一方面，還應(yīng)當(dāng)加速，將已經(jīng)完成數(shù)字化的檔案資源合理納入信息資源共享平臺中，以推進大數(shù)據(jù)檔案信息資源平臺的深入發(fā)展。只有如此，才能從根本上提高檔案資源的利用率。

五、結(jié)語

綜上所述，要想實現(xiàn)事業(yè)單位的持續(xù)性發(fā)展，就需要制定合理的檔案管理制度。而當(dāng)前的檔案管理模式并不客觀，表現(xiàn)出了較多的問題，鑒于此，作者針對性地提出了解決策略，實現(xiàn)了檔案管理模式的變革，保障了事業(yè)單位的發(fā)展，具有極強的現(xiàn)實意義。在未來的時間里，檔案管理仍將繼續(xù)發(fā)展，尤其要做到與時代的發(fā)展相一致，培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，為事業(yè)單位的發(fā)展保駕護航。