縣級檔案館檔案管理現代化的問題探究

文/山東省單縣檔案館 時環環

在基層工作人員看來，傳統意義上的縣級檔案館主要負責兩個方面的工作，既有對檔案材料、庫房等基礎設施的維護和管理，還有對各種事務及人員關系的維系和管理，而融入了現代化的管理模式，也無外乎在這兩個方面上做文章。在現代化檔案管理的過程中，先進的設備和嫻熟的專業技術是關鍵，也就是說，縣級檔案館的工作人員在工作的過程中，要依托設備和相關技術，才能讓檔案管理更科學，更加貼合當下實際情況，與之相關的管理工作才能得到有力保障，管理效能及現代化水平才能得到迅速提高。

一、檔案管理現代化的內容

在現代化檔案管理的模式中，一般由檔案資源信息化和檔案保護、檔案管理手段的現代化這三個部分組成。從檔案管理現代化的延伸概念上來講，它則是一個相對發展的，有著動態功能的理論范疇，因為，隨著時代的發展，在不同階段，檔案管理會被賦予不同的內涵。

（一）檔案資源的信息化。隨著信息全球化的不斷推進，整個世界如同一張巨大的信息網，這些信息在各行各業中飛速傳播，進一步推動了時代更新發展，各種與信息化融合手段正改變著我國國民經濟以及社會結構，也為檔案管理工作指明了新的方向。當前，檔案資源管理領域要想實現信息化，就必須在現有基礎上進行改革，將檔案資料同管理相關的各項流程相結合，利用現代化手段將所有庫內資源進行整合、深度加工，并以計算機作為載體，實現上傳、運輸和保存、共享等功能。最終，在檔案管理的過程中，通過合理的資源配置，進一步實現檔案信息的資源共享。

（二）檔案保護的現代化。從傳統角度上來看，檔案保護現代化指的是對檔案庫房、相關設施、設備以及承載檔案的載體進行保護的現代化手段。隨著科技水平的不斷發展，新型的傳播媒介、存儲介質以及更為穩定、便捷的信息傳播技術層出不窮，并被運用到各個領域。在這一過程中，檔案管理系統也出現了一些新型的檔案載體諸如：電子檔案、音頻檔案、視頻檔案等新型的檔案載體。這些都是科技不斷發展的成果及嘗試，與傳統意義上的存儲方式相比，這些儲存載體更為方便、高效且安全系數也增加了不少，因此，也越來越被檔案管理人員認可并得到大力推廣。

（三）管理手段的現代化。檔案管理手段的現代化首先表現在理論手段現代化，也就是在檔案管理的過程中，要兼顧管理方法的理論和應用實際，將現代化的概念合理分配到這兩個重要的環節當中。在實施的過程中，可以借鑒其他地方的先進經驗和應用模式，并與自身的實際情況相結合，在工作中不斷發現自身不足并提高業務能力及管理能力，最終探索出一條符合自身特色的現代化檔案管理體系。再者，要確保各種符合當下時代發展的技術手段在現代化管理的過程中得到充分應用，在現代化的檔案管理過程中，持續加大先進設備及技術成果的引進和投入，配合好專業的技能手段，從而實現檔案管理工作的現代化和智能化。

二、縣級檔案館現代化檔案管理工作現狀

當前，由于很多縣級檔案館長期沿用陳舊落后的管理方法，導致出現館內資料內容繁雜，各類檔案文獻數量過多，時間過長等嚴峻問題。并且，多年來，一些檔案、文獻資料等都處于封閉狀態。再者，因為每一個時期對于檔案保存的要求不同等，就導致了縣級檔案館基礎參差不齊的局面。其出現的問題主要有以下幾個方面：

（一）沒有認識到基礎性工作的重要性。在日常的工作中，縣級檔案館存在儲存的檔案質量不等、館藏檔案的數量不足、館藏結構不合理等問題，在很長一段時間內都沒有得到充分解決。盡管隨著各類高新技術，管理現代化技術的融入，在縣級檔案館中，一些基礎性的工作質量有了大幅度提升，但是，卻只是做到了“面子”上的工作，“里子”上的工作依然不能達到現代化管理提出的各項標準。

（二）檔案管理人員素質難以達到要求。由于人員管理機制的問題，在縣級檔案管理工作中，部分從業人員中專業技能薄弱，現代化知識匱乏等。即便是檔案館按照管理現代化的標準配置了計算機等設備，在缺乏專業操作人員的情況下，這些設備也很難發揮作用，這導致了檔案管理現代化發展進程緩慢。檔案管理現代化的主要媒介就是計算機，所以在縣級檔案管理中，無論是專職人員還是一般工作人員，都要具備一定的計算機基礎，并熟練掌控這種新型的檔案管理模式，將現代化的手段融入檔案管理的各個環節中去。

（三）對現代化管理的意義存在認知偏差。目前，雖然現代化的檔案管理理念已經在我國得到了大力推廣，但是由于理念認知的偏差，一些縣級檔案館在執行的過程中，并沒有完全理解透現代化管理的概念，認為只要是配備了先進的設備、做好數據的錄入工作就是完成了現代化管理。其實這種觀念是片面的，現代化的檔案管理，不僅僅要滿足設備和技術等“硬件”的需求，還要滿足管理理念和方法等“軟件”的需求，即現代化的管理應該貫穿檔案從建檔到銷檔的所有環節。

三、實現縣級檔案館現代化檔案管理的策略

（一）標準、規范的工作流程和方法，提高檔案管理的工作水平和效能。在縣級檔案管理的基礎工作中，提高工作的效率和工作水平，要從檔案的收集、整理、保管等每一個環節入手，制定統一的程序和標準并嚴格按照標準流程執行。在傳統的工作模式下，由于技術手段及工作方式與快速發展的檔案管理需求不匹配，這就導致了很多縣級檔案館出現了檔案的保存期限不明確和同一文件重復保存以及留存沒有利用價值檔案等問題。定期整理檔案，將毫無價值的文件或檔案從系統內清除，這樣就可以提高日后現代化管理的工作效率。再者，規范化的題名可以確保檢索時的精準率，有效避免在檢索時出現模棱兩可、文不對題的現象，進而節省等待時間，提高工作的效率。

（二）加快數據準備推進檔案現代化管理進程。在現代化的縣級檔案管理工作中，互聯網數據的準備工作一直是一個重要環節，尤其是建館時間長的檔案館，館藏卷宗多、門類復雜、資料陳舊等實際問題在無形中增加了著錄的工作量及難度。在檔案著錄過程中，沒有采用規范、標準的流程和方法，就會導致計算機系統因為數據不足而無法正常工作，進而影響到現代化檔案管理的工作進度。因此，進行檔案著錄時，工作人員要注意以下兩點：1.著錄工作有先后，循序漸進。在推行計算機檔案管理的過程中，縣級檔案館要根據對館內全部檔案的掌握情況，按照檔案文件的重要程度，價值差異、利用率等情況進行篩選，并制定著錄的先后順序。通過確認，優先整理開放的核心檔案及對社會利用率高的檔案，其他檔案，循序漸進著錄即可。2.分級次著錄，省時省力。上面提到檔案著錄有先后緩急，但是在著錄過程中還可以根據不同類別級別著錄、文件組合級別著錄和文件級著錄，卷宗分三個等級著錄。此舉可以讓工作人員更為直觀地了解到檔案的內容和特征，減少了著錄的條目，節省了工作人員的工作時間，也提高了著錄及檢索的速度和效率。

（三）建立一支文化素養高、專業技能過硬的檔案干部隊伍。1.在現代化的檔案管理工作中，要不斷加大人才引進的投入，引進一部分文化素養高，專業技能過硬的人才，不斷充實檔案管理團隊。2.強化對現有人員的培訓和再教育，不斷提升他們的對新技術的掌握能力，將他們打造成理論和實踐強大的工作隊伍。值得一提的是，在對現有人員再教育這一問題上，很多縣級檔案館都做出了嘗試和努力。目前，一些縣級檔案館一線工作人員都面臨著觀念陳舊、知識落后，新技術操作不熟練等現實問題，所以加強對現有工作人員的培訓和再教育是當前乃至今后很長一段時期內的重要任務。在實施再教育的過程中要注重：培訓內容的實用性、拓寬他們的知識面，理論實踐相結合以及因材施教，才能發揮出最大的作用。

四、結語

當前，現代化管理手段已經在縣級檔案館系統內得到延伸和發展，計算機信息技術和檔案保護系統也越來越受到人們重視。在這一大環境下，盡管部分縣級檔案館在日常的檔案管理工作中，已經制定了以現代化管理為主要任務的計劃和目標，并進行了一些嘗試，但由于多方面的限制，在開展現代化檔案管理的過程中，依然面臨很多問題，本文對在工作中發現的一些問題進行了列舉，并提出相關建議，希望可以為實現縣級檔案館管理檔案現代化這一最終目標提供一定的幫助。