醫(yī)院科研檔案管理的作用研究與提升對策

文/承德市中心醫(yī)院 張新宇

醫(yī)院科研檔案蘊含了醫(yī)院科研人員大量的科研成果、高新技術和創(chuàng)新的科研思想等，這些信息對于醫(yī)院而言具有不可估量的價值，它既能提高醫(yī)院的醫(yī)學水平和疾病治愈率，又能在醫(yī)院內部形成一種崇尚科研、發(fā)展科研的良好風氣。當前，醫(yī)院的科研檔案管理工作還存在部分問題，主要為科研檔案歸檔存在難點，科研人員對科研檔案的歸檔不夠重視，醫(yī)院科研檔案歸檔制度不健全，以及醫(yī)院科研檔案管理隊伍素質不高等，面對這些問題，我們需要積極地探索解決這些問題的辦法，提高醫(yī)院科研檔案管理效率，讓醫(yī)院科研檔案管理為提高醫(yī)院的科研技術和醫(yī)學水平提供更好的服務。

一、醫(yī)院科研檔案管理的作用

（一）保存科研成果為醫(yī)院科研提供助力。醫(yī)院科研檔案記錄了醫(yī)院的相關科研成果，總體上而言，前人的科研成果對于后人的科研工作有兩種價值：一是后人可以對前人的科研成果進行分析，將其作為參考資料，在前人科研成果的基礎上獲得啟發(fā)，創(chuàng)新出新的科研思路。二是對于科研過程中部分科研內容所需要的數(shù)據(jù)，科研人員可以直接借鑒前人科研檔案中已經研究和計算出來的數(shù)據(jù)和成果，從而避免了浪費時間和財力進行重復實驗，提高了科研工作的效率。這在很大程度上提高了醫(yī)院科研工作人員查閱科研檔案的效率和便捷性，為醫(yī)院的科研工作提供了助力。

（二）便于醫(yī)院科研加強對外宣傳和交流。新時代醫(yī)院的醫(yī)學水平、科研水平和服務水平等需要與時俱進地進行提升，這勢必要求醫(yī)院加強對外宣傳和交流力度。醫(yī)院通過對外宣傳醫(yī)院最新的科研成果能夠起到宣傳醫(yī)院實力和提高醫(yī)院名譽的作用，加強科研成果的對外交流能夠提高醫(yī)院的科研水平。醫(yī)院科研檔案管理部門通過對醫(yī)院的每一項科研成果的收集與整理，讓每一項科研成果均具有完善的、統(tǒng)一的、科學的管理，極大地便捷了醫(yī)院的專家團隊、管理團隊隨時地調用相關科研檔案，運用科研檔案與外部醫(yī)學專家團隊進行交流。

（三）傳承和發(fā)揚醫(yī)院的科研文化和精神。檔案對組織的發(fā)展具有文化記錄和傳承的作用，醫(yī)院科研檔案的管理對于醫(yī)院而言也具備科研文化傳承和發(fā)揚的作用。科研工作對于醫(yī)院而言十分重要，醫(yī)院在建立組織文化時需要將科研精神融入組織文化中，使科研精神成為推動醫(yī)院科研發(fā)展的重要力量。醫(yī)院組織文化的建立需要科研檔案以及其他相關資料作為基礎，通過對科研檔案的價值分析與宣傳，以多種形式的活動為載體將醫(yī)院的科研精神融入活動項目中，在各種實體活動、文化宣傳中，將醫(yī)院的科研精神潤物無聲地宣傳到醫(yī)院的各個部門，讓醫(yī)院的各個部門潛移默化地認識到科研工作和科研精神的重要性，從而在醫(yī)院內部形成一種人人重視科研、人人尊重科研、人人傳承科研的文化景觀。

二、醫(yī)院科研檔案管理存在的問題

（一）醫(yī)院檔案收集歸檔不翔實。醫(yī)院科研本身是一項專業(yè)、復雜且周期較長的工作，在這樣的特點下，醫(yī)院科研檔案也存在檔案形成周期長且連續(xù)性強、檔案載體形式多樣且數(shù)量大、專題突出且成套性強等特點。由于醫(yī)院科研檔案復雜、載體形式多樣、數(shù)量較多、周期性長等原因，醫(yī)院科研檔案在收集和歸檔方面存在種種困難，如科研檔案資料收集不完整、科研檔案分類不全面、檔案的收集和管理較為隨意等。科研檔案在收集和歸檔方面存在不系統(tǒng)、不完整等問題，使得科研課題和研究成果難以被有效利用，從而影響醫(yī)院管理人員對醫(yī)院科研檔案管理及其價值的重視度。

（二）科研人員歸檔意識淡薄。醫(yī)院的科研人員對檔案的整理及歸檔的重要性認識不足，醫(yī)院科研人員在開展科研工作時將主要精力放在了科研工作本身及科研專利的申請，對醫(yī)院的《檔案法》《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》《檔案法實施辦法》等規(guī)章制度缺乏了解，科研檔案的整理及收集在一定程度上占用了科研人員的工作時間，因此，科研人員將檔案的整理、收集和歸檔工作歸類為檔案管理部門的工作，而檔案管理部門對科研資料的專業(yè)性、系統(tǒng)性和全面性的判斷，缺乏專業(yè)知識作為支撐，較難判斷資料是否收集完整。

（三）檔案歸檔制度不健全。目前，醫(yī)院科研檔案的歸檔制度對科研檔案資料缺乏完整、系統(tǒng)的歸檔要求，醫(yī)院科研檔案的歸檔主要著重于收集和歸檔結論性文件，且以文字紙質化文件居多，對科研準備階段以及實施階段的原始實驗數(shù)據(jù)記錄的文件和分析文件等歸檔有所忽視，造成科研檔案被參考、被利用和被全面再次開發(fā)的價值不足。同時，也不利于發(fā)現(xiàn)科研活動中的不端行為，這在一定程度上影響了醫(yī)院科研檔案管理的價值。

（四）醫(yī)院科研檔案管理隊伍素質不高。目前，醫(yī)院檔案管理人員或多為檔案兼職管理人員，或僅具備普通檔案管理能力的人員，醫(yī)院檔案管理隊伍將檔案管理視為普通的文職工作，他們既缺乏醫(yī)學專業(yè)知識、醫(yī)學類外文閱讀水平和計算機專業(yè)管理能力，又缺乏較強的管理能力、責任感和創(chuàng)新能力，對醫(yī)院科研檔案管理工作僅機械式地收集、錄入數(shù)據(jù)庫、編排歸檔和日常護理等，醫(yī)院科研檔案管理隊伍整體素質不高是影響醫(yī)院科研檔案提高利用率的又一要素。

三、提升醫(yī)院科研檔案管理效率的幾點建議

（一）定期總結難點做好檔案歸檔跟蹤。在面對歸檔周期長、歸檔工作復雜等問題時，醫(yī)院科研檔案管理小組應建立科研檔案跟蹤制度，派專人負責某一科研檔案歸檔工作，在科研項目立項時，應建立檔案歸檔跟蹤表，明確各項檔案生成的初步時間點，建立課題歸檔資料袋，隨袋發(fā)放“醫(yī)學科研檔案歸檔范圍、歸檔文件、檔案移交清單”等表格，按照表格的指引逐一收集科研項目所產生的檔案資料，科研檔案管理人員定期跟蹤及督查檔案產生及歸檔情況，積極主動地與科研人員建立良好的工作關系，通過多種方式幫助科研人員完成檔案歸檔工作。

（二）加強醫(yī)院科研檔案管理重要性宣傳。針對目前醫(yī)院科研檔案管理中存在的科研檔案管理人員和科研人員對科研檔案管理不重視的現(xiàn)象，醫(yī)院需要加強對科研檔案管理的重要性宣傳。醫(yī)院科研人員工作繁忙，精力主要用于科研和其他相關醫(yī)學工作，醫(yī)院科研檔案管理人員應通過讓科研人員喜聞樂道且具有趣味性的活動來進行信息的宣傳，如在醫(yī)生食堂或休息室滾動播放相關科研檔案重要性的宣傳短片；或借助醫(yī)院的相關集體活動，在集體活動上通過小品、游戲等趣味活動表達科研檔案管理的重要性等。從而使得醫(yī)院檔案部門對科研檔案重要性的宣傳信息易被科研人員接受和理解。

（三）建立完善的醫(yī)院科研檔案管理制度。建立完善的科研檔案管理制度：首先，建立自上而下的檔案管理組織架構，由院長牽頭來管理檔案管理部門，檔案管理部門內部按照醫(yī)院的實際情況可以進行再度細分，以便提高檔案管理效率。其次，明確檔案管理部門各個崗位的工作職責，建立行之有效的績效考核和監(jiān)管制度，科研檔案管理小組可按不同的醫(yī)學類別分派固定的檔案管理人員一對一地與不同的科研部門進行工作對接。再次，明確科研人員在科研檔案管理工作中的內容，結合科研檔案管理人員的實際專業(yè)水平、檔案收集整理的能力等，明確界定及銜接兩者之間的工作，避免兩者在進行工作銜接時推諉塞責。最后，建立健全醫(yī)院科研檔案歸檔制度，明確歸檔范圍，不同科研項目的歸檔文件種類，文件歸檔的審批權限和審批責任，相關的歸檔考核及獎懲制度等，以確保科研檔案的歸檔系統(tǒng)、完整、真實。

（四）提高醫(yī)院科研檔案管理隊伍素質。對于提高醫(yī)院科研檔案管理隊伍素質需要從多方面入手：一是定期或不定期地組織科研人員利用合理的時間，給醫(yī)院科研檔案管理隊伍進行專業(yè)知識的培訓，總結整理出科研檔案管理人員常用的醫(yī)學術語、醫(yī)學知識和相配套的外語知識，讓科研檔案管理人員在能力范圍內掌握這些專業(yè)知識。二是針對培訓的知識建立一套相配套的考核標準，以確保所有科研檔案管理人員掌握了相應的培訓內容。三是與時俱進地培養(yǎng)科研檔案管理人員掌握相應的計算機自動化辦公能力，使科研檔案管理人員始終具備時代所需要的工作技能。

四、結語

綜上所述，醫(yī)院科研檔案是國家及醫(yī)院集相關財力、物力所完成的科研成果，它包含著醫(yī)院科研人員的科研成果、高新技術信息等，是推動我國醫(yī)學發(fā)展的重要依據(jù)。醫(yī)院科研檔案的規(guī)范化、科學化和現(xiàn)代化管理，是提高醫(yī)院科研檔案利用價值的必要條件，盡管當前的醫(yī)院科研檔案管理工作還存在不完善之處，但是通過學者、檔案管理人員的通力研究和探索，相信我國醫(yī)院的科研檔案管理工作會不斷得到完善，最終真正實現(xiàn)科研檔案為我國醫(yī)學發(fā)展服務的重要價值。