歷史檔案數字化過程中的問題分析及解決對策

文/中國人民銀行鄭州培訓學院 孟雪青

歷史檔案管理數字化建設正在如火如荼推進中。現代信息技術的廣泛應用，引發人類社會各個方面的重大變革。歷史檔案是一種寶貴的信息資源，實現數字化管理將在一定程度上有益于增強檔案材料的安全性和時效性，因此，相關研究已經成為檔案研究領域的熱點問題。筆者所在單位為重要金融機構的附屬院校，一貫高度重視歷史檔案管理工作，自然也面臨著歷史檔案資源數字化建設的艱巨挑戰。

一、歷史檔案管理實現數字化轉型的必然性

歷史檔案數字化轉型，是指各企事業單位在具體檔案管理實踐中依托現代化信息技術為信息的編碼、解碼與還原工具，以計算機硬盤、光碟等磁性材料為存儲載體，將檔案信息從原有的紙質媒介轉換為以數字代碼為基本形態的新型檔案管理模式。數字化檔案包括數字化文件、數字化報表、數字化圖紙等多種形式。歷史檔案是企事業單位的寶貴資源，歷史檔案管理是企事業單位日常管理的關鍵內容。在現代信息技術飛速發展和廣泛普及的大背景下，在智慧化檔案管理建設的總基調下，實現數字化轉型已經成為檔案管理的必然趨勢。與傳統歷史檔案管理模式相比，數字化歷史檔案管理的信息承載量更高，同時還兼具更易分享、傳播和更改等優勢，檔案管理人員可以利用信息化設備對數字化檔案資源進行編輯、瀏覽和存儲，還可以借助網絡平臺或單位內部局域網實現信息資源的傳輸、瀏覽和共享，這樣，檔案信息資源的安全性和時效性也將得到進一步保障。但“硬幣是有正反兩面的”，數字化檔案同樣也要承擔相應的風險，如因檔案信息資源載體所具備的磁性特征，檔案在保管方面需要特別留意，如因網絡防火墻技術的不穩定，導致計算機遭病毒入侵，或是檔案庫受到黑客破壞等事件概率也較高。因此，歷史檔案管理數字化轉型是檔案事業發展中的一次重大革新，尤其是處在新舊兩種管理模式交替的磨合階段，檔案職能部門和工作人員必須更加積極投入其中，設計科學化的歷史檔案數字化管理系統框架，堅定數字化建設方向、設計數字化管理框架、明確數字化管理規則、敲定數字化管理策略，形成一條從實踐到理論再指導實踐的建設思路，以提高歷史檔案管理數字化建設的科學化程度。

二、歷史檔案管理實現數字化轉型中存在的障礙

任何事物都絕不可能一帆風順、毫無阻滯的，歷史檔案管理的數字化轉型是一種不斷提高、不斷調整、不斷完善的過程。進行數字化轉型的重大變革時，在推進歷史檔案管理數字化的進程中，必須要有“逢山開路，遇水架橋”的決心和勇氣，對當前檔案管理的具體實踐進行充分調研，對可能遇到的問題進行匯總、分析并尋求解決，唯有如此才能最終實現歷史檔案管理的數字化改革落地：

（一）數字化管理制度不完善。數字化管理制度不完善，是檔案管理數字化轉型的首要障礙。相關管理制度和標準體系確實尚未健全和完善，可能導致歷史檔案數字化管理實踐缺乏必備的依據和指導，非常容易出現管理職能不明、責任不清的情況，“依法治檔、遵章治檔”也常常淪為空談，以上都在一定程度上限制了檔案管理數字化轉型進程，對于我國檔案事業的長期發展也十分不利。

（二）數字化管理意識不強。數字化管理意識不強，是檔案管理數字化轉型的關鍵問題。檔案信息主要是從企事業單位中的各個職能部門產生，但從檔案管理的具體現實情況來看，部分職能部門一線工作者的檔案意識相對淡薄，很少能夠將已經形成的檔案信息材料及時上傳、歸檔，而是將其存放在職能部門或個人的計算機里，使這些材料處在缺乏檔案安全防護和監管的環境之中，因未存盤被意外刪除而破壞的現象頗為常見。即便是一些已經上傳的數字化檔案資料，也很可能不符合檔案數字化管理的規范，給專職檔案管理人員帶來不必要的負擔。

（三）數字化管理設施不完善。數字化管理設施不完善，是檔案管理數字化轉型的重大阻礙。歷史檔案是企事業單位在管理實踐中所直接形成的、多種類型的原始資料和記錄，具有一定的信息價值。數字化管理設施是實現檔案數字化管理的必要硬件，對于數字化檔案管理建設起到關鍵作用。但從數字化檔案管理建設的具體實際來看，企事業單位對于這方面的投資還缺乏足夠重視，與數字化歷史檔案管理相配套的一些硬件設備仍不夠完善，相關軟件升級工作也確未能到位，以上這些也都給企事業單位數字化歷史檔案管理造成了很大的障礙。

三、具體策略

歷史檔案管理實現數字化轉型，是現代信息化進程的必然結果，更是智慧檔案管理建設的題中應有之義。筆者通過對歷史檔案的數字化特質進行剖析，高度提煉和全面概括歷史檔案數字化管理的實踐經驗，分析和探究轉型中所遇到的種種問題與不足，科學設計歷史檔案數字化系統的初步架構，嘗試通過完善歷史檔案管理制度體系、優化歷史檔案管理環境、提高檔案管理人員素質等有效舉措，豐富并完善檔案管理數字化的理論體系，以加速歷史檔案管理數字化轉型進程：

（一）加強管理機制建設。健全管理機制是加速歷史檔案數字化轉型的關鍵步驟。數字化檔案的出現是檔案管理現代化的必然結果，隨著企事業單位信息化管理程度的持續提高，數字化歷史檔案已經逐步取代紙質檔案而成為檔案領域的“主角”，檔案制度也要隨之進行調整和完善。歷史檔案管理工作必須要做到與時俱進，立足于企事業單位的實際情況，架構相對規范和完善的歷史檔案數字化管理機制：一是做好頂層設計。歷史檔案數字化管理的意義重大，應在全力推動這項工作之前，到平行單位做好充分的實地調研，對數字化轉型中可能出現的問題做出預測，從意義、職能、要點及路徑等方面展開探索，為具體落實歷史檔案管理數字化轉型提供方向性的指引。二是設計好制度框架。做好歷史檔案管理數字化制度體系的頂層設計，將數字化歷史檔案資源的匯總、整理、歸檔及保管等各項事務都納入檔案管理程序之中，確保相關職能部門和工作人員明確數字化歷史檔案的類型以及歸檔標準、范圍，以便更好地承擔自身職責，保證數字化歷史檔案的完整性和安全性。三是規范制度細則。就歷史檔案數字化建設的權責、時間、流程和評估等事項做出細致規定，以便為及時整理、歸檔、備份等具體操作提供重要依據和指導。

（二）重視管理環境建設。環境，是歷史檔案管理實現數字化轉型的硬件支撐。數字化歷史檔案是乘現代信息技術發展東風而出現的新事物，重視數字化歷史檔案環境的優化與維護，與以往的檔案管理相比必然存在差異。數字化歷史檔案多以光盤、磁盤以及硬盤這類磁性介質為載體，雖然比紙介要更安全一些，但因其所具有的相對復雜的物理、化學性質，同樣也有需要注意的防護要點：一是物理環境。數字化歷史檔案管理對存儲環境有較為嚴格的要求，要嚴格控制好檔案室室內的溫度和濕度，尤其要做好防強磁強干擾，確保庫房的適宜環境溫度適宜。二是載體環境。可以通過公開招標采購數字化檔案管理設備，依據檔案庫格局安置好防磁柜、目錄架、計算機、打印機、復印機和放映機等數字化檔案建設和管理所需要的器材和設施。三是軟件環境。公開招標采購、使用并及時更新檔案管理軟件，打造數字化檔案信息資源庫，同時還要提高安全防范意識，重視對檔案管理者身份認證和密鑰的管理，安裝正版殺毒軟件和防火墻，避免數字化歷史檔案資源因感染病毒或受到黑客攻擊而有所損害，全力保障數字化歷史檔案信息在傳輸和使用過程中的安全。

（三）提高檔案管理人員信息素質。管理人員，是歷史檔案管理實現數字化轉型的人力保障。從技術層面來衡量，歷史檔案數字化轉型所面臨的任務更加復雜和繁重。為了更好地推動數字化進程，必須進一步加強對檔案管理人員素質的培養：首先要增強檔案工作人員的職業素質。以我單位為例，作為金融單位附屬培訓院校，我單位人員所接觸到的歷史檔案，其中有一部分涉及金融領域，檔案管理人員應持續補充和豐實自身的金融知識和技能，為更好地完成檔案數字化管理任務提供助力。企事業單位管理者要全力打造一支優質的檔案管理隊伍，為檔案管理人員提供更多學習和提高的機會，必要時還應采用一些激勵手段，激發和喚醒檔案管理者對本職工作的內在熱情，鼓勵他們投身到數字化檔案建設的洪流之中。

歷史檔案是人類社會的集體“記憶”，歷史檔案管理工作屬于單位各項事務的關鍵內容之一。隨著信息技術的飛速發展和社會信息化程度的持續提高，數字化管理手段已經廣泛應用于檔案管理領域，檔案管理部門和相關人員必須要勵精圖治、革舊迎新，正面迎接新的挑戰。