大數據背景下的檔案管理與利用服務研究

文/龍口市檔案館 張玉蕾

大數據是一種全新的處理模式，能夠通過對數據分析提高決策力，確保各企業在發展的過程中，可以通過數據分析來滿足自身的資產信息應用。而且，在當前階段中，大數據已經成為主流的信息數據來源，它能通過智能分析來幫助各項工作的開展更具新的活力。隨著數據時代的到來，數據流通成了促進社會發展的一種具體手段。因此，大數據環境下所發生的一系列改變，必然也會使檔案管理工作的開展出現全新的發展機遇，帶來全新的發展方向。基于此，如何確保檔案管理工作的開展能夠通過大數據的應用進行有效優化，并實現利用數據信息來提供有效的檔案服務，是推進檔案管理工作獲得全面發展的最新課題。

一、大數據背景下檔案應用的特點

（一）信息可用性降低。大數據時代電子檔案數量必然會增多，這也使得傳統檔案管理工作的開展必然會受到時代發展所帶來的沖擊。隨著數據檔案信息資源的不斷增多，人們在搜尋關鍵信息時，可能相關資源信息已經達到幾十萬條，卻沒有一條是人們所需要的具體價值信息，所以通過信息的層層篩選來滿足人們的具體需求。但是，在此過程中，如果篩選關鍵詞的任何一個步驟出現了輸入失誤，都會導致信息數據無法滿足人們的應用需求。

（二）數據量增大。大數據時代，人們紛紛將檔案管理工作由紙質轉變為數據儲存，這在一定程度內，會在短時間內增大檔案管理的儲存內容。并且，由于電子儲存并不需要占據實質性空間，這也使得傳統管理工作當中的一些細小紙質管理內容被收錄其中，促使各單位在運營的過程中，事無巨細地將所有工作的環節都進行全面記錄。譬如，以常見的人事信息為例，各行各業人員在進行入職、離職、辦公的過程中，都會產生相應的數據信息，這時如果進行全面性記錄，并實現數據跟蹤，就會使基礎數據量不斷增大，而此類信息在進行共享時，往往還具有重復性，所以在當前階段中，大數據檔案管理必須要保證能夠有效包容數據，這也使得數據庫的建立會成倍式增大。面對龐大的數據規模，必然全面提升對數據庫的有效建設和應用軟件，否則就無法支持大數據檔案管理工作的全面開展。

（三）復雜性強。大數據時代的到來使得數據總量不斷增多，而數據的豐富性也使得在應用數據時能夠為不同行業的人提供不同的需求。不過，這也導致在進行信息分流時難以通過分類歸集來確保提供信息的準確性，檔案管理工作開展時，導致檔案搜尋格外混亂，并且也會使大數據的交互更加復雜。畢竟，信息既有價值性，也有無用性，所以在供給信息時，如果存在著大量不可用信息，就會給檔案管理工作者帶來困擾。

（四）數據種類增多。大數據時代的到來徹底改變了傳統檔案收集資料整理的方式，并且當前數據來源十分廣闊，且種類又十分豐富，這也使得它在囊括數據類型時，既有非結構化的內容，又有結構化的內容。而且，它與傳統紙質檔案有著明顯的區別，既能保存音頻、視頻檔案又能掃描所有紙質檔案，并通過數據信息交匯方式來將電腦瀏覽記錄全面保存，這樣就能打破傳統檔案管理的局限性。此外，在當前階段中，通過有效的種類多樣性劃分，也能確保工作人員在開展工作時，可以更加針對性地選擇檔案，但這也需要檔案管理人員有較強的分析應用能力，這樣才能對已分類的信息進行內涵挖掘，并找到自身需求的價值信息。

二、大數據背景下檔案管理與利用服務工作開展的現狀

（一）現存問題。具體有如下幾點：

首先，檔案管理工作可以通過大數據來實現進行精確分析，并為未來的發展做好決策，所以這就需要檔案管理人員自身精通數據分析能力，并且還要有較高的計算機應用能力，推進管理工作的開展。同時，隨著數據的加速累積，此類專業人才短缺，也是當前社會發展的重點問題，所以想要真正實現推進大數據人才的有效供應，則必須要實現培養和引進此類人才，這樣才能促進相關工作的有效開展。

其次，隨著大數據時代的到來，各種各樣的網絡數據擴充了人們選擇的范圍，但是由于網絡數據需要與計算機網絡進行關聯，這也導致如果網絡系統存在漏洞，就會使檔案管理出現危機。并且，由于現在受經濟利益的影響，黑客攻陷能力相較于過去而言也有所提高，這也使得企業在進行檔案管理時，如果無法保證建立安全網絡，且十分容易被盜取商業機密，而且潛在的網絡病毒感染也會導致檔案的安全性降低。

最后，在當前階段中，由于我國信息化建設速度的加快，實現了檔案管理工作的有效升級，但是仍然存在著傳統檔案管理模式的應用，導致信息檔案管理工作無法滿足企業發展的問題。畢竟，由于信息共享性沒有實現，這使得信息流通不暢，導致檔案數據在形成和應用的過程中，缺乏科學性。此外，很多檔案管理者自身并沒有相關意識，這也使得在檔案保管、儲存的過程中，也無法探索檔案的價值，無法通過挖掘價值來促進企業的全面發展。

（二）全新機遇。大數據的應用主要是以更新、添加和搜索為主，這也使得海量數據的出現能夠通過智能系統的匹配來確保對儲存的檔案信息進行全面應用，所以這也對傳統檔案管理工作的開展提出了新的要求。而且，隨著數據總量的不斷增加，當前數據之間的聯系變得更加緊密，這不僅需要確保管理人員有較高的服務意識，也必須保證管理人員能夠對數據的變革全新的認知，這樣才能通過自身服務的有效供給來滿足用戶的實際需要，并真正提高自身的管理效率。除此以外，隨著當前市場競爭的不斷加劇，這也使得大數據作為一種新興技術，挖掘企業檔案信息的有效價值，并通過過濾來優化垃圾信息，這樣就能為企業的發展做好決策工作。對此，這也需要檔案管理人員能夠對數據信息進行有效的收集處理，進而探索出有價值的信息來為決策者供應數據，確保自身服務的供給能夠滿足企業的可持續化發展。

三、大數據背景下檔案管理與利用服務開展的方式

（一）應用全新科技技術。在大數據的環境下企業在運行管理的過程中，必須要明白大數據并不僅僅指擁有海量數據，更重要的是要知道解決對大數據技術的有效應用，這樣才能確保數據庫的建立可以朝智能化方向發展，并為企業的發展做好決策工作。對此，為了進一步優化管理者的管理方式，必須要提高對檔案管理的技術應用，通過先進技術的有效使用來進行檔案歸檔，并通過智能系統的匹配來深度挖掘、分析數據，這樣才能在互聯網的幫助下，實現將傳統檔案信息資源與大數據進行對接，從而通過有效使用相應的全新技術，實現檔案管理的自動化與智能化發展。此外，在當前階段中，隨著科技技術的不斷創新，檔案數據管理工作，可以實現數據共享，并在同一網絡內進行遠程操作，這樣也能確保分析出的價值信息可以直接為企業決策者做好信息保障，進而也能實現促進企業的發展更加全面，并通過提高檔案管理工作的服務性來實現滿足企業的穩定運行。

（二）提高檔案管理的共享性。對于檔案管理工作人員而言，對檔案資源進行有效保障，并滿足資源的全面應用，就是其自身工作開展的重點內容。但是，隨著數據時代的到來，檔案管理工作當中的數據比例逐漸加大，這也使得傳統紙質檔案的管理并不能夠滿足企業的全面發展。因此，在落實現代化檔案管理工作時，必須要對傳統紙質檔案進行管理，這樣才能確保將傳統檔案管理方式進行優化，在一定程度上，可以發展通過數據信息共享性來實現對老舊檔案進行有效應用。此外，大數據的本質特征就是通過數據傳遞來實現共贏的目的，在傳統檔案管理的過程中，信息資源一直處于封閉狀態，這很難實現共享和應用，這就需要在進行優化處理的過程中，打造出屬于企業的內部資源信息平臺，這樣才能通過共享性能的有效發揮，來實現對檔案數據進行全面應用。

四、結語

對于大數據的發展而言，在其背景之下想要保證檔案管理與利用服務工作能夠真正推進企業的全面發展，就必須要認識到大數據環境對檔案管理工作帶來的改變，這樣才能跟隨時代的步伐來進行有效調整，以此才實現挖掘檔案信息價值，并促進檔案管理工作的開展更具時代特性，從而滿足企業的全面發展。