醫(yī)院外事檔案管理的現(xiàn)狀與發(fā)展對(duì)策研究

文/濟(jì)寧醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院 孫曉霜

醫(yī)院外事檔案是醫(yī)院在同國(guó)外有關(guān)部門(mén)、組織、醫(yī)療機(jī)構(gòu)及個(gè)人的各項(xiàng)活動(dòng)中，記錄下來(lái)的具有保存利用價(jià)值的文件、圖片、音視頻及其他不同載體、不同形式的歷史記錄，也是醫(yī)院參加國(guó)際交流和對(duì)外合作的憑證和依據(jù)。近年來(lái)，隨著醫(yī)院對(duì)外交流的不斷加強(qiáng)，醫(yī)院外事檔案的內(nèi)容也在不斷豐富，作為一名外事管理人員，應(yīng)當(dāng)在全面了解醫(yī)院對(duì)外交流工作和檔案管理的基礎(chǔ)上，分析外事檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，找到解決問(wèn)題的方式方法，促進(jìn)醫(yī)院外事檔案管理工作不斷向前發(fā)展。

一、加強(qiáng)醫(yī)院外事檔案管理的必要性

堅(jiān)持中國(guó)共產(chǎn)黨領(lǐng)導(dǎo)，是做好外事工作的根本政治保證。進(jìn)入新時(shí)代、面對(duì)新形勢(shì)，醫(yī)院應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)黨對(duì)外事工作的集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持以新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義外交思想為指導(dǎo)，把黨管外事原則貫穿于外事工作全過(guò)程，將加強(qiáng)和規(guī)范外事工作作為一項(xiàng)重要的政治任務(wù)來(lái)抓。外事檔案作為醫(yī)院參加國(guó)際交流和對(duì)外合作的重要文書(shū)材料，除了可以客觀準(zhǔn)確真實(shí)地記錄醫(yī)院開(kāi)展外事工作的整個(gè)過(guò)程，也可以為醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展，包括醫(yī)療科研、人才培養(yǎng)等方面提供重要支持。以黨建為引領(lǐng)，圍繞中心服務(wù)大局，做好外事檔案管理工作，對(duì)于提高醫(yī)院外事工作水平、推動(dòng)醫(yī)院國(guó)際化發(fā)展具有重要借鑒意義。

二、外事檔案管理存在的問(wèn)題

外事檔案工作的基本原則規(guī)定：外事檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和安全，便于開(kāi)發(fā)利用。但在日常外事檔案管理工作中仍存在一些問(wèn)題亟待解決。

（一）對(duì)外事檔案管理人員培訓(xùn)不足。目前醫(yī)院外事部門(mén)很少設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，多數(shù)情況下，檔案管理工作由外事人員兼顧。由于醫(yī)院沒(méi)有針對(duì)外事人員投入必要的培訓(xùn)資源，而外事人員在以往的學(xué)習(xí)中也很少接觸專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)，沒(méi)有足夠的業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)意識(shí)去細(xì)致規(guī)范地整理外事活動(dòng)材料，很多外事材料的存放是被動(dòng)進(jìn)行的，分類(lèi)是憑經(jīng)驗(yàn)完成的，無(wú)法嚴(yán)格按照要求進(jìn)行管理，久而久之便形成醫(yī)院外事檔案管理水平較低、標(biāo)準(zhǔn)化欠缺、實(shí)用性不強(qiáng)等情況，無(wú)法為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)提供有力支持。

（二）外事檔案管理信息化建設(shè)水平較低。隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展，很多醫(yī)院正在逐步引進(jìn)信息化的技術(shù)手段，并嘗試將其運(yùn)用到醫(yī)院發(fā)展建設(shè)方方面面，包括在檔案管理中運(yùn)用信息化手段改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集和查詢(xún)模式。但是目前，對(duì)于外事檔案管理的信息化建設(shè)水平仍然較低，多數(shù)醫(yī)院尚未建立起一套完善的外事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案的收集和存儲(chǔ)仍依靠傳統(tǒng)紙質(zhì)方式進(jìn)行，效率與質(zhì)量得不到提升，無(wú)法滿(mǎn)足醫(yī)院外事工作需要，對(duì)于外事人員的日常工作也造成諸多不便。

（三）外事檔案收集不到位。醫(yī)院的外事檔案是在外事管理和外事活動(dòng)中形成的文件材料，反應(yīng)其全過(guò)程且對(duì)醫(yī)院當(dāng)前及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展具有參考價(jià)值和憑證作用，具體內(nèi)容包括因公（私）出國(guó)（境）管理材料、本院職工外出或外籍人員來(lái)院進(jìn)修訪學(xué)材料、進(jìn)行學(xué)術(shù)交流和院際合作材料、參加國(guó)際會(huì)議的材料等。由于不同外事工作所涉及的責(zé)任部門(mén)不同，如涉外綜合管理、開(kāi)展國(guó)際交流和外事手續(xù)的辦理等由外事部門(mén)主要負(fù)責(zé)，外出進(jìn)修訪學(xué)人員的選拔和回國(guó)后的考核由人事部門(mén)負(fù)責(zé)，回國(guó)后的科研成果交流與展示等在科研管理部門(mén)，而后續(xù)與國(guó)境外組織或個(gè)人開(kāi)展具體合作項(xiàng)目的是醫(yī)療護(hù)理主管部門(mén)和專(zhuān)業(yè)對(duì)口臨床科室等過(guò)程中所形成的外事檔案材料也分別由各部門(mén)、科室或職工個(gè)人分散掌握，無(wú)法做到科學(xué)收集、統(tǒng)一歸口、按時(shí)定向移交外事部門(mén)集中管理。

（四）外事檔案安全不到位。“外事無(wú)小事”，醫(yī)院外事檔案因其形成過(guò)程中的特殊背景和目的，具有明顯的政治性、較強(qiáng)的保密性、類(lèi)別的多樣性和來(lái)源的復(fù)雜性等特點(diǎn)。外事人員在從事涉外工作的過(guò)程中必須嚴(yán)格做好保密工作，對(duì)于外事檔案的管理更需慎之又慎。隨著信息化技術(shù)的加速發(fā)展，電子檔案占比逐漸加重，信息安全問(wèn)題也愈發(fā)凸顯，這不僅關(guān)乎外事檔案內(nèi)容的保密問(wèn)題，還牽涉到信息的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性和有效性。由于電子檔案通常依賴(lài)磁盤(pán)或光盤(pán)等磁性介質(zhì)作為載體，可在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中存儲(chǔ)、處理、傳輸和應(yīng)用，但網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開(kāi)放性意味著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在運(yùn)行過(guò)程中一旦感染病毒或被黑客入侵，極易造成電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的損壞或數(shù)據(jù)信息的篡改、竊取和毀滅，外事檔案的安全難以保證。

三、改善醫(yī)院外事檔案管理的對(duì)策

醫(yī)院外事檔案管理存在的問(wèn)題，對(duì)于外事工作的順利開(kāi)展也會(huì)造成影響，必須采取一定的措施解決問(wèn)題，切實(shí)提高外事檔案管理水平。

（一）完善外事檔案管理制度建設(shè)。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)耐馐聶n案管理制度是實(shí)現(xiàn)外事檔案管理科學(xué)規(guī)范和做好外事工作的基本保證。要想把外事檔案管理好就必須依規(guī)管理，實(shí)現(xiàn)外事檔案管理的制度化、規(guī)范化。隨著醫(yī)院國(guó)際化發(fā)展步伐的不斷加快，醫(yī)院對(duì)外交流合作的渠道得以拓寬，形式日益豐富，隨之形成的外事檔案呈現(xiàn)出多樣化趨勢(shì)。醫(yī)院應(yīng)該順應(yīng)形勢(shì)需要，建立健全一套合理的外事檔案管理制度。制度應(yīng)涵蓋外事檔案材料的收集、建立、存檔、查詢(xún)、借閱等各個(gè)環(huán)節(jié)，明確每一環(huán)節(jié)的材料來(lái)源及責(zé)任部門(mén)，確保外事檔案的時(shí)效性、完整性、準(zhǔn)確性。同時(shí)應(yīng)充分考慮外事檔案信息的安全性和保密性要求，強(qiáng)化保密制度，明確應(yīng)用范圍，嚴(yán)格審批程序。只有建立起完善有效的制度體系，使外事檔案管理工作有法可依、有章可循，才能最大限度地為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展提供相對(duì)應(yīng)的服務(wù)支持。

（二）完善外事檔案管理信息化建設(shè)。在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)信息化高速發(fā)展的時(shí)代，醫(yī)院應(yīng)重視外事檔案管理的信息化建設(shè)，充分利用科技帶來(lái)的便捷，建立健全信息化管理系統(tǒng)，借助技術(shù)手段進(jìn)行外事檔案信息的收集、處理和歸檔，如建立起一套完備的外事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化辦公整合各部門(mén)在外事工作中留存的檔案信息，充分實(shí)現(xiàn)信息的準(zhǔn)確傳遞和快速提取，真正對(duì)外事檔案實(shí)行集中化統(tǒng)一管理。同時(shí)，在不違反法律法規(guī)和醫(yī)院規(guī)章制度、確保網(wǎng)絡(luò)安全的前提下，通過(guò)信息化管理系統(tǒng)，最大化實(shí)現(xiàn)外事檔案信息的資源共享，讓醫(yī)院職工能夠在權(quán)限允許的范圍內(nèi)及時(shí)準(zhǔn)確地掌握到醫(yī)院對(duì)外交流合作情況、外派項(xiàng)目信息以及國(guó)外前沿醫(yī)療技術(shù)和學(xué)術(shù)研究動(dòng)態(tài)，打通數(shù)據(jù)壁壘，消除信息孤島。

（三）完善外事檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。外事人員作為外事檔案的直接管理者，要具體負(fù)責(zé)外事材料的整理、收集、歸檔等工作，這就要求外事人員應(yīng)當(dāng)具有現(xiàn)代化的管理思想、專(zhuān)業(yè)化的知識(shí)水平和職業(yè)化的個(gè)人素質(zhì)。醫(yī)院應(yīng)注重加強(qiáng)對(duì)外事人員在檔案管理方面的培訓(xùn)，不定期舉辦線上或線下檔案管理知識(shí)培訓(xùn)班、專(zhuān)題講座，或組織外出參觀學(xué)習(xí)，多形式提高外事人員的檔案管理專(zhuān)業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)；應(yīng)經(jīng)常性組織開(kāi)展法律法規(guī)和規(guī)章制度的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷加強(qiáng)外事人員的政治敏銳性和政治覺(jué)悟，避免工作中造成外事檔案信息泄露，時(shí)刻確保外事檔案信息安全。同時(shí),要有針對(duì)性地培養(yǎng)基礎(chǔ)扎實(shí)、外事工作能力突出，又有檔案管理知識(shí)儲(chǔ)備的復(fù)合型人才，為今后的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展做好現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)期準(zhǔn)備。

（四）完善外事檔案收集程序。醫(yī)院外事檔案在收集中有其特殊的規(guī)律，很多種不同的載體如文件、圖片、音視頻以及其他不同形式的歷史記錄都可以作為檔案資料進(jìn)行收集，它們?nèi)娣从沉酸t(yī)院外事工作的整個(gè)過(guò)程。外事部門(mén)應(yīng)針對(duì)各項(xiàng)外事活動(dòng)的特點(diǎn)，制定科學(xué)合理的外事檔案收集程序，積極與各相關(guān)部門(mén)溝通交流，隨時(shí)做好檔案收集準(zhǔn)備工作，各部門(mén)也應(yīng)主動(dòng)配合，嚴(yán)格按照程序要求向外事部門(mén)移交外事活動(dòng)過(guò)程中所形成的全部材料，做到全面、認(rèn)真、準(zhǔn)確。對(duì)于一些零散文件或音視頻等在移交過(guò)程中易被忽視的材料，應(yīng)視情況采取不同方式進(jìn)行收集，并能夠針對(duì)不同載體材料做好明確說(shuō)明，在確保檔案材料完整性的同時(shí)，充分提高其利用價(jià)值。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著中國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的蓬勃發(fā)展，醫(yī)院對(duì)外交流活動(dòng)日益增多，外事工作的重要性日益凸顯。醫(yī)院作為區(qū)域醫(yī)療中心、人才聚集之地，擁有充足的科技和人力資源，應(yīng)當(dāng)將這些可利用的資源充分運(yùn)用到醫(yī)院外事檔案管理工作中去，通過(guò)技術(shù)手段切實(shí)提高醫(yī)院外事檔案管理工作的效率與質(zhì)量，以黨建為引領(lǐng)，充分發(fā)揮外事檔案在醫(yī)院對(duì)外交流及各項(xiàng)管理工作中的作用，努力開(kāi)創(chuàng)醫(yī)院國(guó)際交流合作新局面，為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展提供支持。