基于正確處理立卷與歸檔關系的普法檔案管理

文/青海省第三人民醫院 姚蘭蘭

全國“七五”普法規劃規定2020年為收官之年，普法檔案工作作為普法驗收的一項重要內容，也提出了明確要求。因此，通過正確認識和處理普法文書立卷與歸檔的關系，建立健全科學規范的普法工作檔案體系，有效發揮普法檔案的作用，為本地區本單位全力推進法治建設，做好普法宣傳教育工作具有重要的意義。

一、掌握普法工作特點，認識普法文書立卷與歸檔關系

我國從1986年起在全國開展“一五”普法教育至今已有35年，目前已臨“七五”普法最后的考核驗收時期。可以說，在35年的普法宣傳教育過程中，廣大人民群眾通過學習國家法律法規，學法、知法、懂法、用法、守法的氛圍越來越濃，全民法治意識明顯提高，取得了顯著成績。從35年普法工作的實踐來看，普法工作有其自身的特點，本文認真總結分析這些特點，對于做好“七五”普法工作，尤其是搞好“七五”普法文書立卷與歸檔工作大有好處。

（一）普法工作的第一個特點是時間長，跨度大。普法工作時間很長，一個五年規劃一搞就是5年。在5年中，工作千頭萬緒，對文書處理部門和普法工作部門（如普法辦公室）來說，做好普法工作的文書立卷、歸檔是其最重要的工作內容和職責。因此，要提高對普法文書立卷和歸檔工作的認識，就要把這項工作當成普法工作的有機組成部分認真抓好抓實抓細，常抓不懈。

（二）普法工作的第二個特點是學習內容多，范圍廣。以“七五”普法為例，從2016年準備階段起歷時5年。在5年中，經過準備、學習、考試、自查、補課、考核、檢查、驗收等階段。在這5年中，大多數單位要學習幾十個法律、法規，每一個學習階段結束后還要進行考試，一般要考3次以上。有的單位還結合學習內容開展一些普法知識競賽等活動。在5年內學完這么多內容，做這么多工作，如果文書工作跟不上去，將會影響文書立卷和歸檔工作，會給檔案工作帶來一些不利因素，也會給以后的查考和利用帶來一些困難。因此，要想普法檔案管理工作做得扎實有效，普法中文書工作一定要緊隨普法工作的步伐，這是夯實普法檔案管理的基礎。

（三）普法工作的第三個特點是學習覆蓋面寬。普法學習是群眾性的學習，就一個單位而言，也是全覆蓋。在學習群體中，有工農商學兵各行各業的人員，有大人也有中小學生。文化層次不一樣，學習的難易程度也不一樣。面對如此寬泛的學習群體，學習安排考慮不周全或不緊湊就會留下盲區和死角。如果文書材料工作收集不全，也留存死角，那么文書立卷就會缺少材料，影響之后的查考和利用工作。

（四）普法工作的第四個特點是普法注重效果。工作好壞看效果。從普法驗收的實踐看，在普法考核驗收時，都要看單位的普法成效，看依法行政、依法治理單位情況，看制度情況，看綜合治理成效，看領導依法辦事，看群眾遵紀守法以及法律意識等等。因此，在普法文書工作中，要注意收集有關普法成效方面的資料，為普法成果文書立卷做準備。

二、明確普法檔案內容，認識普法文書立卷與歸檔關系

普法檔案是普法工作部門在開展法制宣傳教育工作中所產生的文字、實物、聲像等多種載體的材料，反映的是整個法制宣傳教育自始至終的原始的、客觀、全面的記錄。要結合本單位檔案建設實際，明確普法文書歸檔內容，納入普法檔案標準化規范化管理。普法檔案主要有五類：1.綜合類，內容包括：綱要性文件、規劃、組織領導、研究部署、工作計劃、階段總結等情況。2.宣傳教育類，主要包括：憲法和重點法律法規的宣傳；重點對象學法用法情況；通過重大節日、紀念日等進行法制宣傳活動；民主測評與日常監督；法制宣傳教育陣地建設資料。3.法制治理類，主要包括：“法律七進”活動；法治創建活動；制度建設；依法行政；法治建設。4.督查及工作成效類，主要包括：各上級主管部門工作監督或檢查；法治教育效率、學法用法效果；法治工作獲得的成果。5.法制資料類，包括：法制宣傳圖書資料、包括圖片、照片資料；音像制品資料及其他資料。

三、正確處理普法文書立卷與歸檔的關系

普法工作的時間長、跨度大、內容多、范圍廣、注重成效等，搞好普法的文書立卷、歸檔工作，對于總結推廣普法工作經驗、考核驗收單位的普法工作具有十分重要的意義。因此，要在普法文書工作方面處理好以下幾個關系。

（一）處理好普法文件文書與立卷的關系。俗話說，文書是檔案的“前身”，檔案是文書的“歸宿”，所以文書工作是檔案工作的基礎。在普法宣傳教育工作中，文書處理部門和普法工作部門一定要提高普法文書立卷和歸檔工作重要性的認識，相互支持配合，形成分工明確、各司其職等普法工作格局。普法工作從一開始就要把好關，注意收集普法工作文書材料，收集資料面要寬，這樣才能收集齊全，便于立卷時鑒定和整理。所謂收集面要寬，就是從一開始就要注意收集普法工作中的組織領導文件、總體規劃、工作計劃、階段安排、總結、專題會議記錄、簡報、音像、考試試卷、分數登記冊、人員花名冊、輔導培訓等關材料，還有自查形成的文件材料，制定的有關規章制度，學法用法的先進典型材料等等。只有這樣才能保證立卷時材料充足、質量過關、有卷可立。

（二）處理好文書立卷與歸檔的關系。普法工作時間長，需要數年的時間才能完成。這樣長的時間內不可能等工作全部結束再把文件材料整理立卷。因此，普法工作中的有關文件材料，在文書處理程序上已經完成的即可立卷。立卷工作采用年度立卷，即上一年工作中形成的文書，在次年6月底前完成立卷和歸檔。加強經常性的利用，以及在考核檢查、抽查時使用，在制作文件時可多復制幾份，裝訂成冊，放在文書處理部門，供隨時查閱，這樣做既不影響工作，還減少了檔案原件的頻繁調閱，防止檔案損壞，更方便了工作的需要。

（三）處理好立卷材料和一般不需立卷材料的關系。在普法工作中，本單位為完成普法工作而形成的文件材料和上級機關為普法工作下發的文件材料，這兩類文書直接反映了本單位普法工作的情況，不但是普法工作中的依據，而且還具有歷史研究價值。因此，在具體立卷時留存面要廣，保管期限劃分要寬，收集要齊全，那些與普法工作沒有聯系、沒有保存價值的一般材料，待整個普法工作結束，即可登記造冊，經領導人審核簽發即可銷毀。

四、正確處理普法文書立卷與歸檔關系，創新普法文書收集立卷方法

普法文書資料的收集是檔案立卷和歸檔的起點，是普法檔案立卷和歸檔最基礎的一項工作，普法文書資料收集工作質量的高低，會直接影響到普法工作其他環節的工作質量。因此，我們要在工作中結合實際創新收集立卷的方式方法，做到普法檔案立卷和歸檔完備齊全、科學合理。

（一）根據不同部門工作特點進行立卷與歸檔。因各個部門的業務性質和工作特點不同，那么，各部門的普法檔案工作也各有不同。首先，各部門檔案形成在內容上有很大區別，且種類繁多。其次，在檔案形成的連續性、階段性上會有不同。當然，還有的在形成中手段和方法比較特殊。因此，這就要求普法檔案人員深入業務部門了解和熟悉其工作的特點，全面掌握中心工作開展的過程，特別要全面了解各個部門各個環節，在工作中要邊處理、邊收集、邊提供利用、邊歸檔，為日常工作提供服務利用的同時，確保收集材料的完整性和立卷的科學性。

（二）要按照普法規劃要求進行立卷與歸檔。檔案管理部門要按照普法規劃所提出的“六有”要求，即有總體及年度計劃、年度及五年工作總結，有工作領導小組成立或調整文件，有會議記錄及職工學法情況記錄，有參與普法名單和考核記錄，有資料，檔案管理部門按要求收集整理相關普法資料，用客觀真實、翔實全面的記錄普法工作開展取得的成效及先進經驗，有力推動普法工作的順利完成。

（三）加大執法力度督促檔案立卷與歸檔。“七五”普法規劃指出，檔案管理部門要對各部門普法各個階段的重點，組織執法檢查和專項督查，確保普法工作的順利實施。通過督查普法工作的實施，一方面是督促其普法要求，高度重視普法檔案資料的收集整理；另一方面是督促其對標對表進行收集整理，對資料不完整的要及時進行完善，確保普法任務按期完成。

五、強化普法檔案梳理，推進普法檔案開發利用

檔案管理工作最終的目的是為社會提供使用，也是更好地保障于工作的順利開展。因此，普法檔案管理要與普法工作有機結合，同本單位的實際工作緊密結合起來，注重立卷的查考性和實用性，把普法“死檔案”變為“活檔案”，真正發揮普法檔案的作用。

（一）做好既往普法檔案的梳理工作。對既往普法工作檔案進行梳理、歸納及分析，從中發現存在的問題和不足，并找出工作的一些規律，能更好地服務普法工作。同時，我們可以對普法檔案的借閱利用情況進行調查分析，如借閱部門、借閱內容、使用方法等，對應用較廣的材料進行全面的分析，為當前的普法工作提供參考，也為開展“八五”普法工作奠定良好基礎。

（二）做好既往普法工作的歸納總結。對既往普法工作進行歸納總結，不僅可以有效解決許多日常普法工作中遇到的疑難問題，通過實例查詢，吸取經驗教訓，一方面減輕檔案管理人員反復查閱調檔的工作壓力，提高工作效率；另一方面可以使上級主管部門全面系統了解本部門的普法工作成效及進程，為普法工作提供科學的史料和數據支持，發揮檔案的資政作用。因此，檔案管理部門通過對既往普法工作的分析，要重點總結本部門的典型普法案例、創新思路及方法等，及時推廣典型經驗，并從中發現普法檔案的立卷和歸檔的規律，創新并推廣檔案管理適宜技術。

（三）做好普法檔案的文化建設工作。檔案文化是社會文化的重要組成部分，只有做好檔案文化建設工作，才能使檔案工作發揮其檔案資源的重要作用。因此，檔案管理部門要高度重視，將檔案文化建設與普法工作有機結合起來，依托建設檔案普法文化傳播平臺、重大節日法制宣傳活動等契機，展示既往普法工作取得的顯著成就，大力弘揚社會主義核心價值觀和愛國主義精神。并通過當代新媒體優勢，如檔案館館藏、檔案網站、電視報刊、政府信息公開查閱中心等，關切和回應群眾關注的社會熱點、難點問題，以群眾喜聞樂見的形式，將各種普法產品展現出來，讓普法工作人人皆知，顯現普法檔案的重要性。

六、結語

綜上所述，普法工作是一項長期而艱巨的任務，也是各部門相互支持配合才能完成的工作。“七五”普法收官在即，我們要在正確認識和處理普法文書工作立卷和歸檔關系的基礎上，加強普法檔案的收集整理以及歸檔利用。檔案管理部門也應主動作為，熟悉普法中的檔案工作，深入一線經常性給予業務指導，圓滿完成普法任務，為全面落實依法治國做出自己的貢獻。