知識管理視角下優化醫院檔案信息服務的對策

文/壽光市婦幼保健院 張紅麗

在當前知識化管理大背景下，醫院檔案信息管理不能僅停滯在傳統的檔案保管管理階段，更應該承擔起將醫院檔案信息知識化并加以開發與利用的職責，從而建設醫院檔案知識寶庫。在知識管理視角下如何優化醫院檔案管理，提供知識化信息服務，顯得頗為重要。

一、醫院檔案信息服務存在的問題

目前我國醫院檔案信息服務存在的問題主要表現在：一是檔案信息服務組織體系落后，相關管理制度不健全。二是檔案信息服務理念落后，檔案服務價值得不到體現。三是醫院檔案信息化建設落后，軟硬件資源配置不到位。四是缺乏醫院檔案信息服務專業人才，檔案管理人員大都為其他非相關專業，缺乏相關專業素養。五是缺乏對醫院檔案信息服務的評價管理機制，服務能力與服務質量得不到正確評價，檔案信息未被充分開發利用。

二、知識管理在醫院檔案信息服務中的作用

（一）形成有序的知識序列，發揮檔案信息最大效用，實現醫院檔案價值。醫院檔案是存儲和傳播醫學知識的重要載體，不僅包括常見的顯性醫院檔案如病歷及醫學影像資料等，還包括隱性的或未結文案的臨床經驗及診療技巧等等，檔案服務者需要把這些繁雜無序的顯性及隱性醫學檔案資源進行收集、整理，加工成有序系統的知識化信息資源，通過各種途徑為檔案所需者所用，從而最大程度實現醫院檔案價值，發揮最大效用。

（二）開拓檔案服務能力，提升檔案信息服務能力與水平。傳統的檔案管理基本上是檔案的收集整理及分類歸檔方面的工作，不重視檔案信息的開發利用。而以知識為導向的檔案管理者通過學習利用知識管理相關技術與方法，如知識挖掘、知識組織、知識地圖、知識倉庫、知識網絡等方法，不僅可以提高自身檔案信息開發利用能力，而且可以充分挖掘醫院檔案中的顯性及隱性信息內容，進一步拓寬檔案信息服務范圍，拓展檔案信息服務途徑，充分開發利用檔案信息資源，進一步提升醫院檔案信息服務能力與水平。

（三）優化醫院檔案管理，提升決策管理水平。知識管理的引入，不僅可以提升檔案管理者的工作技能，也對檔案管理自身具有積極促進作用，通過相關技術方法的引入，優化醫院檔案管理流程，完善檔案管理相關制度流程，開拓了醫院檔案信息服務路徑，進一步提升了管理水平。同時知識管理的引入，促進醫院檔案信息的開發利用，為醫院決策者及檔案用戶提供了知識化信息，從而提升決策管理水平。

三、知識管理視角下優化醫院檔案信息服務的對策建議

（一）健全檔案信息服務組織，完善相關制度流程。醫院檔案信息服務管理組織是檔案管理實行統一組織與協調的領導部門，對整個醫院檔案管理及檔案信息服務工作起到至關重要的領導作用。要建立系統化的檔案信息服務管理網格，檔案管理組織要對整個檔案服務網格實行統一組織管理與協調控制，形成從組織到部門再到個人的三級管理網格，對工作中的各個環節進行把控，確保檔案信息服務網格有效運行。

同時不斷完善檔案信息服務的各項制度流程，逐步促進醫院檔案管理與檔案信息服務體系的制度化、規范化。基于知識管理的理念，對醫院檔案信息服務體系中各項工作，包括信息收集分類、整理歸檔、分析編研等各個環節進行制度化、流程化、規范化管理，尤其是檔案信息的知識化管理工作，從而在制度及流程上促進醫院檔案信息服務工作不斷發展進步。

（二）汲取知識管理先進理念，轉變檔案服務觀念。對于醫院檔案信息服務來說，服務觀念上不能落伍。要跟上知識管理時代發展進步的步伐，就要轉變思想觀念。知識管理是管理學發展領域的最新延伸，醫院檔案信息管理只有運用最新的管理學理論與方法，才能充分利用人力、技術及知識資源，從而有效發揮其效用。要通過知識管理最新理念，積極利用知識管理內容中的知識組織與知識應用等，提高醫院檔案信息本身價值及其服務價值。利用知識集合進行知識挖掘，充分發現潛藏在醫院檔案信息中的有效知識單元，做好檔案開發利用，為檔案使用者提供有價值的檔案信息及知識。既要關注知識的組織與開發，又要重視知識需求與應用，最大限度地實現知識信息的功能與效益，這是醫院檔案服務創新的必由之路。

一是樹立以知識化為基礎的檔案信息觀念。傳統的醫院檔案信息服務以數據和信息為資源對象，而知識管理的對象是知識。因此將知識作為醫院檔案信息服務的基礎，這既是時代對醫院檔案信息服務的要求，也是醫院檔案服務自身發展的必然結果。

二是樹立以用戶化為中心的觀念。基于知識管理的醫院檔案信息服務要把滿足用戶需求作為檔案信息服務工作的根本出發點，確保醫院檔案知識資源通過這種方式實現其應有的價值。

三是樹立以需求化為導向的觀念。基于知識管理的醫院檔案信息服務的優勢就是要為用戶提供知識化、個性化、目的化的個體服務方案。而做好這項工作的前提是要明確把握用戶需求知識背景，準確掌握用戶信息需求，提供有個性化的醫院檔案信息知識，真正滿足用戶需要。在此基礎上，進一步滿足用戶需求并加以引導，開展前瞻性、預見性的檔案信息服務，走在用戶需求前面，為醫院決策管理提供引導借鑒。

（三）搞好檔案資源建設，優化服務技術平臺。建立必要的醫院檔案信息資源及知識儲備是做好醫院檔案信息服務的基本條件。缺乏必要的醫院檔案資源信息積累和知識儲備，就無法將檔案信息轉化為知識，也不可能實現服務上的質變。醫院檔案海量信息大都分散于不同的檔案文件中，而知識則是存儲于大腦中，缺乏有效的整合，不利于檔案信息服務工作的深入開展。因此，當前應以建立醫院檔案信息資源數據庫和知識庫、繪制醫院檔案知識地圖作為醫院檔案信息資源建設的重點。可以參考應借鑒我國圖書館聯盟建設模式，逐步建立覆蓋全國各大醫院的醫院檔案聯盟，實現檔案信息資源共享，這將為我們的醫務工作者、醫院管理人員以及社會大眾帶來福利，為提高全社會醫院檔案信息資源利用發揮積極作用。

同時要優化醫院檔案管理及信息服務技術平臺建設，完善檔案信息服務的軟硬件資源配置。醫院檔案管理部門應積極利用先進的知識管理技術與方法，將大量醫院檔案信息進行知識化整理編研，將醫院檔案信息管理的工作重點由對資源的管理轉變為對知識的管理，包括知識的識別挖掘與重組，進而實現醫院檔案信息管理向知識共享、知識創新轉變。很多醫院沒有配置專業的檔案管理信息系統，這是醫院檔案信息服務一直處于手工化、非信息化的一個重要原因，并且在很大程度上制約了醫院檔案信息服務的發展步伐，因此積極引入醫院檔案管理信息系統，實現醫院檔案管理各個環節的電子化、信息化具有非常重要的意義。

（四）建強檔案人才隊伍，全面提升服務能力。人才隊伍是實現檔案服務發展的基礎，醫院檔案管理隊伍的整體素質和技術水平直接決定了整個醫院檔案信息服務的質量。一方面基于知識管理視角下的醫學檔案服務的開展需要“一專多能”的復合型管理人才，檔案服務工作者逐漸成為“情報挖掘者”“信息導航者”和“知識創新者”，這對檔案工作人員的學識水平和專業能力要求日漸提高，不僅要求其要有一定的醫學專業知識，更需要過硬的檔案管理及情報分析的專業素質。因此醫院檔案服務部門更應當加強人才培養與人才引進工作，建強檔案學科人才隊伍；另一方面作為醫院檔案服務人員要樹立正確的檔案信息服務理念，提升服務意識，明確檔案信息服務工作功能和定位。另外要增強醫院檔案信息服務人才隊伍的責任感和使命感，還要加強相關人員檔案專業知識培訓，在搭好基礎理論學習的基礎上，不斷擴充檔案學習知識面，提升檔案信息知識分析能力、知識挖掘能力、知識重組能力，從而全面提升醫院檔案信息知識化服務質量與水平。

（五）準確把握管理重點，正確評價服務成效。傳統的醫院檔案管理重點側重于對檔案硬件設備設施等的管理，而知識管理更側重于人的管理。這就需要把管理重點轉移到對人的管理，包括檔案管理者及服務用戶。知識管理視角下的醫院檔案信息服務要以檔案服務工作者和用戶為對象，充分調動檔案服務者的積極性，發揮其主觀能動性和創造性，不斷推動檔案信息知識的創新。同時要正確評價醫院檔案信息服務的管理成效，設立醫院檔案信息服務成效評價指標，對檔案信息服務的數量與質量以及檔案信息服務的范圍與成效等進行評價，特別著重評價醫院檔案信息知識資源的開發利用與服務效果，從而不斷推進醫院檔案信息服務工作的進一步發展。

四、結語

對于醫院檔案信息服務而言，應用知識管理的思路、技術與方法，通過不斷健全檔案信息服務制度，積極轉變檔案信息服務理念，充分利用現代化信息技術，優化檔案信息服務技術平臺，加強檔案信息服務人才隊伍的建設，提升檔案服務能力，從而進一步實現整個醫院檔案信息服務模式流程的知識創新，這對于醫院檔案信息服務的進一步發展具有重要意義。