論數字化信息在人事檔案管理中應用的重要性

文/濰坊市中醫院 于天瑩

21世紀以來，我國迎來了高速發展的時代，世界范圍內在進行信息技術革命，經濟和科學技術制度有了質的飛躍，“互聯網+”模式下，信息技術滲透進了各行各業，不斷推進我國現代化的進程。近年來，人們生活水平大大提高，也開始注重自己的身體健康狀況，國家層面給予重視，現在的公共事業發展非常迅速，在這樣的歷史背景下，各行業也逐步走向現代化，人事檔案管理方式也由以前的傳統紙質形式慢慢向數字化轉變。本文對目前人事檔案管理現狀做出分析，并且提出可行的改革方法。

一、人事檔案管理現狀

（一）創新意識薄弱。檔案在我們人生的各個階段都是非常重要的，記錄著一個人從出生開始，到現在的成長歷程、信譽、榮譽等，一份保存完好的檔案，就等于是一個人的真實寫照，能夠把個人的情況反映到書面上。但是目前部分地區，受制于傳統的檔案管理方式和形式，采用紙質的形式，相對落后，不利于長久的保存，而且有時會出現丟失、破損等現象，給職工造成損失，究其原因，是沒有積極創新檔案管理方式。并且每一次的查閱和更新工作量都非常大，十分不利于管理，使工作人員久而生厭，影響工作的積極性。我們應該打開思路，運用現代化信息技術，創新檔案管理方法，讓工作人員從煩瑣的辦公室解脫出來，方便后期的維護管理工作。

（二）檔案管理工作效率過低。現如今，大多數的檔案管理工作都是人工管理，整個檔案室的檔案非常多，每次翻動檔案都要花費很多的時間和大量的人力資源，而且在平常細微的變動中，比如獎勵、學歷等，又要加重檔案管理人員的負擔，還會出現錯誤的情況，對職工和干部造成不必要的損失。牽一發而動全身，如果對某個人的信息填寫時出現了錯誤，不小心填到了別人的檔案上，那么又會牽扯到另外一個人，這就需要工作人員重新在成百上千的檔案當中找出來再進行修改，讓檔案失去了原有的作用，降低了檔案所反映情況的可靠度，導致檔案的可參考性降低。

二、檔案數字化管理的重要作用

（一）培養科學的檔案管理意識，增加重視度。科學的檔案管理方法，得益于現代化的信息技術，從根本上降低了管理成本和難度。采取現代化的管理方式，這是領導能力的體驗。能夠從實際出發，培養一個單位的檔案管理意識，提升工作效率，運用現代化信息技術，既能簡化檔案保存和維護的工作量，同時還能簡化查找翻閱檔案的流程，保證領導能夠在短時間內掌握職工的個人信息，直接提升人力資源配置。在實現檔案管理方式現代化的同時，我們的管理人員也應該與時俱進，引進一些具備電子信息專業能力的人員來管理，提高人才引進的門檻，優化干部綜合素質，提升人才梯隊的合理性，進一步提高對檔案管理工作的重視。

（二）提升檔案管理工作效率，延長檔案使用時間。運用現代化的信息手段來管理檔案，涉及人員信息的增刪改查，節省了大量的查閱時間，可以通過搜索關鍵詞來查找人員相關數據，調出檔案后把通過數據庫儲存的人員信息進行修改即可，極大減少了翻找檔案的時間，提升了工作效率，減少了出現錯誤的機會。其二，運用現代化的信息存儲手段，不再使用紙質檔案，可以大大提升檔案使用時間，采用硬件處理，云端備份的方法，能夠突破壽命限制，延長使用時間。即使硬件損壞，我們還可以通過云端備份來恢復，避免造成損失。此外，我們還可以采用加密技術，對檔案進行加密處理，根據職務和職責劃分權限，不同的人員權限不同，在系統內通過賬號權限等級的形式分級下達權限，人事管理員可以按照實際需要去修改檔案，領導干部可以查閱相關人員檔案，而普通職工只能查看自己的檔案，既能保證工作暢通，又可以提升安全性，一舉多得，而且不用再擔心檔案袋裝不下厚厚的檔案，通過硬件儲存可以隨時擴容，數據不容易發生意外的擦除和丟失。

（三）暢通運行機制，保證相關工作有效推進。檔案的轉接和查閱牽扯到人員的晉升、獎懲、待遇等等，是醫療系統內部各項工作有序開展的重要基石，只有保證了資料的真實性，才能提升評優評先的客觀性，從而進一步保證公平。在這樣的基礎上，營造一個相對公平的競爭環境，有利于提升干部與職工工作的積極性。工作人員的積極性上去了，那么工作的興趣、動力和效率都會受到正向的激勵，個人是這樣，集體也是這樣，會讓每一個科室迸發出更強大的力量，讓一個單位擁有更強大的凝聚力，這對企業的發展非常重要，往往一個基礎環節做好了，后面的工作會變得更加簡單，這對于長久的發展，對于提升黨政形象都有非常重要的意義。

三、通過數字化信息技術處理檔案的前提和保證

（一）加強頂層設計，提升安全意識，加大人才和研發的投入。事關醫療系統的正常運轉與發展，我們不僅要積極創新檔案管理方法和形式，還應該制定科學、規范、全面的規章制度來進行管理。把權力關進制度的籠子里，在辯證的視野下研究權力制約，避免因為領導權限過大而導致檔案的客觀性降低，完善制度保障。加強頂層設計，確保檔案的規范使用。信息技術是一把雙刃劍，在它飛速發展、造福人類的同時也產生了惡意木馬病毒等損害信息安全。我們應該加強網絡安全教育，提升工作人員的防釣魚意識，不去主動瀏覽有危險的網頁，不隨意點擊轉發的鏈接，在開展工作的時候不能在網頁上泄露個人信息，以免對社會和個人造成不必要的損失。除了提升防范意識外，還應該購買或者研發配套的網絡安全軟件來為系統的正常運行保駕護航，并且引進專門維護網絡安全的高層次人才，以此對抗惡意木馬的入侵。除了軟件加密以外，對于重要數據，還可以進行硬件加密，通過人臉和指紋識別，采用二次驗證或多次驗證的方式，保證信息只能被特定的人增刪改查，不被竊取。

同時，信息時代發展非常迅速，為了不斷滿足人們的需求，系統也要及時更新換代。老舊的系統除了不安全以外，還不符合實際的需求，因此力求滿足在一線的工作時發現的實際需要，盡可能讓操作更加簡便，每個人都能使用，便于大家及時關注自己的檔案狀態，所以，我們在安排財政預算的時候，應該加大對研發領域的投入與支持，以此來刺激研發的積極性，讓系統不斷更新換代。系統的更新往往伴隨著硬件的更換來支持，存儲空間會隨著時間的累計逐漸變少，要及時替換老舊的存儲設備，最好建立云端存儲，以保證長久使用，無論多么優秀的算法也要在合適的硬件當中運行，才能發揮它應有的價值，所以電腦也要不斷更新系統和硬件，讓軟硬件相互配合，營造更好、更安全、更簡便的檔案管理環境。

（二）加強職工主人翁意識，檔案管理法制化。要擁有完善的檔案管理規章制度，除了在日常的工作中不斷創新以外，還應該著手培養職工的法制觀念，給予檔案管理人員權力的同時，要為權力準備好籠子，不然就會泛濫使用。通過加強教育提升職工的監督意識是一個好的途徑，既能提升職工綜合素質，又能監督工作人員，培養檔案管理工作人員的守法意識，促進不同梯度的人才隊伍建設。讓管理人員在傳統的方式方法中解脫出來，在新的環境下培養切合實際工作需要的電腦操作能力，專業化的業務水準，全方位多層次提升檔案管理工作人員的素質。

四、結語

總而言之，檔案管理數字化、信息化是信息時代的必然要求，也是一線檔案管理工作的實際需要，契合現代化建設的要求。我們應該打開思路，積極跟上社會的發展，把數字信息技術引入工作當中，建立相配套的規章制度、運行流程、維護手段、使用方法等，確保數字信息技術能夠發揮應有的作用，為公共衛生的現代化打下堅實的基礎。