企業檔案管理信息化建設分析

文/中陜核工業集團二二四大隊有限公司 李婧

在社會不斷進步、科技不斷發展的同時，對企業檔案管理全面性、便捷性、準確性等提出了更高的要求，為了使企業檔案管理工作擁有更高的質量和效率，保證企業平穩發展，企業必須轉變檔案管理思路，提升檔案管理信息化建設速度，保證企業健康發展。在新形勢下，提升企業檔案管理信息化程度是企業優化檔案管理工作的重要途徑，也是企業可持續發展的必然要求。

一、檔案管理信息化的優勢

首先，能夠使查閱檔案變得更加便捷，從而使檔案管理的效率得到進一步提高，降低經營成本，實現網絡共享性是檔案管理信息化最顯而易見的優勢。檔案管理信息化能夠通過各種技術手段將傳統的檔案資料轉變為信息化檔案資料，從而完成檔案管理數據庫的建立，使檔案保存與管理變得更加規范，并且將其融入企業局域網建設，結合現階段的先進辦公系統，建立文檔一體化授權查閱機制和管理體系，能夠使企業中擁有相關權限的員工自主地在檔案管理系統中完成檔案資料的查閱，簡化工作流程，避免企業財力、物力、人力資源浪費現象出現。檔案管理使用一體化的目標，實現高度資源共享，強化企業內部的交流，提升企業各部門的團隊合作能力，可使企業擁有更高的經營管理效率。

其次，實現檔案管理信息化能夠使檔案損壞、遺失的情況得到改善，從而保證檔案更加完整。檔案管理信息化建設工作具有很強的綜合性，配合科學的辦公軟件，能夠對企業網絡辦公中產生的各種信息資源進行更高效的保存與整理，從而在辦公的過程中完成大量電子檔案信息的收集、存檔工作，并且能夠與資料的特性相結合，保留其修改審批流程，從而使企業檔案資料更加完整，也可以由各部門完成自身檔案資料的收集與上傳，最后再由檔案管理部門統一管理檔案資料。

二、企業檔案管理信息化建設現狀

（一）檔案管理信息化制度缺乏針對性。檔案管理工作的落實效果在一定程度上受到相關管理制度的影響。現階段，我國很多企業仍然使用傳統制度約束檔案管理工作，沒有與檔案管理工作和科學技術進行有效結合，導致檔案管理信息化制度無法有效發揮作用，所以在發展的過程中不斷有新的問題出現，致使企業發展需求無法得到有效滿足，降低了檔案的實際作用，甚至部分企業的檔案管理工作流于表面，對順利開展企業日常管理工作造成一定影響。

（二）基礎資料有流失風險存在。在不斷推進市場經濟發展的同時，現代企業的經營活動變得越來越復雜，十分注重過程及細節管理，從而導致在經營管理活動中出現大量的基礎性和過程性資料，并且在日常工作中有較多的應用機會，具有較高的保存價值。但是因為基礎資料數量較多，需要投入大量的資源才能將其全部納入企業檔案管理中，并且在實際調閱使用時也存在諸多不便。所以，企業應該對資料的重要程度進行準確評價，著重收集重要程度高的資料以及結果性資料，對于重要程度較低的資料可以劃分到具體部門甚至由具體人員負責保管。另外，負責企業資料管理的人員缺乏相關的管理手段和能力，并且人員變動較為頻繁，極易導致檔案資料流失，對企業經營發展不利。

（三）缺乏企業檔案管理信息化建設技術。從企業檔案管理信息化建設來講，因為缺少相關的技術導致無法有效提升檔案管理效率。企業應該將其作為一個重要的努力方向，在實現檔案管理信息化的過程中，需要充分利用當前先進的科學技術，很多企業因為相關的硬件以及人員缺乏，阻礙了企業檔案管理信息化進程。另外，企業實現檔案管理信息化還依賴于企業信息化建設。

三、優化企業檔案管理信息化建設的對策

（一）提升檔案管理意識。檔案管理人員的自身素質很大程度上能夠決定企業檔案管理信息化建設工作的成效。所以，企業應該努力建設一批有職業道德、有技術能力、有創新能力的檔案管理人才隊伍。首先，要提升檔案管理人員的職業道德水平和責任意識。其次，需要根據實際工作對檔案管理人員開展信息化建設培訓，從而使他們的專業知識和實踐能力得到提升。最后，需要加強檔案管理人員的計算機能力，保證他們能夠熟練掌握相關的辦公軟件。想要實現檔案管理信息化，除了需要對人才隊伍建設進行加強外，還需要對相關人員的檔案管理意識進行加強，使他們對檔案管理工作進行充分重視的同時，努力提升自身的檔案管理能力，利用企業內部人員的協同合作使企業檔案管理信息化建設的速度和質量進一步提升。

（二）完善信息化檔案管理制度。完善信息化檔案管理制度，能夠提高檔案管理工作。在實際開展相關工作時，可以從以下幾方面入手：首先，利用有效的方式保管傳統的紙質檔案資源，同時還應該對一些在設備中儲存的信息資料進行整理，完善相關的保護工作。其次，應該保證檔案資料的及時備份，防止由于各種原因導致的檔案信息缺失。最后，建立和完善檔案管理信息化使用制度，使用時檔案資料要嚴格地遵守相關的規章制度，另外應該完善記錄和審批檔案資料使用的工作，為檔案資料的安全性和完整性提供有效保障，防止由于疏忽產生的檔案資料損失。

（三）審查以及整理原有檔案。這是實現檔案管理信息化、規范化、標準化的必經之路，由于傳統檔案管理存在不足，導致檔案資料中很可能存在對現在企業發展無價值或者重復的檔案資料。另外，企業想要實現檔案管理信息化，應該在不斷結合先進管理理念和先進制度，優化現有工作的同時，對原本工作中的無用文件進行剔除，才能為今后的檔案使用提供方便。

（四）實現檔案資料分類號和題名規范化。利用計算機進行檔案管理最明顯的優勢就是能夠使人們的檢索需求得到滿足。為了保證能夠進行完整地檢索，需要檔案管理人員強化分類工作，與國家相關規定和企業實際情況相結合，對檔案分類工作進行細化，根據檔案資料的內容和所屬部門等對檔案進行分類。在進行分類時，還應該加強校審力度，從而避免分類工作出錯，并且還應該組織相關人員統一標準統一認識，努力實現所有檔案資料文件標引一致化，從而更加規范、標準地開展檔案管理工作。另外，實現檔案資料分類號規范化，雖然能夠保證檢索檔案資料時的查全率，但無法為查準率提供有效保障。所以，在進行檔案管理信息化建設時，還應該對檔案資料題名進行規范統一，從而使檢索檔案資料時文不對題的情況得到有效避免。

（五）強化相關的技術指導工作。企業檔案管理信息化建設離不開信息技術指導的有力支持。想要保證信息指導工作得到有效落實，首先需要明確能夠提升企業檔案管理信息化程度的技術，只有樹立正確的目標才能為實際工作提供有效指導。其次技術指導應該由專業的人員進行，對檔案管理人員開展相關的硬件設備和軟件設備培訓，從而保證檔案管理信息化建設工作得到有效開展，提升企業檔案管理信息化建設速度。

四、結語

綜上所述，企業檔案管理信息化建設工作擁有很強的綜合性，企業應該與自身的戰略發展相結合對檔案管理信息化建設問題進行充分考慮。在開展相關工作的過程中，不僅需要企業領導的有效支持，檔案管理人員也應該對自身的管理觀念進行不斷更新，對檔案管理工作中存在的客觀規律進行深入探索，同時與先進的信息技術相結合，發揮人才優勢，對企業各部力量進行充分運用，推動企業檔案信息化建設。