檔案信息的有效利用和保護

文/云南省大理州云龍縣檔案館 張玲玲

充分開發檔案信息資源，并將其中的內在價值轉變成有效資源等加以充分利用，從而為部門提供發展方向是當前檔案工作中的主要內容。雖然檔案信息無法直接影響社會的發展，但只要存在利用的有效價值，就能為社會發展貢獻力量，尤其在當前競爭激烈的信息社會，要想實現持續性的發展，就要確保信息資源的有效利用和保護，將其轉變為現實生產力，從而為社會發展提供更好的保障。

一、檔案信息的地位和利用現狀分析

對檔案信息資源價值的認知是開發利用檔案信息的根本，其中海量的數據信息和資料圖表是檔案信息中的重要資源，特別在當今現代化發展的背景下，科學性和知識性是檔案信息管理中必須具備的特征，而各部門內部又具有一定的信息性和知識性，所以，在進行檔案信息管理時，應該將部門檔案信息的知識性充分體現出來，尤其在管理層面上，檔案信息管理本身所具備的知識性在管理工作中至關重要。

現階段，雖然我國的檔案信息資源比較豐富，但依然存在著資源浪費的情況，檔案信息資源的總體利用率較低。筆者在深入分析中發現，出現這種問題最主要的原因就是當前在檔案的現代化管理上較為落后，檔案信息服務方式被動性強，加之檔案管理人員不能真正認識到檔案信息的價值，無論是信息的收集、整理還是保管都不夠重視，導致信息本身的作用不能充分發揮出來。除此之外，檔案信息的編研方面有很多的不足，編研部門的各項工作根本無法滿足檔案信息開發利用的需求，也無法及時獲取可以利用的檔案信息，檔案開放方面的透明度不夠，以上問題都對檔案信息的快速、便捷使用造成了很大的阻礙。

二、檔案信息有效利用和保護的策略

（一）完善檔案隊伍，提升業務素質。檔案管理部門的服務人員是整個檔案利用過程中的引導者，并且其也在確保檔案安全利用上發揮督導作用。因此，在實際工作中，有必要重視檔案人員和隊伍的建設，促使檔案人員盡快從雜業型轉變到專業型上來，通過對人的因素的干預，從而為檔案系統現代化管理的有序、持續進行提供保障。現階段，檔案管理領域在既懂軟件開發又懂檔案專業知識的復合型人才上存在很大空缺，檔案部門必須重視這一問題，切實增強檔案管理隊伍的素質，結合實際創造條件，引導不同崗位工作人員積極參與業務培訓和理論學習，不斷更新知識。在此過程中，首先，應要求檔案工作人員精通檔案庫的各項信息內容、成分以及檔案儲存位置，順利推進以便檔案查詢工作。其次，應深入了解檔案室內的各種信息檢索工具，做好信息編研工作，結合檔案信息內容開發出專題性的檔案信息。最后，要想促進檔案管理的網絡化發展，滿足電子文檔歸檔等一系列業務的需求，檔案工作人員還要注重提升自身信息技術能力，積極學習先進的計算機技術，提高檔案工作的自動化水平，這樣，檔案信息使用者就可以根據自己的實際需求檢索所需信息，更好地開展對外檔案指導和內部管理工作，為檔案信息的有效利用和保護提供保障。

除此之外，工作科學量化可以將充分體現一個單位內部工作量大小以及專業性差異，可以充分激發出內部工作人員的積極性和創造性，因此，檔案部門應建立長效的競爭機制，以競爭促員工的主動性，為工作人員提供舒展才華的機會，讓他們真正有用武之地。另外，還要將激勵機制的建立重視起來，結合實際合理設置不同崗位，最終真正實現檔案人員素質的提升。

（二）加大對檔案建設的投入，多形式開發檔案信息資源。現如今，我國在檔案建設方面的投入并不高，為檔案信息的開發和有效利用帶來了很大阻礙。因此，有必要加強對檔案部門的軟硬件建設的重視程度，以規范、標準的服務開展檔案工作，將檔案的效用最大化地發揮出來。

1.完善制度，形成完善的檔案管理標準。在當前趨于完善的有效合理領導機制和管理機構下，要想確保檔案利用和保護的有效性，就需要建立一套相對嚴格的管理制度提供保障，明確各個崗位的職責，制定清晰的管理目標，以確保檔案管理人員各司其職，協調好部門內部檔案管理的各種關系，形成合理的分工，以實現硬性紀律和柔性制度文化的協調統一，從而為檔案管理效率的提升提供保障。

2.推進檔案信息編研工作。檔案信息編研，其實就是檔案工作人員對復雜原始檔案信息提煉、編撰并出版專題材料的過程，這也是利用檔案信息服務的重要手段。檔案編研不僅能促使檔案部門從被動服務轉變到主動服務上來，也可以促進檔案信息利用從低層次向高層次轉變。因此，檔案部門在實際工作中應將檔案信息編研重視起來，積極開展檔案信息提煉、編撰工作，最終的編研成果也可以作為副本，最大程度地減少利用者在利用檔案原件時不慎損壞的情況。

3.加快檔案信息化建設，提升檔案服務水平。在當前的檔案工作中，保證檔案信息在不同環境下的可讀、可用，特別是不同技術平臺數字檔案的共享，是當前檔案信息保護中難以解決的問題。因此，必須要重視檔案信息化建設工作，做好數字化檔案和數據庫建設，政府相關部門也要加大在檔案信息化建設上的投入，將相關經費列入當地的信息化建設經費預算中，并實施必要的現代化管理措施。還要嚴格按照國家的相關要求，將檔案信息化建設與當地信息化建設規劃結合起來，以實現檔案信息化與政務信息化建設的協調發展。除此之外，當前最重要的工作就是加強數據庫建設，關注檔案工作服務機制的創新，完善工作手段，首先提升檔案服務效率和水平。在此過程中，各級檔案部門要對自身檔案工作的實際情況綜合考慮，歸納當前檔案工作中出現的新問題、新情況，積極拓展檔案信息服務的新領域，以新切入點促進檔案信息工作的順利開展。同時，將為領導提供決策、為經濟建設、為社會各界以及人民群眾提供服務當作主要工作，積極向深層次服務轉變，真正實現社會發展到哪里，檔案工作就向哪里服務。在這樣的創新中，檔案部門可以及時從被動服務向主動服務、單一服務向全面服務進行轉變，最終達成檔案信息有效利用和保護的目標。

4.切實維護檔案信息資源的安全性。檔案信息資源保管作為檔案利用中的重要部分，維護檔案信息的完整性和安全性，不僅是檔案工作的基本要求，也是檔案工作各個環節的共同任務，在維護檔案信息有效利用上發揮著重要作用。因此，在具體工作中，檔案工作人員應提高檔案信息安全意識，切實做好各環節的檔案安全防范工作，最大程度地保證檔案信息的安全性，避免不必要事件的發生。在此過程中，首先要做的是避免檔案的損壞，檔案工作人員應對以往出現的檔案損壞情況進行深入分析，找到損壞的具體原因和規律，在實際工作中利用有效的技術手段和方法，最大程度地避免此類情況的出現，消除一切不利于檔案保護的因素，才能將檔案的自然損毀率控制在最小范圍。此外，還要關注檔案自然老化過程的延緩，積極將現代信息技術中最新成果與檔案保護融合起來，以科學的技術手段保護檔案的安全，盡可能延緩檔案的壽命，為檔案信息的充分利用提供保障。

5.深入推進檔案法制宣傳教育，加大宣傳力度。要想確保檔案信息的有效利用和保護，檔案部門就要深入推進檔案法制宣傳教育，可以將有關的檔案法律法規內容滲透到普法教育規劃和公務員培訓中，以此在廣大職工心中正確樹立起檔案觀念，尤其要深化領導干部的依法建檔觀念。同時，在檔案法制宣傳教育過程中還要注意，各級部門要積極探索有特色、有新意的檔案宣傳形式，增強人們對檔案的了解，提升其對檔案保護重要性的認識，為后續檔案工作提供更多支持，從而促進檔案事業的健康、可持續發展。各基層機關、企事業單位也要積極增強檔案利用和保護的法制觀念，合理合法的管理檔案，以期實現檔案事業的健康發展。

三、結語

總之，切實做好檔案利用和保護工作，強化檔案信息的使用安全性是新時期檔案發展的必然要求，檔案部門以及各單位都要將其重視起來，采取一系列措施，確保檔案信息的有效利用和保護，加強各方面建設，完善檔案隊伍，積極開發檔案信息資源，加強檔案信息化建設，并且還要做好檔案法制宣傳，提升檔案信息開發利用水平，從而為檔案信息的進一步發展奠定堅實基礎。