高校檔案部門勤工助學培訓模式研究

文/安徽理工大學 李丹 楊志華 吳海波

長期以來，檔案部門一直處于高校五大職能的“邊緣”地帶，在政策支持、資源配備方面與其他部門存在較大差距。以X大學為例，檔案部門屬科級建制。截至2020年9月，設專職檔案員4名，管檔52131卷（件）。為保證檔案收集、整理、利用以及數字化等工作的高效開展，引入勤工助學學生17名。由于缺少規范化、模式化的專業培訓，這一模式在執行過程中，暴露出大量的管理和規范化工作等問題，亟待解決。

一、高校檔案部門勤工助學培訓缺位的表現

（一）學生穩定性差。檔案部門勤工助學崗位為固定崗，工作周期一年。但由于學校未開設檔案管理相關專業，勤工助學學生均未涉獵檔案管理相關理論知識和業務經驗，平均每年約20%的學生進行崗位調換。

（二）機械性工作多。工作中學生扮演著“輔助者”的角色，負責檔案資料的排列、編頁碼、裝訂等機械性工作。而檔案材料的鑒定、分類、編目等專業性工作均由專職檔案員承擔。短期看來，機械性工作的完成確實能夠提高檔案整理效率，但也影響學生對檔案管理全貌和實質的認識，造成學生將檔案管理等同于簡單的檔案整理。

（三）檔案意識薄弱。2014年，調查桂林、福州地區高校大學生檔案意識，得出大學生檔案意識薄弱是一種常態的結論。本文參照問卷將檔案意識分，D1：對檔案種類及內容的認識程度；D2：對法律法規的了解程度；D3：對檔案部門服務內容的知曉程度；D4：對個人檔案內容的熟悉程度；D5：對檔案有用性的判斷情況。一共五個維度，并據此調查在館助學的17名學生的檔案意識狀況。

經調查，17名學生對檔案知之甚少，檔案意識較為薄弱。具體來說，D1方面，每名學生至少知道一種類型的檔案；D2方面，過半數的學生聽說過《中華人民共和國檔案法》，但不了解其具體內容；D3方面，僅有1名學生知道檔案部門的位置，但沒有學生知曉檔案部門可提供學歷學位認證服務；D4方面，17名學生均對個人檔案材料包含的內容無所知；17名學生對D5都持有肯定的判斷，但過半數的學生認為還未受過檔案的幫助。

（四）工作出錯率高。雖然學生承擔的機械性工作偏多，但出錯率也高。就編頁碼而言，檔案整理規則要求有字即編，簡單易操作，但實際操作過程中，頻繁出現漏編、跳頁問題，造成文件所編頁數與實際頁數嚴重不符。

二、高校檔案部門勤工助學培訓缺位的影響因素

（一）學生對檔案管理的認知和行為偏差。勤工助學學生對檔案管理的認知和行為偏差是培訓缺位的重要原因。學生普遍將檔案管理等同于整理檔案，認為臨時性示范即可應對，學習檔案專業知識動機弱。但認識到檔案管理重要性的學生亦因專業知識技能儲備不足在工作中出現散、亂、慢、錯問題。

（二）勤工助學工作內容的專業性要求高。檔案管理是一項專業性工作，《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實施辦法》均對檔案的收集、整理、保密、安全、利用等進行了詳細規定，而目前學生專業性工作內容的承擔仍然需要加大人力、物力、財力的支持，嚴重影響了培訓開展。

（三）學校缺乏勤工助學培訓的頂層設計。學校缺少勤工助學培訓制度規定，勤工助學事務由資助科負責，設2名工作人員，保障全校勤工助學工作正常運轉實屬不易，以資助科為代表的學校層面對勤工助學培訓的重視度低是造成勤工助學培訓缺位的必要因素。

（四）檔案部門缺少勤工助學培訓機制。專職檔案員將學生定位為“輔助者”，為其安排簡單機械的工作，培訓以臨時性示范和糾錯為主，未建立完善的勤工助學培訓機制，專職檔案員不注重培養學生的檔案專業知識、職業道德及業務能力，僅借助學生來提高檔案整理工作效率是造成培訓缺位的主要原因。

三、檔案部門勤工助學培訓模式構建

針對檔案部門工作性質、資源配備以及培訓缺位的表現和原因，設計檔案部門勤工助學培訓模式。

（一）學校層面。學校應完善勤工助學培訓制度并提供基礎性培訓服務，做好勤工助學培訓頂層設計：

1.建立并完善勤工助學管理辦法。詳細規定勤工助學工作的組織機構、工作職責、崗位設置、日常事務管理、薪資支付、聘用培訓考核及法律責任，實現勤工助學工作“歸口管理、統一調配、有據可依、有責必究”。

2.設計并提供基礎性培訓。學校針對勤工助學學生設計包含崗位、酬金和時間、紀律等內容的基礎性培訓，利于檔案部門貫徹學校勤工助學工作理念，對勤工助學工作形成約束，也為學生考核工作奠定基礎。

（二）檔案部門層面。轉變對學生“輔助者”的角色定位，設置“四位一體”培訓模式，幫助學生熟悉和適應崗位特點及要求，提高專業工作承擔能力，提高助學工作質量。

1.培訓時間“全過程”。“全過程”即培訓在助學工作的全部過程均有體現。依據助學工作過程將培訓分為崗前、在崗兩類。崗前培訓通過講解檔案工作要求和內容，幫助學生理解檔案管理的類別、流程、工作重點和要點。在崗培訓是及時指導和糾正學生在工作中出現的問題，促進其不斷學習檔案管理專業知識和業務技能。

2.培訓內容“全覆蓋”。培訓內容是培訓方法選擇的依據，也是培訓考核的核心。“兼職檔案員”的角色定位要求檔案部門必須依照兼職檔案員的培訓標準為其提供全面的培訓，包含專業知識；與檔案相關領域知識，如檔案文化、檔案歷史、公文寫作等；業務技能；檔案職業道德和專業素養，如保密意識。

3.培訓方法“多結合”。依據不同的培訓時間和內容，參照馮明《人力資源管理》一書，將多種培訓方法結合以提高助學工作質量。

（1）“講授法”。適用于崗前及在崗時承擔一項新工作任務。借助多媒體設備講授檔案工作人員需具備的專業知識和業務技能等內容，促進學生熟悉崗位內容。

（2）“網絡培訓法”。建立網絡社交平臺并上傳相關字、圖片及影音資料，形成“網上學習庫”。拓寬學習渠道，增強對檔案行業的認識。

（3）“討論法”。適用于解決助學工作過程中出現的問題。具體地，針對個別學生遇到的問題，采用“一對一”的個別討論法；針對多數學生的問題進行小組討論，鼓勵學生積極開展自我和工作反思，激發其工作興趣。

（4）工作指導法。適用于新任務開啟或糾錯時提供示范，在工作崗位上對學生進行現場指導和培訓，目前此方法最為常用。

（5）角色扮演法。模擬日常工作環境，指定學生扮演“督導者”“借閱者”角色，借助角色演練加深其對檔案工作的理解，提高處理實際問題的能力，讓學生從檔案工作中收獲成就感以提高學生穩定性。

4.培訓考核“全考量”。培訓考核是對培訓效果的檢驗，應設立嚴格且全面的考核指標，做好指標評分工作。根據X大學檔案部門實際，參照中華女子學院做法，將考核指標設置為工作紀律、工作態度、工作內容、工作質量、工作效率、檔案意識六個部分并制成五分李克特量表。通過專職檔案員打分，計算個人整體得分，形成反饋機制。得分越高，考核結果越優秀，可依據考核結果采取相應獎勵和懲罰措施以增強培訓效果。

四、結語

本文針對目前國內高校普遍存在的檔案部門勤工助學培訓模式缺乏的問題，在深入了解和剖析培訓缺位的表現和原因的基礎上，將學校頂層設計和檔案管理部門的培訓時間、培訓內容、培訓方法及培訓考核“四位一體”培訓模式兩個方面相結合，構建檔案部門勤工助學培訓模式，通過該模式的執行必將會降低學生勤工助學工作的出錯率，提高學生的檔案意識，增加專業工作任務承受能力，緩解專職檔案員的工作壓力。