如何統籌提升科研單位行政管理工作的質量和效率

文/北京市農林科學院植物保護環境保護研究所 張寶香 嚴冬

科學研究是科研單位的工作重心，行政管理是科研單位正常運轉和創新發展的保障，行政管理工作的質量和效率影響科學研究的順利開展。當前，科研單位對行政管理工作的認識不足，定位不高，行政管理工作整體效率低下，服務質量低，不能滿足科學研究的快速發展。筆者根據科研單位行政管理工作的職能定位，結合行政管理工作中存在的問題，淺談如何統籌提升科研單位行政管理工作的質量和效率。

一、行政管理工作的職能定位

（一）管理參謀職能。管理參謀職能是行政管理工作的重要職能，行政管理人員應從一般的辦事員向領導的參謀助手轉變，充分利用自己掌握的知識和信息，積極協助主管領導制定或完善各項規章制度，同時了解行業政策，熟悉業務知識，合理安排各項工作任務，確保工作安排能得到科研人員支持，有效推進工作任務。此外行政管理人員還需參與科研單位建設、提供智力型服務。

（二）督察督辦職能。督察督辦職能是行政管理工作的基本職能，是保證政策指令有效實施，工作任務按期完成，各項管理目標順利實現的重要手段。行政管理人員需對重大決策、重要部署的落實和執行進行檢查和糾偏，確保上級部署、單位決策能有效推進。同時按照上級管理部門的要求對管理和監督下級執行部門的工作，確保下級執行部門的工作符合上級管理部門的要求。

（三）服務保障職能。科研單位行政管理工作的本質在于服務，為廣大科研人員提供高質高效服務是科研單位行政管理工作的出發點和落腳點。在科研單位行政管理過程中，應做好整體事務的統籌規劃和協調控制，最大限度地降低科研人員的工作強度，讓科研人員能夠從紛繁復雜的事務性工作中抽身，專心從事科研工作，在科學研究上取得更大的成績。

二、當前行政管理工作中存在的問題

（一）管理體制不完善。首先，缺乏完善的考核獎勵機制，考核方式不科學合理，考核結果也未能通過獎勵、晉升、懲罰等及時反饋，因而不能激發行政人員的工作積極性。其次，崗位職責不清晰，工作內容不具體，職能交叉、機構重疊，導致越位、缺位、錯位等情況和人浮于事，互相推諉等問題的出現。最后，沒有相應的管理制度、工作流程或出臺的管理制度、工作流程可操作性不強，不能促進行政管理工作質量和效率的提升。

（二）工作能力不足。傳統的行政管理對人員素質要求不高，行政管理隊伍中有大量的人員屬于專業技術人員轉崗、政策性安置人員、隨調人員等，學歷偏低、年齡偏大、行政管理能力不足，缺乏站起來能說、坐下能寫、出去能干、進來能謀的綜合性人才。另外，科研單位及行政人員本人對行政管理能力提升的緊迫性認識不足，行政人員每天面臨大量瑣碎的工作，疲于處理各種事務，綜合學習能力和提升不夠。

（三）主觀能動性欠缺。行政人員在工作中習慣按部就班、墨守成規，被動地接受上級領導交代的工作或滿足于完成本職崗位工作，不善于在工作中發現問題，也缺少獨立思考解決問題的能力，既不能為領導出謀劃策，也不能在本職崗位上有所突破。另外，對工作缺乏統籌規劃，預見性和前瞻性不強，不能把握行業發展動態，也不能提前儲備知識和技能主動應對行業和工作變化，趕不上行業的快速發展和時代的迅速變革。

（四）創新意識不足。局限于固有的管理框架，管理模式落后，創新活力不足，不能與時俱進，利用新形勢下的管理理念、管理制度、管理手段提升管理水平，行政管理工作中的信息化水平和專業化水平不足。工作因循守舊，畏難情緒嚴重，習慣于用老辦法、老眼光看待和解決問題，面對工作中出現的新問題、新情況，思路不夠開闊，舉措不夠創新，工作不夠大膽。

三、提升行政管理質量和效率的方法

（一）完善行政管理體制。1.完善機構設置，明確職責分工。首先要優化行政管理隊伍結構，綜合考慮年齡、性別、專業、能力等因素，按照精簡、高效、統一的原則，打造一支“配備全、能力強、頂得上、用得好”的行政管理隊伍。其次要明確辦公室布局和行政人員崗位職責，按照“權、責、利”一致的原則制定崗位說明書，用崗位說明書評估行政人員工作表現。另外在行政人員數量不足的情況下，通過提升行政人員待遇和崗位晉升渠道等措施引進優秀的行政人員，在行政編制不夠的情況下，可以適當雇傭一些輔助人員，同時對一些效益不高，輔助保障類的工作可以考慮外包，委托外包公司提供服務。2.完善考核獎勵機制。科學合理的考核機制能極大地提升行政管理工作的質量和效率，行政人員的考核應堅持定量考核與定性考核相結合的模式。定性考核應避免暈輪效應、趨中傾向、盲點效應、刻板印象、年資或職位傾向、首因效應、近因效應等，定量考核需針對工作建立合理的量化指標和標準，用量化指標和標準考核行政人員工作表現。此外考核結果要與薪酬掛鉤，以此增強激勵效果，通過正向激勵，對工作做得好的行政人員進行表揚和獎勵。同時考核結果要及時反饋，讓行政人員明白工作中的不足、改進工作的措施和今后努力的方向。

（二）提升行政管理能力。1.提升業務知識和能力。行政人員首先要具備從事本職工作所需的業務知識和能力，內容包括熟悉行業政策規定，具備分析概括和公文寫作能力，擁有開闊的眼界和多元化的知識儲備，掌握便捷的辦公軟件和先進的信息技術等。在管理中，一方面要嚴格行政人員的選拔標準，通過引進行政管理能力強的人員提升行政管理隊伍整體水平；另一方面，對現有的行政管理隊伍，要引進適當且合理的競爭機制，完善培訓制度，制訂行政能力提升培訓計劃，對培訓效果進行評估和追蹤，逐步提升行政人員業務水平和管理能力。2.提升溝通協調能力。行政管理工作不是一個單向的工作，行政人員在傳達單位領導指示，完成上級部門工作或履行崗位職責時，都需做好各方面的協調和溝通工作。有效的溝通協調是達成共識、統一步調，保證各項工作順利推進的前提和基礎。在工作中應主動做好各方面的溝通，在此基礎上做好協調，保證各部門能夠有效落實單位的各項管理規定，高質高效完成上級領導或主管部門布置的各項任務，同時促進各部門間有效合作，共同推進科研單位中心任務的開展。

（三）創新管理方式。1.目標管理。目標管理理論是由現代管理大師彼得·德魯克根據目標設置理論提出的目標激勵方案，是一種具有高度主觀能動性的管理模式。它允許職工在一定程度上參與工作目標的制定，從而使單位工作目標與職工個人需求盡可能匹配，進而提高職工主觀能動性和工作積極性，實現職工自我控制的目的。目標管理要求先確定工作目標，制訂時需針對行政人員崗位職責，同時考慮行政人員工作能力和意愿，在充分溝通的基礎上，單位與行政人員雙方認可的基礎上制定合理的工作目標。目標管理能充分調動行政人員的自控能力，促使行政人員主動、積極、高質高效完成本職崗位。2.精細化管理。精細化管理來源于現代企業管理理念，隨著科研單位規模的擴大、科研事業的發展和高水平科研人才的聚集，職責分工的精細化和管理服務的精細化成為行政管理工作的必然要求。首先，要對管理內容進行細化和量化處理，讓雜亂、分散、無序的行政工作有邏輯、主次分明、條理清楚，將行政人員的崗位職責與責任目標掛鉤，工作職責清晰，人員分工明確，落實“誰管理、誰負責、不推諉、無遺漏”，確保權、責、利分明。其次，要建立科學、合理、嚴格的內控管理制度，避免憑經驗辦事、因人而異的模糊化管理，讓所有的工作有章可循、有規可依。最后，制定科學、標準、簡約的工作流程，讓行政管理工作規范化、標準化和程序化。3.信息化辦公。傳統的行政管理工作方式單一且效率低下，隨著信息技術、網絡技術、數據庫技術的發展，信息化辦公已廣泛應用于行政管理工作中?！昂唵?、快速、開放、安全”的協同辦公平臺能有效地保證職工之間的及時準確溝通，工作開展規范、清晰，同時了解團隊的協作和執行力。另外，信息共享可有效地節約人力物力成本，鑒于目前科研單位業務相對獨立，掌握的信息資源不能整合，信息收集、整理、上報重復，不僅浪費人力物力，還嚴重影響工作效率，因此建議進行統籌規劃，搭建信息共享平臺，建立統一的數據庫，原件封存，掃描件在一定的范圍內共享。

四、結語

總之，科研單位行政管理工作的質量和效率影響科研工作的快速發展和高水平科研團隊的建設，要想快速推進科學研究的跨越式發展，科研單位應重視行政管理工作，在以人為本的發展理念下，創新管理服務方式，強化工作目標和崗位職責，加強工作能力和業務水平培訓，充分調動行政人員的工作積極性，與時俱進，堅持管理與服務并重，統籌提升行政管理工作的質量和效率。