加強醫院辦公室管理工作的有效策略

文/佛山市順德區伍仲珮紀念醫院 胡貴先 王小鳳 莊哲

近年來，在我國社會主義市場經濟快速發展的背景下，廣大群眾物質生活水平不斷提升。為了集中解決廣大群眾看病難題，必須注重優化現有的醫療衛生服務體系。在醫院發展中要明晰公共服務體系要求，做好各項管理活動，突出辦公室管理職能，促使醫院高效穩定運轉。醫院辦公室是醫院重要職能部門，其自身服務性、綜合性突出，在醫院管理中具有良好的協調、樞紐作用。所以，為了促進醫院在各項工作開展中可持續發展，要注重高效化開展各項活動，實現新時期醫院全面發展。

一、當前醫院辦公室工作主要特征概述

從醫院辦公室職能定位來看，其長期發展中主要具備的特征是政策性、綜合性、服務性以及被動性。政策：辦公室屬于行政職能部門，主要是有效協同配合醫院階層管理活動，有效統籌醫院長期以及短期發展計劃、發展目標，有效掌握政府部門擬定的各項政策以及法規，能為醫院長遠發展提供明確的發展方向；綜合性：由于當前我國各個地區醫院發展規模在逐步擴大，醫院建設發展中內部科室數量逐步增多，醫院內部辦公室與各個科室在溝通中涉及工作的內容以及范圍相對廣泛，所以目前醫院辦公室在溝通階段要注重分析不同科室職能定位、重難點問題、醫療范圍等，突出辦公室多項職能；服務性：醫院辦公室職能定位相對較多，如對不同指令與計劃上傳下達，實現公文穩定流轉、信息公開。另外，要注重實現醫院內部不同科室之間協調交流，保障醫院管理層多項決策能有效落實。之后要及時對醫院醫務人員各項意見與發展需求集中收集，便于向上級管理部門集中反饋；被動性：醫院辦公室在日常事務處理中，會依照管理層各項發展決策、管理指令開展多項活動，起到上傳下達的橋梁作用，所以辦公室在工作開展中存有較大的被動性。

二、現階段加強醫院辦公室管理工作的重要作用分析

（一）橋梁作用。醫院辦公室各項工作開展中要注重對各項決策積極落實，嚴格遵循上級領導部門多項指示，對各項任務執行以及具體落實展開有效規劃與設計，將實施主體轉為醫院辦公室。辦公室了解領導各項任務要求之后，要對現有人力資源、物力資源等進行集中分配，保障相關人員能高效完成各項任務。因此，醫院辦公室在長期發展中，在多項任務執行中處于重要的橋梁作用。此外，醫院辦公室橋梁作用還體現在收集、整合各個部門意見任務基礎上，對醫院多項任務執行提供參考，保障辦公室管理活動成效全面提升。

（二）協調作用。在醫院長期運行發展中，醫院辦公室工作具有良好的協調作用，保障醫院各項決策擬定、任務執行較為規范，促使多項活動流程有效落實。辦公室在各項任務基礎上展開有效規劃，將多項執行任務與醫院各個部門及科室進行有效對接。其中醫院內部不同部門發展權責存有差異，在各項任務執行中會出現諸多矛盾問題。當各項矛盾問題逐步擴大，將會對多項任務全面落實產生較大的負面影響，還會影響管理部門運行，所以辦公室要發揮協調作用，保障不同部門之間有效溝通與配合。此外，醫院長期發展中會出現諸多醫患矛盾以及糾紛問題，醫院辦公室在穩定運行中能對此進行有效協調，要定期對廣大患者以及內部職工各項意見與建議集中收集與整理，全面提升醫院整體服務成效，有效處理醫患糾紛問題。

（三）參謀作用。辦公室工作直接領導是上級領導部門，因此，在日常工作中醫院辦公室要完成上級領導部門各項部署工作。辦公室需要做好各項資料集中收集與整理，能基于任務發展要求擬定多項措施。辦公室管理人員要對各項發展方案進行有效分析，擬定任務執行措施。辦公室在各項任務執行中，要擬定任務實踐規劃，突出決策參謀作用，保障多項任務高效化執行。辦公室要定期組織開展各類研究討論會，實現多部門強化合作，集中整合基層醫護人員各項意見，定期開展領導討論會，強化不同層級交流與合作，建立穩定和諧的內部發展關系，促使醫院內部能穩定協調發展，為醫院長遠建設發展提供有效動力。

三、加強醫院辦公室管理工作的有效策略實踐探析

（一）實現人員科學化、人性化管理。在新階段醫院人員管理中，要注重做好各項操作。首先是全面實施醫院人性化管理，提高醫院醫療、科學、科研職工意見與建議重視度，積極鼓勵每位職工提出管理問題，為醫院長遠穩定發展提出意見與建議，積極營造良好的工作環境，保障辦公室管理活動高效開展。此外，基于情感管理方式展開各項工作，要求相關醫護人員能全面提升個人職業道德、專業技能、專業知識，促使醫院相關管理人員做好情感管理活動，強化認同感與歸屬感。另外，需提高對醫院辦公室成員全面發展的關注度。從管理者層面為各成員今后規劃發展擬定明確的目標以及發展路線，全面擴大學習以及培訓力度，提升人員專業操作能力。醫院辦公室多項工作開展中復雜程度較高，諸多行政工作與醫療活動開展中存有較大聯系，加上當前多項信息更新速度較快，因此要注重引入以及培育更多優秀人才。這樣能有效補充更多優秀的人才資源，構建高素質、高水平以及高技能的辦公室人才隊伍。

（二）建立完善規章制度以及多項流程。為了保障醫院辦公室管理活動整體效率全面提升，要對醫院多項規章制度以及工作流程集中優化。在建立健全規章制度方面，要和醫院發展現狀以及管理情況有效結合。首先要保障各項規章流程的擬定具有操作性，在醫院內部具有較高的發展可行性。此外，要基于各項規章制度對醫院辦公室人員各項職責有效劃分，促使辦公室多項工作更為穩定，強化辦公室管理工作成效。最后，要實現人性化管理，對醫院廣大職員多項意見集中采納，引導職工指出醫院管理中存在的問題，研究針對性解決措施，建立良好的工作環境，只有這樣，才能為醫院辦公室管理活動高效化開展奠定基礎。

（三）實施精細化管理，注重目標管理。精細化管理就是在全面降低管理成本基礎上強化管理效率，在全面落實精細化管理中，要做好以下工作：首先要將以人為本的管理理念全面落到實處，醫院辦公室管理人員要注重嚴格遵循“以人為本”的基本服務理念，在各個部門與科室協調發展充分尊重其利益。還要集中展示差異化特征，對不同科室部門發展特征集中整合，擬訂完善的管理措施以及管理制度。之后在細致化管理中，要發揮人力資源管理部門作用，與員工發展特色有效對應，對不同崗位職責有效定位，這樣能實現多項資源優化配置。之后將多項抽象化發展目標以及發展決策有效地轉化為具體工作要求，這樣才能有效實現量化發展目標。最后在精細化管理中，要做好制度化建設、信息化管理以及科學化分工。在管理中積極總結，實現文化傳承以及文化創新發展，實現醫院辦公室持續穩定發展。

醫院辦公室要注重實現目標管理，基于目標管理進行創新。首先要保障管理目標的科學性，在辦公室管理中設定科學化管理目標，要將個體參與總體發展目標均衡展示。在目標落實中，樹立目標導向，嚴格管控授權尺度。在目標評估以及監督中，要注重基于規定要求擬定監督目標，做好規范化考核。擬訂完善的激勵機制，確保獎罰分明。將考核結果與個人薪酬、獎金、晉升緊密連接，這樣才能全面提升職工工作的積極性。辦公室管理中，還要突出信息化發展作用，投入充足的軟件與硬件設施，提高數據網絡監管的安全性。應用OA系統革新文件傳輸方式，以更為科學的方式管理相應場所。還要將信息化管理平臺有效延伸到醫院醫療管理、黨務管理、后勤管理中，基于大數據應用提升多項決策的科學性。

四、結語

綜上所述，醫院辦公室屬于醫院綜合型服務部門，辦公效率提升能全面強化醫院整體服務成效，為廣大病患者提供更多優質服務，高效化執行醫院各項發展戰略，實現醫院長遠穩定發展。