新形勢下提升辦公室工作效能的路徑探索

文/中國地質大學（武漢）公共管理學院 魏曦光

在任何單位，辦公室都有著十分重要的作用，在高校是聯系內外、協調左右的重要部門，負責部門之間信息的傳遞，對高校的決策具有輔助作用。辦公室是一個承上啟下的部門，既是高校基層體系的關鍵組成部分，又是高校基層的直接管理部門。因此，如何更好地發揮辦公室職能，提升整體工作效能，為高校的管理和改革提供支持，是目前各大高校必須面對并且亟待解決的問題。

一、高校辦公室工作效能的內涵

辦公室在高校承擔著聯系上下、協調內外、平衡左右的重要職能。一般而言，高校辦公室的特征主要體現在工作量大、工作繁雜、時間性強、突發事件多、人員素質參差不齊等方面。辦公室是高校的中樞部門，辦公室的工作效能主要是指統籌安排各部門的人力、物力、財力以及信息資源的能力，組織開展各項工作以及履行各項職責的效率等，這些都可以反映出辦公室的整體管理水平和綜合協調能力。同時，高校辦公室的工作效能受多方面因素影響，主要包括：制度因素、人員因素、作風因素、信息技術因素等方面。

二、新形勢下提升辦公室工作效能的路徑

在明確辦公室工作效能基本內涵的前提下，從影響辦公室工作效能的因素出發，下文針對如何完善管理規章制度、優化人員結構、加強作風建設以及提升辦公自動化水平等方面提出建議。具體如下：

（一）建立健全的辦公室各項規章制度。完善的辦公室規章制度是提高辦公室工作效能的前提和保障。目前，部分高校辦公室雖然推出了一些條款規定，但系統性并不強，還沒有形成完整的體系。時代在發展，高校的規模也在不斷地壯大，很多條款已經無法滿足高校發展的需求，必須進行及時刪減或者修改補充，從而形成更加完整的科學制度體系。“無規矩，不成方圓”，為了提升高校辦公室處理各類事物的效能，高校應根據自身發展情況，制定出科學合理、切實可行的辦公室管理制度。具體如下：

第一，明確各個崗位工作人員的職責和任務，確保每個環節都有相應的負責人員。辦公室從自身的管理內容和職能任務出發，將規章制度的內容細化到各項業務的辦理過程中去。

第二，注意條款與條款之間呼應銜接，環環相扣，相互補充。相關工作人員制定規章制度時，要注意條款與條款之間呼應銜接，環環相扣，相互補充，不僅要考慮辦公室工作的實際狀況以及日常工作中所涉及的工作內容，還要把辦公室規章制度作為高校規章制度下的一個子制度體系來看待，在內容上也要注重與其他子制度之間的銜接，這對于提高辦公室工作效能大有裨益。

第三，適應新時代新形勢，適當刪減和補充辦公室管理制度。規章制度一旦形成就不能隨意改動，但如果一味地沿用前人的制度很可能會導致高校辦公室工作的滯后，不能適應時代形勢發展。因此，各高校應根據事業發展的需求，適時地刪減、補充和調整辦公室規章制度。

第四，突出以人為本的理念。在管理的過程中，高校還應該秉持以人為本的理念，管理制度的制定要考慮到每位員工的實際情況，保證讓員工能全身心地投入工作。在這樣的工作環境中，才能更好地激發員工的積極性和創造力。

總之，辦公室的工作煩瑣復雜、涉及面廣，工作量大，任務重，只有從實際出發，不斷完善各項規章制度，辦公室人員在解決問題時才能有所依據，化繁為簡，提升效率。但需要注意的是，規章制度一經推出，在短時間內是不能隨便進行更改的。因此，每一項條款都要經過深思熟慮之后，才能列入其中。完善科學的辦公室規章制度既要約束辦公室人員的行為，又不能妨礙辦公室履行職能，實施制度。除此之外，管理制度的有效落實需要一個公平公正、公開合理的環境。只有這樣才能夠有效地約束個人行為，提高工作效率。

（二）優化辦公室人員結構，全面提升人員整體素質。管理人員整體素質的高低直接影響著高校事業在發展中能否取得良好的成效。為了有效提升高等院校辦公室工作效能，必須優化辦公室人員結構，全面提升管理人員整體素質。具體如下：

第一，按照年齡、學歷、性別、職稱等安排工作人員，再根據崗位需求，合理安排崗位，實行專人專崗。根據人員的流動情況以及工作能力定期進行人員的調動或者補充，加強工作人員的思想政治教育，全面提高崗位人員的職業道德水平。辦公室的工作繁忙雜亂，經常被人們誤認為是在打雜，所以，辦公室工作人員一定要具備幕后精神和較高的政治思想覺悟，愿意為高校事業的發展奉獻自己的一份力量。

第二，注重各個崗位人員的默契配合和協調工作。高校雖然對辦公室各崗位人員的工作職能進行了明確的劃分，但由于工作內容的煩瑣復雜，一項工作的完成通常需要兩個或者更多的崗位共同負責，通力合作才能完成。由此看來，辦公室要想提高工作效率，內部人員除了要各司其職，熟練掌握自身業務之外，還要緊緊地擰成一股繩，協同合作。問責制是辦公室工作中經常采用的有效方法，辦公室負責人員必須對辦公人員提出的各種問題知無不答，言無不盡，努力幫助辦公人員完成任務，充分發揮辦公室的協調輔助作用。

第三，定期為工作人員安排培訓，不斷提升工作人員的整體素質和綜合業務水平，高校辦公室的工作效能實際上就是工作人員綜合能力的外在表現。因此，辦公室工作人員必須不斷提高業務能力和思想政治覺悟。辦公室的工作內容雖然煩瑣復雜，看上去無關緊要，實際上關系著整個高校的發展。鑒于此，高校應定期為工作人員安排培訓，不斷提升工作人員的整體素質和綜合業務水平；邀請專家到校開展講座，向工作人員講授科學的管理辦法。除此之外，各大高校之間也可以組織辦公室人員交流學習管理經驗，加強彼此的聯系。

（三）加強辦公室人員的作風建設，提高工作人員思想政治意識。要想提高高校辦公室工作的效率就必須要加強辦公室工作人員的作風建設，提高思想政治意識。高校領導階層應和辦公室同心協力，為高校的教學工作、科研工作以及各部門員工提供服務。服務意識提高了，辦公室作風建設中遇到的困難也就迎刃而解。同時辦公室人員在日常工作中應該始終秉承嚴肅認真、雷厲風行的態度，為人真誠熱情、實事求是、腳踏實地，遇事積極解決，不推脫責任，從實際出發，積極處理教師學生提交上來的每一個問題，為高校的科研工作、教育工作的順利開展掃清障礙，全方位提高工作效能，為高校的發展盡自己的一份力。

（四）充分利用現代信息技術，提升高等院校辦公室信息化水平。熟練掌握互聯網技術有利于提高辦公室的工作效率。以網絡媒體為依托的自動化辦公體系，可以有效整合各種資源，簡化辦公室工作的流程，加強與各部門之間的聯系，提高工作效率，減少工作成本。當今數字化校園迅速普及，辦公室更應該利用這一優勢，加強信息化管理。具體如下：

第一，完善自動化辦公體系，提高辦公自動化水平。辦公自動化系統主要包括文件管理、事務辦理日程、監察監督、通信方式、輔助決策、交流探討等內容。

第二，充分利用信息時代帶來的大數據技術、安全認證技術，以確保相關信息的保密性、完整性和安全性。整合辦公室自動化系統與教務系統、人事管理系統、學工系統，在允許的范圍內，實現各部門之間信息的無障礙交流，建立自動化的工作體系，這樣既能夠保障各個部門重要信息的私密性，又能夠降低成本，減少辦公室工作的負擔，提高工作效率。

第三，及時引進新的媒體技術，打破傳統工作方式的限制，提高工作效率。辦公室可以借助網站、微博、微信、公眾號等平臺收集和傳播信息，實現與各部門之間或者本部門員工之間的快速交流，加快工作完成的速度。

三、結語

辦公室工作效能的高低直接決定著高校整體管理水平。充分發揮辦公室的作用有助于推動高校人才培養體系的完善與發展，讓高校更好地為社會提供服務。因此，高校必須在明確影響辦公室工作效能提升的因素基礎上，有針對性地采取有力的措施來加強高校辦公室工作質量和效率。