淺析財務共享系統(tǒng)的優(yōu)勢劣勢以及應對策略

沈冰清 中鐵物貿(mào)集團有限公司軌道集成分公司

一、財務共享系統(tǒng)平臺

(一)財務共享平臺的特點

最近幾年，隨著不斷地引入各種財務共享系統(tǒng)及中心管理模式，我國很多大型的建筑企業(yè)(如中國建筑工程總公司、中國交通建設股份有限公司、中國中鐵股份有限公司等)都已進行了各種財務共享系統(tǒng)的建立，且已經(jīng)把財務共享系統(tǒng)推廣到各個子分公司及各個項目工地，并用之。財務共享系統(tǒng)的出現(xiàn)順應了這個時代社會發(fā)展的要求，在這個人工智能、電子化，人人一臺電腦的年代，形成共享中心已成必然趨勢。尤其在去年的新冠疫情蔓延時期，財務共享系統(tǒng)平臺的成立為我們財務人員遠程辦公提供了很好的便利，無論是單據(jù)的遠程傳遞還是資金付款的審批及單據(jù)的報銷都是在財務共享系統(tǒng)遠程端操作，其特點主要是有著較高的效率且成本不高，同時擁有傳統(tǒng)的財務核算系統(tǒng)不具備的功能。

(二)財務共享服務的定義

財務共享服務，其定義嚴格說是一種將分散于各業(yè)務單位重復性高、易于標準化的財務業(yè)務進行流程再造與標準化，并集中到財務共享中心進行統(tǒng)一化處理。財務共享中心的基礎是標準化，崗位按流程進行專業(yè)分工，分配業(yè)務水平匹配的員工在信息系統(tǒng)平臺上基于影像資料在線來進行所有的財務共享業(yè)務的處理。簡單來講就是將現(xiàn)有的一部分財務職能集中到集團層面集中處理和操作，同時撤銷原來各內(nèi)部單位相關財務職能而改由集團財務共享服務中心統(tǒng)一提供服務。各業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財務系統(tǒng)數(shù)據(jù)在業(yè)財共享平臺進行互聯(lián)互通，使業(yè)務數(shù)據(jù)成為財務工作的支撐，使財務信息成為業(yè)務管控的依據(jù)。

(三)財務共享中心的職能

財務共享中心承擔所核算單位的會計核算、資金收付的結算、報表與稅務的日常工作；進行數(shù)據(jù)的資產(chǎn)管理；進行落地與核算環(huán)節(jié)的各項控制；財務分析的數(shù)據(jù)、財務指標的預警、反饋內(nèi)控執(zhí)行情況的管理建議書；通過標準化的流程來配合法人單位的財務報表審計、稅務檢查等相關活動；保管電子財務會計憑證、電子財務會計檔案等資料，隨著不斷深化的共享業(yè)務，財務共享的職能也隨之進行調(diào)整。共享中心上線后，通過合理使用業(yè)財共享系統(tǒng)、電子影像系統(tǒng)、銀企互聯(lián)系統(tǒng)、稅務管理系統(tǒng)，為各核算單位提供集中的財務會計核算、資金的結算、稅款繳納等服務，同比傳統(tǒng)的財務業(yè)務處理模式，財務共享中心流程主要有以下幾個要點：所有業(yè)務處理全部通過系統(tǒng)在線提單，即每發(fā)生一項業(yè)務，需要通過相對應的業(yè)務表單，在系統(tǒng)上傳遞并履行審批手續(xù)，原始憑證由各單位財務部門人員審核并保管；紙質(zhì)原始單據(jù)統(tǒng)一改為平鋪粘貼；對所有原始憑證進行影像系統(tǒng)掃描并上傳；對所有單據(jù)均進行電子審批，或BCP系統(tǒng)推送，取消手工簽批；所有會計憑證由系統(tǒng)自動生成。對于單據(jù)報銷，直接可以線上審批，或者通過手機移動端審批，費用報銷、控制費用標準以及云端查詢等功能實現(xiàn)隨時隨地進行。通過財務共享遠程查詢，可以提前控制費用額度，解決事后控制帶來的弊端。

二、財務共享系統(tǒng)的優(yōu)勢

不管是財務共享，還是傳統(tǒng)的財務核算系統(tǒng)，都有利有弊，只談財務共享的優(yōu)勢是不客觀的，因此企業(yè)在選擇財務共享系統(tǒng)時要盡量考慮其優(yōu)勢、避免其劣勢，保證財務共享系統(tǒng)在今后的工作中發(fā)揮最大的作用。下面筆者就以上問題做做淺談及分析。

(一)有利于企業(yè)標準化管理

企業(yè)運行財務共享前，各個子分公司及項目工地的操作流程、賬務處理、財務管理制度及審批流程都是不一致的，而財務共享中心為公司財務流程合規(guī)以及各種管理數(shù)據(jù)的一致提供了非常好的公開透明的平臺，也為企業(yè)的管理和控制及賬務處理統(tǒng)一奠定了基礎。各個公司及各個工地由于先前財務人員經(jīng)驗及業(yè)務水平的不同，往往入賬科目及收入成本列賬不同，報銷單據(jù)不統(tǒng)一，各個公司審批手續(xù)、審批都流程不同，此次大家在使用各自公司的財務共享系統(tǒng)的過程中，操作的標準化提升了工作的效率，并且為入賬科目、審批流程等都做了統(tǒng)一。

(二)有利于資金集中管理

對于子分公司及項目工地比較多比較分散的大型企業(yè)，可以將原來由各單位自己管控自己操作的幾百個資金賬戶，歸口由共享中心統(tǒng)一管理，可以有效的控制資金的使用，由公司總部合理的調(diào)配資金，避免資金閑置及浪費，對平衡各個子分公司及項目工地的資金并緩解他們的資金緊張，發(fā)揮著積極的作用。現(xiàn)金流是一個企業(yè)發(fā)展必不可少的，進行統(tǒng)一管理為大宗材料實行集中采購提供了條件，可使各個公司在資金使用時杜絕出現(xiàn)無預算、支出失控的發(fā)生。使用財務共享系統(tǒng)可以使企業(yè)賬戶管理集中和統(tǒng)一，可以使貨幣資金收支高度集中，使企業(yè)預算管控高度集中統(tǒng)一，這對于企業(yè)開展投融資活動極其有利，且可使資金提高使用效率，對于企業(yè)的發(fā)展起著促進作用。

(三)便于企業(yè)遠程審計及財務監(jiān)察、節(jié)約成本

原來的審計和財務監(jiān)察工作要深入一線，費時費力，審計和財務監(jiān)察工作的覆蓋面很難達到要求，現(xiàn)在的審計和財務監(jiān)察人員通過居家或者遠程辦公，就可以通過財務共享系統(tǒng)對所有單位的賬務及憑證附件進行審計和監(jiān)察。不但節(jié)約了差旅費用、提高了工作效率，而且還降低了工作的強度。財務共享中心的建立其實就是大型企業(yè)想讓公司業(yè)務流程標準化，賬務處理一致，審批流程一致的產(chǎn)物，所以，財務共享中心的建設有更透明化的財務數(shù)據(jù)，遠程辦公更便捷，使審計效率大大提高。

(四)有利于規(guī)避稅務風險

傳統(tǒng)的財務核算模式對每月增值稅發(fā)票要求實時準確認證處理，難于計算管理，有較大工作量并且出錯率還高。運用財務共享系統(tǒng)后，可以對增值稅發(fā)票的處理狀態(tài)進行實時動態(tài)跟蹤，避免了發(fā)票信息不準確，發(fā)票過期無法抵扣的現(xiàn)象，保證了公司銷項發(fā)票的正常開具并及時入賬形成收入。同時使用共享系統(tǒng)后，它可以自動識別電子發(fā)票和紙質(zhì)發(fā)票信息，這對發(fā)票的真假驗證、發(fā)票上票面信息的獲得都有很大的幫助。在使用財務共享平臺時，在會計核算時，可以嵌入可能涉及的涉稅風險提示，這對減少企業(yè)的稅務風險，及時傳達集團公司相關制度和要求是極有利的。

(五)有利于電子檔案的發(fā)展及管理

財務共享實現(xiàn)了原始憑證的電子化管理，不僅便于遠程查找，也利于后期的查找工作，在異地急需的情況下，可以先參看電子版影像資料。財務共享系統(tǒng)無論從發(fā)票的掃描還是清晰度上都做了明確要求，對于不規(guī)范的影像無法歸檔，這使得原始憑證的電子檔案越來越標準，越來越規(guī)范。財務共享系統(tǒng)電子資料不需要有固定的庫房、檔案柜以及采用防霉防蟲防火等設施，極大程度地節(jié)約了公司的人力和財力，也更便于管理。有效解決了目前紙質(zhì)財務檔案資料管理中的問題，如沒有統(tǒng)一的標準、內(nèi)容不齊全，整理質(zhì)量低下，規(guī)格不一致等。還可以在事件完畢后及時地把資料掃描錄入財務共享操作系統(tǒng)，避免出現(xiàn)資料散失遺漏的問題。

三、財務共享系統(tǒng)的劣勢

每件事情都有他的正反面，談完了財務共享系統(tǒng)的優(yōu)勢，下面我們再來談談財務共享系統(tǒng)的劣勢：

(一)距離差距導致遠程服務溝通不及時和單據(jù)傳遞不及時

由于財務共享系統(tǒng)是通過遠程收集集中數(shù)據(jù)來實現(xiàn)財務的共享，其中涉及到企業(yè)各個部門，無論是采購部門還是銷售部門，無論時人力部門還是現(xiàn)場工作部門，與當面溝通交流的準確性與真實性相比，網(wǎng)絡溝通上的缺陷就明顯體現(xiàn)出來了，往往通過電話或者qq溝通，容易造成誤解。對于人員流動比較大的企業(yè)，有些新來的業(yè)務人員對共享系統(tǒng)不熟悉，不能很快地進行單據(jù)報銷及付款申請，容易耽誤日常工作。另外線下的情況也不是千篇一律的，而是復雜多樣的，單據(jù)傳遞的不及時會導致業(yè)務無法開展及付款不及時。有時還會導致問題變得更加復雜。

(二)流程過多，操作復雜

財務共享中心應用以來，由于員工對于新生事務學習與接受具有天生的抵觸情緒，加之財務人員對財務業(yè)務水平的不一，外加業(yè)財融合后，業(yè)務的每一步都與財務關聯(lián)，導致信息傳遞有誤差，所以導致很多重復及返工的工作。例如銀行承兌匯票單號，往往需要在同一筆業(yè)務中需要輸入好幾遍，即使已經(jīng)上傳了電子影像，仍舊需要入賬電子單據(jù)號，并保留相關紙質(zhì)資料并裝訂，無形中增加了很多工作量。另一方面由于系統(tǒng)智能化，很多現(xiàn)實問題，個別問題不能及時解決，所以偶爾會耽誤工作效率。

(三)財務人員脫離業(yè)務，對一些業(yè)務數(shù)據(jù)的敏感性失去一定的判斷

財務人員不再與公司的基層業(yè)務銷售人員直接接觸，交流越來越少了，面對的僅僅是一堆堆的紙質(zhì)數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)經(jīng)過共享的系統(tǒng)上傳后，由于時間差或者溝通不及時，往往無法確切表達公司目前所面臨的各種經(jīng)濟狀況，這樣財務人員也就無法將公司的業(yè)績的感性情況表達出來；如有數(shù)據(jù)錯誤或者發(fā)票錯誤，一般只是在財務共享系統(tǒng)上直接駁回，大部分情況只是線上溝通。共享中心就是把工作分工特別細，每一個模塊去一個人操作或者叫負責。不管是智能化還是人工，這些人出去哪里有職業(yè)發(fā)展前景？那可不就是越來越脫離業(yè)務，淪為輔助崗位。財務共享聽上去很時尚，但這也會造成了業(yè)務與財務的脫鉤問題，因為本身在財務共享中心的人員，可能并不是做過業(yè)務的人員，而且有可能對業(yè)務也并不熟悉，就會造成對一些業(yè)務數(shù)據(jù)的敏感性失去一定的判斷。另外財務共享中心的數(shù)據(jù)也有可能并不一定會及時地傳到業(yè)務端，也失去了財務與業(yè)務的一個深度融合，對財務的數(shù)據(jù)的價值會有所降低。

(四)工作流程機械化，類似于流水線，后期整理紙質(zhì)檔案非常冗繁

財務共享在企業(yè)運行后，越來越多的財務人員發(fā)現(xiàn)，財務工作量大且重復工作多，學不到什么財務知識，了解不到大局，越來越多的人感覺和流水線、代理記賬公司差不多，像工具人一樣，一成不變的崗位工作，導致財務人員從過去備受企業(yè)重視的核心財務部門人員變成 財務工作流水線上的操作員，長期以往，心理上容易出現(xiàn)不平衡，工作熱情降低，對職業(yè)發(fā)展方向產(chǎn)生迷茫，對未來智能化財務工作適應性降低。無論是工作量的增加還是心理的失衡，都需要財務共享系統(tǒng)不斷改進，不斷完善。目前，我們使用財務共享系統(tǒng)時，每月根據(jù)業(yè)務量的多少都有大量憑證生成，這時需要打印電子銀行付款存根，打印生成的收款、付款和轉(zhuǎn)賬憑證，然后再找到原始請款手續(xù)，原始業(yè)務單據(jù)，原始進項或者銷項發(fā)票，按順序一一整理，然后裝訂成憑證，像某些大的企業(yè)，一個月要上千張憑證，有些原始附件需要從銀行、稅務局、業(yè)務員手中一一獲取，一一對應放入已經(jīng)打印好的原始憑證中去，這使得后期紙質(zhì)檔案整理非常冗繁，既有電子版又要做好紙質(zhì)憑證的保管，這使得財務工作量相當于原來的兩到三倍。而且隨著財務共享中心模式的推廣，越來越多的用人單位都開始了解到財務共享中心的運行模式，在這種分工下財務人員缺少獨當一面的經(jīng)驗和能力，只局限于大企業(yè)超細分工下的一部分，有可能就是打印憑證崗位，有可能是裝訂憑證崗位，也有可能就是整理發(fā)票崗位等等，這樣財務人員了解的相關財務內(nèi)容越來越少，財務人員學到的東西也越來越少，只是看到整個財務系統(tǒng)的一部分，不能從整體大局上了解企業(yè)的財務狀況及經(jīng)營狀況。

(五)對財務人員以后的個人職業(yè)發(fā)展造成阻礙

人工智能的出現(xiàn)開始顛覆著傳統(tǒng)行業(yè)，會計行業(yè)也不例外，畢竟計算機比人出錯的概率要小得多。財務共享首先沖擊的是基層崗位中缺乏技術含量的人員，這類人員可以說只會簡單的記賬，不具備參加公司重大決策的能力，不能為公司創(chuàng)造利益。在財務共享環(huán)境下，共享成本更低，效率相對更高，記賬錯誤率小，可長時間工作，具備基層人員無法達到的收益。這時公司財務只需要管理者在面對公司重大問題時做出決策，而無需對人員進行管理。作為企業(yè)的財務人員，最重要的是要做到了解企業(yè)的收入、利潤、資產(chǎn)、負債等整體情況，但是隨著共享中心的出現(xiàn)導致整體財務被細分為很多個部分，導致每個財務只需做好手上這細分的一小部分工作。而當需要變換崗位或者跳槽去別的公司工作時，財務人員會感覺力所不能及，這相當于變相的弱化了財務人員的部分工作能力和學習意愿，也對財務人員以后的個人職業(yè)發(fā)展造成了一定的阻礙。

四、應對措施

決定財務共享系統(tǒng)可成功運營的因素，主要是共享表單的設計和對審批流程進行優(yōu)化。如果共享表單設計不合理，會導致流程冗余，操作復雜，給財務共享系統(tǒng)的運營帶來很大的阻力，消耗大量的人力物力財力；而如果流程設計不合理，會導致流程運行不通暢，造成窩工等現(xiàn)象。其次，對于流程設計的配合性，只有業(yè)財融合才能促進企業(yè)快速發(fā)展，即業(yè)務以財務規(guī)定為依據(jù)，財務以業(yè)務發(fā)展趨勢為根基，相互配合，彼此互通。再者，要做到流程設計的擴容性，在公司規(guī)模不斷擴大的過程中，會增多經(jīng)營業(yè)務種類，對于新興業(yè)務，財務表單要不斷完善，從而達到新興業(yè)務的要求，避免出現(xiàn)表單沒有及時更新，而造成新興業(yè)務處理不及時，進而使得公司的業(yè)務處理受到不良影響。另外，財務共享中心可以增強財務部門的管理功能，簡化財務運作流程，優(yōu)化財務工作的管理模式，實現(xiàn)對深層次數(shù)據(jù)的挖掘和企業(yè)內(nèi)部各部門運營的協(xié)調(diào)與管控。

財務共享需要財務人員會做賬、會報表、會數(shù)據(jù)分析、知信息、懂技術、懂法律、懂采購、懂銷售。在大數(shù)據(jù)時代背景下，擅長于信息技術的財務人員也越來越受到企業(yè)的青睞。僅局限于基礎的財務核算工作的財務人員是必然會被時代淘汰掉的。財務工作者需不斷學習新知識、新技術，培養(yǎng)大局意識，做到能基于財務數(shù)據(jù)為企業(yè)提供有價值的決策意見。同時，應建立財務人員的輪崗機制，使每個人能夠在各個崗位上工作并相互學習，同時也可以輪換到業(yè)務崗位，使個人的發(fā)展與企業(yè)的發(fā)展相結合。這就要求我們在學好本身財務知識的同時，要實打?qū)嵉纳钊氲焦緲I(yè)務中去，支持一線部門，創(chuàng)造更大的價值。

五、結語

今后，財務人員是要漸漸轉(zhuǎn)型成為一名高級管理人才的，因此必須要精通財務管理，企業(yè)會計、審計稅務、銀行條例、金融融資等相關專業(yè)知識，同時還要熟悉財務法規(guī)、公司條例、經(jīng)營開發(fā)及管理、企業(yè)合并、內(nèi)控、法律合規(guī)等內(nèi)部管理知識，隨著財務共享的普及，成為一名管理會計將是大勢所趨。■