大數據時代的檔案數字化建設研究

文/濟南市萊蕪區人力資源和社會保障局 王霞

21世紀以來，計算機網絡技術迅速發展，并迅速應用到了各行各業，充分融入生活、工作、學習的方方面面。在檔案管理工作中，信息技術發揮了重要的作用，大數據時代的到來更助推檔案管理向數字化方向發展。文章將對大數據時代的檔案管理工作展開研究，以供參考。

一、大數據時代為檔案管理工作帶來的機遇

（一）大數據時代的概念與特點。美國的麥肯錫公司最早提出了大數據時代這一全新概念，該公司在所發布的報告當中指出：在現今這個時代當中，數據融入社會的每一個行業之內，其發展為重要的生產要素。可以說，社會公眾對數據信息的發掘和使用，意味著生產率增長及消費者盈余的實現。在網絡技術以及信息技術發展速度一日千里的背景之下，大數據技術的重要性日益凸顯，其在社會生活與生產的各個領域當中持續得到推廣和應用。審視大數據技術來看，其涵蓋了下述特質：數據信息體量巨大，涉及的類目較多，具有較高的傳輸速率和時效性。由大數據技術的前述特質可以作出這樣的論斷：其發展將為人類社會帶來巨大的思維變革。

（二）大數據時代為檔案管理工作帶來的機遇。首先，從檔案管理工作自身所表現出的特點來看，工作量大、工作強度高是此項工作的鮮明表現，因此可以說，檔案管理從業人員將大數據技術引入日常工作當中，將為自身所從事的工作帶來全新的發展契機，具體而言，借助對此種技術的引入，能夠提升檔案管理工作的安全性，并且實現對檔案資源的自動化管理，由此達到提升檔案管理工作效度的目的。其次，檔案管理從業人員借助云技術等現代信息技術手段，能夠實現對檔案信息資源的高效收集，從而提升歸檔工作的效率，并且實現對檔案信息資源的集成化管理，由此將讓檔案資源使用者在網絡的幫助之下，實現對檔案信息資源的高效查找和利用，這樣便提升了對檔案信息資源的利用率。第三，大數據時代，檔案數據能夠得到更迅速的利用和更深度的挖掘。在大數據時代，檔案管理工作可以有更高效的平臺，檔案管理工作人員能夠加速檔案大數據存儲系統的建設和檔案大數據挖掘利用支撐平臺的建設，以檔案數據為中心，建立分布處理、集中管理的存儲體系，具備良好的性能，并能夠進行靈活的分配與配置，還具有模塊化建設和復制拷貝等功能，在存儲功能以外，實現對檔案大數據的快速利用，可以使用開源的Hadoop架構，與結構化、非結構化的數據處理子系統相結合，對海量結構化數據進行檢索、分析以及深度挖掘。

最后，在網絡技術得到普及的當下，社會公眾基于工作與生活的需要，對檔案信息資源的使用訴求不斷提升，檔案管理從業人員如果能夠依托大數據技術等相關信息技術手段實現對檔案信息資源的建檔、歸檔與整合，將實現對檔案信息資源的數字化處理，由此將會大大節省使用者的檔案信息資源查找和利用時間成本，讓其獲得良好的檔案信息資源利用體驗。

二、大數據時代的檔案數字化建設

所謂檔案數字化建設，指的是利用計算機技術、掃描技術、存儲技術、數據庫技術等高新技術，將傳統載體的檔案資源進行轉換，使其具備信息化、數字化的特點，以便于檔案信息的存儲、利用與共享。大數據時代，要想做好檔案的數字化建設，就必須做好檔案資源的數字化工作，規范檔案數字化工作，開發與培養數字化檔案人才，做好檔案數字化的安全管理。下面筆者將對這幾個方面的策略逐一進行探究。

（一）做好檔案資源的數字化工作。檔案管理從業人員在借助現代信息技術手段對現有的檔案信息資源進行數字化處理時，應當遵循批次處理原則和主次處理原則，之所以強調這一點的原因在于，檔案管理機構所存放的檔案信息資源體量巨大，每一種檔案信息資源的價值亦存在著顯著的差異，若檔案管理從業人員追求一次性實現對現有檔案信息資源的數字化處理，將背負巨大的工作壓力，而且會因為未能區分檔案信息資源的重要程度而導致資源浪費。鑒于此，各個檔案管理機構在對現有檔案信息資源進行數字化處理之前，應當先行著手對檔案信息資源進行遴選，以便對館藏檔案信息資源進行數字化處理優先級排序，從而優先實現對價值相對較高的檔案信息資源（如保管價值高、利用率高）的數字化處理，如此將會使檔案使用者獲得更為優質的服務體驗。

（二）規范檔案數字化工作。在各種現代信息技術手段相繼被引入檔案管理工作領域后，大批數字化檔案信息資源隨之問世。不過對于檔案管理從業人員而言，因為這些數字化檔案產生的時期不同，儲存介質、文件格式等不盡相同，由此導致了檔案信息資源管理難度提高。為達到提升檔案信息資源管理效率以及管理效度的目的，檔案管理機構應當從下述方面著手：1.建立統一規范的數字化檔案格式、存儲平臺。在不同部門將電子檔案信息資源發送至檔案信息管理部門時，如若格式以及存儲平臺等未能統一，則極易導致檔案信息資源丟失或者遺漏，這樣將會造成檔案管理部門工作的低效。2.建立數字化檔案文件編號機制，制定文件信息收發清單，這樣將會實現對檔案信息資源的高效化流程管理。3.建立標準化文化收發機制。收件部門在收件之后應當第一時間給予發件部門回饋。如此一來，將會極大地提升檔案管理工作的標準化和規范化程度。

（三）開發與培養數字化檔案人才。必須把傳統檔案管理工作模式轉變為數字化檔案管理模式，這有賴于檔案管理機構的從業人員隊伍素質，也就是說，檔案管理從業人員應當具備扎實的信息化技術以及數字化技術素養，了解信息化技術以及數字化技術的特點，可以在日常檔案管理工作當中熟練應用現代信息技術手段去提升工作效率。現階段國內檔案管理機構對于從業人員隊伍建設的重視程度不足，特別在一些企事業單位當中，被安排到檔案管理部門的人員均是無法勝任其他崗位工作的人員，這種人力資源配置狀況在相當大的程度上影響到檔案管理工作數字化模式的建立。為此，檔案管理部門應該開發與培養數字化檔案人才。為此，可以從以下幾點入手：1.聘請檔案管理專業人才，尤其是信息化水平較高、熟練掌握檔案管理軟件的使用和檔案數字化加工方法的專業人才。在檔案數字化的發展背景下，聘請具有一定信息化水平的人才是至關重要的，對于檔案的數字化發展是非常有必要的。2.引進專業的檔案外包服務公司，加強對基層檔案管理人員的培訓和繼續教育。為了進一步提升人才的培養速度和培養質量，檔案管理部門可以引進專業的檔案外包服務公司，同時也要強化基層檔案管理人員的信息化培訓，以及繼續教育的力度。3.提高檔案管理人才的待遇，以市場經濟來刺激后繼人才的產生和專業技能的提升。為了使檔案管理的信息化、數字化過程更加順利，應該適當提高檔案管理人才的待遇，吸引高水平人才。4.強化對檔案管理人才的考核，以考核促發展。現如今，在檔案管理人才的考核中，可以增加對于數字化技術操作的考核，從而提升檔案管理工作者的工作積極性。

（四）做好檔案數字化的安全管理。建立檔案管理工作數字化模式的目的在于實現對檔案信息資源的高效共享。在大數據時代，紙質檔案轉變為數字化的電子檔案，能夠使檔案的存儲期限更長，防止部分檔案被篡改，尤其能夠更好地保護歷史久遠的檔案材料。但是在檔案數字化的過程中，安全問題依然不容小覷。檔案管理從業人員應當意識到，各類蠕蟲、木馬等病毒對于數字化檔案信息資源的潛在威脅。鑒于此，檔案管理機構應當購置先進的殺毒軟件，為檔案數據庫安裝最新的病毒防火墻，同時，設置安全密鑰，對不安全端口進行升級，這些方式將最大限度地提升數字化檔案信息資源的安全性。除此之外，應當建立嚴格的安全管理責任機制，把責任落實到具體的個人，使每一個檔案管理從業人員都能夠形成高度的安全管理風險意識。借助前述方式，將實現對數字化檔案信息資源的安全管理，避免數字化檔案信息資源遭泄露、遺失和損毀。

三、結語

在本文中，筆者對大數據時代為檔案管理工作帶來的機遇進行了探究，并對大數據時代的檔案數字化建設進行了探討。在大數據時代，檔案管理機構應該及時認識到時代的發展需求，認識到檔案數字化的趨勢，做好充分的技術準備和工作創新，為人們提供便捷、優質的服務。