醫衛機構創建國衛城市檔案管理工作問題分析及破解對策

文/秦皇島市衛生應急調度中心 崔馳

創建國家衛生城市是提升城市品質、樹立城市形象、促進市民健康、提升城市軟實力的重要途徑。在國家創建衛生城市相關政策支持下，很多城市都在積極參與國家衛生城市的創建，但是仍有城市在創建國家衛生城市過程中有多項重難點問題沒有得到實質性解決，尤其是對創建國家衛生城市至關重要的檔案資料收集整理工作做的還不到位。國家衛生城市檔案是指在城市創建過程中所形成的各種文檔資料，是國家衛生城市考核、技術評估和審定不可或缺的評審資料，為此，現階段對創建國家衛生城市的申辦城市而言，當務之急是加強國衛檔案的規范和建設。

一、檔案在國家衛生城市創建中的重要性

（一）檔案管理在國家衛生城市創建標準中占比較大。自2014年發布第一版《國家衛生城市標準》以來，在各省市國衛城市創建過程中，不斷總結問題，不斷提升要求，國家衛生城市標準也在不斷完善，2020版《國家衛生城市標準》對于國衛城市創建提出了新的要求，其中在國衛驗收考核的十大項中，創國衛工作計劃、制度、方案、健康宣傳內容記錄、城市垃圾運行處理記錄、全年空氣API指數監測等指標均需提供檔案供考核組查閱，檔案評審在國家衛生城市創建標準中占比較大，為此，加強申辦國家衛生城市創建過程中各組織機構、各項工作檔案管理和收集整理工作至關重要。

（二）創國衛檔案是城市建設的真實反映。創建國家衛生城市是一個龐大而系統的工程，在創建過程中很多組織和工作從無到有，在慢慢細化過程中完善和達標，創國衛檔案就是對一個城市各方面工作的開展、落實、成果的記錄，是國家衛生城市創建過程中形成的第一手資料，可以真實地再現創建國家衛生城市的歷史痕跡。尤其在國家衛生城市創建過程中，會制定一些相對較高、有難度的指標，國家衛生城市驗收的時候，相應的目標還沒有達成，但在項目建設過程中所形成的檔案資料為考評組提供了有力的依據，所以，創國衛檔案是對申辦國家衛生城市建設歷史的真實反映，其作為創建國家衛生城市考核驗收憑證顯得十分重要。

（三）創國衛檔案便于總結經驗和后期參考。國家衛生城市的創建是一項復雜的工程，在衛生城市創建過程中需要成立一些新的組織，制定和落實眾多考核項目和考核指標，需要各組織設立專人收集項目在落實的過程中所形成的檔案資料。國家衛生城市創建考核標準極其嚴格，需要將衛生城市創建過程中涉及的所有內容進行匯總，便于城市建設過程中工作計劃的制定、問題的處理和工作的延續。同時可以根據收集的檔案資料進行相關的數據分析，總結在衛生城市創建過程中的問題和相關經驗，用于后期工作的參考，以不斷提高城市建設和管理水平。

二、創國衛檔案管理工作中存在的問題

很多城市在爭創國家衛生城市過程中，既向兄弟城市學習借鑒了寶貴的創建經驗，又在思想上明確了檔案管理工作的重要性。總體上來說，大部分城市在創建國家衛生城市檔案管理工作中還存在如下問題：

（一）創國衛檔案管理缺乏健全的制度。在創建國家衛生城市過程中，一些醫療衛生單位缺少對檔案管理工作的重視，有些單位甚至根本沒有設立專門檔案收集部門，導致“重視業務輕視程序”“重結果輕過程”的現象十分嚴重，而且檔案管理人員多為臨時抽調或者身兼數職的人員，缺少檔案管理和收集的專業知識和相關經驗，導致檔案管理水平不高。而且檔案管理人員疏于對此項工作的重視，對于國家衛生城市創建標準沒有進行深入細致的了解，對于各項評審指標所要求的檔案標準并不熟悉，導致收集的檔案資料不規范或者存在漏洞，不足以支撐國衛城市評審資料，還有一些單位檔案資料只注重裝訂等外在表象，缺少對于檔案內容和檔案質量的審核，導致檔案存在失真和不完整的現象。究其根本原因，在于各個單位還沒有形成健全的檔案管理制度，所以現階段，如何盡快健全創國衛檔案管理制度，加快國家衛生城市建設是急需解決的難題。

（二）創國衛資料收集與歸檔缺少同步性。創建國家衛生城市是一個龐大的工程，涉及的創建單位和部門眾多，各部門分別設置專人負責檔案的收集和整理，但在各個項目建設和推進的過程中，難免會出現材料和數據的變更，個別部門檔案管理人員會疏于檔案資料的重新整理，并且把這部分檔案資料重新報送到國衛檔案管理部門。創國衛檔案資料要求完整性，現階段其形式主要包括音像、圖片、紙質文字及電子文件等，但檔案人員鑒于工作內容范圍，并不具備全程參與創立國家衛生城市的條件，尤其在召開一些有關創立國家衛生城市的重大會議上，相關工作人員對于如何收集資料方面不專業，導致一些工作照片、領導講話錄音、專題會議講稿收集不及時、不完整等等。

（三）創國衛檔案管理人才缺乏。當前，各部門單位對于檔案管理工作并不是十分重視，沒有設立專門的檔案管理科室，檔案管理人員或為臨時抽調或為兼職，有些并非科班出身，缺乏檔案管理的專業知識和技能，在檔案管理數字化的過程中，檔案的收集和整理工作困難重重。對于檔案管理人員的重視程度不夠，缺少相應的培訓，檔案管理人員能力不足；由于檔案管理人員工資水平較低，難引進高層次人才，導致很多醫衛機構在創國衛檔案管理工作中人才缺乏，影響檔案管理工作的創新和推進。

三、創國衛檔案管理工作的提升策略

在創建國家衛生城市檔案管理工作過程中，切實有效且富有特色的創國衛檔案管理策略，是破解創國衛生城市檔案管理工作問題的重要抓手。針對醫衛機構在創建國家衛生城市中檔案管理工作存在的問題，現提出如下解決策略：

（一）加緊建立健全的檔案管理機制。創建國家衛生城市需要建立健全的檔案管理機制。首先，在檔案管理工作中建立“三同時”組織機構，即各部門檔案工作的安排應該與創國衛工作實現同步的部署、安排和開展，省級檔案管理部門應該抽調專業的檔案管理人員對市級各建設單位的檔案管理工作進行監督和指導，并定時抽查市級檔案的整理和歸檔工作，鄉鎮及街道辦等部門要對負責區域內創國衛檔案的收集和整理進行督促和落實，根據《國家衛生城市標準》進行對標和落實。其次，明確職責，檔案管理人員要進行明確的職能分工，明確各自職責，恪盡職守，實行檔案管理排名和追責制，督促工作的落實和開展。最后，建立創國衛檔案監督考核機制。各單位在檔案整理過程中，形成完善的共性檔案和專業檔案，按季度和年度考核對標《國家衛生城市標準》，對于達標的單位給予獎勵，對于檔案管理存在問題的單位，市創建辦對其進行現場指導，督促整改，爭取達標，并形成1-2處示范單位，在管轄區域范圍內進行推廣。

（二）加強檔案資料收集的完整性和歸檔同步性。創辦國家衛生城市檔案收集時間為4年，時間跨度比較大，檔案收集和整理的數量和難度較大，因此要求各單位部門在檔案收集時要有時效性。現階段，各單位都在緊鑼密鼓地進行創衛項目的建設和整改，如果各單位疏于檔案管理，無法在短時間內完成相應檔案的收集，則可能導致部分檔案流失。并且全市每年定期要對各單位檔案的整理工作進行檢查和接受，及時查缺補漏。要做好檔案的電子化工作，同步做好電子檔案的歸檔工作。創國衛資料要求嚴謹，有據可依有據可查，在分類整理的一二三級檔案中出現的數據要一致，其對應的檔案資料要如實反映創建工作的真實情況，及時、準確、完整、時效性強的檔案才能體現檔案記錄的優越性，更好地輔助創國衛工作的順利開展。

（三）提升檔案驗收標準和審定要求。依據《國家衛生城市標準》嚴格規范城市檔案的驗收標準，加強審定的環節和步驟，例如，對于紙質檔案資料的驗收，要求按照紅頭文件的格式進行收集和整理，注意行文規范，規范文件標題、文本內容、簽發時間、簽發份數等，對于照片類的檔案資料要求彩色印刷，備注簡單說明，音像和電子資料進行標號和單獨建檔。省市創國衛檔案資料驗收部門要嚴格依據標準進行驗收，并及時與檔案館對接，做好檔案的規范和移交工作，防止檔案丟失和破損，可以充分開發檔案的價值，為科研工作者提供數據支撐。

（四）引進并培養高素質的檔案管理人才。為進一步規范和提高創國衛檔案管理水平，引進高素質的檔案管理人才是關鍵。首先，對現有的檔案管理人員結合創國衛檔案管理要求進行定向培訓，提高其業務素質和業務水平；其次，提高檔案管理人員的工資水平，實行獎勵薪酬制，檔案管理工作繁瑣復雜，需要對檔案進行實時更新、細化、整理，根據創國衛檔案資料考核細則，對市檔案資料進行定級排序，對于檔案管理工作優秀、業績突出的部門和人員給予相應的獎勵；最后，加強檔案管理人員對創建國家衛生城市相關標準的研讀，做到檔案資料的收集和整理心中有數，能夠嚴格對標，同時加強檔案管理人員的使命感和責任意識，以保質保量完成檔案管理工作。