石油企業文書檔案管理現狀及創新路徑

文/陜西延長石油（集團）銷售公司榆林分公司 王睿

文書檔案管理作為石油企業開展信息化管理的主要環節，為保障石油企業科學合理利用內外部資源提供重要的信息來源，更是石油企業全方位掌握企業綜合狀況的信息參考庫。所以，文書檔案管理成效對石油企業的整體管理質量與發展運行起著關鍵作用。然而，目前我國石油企業傳統的文書檔案管理呈現發展滯后的特征，文書檔案管理存在諸多不足。該文針對石油企業文書檔案管理現狀及創新路徑的研究，具有一定的社會價值與意義。

一、石油企業文書檔案管理創新研究的必要性

（一）文書檔案管理踏入現代化發展的必然選擇。現代信息技術發展突飛猛進的同時，給石油企業帶來了機遇與挑戰。包括文書檔案管理在內，石油企業的管理模式與運營機制都發生了巨大變化。數字化、智能化與信息化已成為發展的必然趨勢，也是提升石油企業整體競爭力的必然選擇。所以，石油企業文書檔案管理模式的完善和創新，不但是實現石油企業文書檔案管理現代化的必經之路，還是促進企業內部管理水平持續提高，實現健康可持續發展的關鍵之舉。

（二）文書檔案管理充分發揮信息參考價值的可行路徑。文書檔案管理部門是石油企業的服務部門，幫助石油企業了解與掌握所有經營信息，為石油企業發展決策提供有價值的信息數據參考。而石油企業文書檔案管理模式的完善和創新，旨在通過優化文書檔案的方式方法，增強服務意識，借助現代化高新技術與工具，實現文書檔案管理的高效化，從而更好地為石油企業發展提供服務。

（三）文書檔案管理創新是促進企業創新的重要載體。文書檔案管理工作作為石油企業運作的重要環節之一，其工作理念、工作模式與工作方式的選擇，直接影響著石油企業的整體發展與運作狀態。尤其是目前傳統的文書檔案管理模式無法適應企業發展需求，針對文書檔案管理存在的不足進行針對性改善，實際上是推動石油企業創新發展的重要載體。

二、目前石油企業文書檔案管理的發展現狀

（一）文書檔案管理制度。石油企業為了加強和規范文書檔案管理工作，使檔案更有效地為公司管理、經營等各項工作服務，根據國家檔案局第10號令《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》以及地方省市的檔案條例，來制定公司檔案管理辦法、企業檔案工作規范、企業檔案實施細則等等。通過建立健全管理制度來嚴格執行檔案歸檔、收集、整理、保管、查閱、統計等常規工作，對于底圖檔案保管與更改、基建工程檔案驗收、復制、保密、鑒定銷毀等工作，也不斷完善操作細則，使檔案管理準確、真實、高效。

（二）文書檔案接收與查閱流程。文書檔案接收流程一般包括提交檔案移交單、核對移交檔案目錄與內容是否相符、辦理檔案交接手續、整理歸檔并打印檔案目錄、檔案裝訂并編號上架這幾個主要流程。在此過程中，如發現已交檔案目錄與內容不符，則退回相應科室作修正處理，再進行下一環節。通過這一流程，確保文書檔案接收高質量。

文書檔案查閱與利用則分為內部人員查閱和外部人員查閱兩種。公司內部人員查閱一般檔案，只需要檔案室負責人同意，進行查閱和借閱登記即可，后續需歸還檔案，填寫利用效果登記表，以幫助檔案室進一步改進工作；機密檔案和重要檔案則需要經過檔案室主管領導同意。公司外部人員查閱檔案，則需要出具身份證明和主管部門介紹信，經過檔案室主管領導同意，才能夠進行查閱。

（三）文書檔案管理存在的不足。一是對文書檔案管理的認知不夠全面。部分企業將文書檔案與其他檔案合并式管理，導致檔案資料查閱難度增加，利用率降低。檔案管理工作者片面認為文書檔案就是資料存放的場所，對于工作尚未予以應有的重視，一定程度上阻礙了文書檔案管理高質高效開展，局限了文書檔案在企業運營中的功能發揮。二是文書檔案管理制度不夠細化。大部分石油企業現行的文書檔案管理制度缺乏合理性與可操作性，導致文書檔案信息不完整、材料內容不全面等狀況十分常見。當前多數石油企業的文書檔案內容都是一些基礎性的行政管理信息，對于黨群管理、經營管理、生產管理、科研開發類動態性信息，沒有予以及時收集與歸檔。導致文書檔案內容存儲不完整，難以客觀全面地反映企業整體發展情況，從而使文書檔案的參考價值大打折扣，一定程度上弱化了對企業重大決策提供信息支持的功能性作用。三是文書檔案管理隊伍、管理設備與技術均比較薄弱。文書檔案管理繁瑣且復雜，要求工作者必須對檔案管理流程相當熟悉與了解，能夠及時對檔案進行補充或調度。但由于檔案從業人員數量不多，且流動性大，致使文書檔案管理工作缺乏連續性，在理論知識、實操技能等方面，均無法滿足新時代文書檔案管理的崗位要求。再加上部分企業檔案管理信息化建設不足，設施配備落后，影響了文書檔案管理效率的提升。

三、石油企業加強文書檔案管理創新的路徑

（一）樹立正確的文書檔案管理理念。首先，石油企業應該加大對文書檔案相關知識的宣傳力度，讓企業內部的員工，尤其是從事文書檔案管理工作的人員掌握必要的檔案常識，對文書檔案管理工作有更為明確的認識與定位，進而自覺肩負起文書檔案管理的責任與義務。其次，石油企業領導應該積極轉變思想觀念，高度重視文書檔案管理工作，將文書檔案管理工作放在企業的發展戰略中，肯定文書檔案管理工作的關鍵地位，從環境方面營造重視文書檔案管理的工作氛圍，從人員和資金方面提供充足的資源保障，支持文書檔案管理工作不斷優化。最后，石油企業文書檔案管理的工作人員必須突破傳統思想觀念的束縛，用現代化、科學化的眼光正視文書檔案管理工作，充分認識到文書檔案管理工作的重要性，不斷加強自身專業技能的學習，并以此指導工作實踐。

（二）逐步完善文書檔案管理制度。首先，石油企業要創建完善的文書檔案收集制度，一方面要將企業行政方面的基本信息進行歸檔，另一方面還要對企業的黨群工作、經營資料、科技進步、項目實施等動態性信息進行及時歸檔，確保檔案收集的全面性、客觀性與時效性。其次，石油企業要制定完善的文書檔案借閱制度，對檔案借閱人員進行嚴格的個人信息登記，最大限度降低文書檔案信息泄露或者資料丟失的概率。最后，石油企業還需要建立健全文書檔案管理制度，將文書檔案予以專門管理，定期對檔案內容進行補充或更新，不僅僅要確保文書檔案全面與完善，而且還要全面反映出企業過去的歷程與現在的情況。

（三）加快文書檔案管理隊伍的建設。文書檔案管理隊伍的綜合素養，直接決定石油企業文書檔案管理工作的質量與效率。所以，加強專業化的隊伍建設，是充分發揮文書檔案管理工作職能價值，增強企業綜合實力的重要舉措之一。首先，石油企業要加大文書檔案管理人才的引進力度，提高招聘門檻，通過高校招聘會、社會人才選拔等多個渠道，吸納高學歷、專業化、綜合能力強的人才加入企業文書檔案管理隊伍中，不斷壯大文書檔案管理隊伍。其次，石油企業要強化對現有文書檔案管理人員的培訓力度，定期組織文書檔案管理人員到高校、兄弟企業或者其他主管部門去參與會議、探討學習、培訓進修，不斷增強其理論水平與專業素養。最后，石油企業要加強文書檔案管理隊伍的考評工作，制定強針對性的獎懲激勵機制，對于工作表現突出、創新能力強的工作人員予以物質性獎勵與精神性獎勵，對于工作消極、態度懶散的工作人員進行必要的懲處，以此激發檔案工作人員對工作的主觀能動性，提升石油企業文書檔案管理的工作質量。

（四）實現文書檔案信息化管理。首先，石油企業應該加大對文書檔案管理工作的資金支持力度，提高硬件設施的配備水平，滿足現代化文書檔案管理所需，為文書檔案管理工作提供堅強的硬件保障。其次，石油企業還要加大對文書檔案管理技術研發的支持力度，塑造濃厚的檔案管理技術和爭先創優的良好環境，鼓勵檔案管理人員投入一定的時間與精力不斷創新管理優化方案，不斷突破技術瓶頸，切實推進文書檔案管理技術邁入新臺階。最后，石油企業要構建完善的信息化系統，將文書檔案管理向現代化的方向推動，做到信息錄入、信息調閱、信息更新等工作數據化，提升文書檔案管理的工作效率。

四、結語

隨著我國社會經濟的飛速發展，石油企業發展規模不斷壯大，文書檔案管理的復雜程度也與日俱增。目前來看，傳統的文書檔案管理模式已無法滿足新時代石油企業的發展所需，無法充分發揮文書檔案的價值與作用。針對文書檔案管理的實際情況，必須通過觀念、制度、人才、技術等方面的強化建設，來實現文書檔案管理的創新。這是現代化石油企業堅持科學發展，實現跨越式發展的基礎與前提。