國有企業財務檔案管理信息化分析

文/中陜核工業集團公司 張爽

近年來，我國國有企業正在不斷完善財務檔案管理模式，在很大程度上改變了檔案管理的環境和對象，也在不斷對財務檔案管理提出更高的要求。財務檔案包括會計賬簿、財務報告等重要資料，如果無法有效保管這些資料，很可能對國有企業正常發展產生影響。但是，現階段很多國有企業還沒有完全實現財務檔案管理信息化，依舊有諸多問題存在，所以應該及時解決這些問題，使財務檔案信息化管理工作擁有更高的質量和效率，能夠更好地服務于國有企業發展。

一、國有企業財務檔案信息化管理存在的問題

國有企業的財務檔案包括會計核算資料和財務管理資料，其中前者為會計活動和財務管理中直接形成的財務報告、會計賬簿、會計憑證等，后者為上級部門下發的會計法規、制度、文件等，具有重要的法律意義和經濟利益。現階段，國有企業財務檔案信息化管理主要存在以下問題：

（一）缺乏先進的財務檔案信息化管理理念。個別國有企業過于重視生產端和銷售端，不夠重視后勤端的財務檔案管理工作。通常情況下，傳統的財務檔案管理都是以人工的方式整理和儲存檔案，并且這些檔案大多為紙質檔案，對存放空間具有較高的要求。另外，在查找使用時需要的時間較多，財務檔案使用效率較低。現階段國有企業在管理財務檔案時，仍然在使用較為粗放的管理模式，沒有實行統一管理。在進行管理時還沒有完全實現企業內部財務檔案管理體制統一，缺乏規范的檔案儲存和使用要求，國家相應的法律法規建設也不夠完善，無法為財務檔案管理工作提供有效指導，無法對管理人員行為進行有效約束。由于領導不夠重視財務檔案信息化管理，導致員工對財務檔案管理有所忽視，加大了管理過程中出現問題的概率。

（二）國有企業缺乏專業的財務檔案信息化管理人員。在很多國有企業中，并不是由專業人員負責財務檔案管理，甚至很多財務檔案管理人員是聘用制員工或老員工，缺乏基本的計算機基礎、財務檔案管理基礎以及職業責任心，導致在進行檔案管理時經常出現問題。現階段國有企業也在積極改革人事制度，大多存在較為頻繁的人員變動，想要將具備相應素質的人員調轉到財務檔案管理工作中具有較大難度。財務檔案管理工作對管理人員的專業素質具有較高要求，不但需要具備較強的財務知識，還需要掌握檔案管理知識和計算機知識。現階段國有企業培養這種全方位素質型人才的力度還不夠，管理人員專業知識存在較大的差異性，對順利開展財務檔案信息化管理工作產生不良影響。

（三）沒有合理運用財務檔案信息化技術。國有企業財務檔案信息化管理是一項復雜且細碎的工作，需要工作人員具備較強的工作能力和責任心。現階段，國有企業財務檔案管理工作運用的信息技術有限，大多僅僅能滿足接受與保存文件的要求，導致收集、整理、保存信息的工作相對滯后，對利用、編研以及開發檔案產生影響。想要實現財務檔案管理信息化，需要每位領導和工作人員對其重要性形成正確認識，并且在財務檔案管理工作中利用信息化技術提升質量和效率。現階段，很多國有企業的主觀能動性不足，在實現信息化的過程中處于被動接受狀態，很多領導和員工不會積極地進行自主學習，阻礙了財務檔案管理信息化進程。

二、實現財務檔案管理信息化的關鍵流程

實現財務檔案管理信息化需要將先進的信息技術融入日常財務檔案管理工作中，從而實現檔案信息傳遞、接收、利用和儲存一體化，在企業內部有效共享檔案信息，使檔案管理更加科學、便捷、高效。

（一）應該完成財務檔案信息平臺的構建。在財務檔案管理信息化過程中首先應該實現檔案信息數字化，只有以此為前提才能有效開展其他工作。信息系統需要及時完成動態財務數據采集，生成和整理相關財務信息，實現各類信息標準化、規范化，最終轉變為數字化。以財務檔案數字化為前提，可以根據財務檔案的類別完成相關數據庫的建立，為檔案查找和利用提供方便。

（二）應該科學應用財務檔案信息。財務檔案的價值實現主要在于利用，而實現財務檔案管理信息化能夠為充分利用財務檔案信息提供有利環境。財務信息通過網絡收集、傳輸、整理，定性、定量分析，最終被財務人員、各級領導、決策部門運用，能夠使企業的財經政策和財務狀況得到直觀反映，提升國有企業決策質量和決策水平。

（三）需要完成財務檔案信息安全系統的建立。在實現信息化的同時，也應該充分重視信息系統的安全性。國有企業財務檔案管理信息化系統必然會存在較廣的范圍和較大的信息量，更應該充分重視信息安全工作。在實現財務檔案管理信息化后，應該對破壞、修改、盜取數據信息的行為進行有效預防，完善網絡信息安全。

三、加強國有企業財務檔案管理信息化建設的策略

（一）充分重視財務檔案管理信息化工作。國有企業領導的重視和支持是實現財務檔案管理信息化的重要前提，所以需要領導對財務檔案管理的重要性形成正確認識，將其作為企業日常管理工作中的重要內容，整體規劃，從資金、設備、人力等方面給予支持，并且由于財務檔案管理信息化工作需要部門領導長期堅持，確保持續有效地開展財務檔案信息化管理工作。

（二）對高素質檔案信息化管理人才進行培養。與其他工作相同，財務檔案信息化管理工作同樣離不開專業人才的支撐。隨著信息時代的到來，在很大程度上改變了財務檔案管理工作的形式和內容，不僅對管理人員的檔案管理素養提出了更高的要求，還需要具備信息化知識儲備與技能。通過分析當前的財務檔案信息化管理工作可知，需要熟悉檔案管理和財務知識的高素質人才負責檔案資料的收集、整理，需要專業計算機人才負責軟件開發與網絡維護，所以國有企業想要實現財務檔案管理信息化，必須建立一支復合型高素質人才隊伍。在實際開展工作的過程中，國有企業應該加大培訓財務檔案管理人員的力度，進而使管理人員具有更高的知識水平和業務素質，幫助管理人員及時了解和掌握新理論、新知識，更好地滿足財務檔案信息化管理工作需求。同時，國有企業還可以利用外聘人才的措施來提升財務檔案管理人員的整體水平。

（三）對信息檔案管理制度建設進行完善。與傳統檔案管理模式存在差異，財務檔案信息化管理在進行操作時如果不能根據規范的流程進行操作，很容易導致檔案信息泄漏的情況出現。國有企業財務檔案涉及企業的經濟信息，如果泄漏，會對企業造成嚴重影響。所以，企業應該對信息檔案管理制度建設進行不斷加強，從而使財務檔案管理中的信息危險得到有效避免。電子檔案管理需要配備完善嚴格的安全措施，從而使信息失真的隱患得到消除。國有企業應該嚴格管理內部讀取和使用電子檔案系統的權限，并且將相關的責任落實到個人，使財務檔案信息化管理工作更加規范。

（四）對基礎設施建設進行完善。財務檔案管理信息化基礎設施建設主要包括軟件環境建設、硬件環境以及網絡環境。軟件基礎設施在實現財務檔案管理信息化的過程中處于重要地位，是有效傳輸、共享、交換財務檔案的基礎，所以，國有企業應該根據自身的實際狀況對財務檔案信息管理系統進行定制，在這個過程中需要與專業的財務檔案信息管理系統開發企業合作，從而降低系統使用過程中的風險。除了加強軟件基礎設施建設外，國有企業想要加強財務檔案管理信息化建設，還必須做好相關硬件設施的配備和更新，不斷提高檔案管理信息化水平。另外，應該對財務檔案信息網絡進行完善，實現各項工作網絡化，更加充分地利用財務檔案信息。

四、結語

綜上所述，對于國有企業來說，財務檔案管理工作非常重要，必須加強財務檔案管理信息化建設。在這個過程中，國有企業可以從基礎設施建設、制度建設、人才隊伍建設等方面入手，更加全面地收集和利用財務檔案信息，推進財務檔案管理信息化進程。