紀念館藏品檔案管理現狀及措施探析

文/蘭州戰役紀念館 王麗娟

一、藏品檔案的內涵

（一）藏品自身檔案。紀念館藏品檔案主要涵蓋了以下幾個方面：1.藏品入館的初始單據，涉及藏品收購、捐贈等收據，藏品寄存和出借的單據等。2.紀念館藏品來源的原始記錄，這部分檔案主要是藏品在流轉中形成的錄音材料、文字說明以及研究報告等。3.藏品自身屬性原始記錄，主要是藏品的總登記賬目、專業鑒定意見、藏品目錄、藏品保護以及修復檔案、藏品進出庫憑據或者手續等，另外，還有與藏品相關的音頻和圖像文件等。

（二）與藏品相關的其他檔案。1.藏品展出記錄。藏品展出記錄主要是藏品的裝箱單、展出目錄以及點交冊、藏品展覽會場的圖像資料、展覽的陳列方案等，另外還包括專業學科人士、社會媒體對藏品展覽的報道資料等。2.藏品提用憑證。該檔案主要是藏品展覽過程時的提取清單和外界的收據，同時還有領導簽署的意見文件。藏品外借，需要保存藏品的原狀和使用的圖像及文字記錄資料。3.藏品修復記錄。各級管理人員簽署的藏品修復意見，藏品的具體修復措施和存放環境，修復采用的藥劑數量和名稱的文字記錄，藏品修復前后的實物照片等資料。4.藏品注銷憑證。藏品注銷過程中產生的注銷原因以及領導簽署的意見材料等。

二、紀念館藏品檔案管理現狀存在的問題

（一）藏品檔案管理人員素質不高。隨著我國國民生活水平的提高，國內紀念館及博物館的人流量逐年增加，紀念館的管理和維護壓力穩步提升，并且紀念館作為公益性場所，沒有其他收入來源，而藏品在陳列和維護的過程中，需要產生巨大的費用，特別是藏品的引進、維護、展出以及研究等，需要投入一定的經費，使得紀念館的資金常年處于緊張狀態。因此，為了節約開支，優化紀念館的經費投入比例，領導往往會通過精簡人員來達到目標，而紀念館藏品檔案管理則需要大量的人員才能完成，減少檔案管理人員必然會導致藏品管理工作質量下降。通過調查發現，一些紀念館藏品管理工作崗位是兼職類型，通過招聘沒有管理經驗的社會兼職人員完成，或者由紀念館其他部門的人員兼職完成，這種藏品檔案管理無法滿足檔案管理實際工作需求，導致管理水平和質量不高。管理人員的整體素質不高導致紀念館藏品檔案管理工作出現問題。

（二）檔案信息收集困難。藏品檔案信息收集是紀念館藏品管理的基本任務之一，盡管這項工作難度不大，但是實際操作面臨諸多問題，存在重重困難。首先，紀念館的藏品種類較多，藏品需要記錄的檔案信息較為復雜，在當前紀念館藏品檔案管理人員素質不高，人員嚴重不足的情況下，搜集藏品檔案信息的工作量相對來說非常大，其他部門的兼職人員在滿足本職工作情況下，很難再投入大量的時間和精力來收集檔案信息。其次，由于人員的文化素養不高，對紀念館藏品的了解程度不夠，也容易忽視藏品的重要信息，從而導致檔案信息不匹配的問題，同時由于各部門之間溝通問題，采集檔案信息出現不配合的情況，造成了藏品檔案信息整理面臨巨大的壓力和麻煩。最后，藏品檔案信息收集中還涉及專業的研究工作，相應的研究人員對各自的工作資料存在保密問題，涉及某藏品的課題、科研等資料是私人財產，不會輕易交給紀念館檔案管理部門。另外，檔案信息收集完成后，在沒有專業妥善保管時，也容易造成資料遺失或者損毀的問題。

（三）硬件設施不夠完善。紀念館基礎硬件設施不全，管理設施作為檔案管理的基礎，在缺少必要管理設施和設備的情況下，導致很多藏品檔案管理工作都無法進行。目前來看，由于紀念館藏品檔案管理工作受重視程度不夠，相應的管理硬件設施投入不足，管理工作效率不高，造成了一定的惡性循環。比如，某些紀念館的檔案信息管理室設置過于簡陋，檔案室環境不滿足檔案保存的要求，特別是個別紀念館將檔案室設置在底樓或者頂樓，陽光直射或者漏水問題嚴重，環境濕度和溫度導致資料加快發霉和腐爛，檔案出現損壞，進一步增加了檔案信息收集壓力。

（四）理論制度嚴重缺失。藏品檔案管理制度缺失，與一般的企業檔案管理不同，藏品檔案管理具有其特殊性，檔案管理工作必須要規范化、高效性和合理性，要基于明確的工作制度流程和標準，但是目前管理人員的文化素養不高，人員較少，不同的紀念館存在差異性，國家層面上很難出臺統一規定，無法建立統一的詳細制度規定。所以，目前國內多數紀念館還沒有形成各自的檔案管理技術文件，檔案管理還是沿用傳統的管理方式，使得藏品管理質量不高。

三、提升紀念館藏品檔案管理水平的措施

（一）重視專業人才引進。藏品檔案管理是紀念館其他業務的基礎支撐，能夠發揮重要的作用。特別是文物的征集、藏品陳列以及藏品管理等，合理應用藏品檔案文件能夠極大提高紀念館整體工作效率，所以紀念館領導層需要充分認識到這個問題，對藏品檔案管理工作要給予足夠的重視。因此，需要大力引進專業檔案管理人員，并且在人力資源上給予藏品檔案管理足夠的支持，從根本上提高藏品管理工作的專業性。具體來看，紀念館要合理調整藏品檔案管理的工作制度，建立專門的藏品檔案管理部門，已經存在檔案管理部門的需要優化人員配置，設置細化的工作崗位，將具體管理工作任務安排到個人，實行個人負責制度，專人專項管理檔案文件。另外，在檔案管理人員待遇方面要適當提高，吸引優秀的管理人才，打造高水平的藏品管理隊伍。

（二）數字化檔案管理措施。當前數字化技術充分發展的背景下，各行各業都開始運用數字化技術。對于紀念館藏品檔案管理來說，實際上是對信息的管理，所以采用數字化管理理念和方法能夠極大提高管理工作效率。通過將紀念館藏品錄入信息系統，通過基本信息、音頻以及文字元素等，多方面記錄和解釋藏品。通過數字化系統建立，可以動態管理藏品檔案，使得藏品信息管理更加便捷和高效，同時還能與國內其他紀念館檔案信息進行共享。利用計算機程序對藏品進行分類管理，以電子借閱卡的形式獲取藏品檔案的紙質或者電子版信息，特別是藏品檔案的電子信息，不會出現遺失或者損害，借閱人員可以自主完成，極大解放了工作人員。另外，為保證信息安全，還需要備份電腦系統中的檔案信息。

（三）優化硬件基礎設施。目前，國內紀念館的檔案管理工作盡管有信息化和數字化的發展趨勢，但是主要是以傳統的管理方式為主，不管是紙質檔案文件管理還是數字化和信息化的檔案管理，都需要配備相應的硬件設施。對于紀念館來說，要充分發揮藏品檔案管理的作用，則需要強化提升現有的基礎硬件設施。比如，通過暖通專業化設計，保證藏品檔案管理室的溫度、濕度、潔凈度等，保證特殊文件在存放中不會出現損壞和變質，檔案室的消防安全和用電安全要進行嚴格監控，有條件的紀念館可以實現智能化管理，大幅度提高檔案管理的硬件水平。

（四）加強檔案管理機制建設。檔案管理要結合傳統和現代兩種方式，單獨使用任何一種管理方式均不能滿足實際需求。所以目前紀念館要建立一種較為完善的檔案管理機制，將兩種管理方式有機結合，為藏品管理工作提供必要的保障，打造紀念館藏品管理工作的標桿，管理機制建設需要從多個角度和方面考慮問題，充分體現以人為本的原則。具體可以做到如下幾點：1.將藏品管理工作細化為各個部分，安排具體的人員負責具體的內容，增強管理人員的責任感。2.不定期抽樣檢查，將現有的紙質檔案內容與數字化檔案信息進行對比分析，總結兩者之間的差別，確認當前的檔案是否存在問題，從而判斷藏品管理工作是否存在漏洞。3.及時回訪藏品借閱人員，了解藏品借閱長期不歸還的原因，并且進一步在管理機制中納入獎懲條例，對于損害藏品檔案的人員進行處罰。

四、結語

紀念館的藏品檔案管理工作是一項非常重要的工作，但也是一項容易被忽視的工作，必須從根本上引起重視，提高紀念館藏品管理人員的管理意識，才能做好紀念館藏品檔案管理工作。在新時期背景下，紀念館藏品管理要探索符合現代化管理的模式，立足于傳統管理方式，采用信息技術協同管理，提高紀念館藏品檔案管理的水平，服務于紀念館藏品檔案管理的各個環節，從而實現紀念館藏品管理的精準性。